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Historia de éxito

portatour® en dos palabras: flexible y fácil de usar

portatour® es realmente el asistente perfecto para el trabajo diario sobre el terreno y un socio indispensable para la optimización de las rutas y la recopilación de datos de los clientes.

Bruno Boschi
Director comercial

VUEMME y el planificador de rutas portatour®

Sobre VUEMME

VUEMME fue fundada en Bérgamo (Italia) en 1980 y se especializa en la venta y distribución de productos para el cuidado del automóvil, con un catálogo de unos 20.000 productos. VUEMME comercializa todos los insumos necesarios, como elementos de fijación, productos químicos y herramientas para la reparación y el mantenimiento de vehículos.

La red de ventas de VUEMME está formada por 80 comerciales autónomos que se dedican a todo el sector automotriz: talleres de reparación de coches y de carrocerías, distribuidores de neumáticos y concesionarios. Su misión es ofrecer un servicio integral al cliente, desde la generación de contactos, hasta el desarrollo de relaciones comerciales y el asesoramiento técnico continuo.

portatour®: el paquete completo

En abril de 2020, Bruno Boschi se incorporó a VUEMME como nuevo director comercial con el objetivo de reestructurar la fuerza de ventas y los procesos empresariales asociados. De hecho, había varios aspectos de la gestión anterior que debían optimizarse:

  • Excesivo tiempo de los representantes de ventas dedicado a la planificación de las rutas
  • Un sistema engorroso para gestionar los informes de las visitas
  • Un gran número de clientes inactivos y
  • Poca transparencia en el rendimiento para los directores de cada área

Todos estos son aspectos esenciales para la actividad diaria de VUEMME. Por lo tanto, era clave encontrar una solución que pudiera implementarse rápida y fácilmente en un entorno dinámico en el que los recursos son valiosos y el tiempo es esencial.

Gracias a su funcionalidad, facilidad de uso y óptima implementación, VUEMME tuvo claro de inmediato que con portatour® se llevaba un "paquete completo".

Implementación rápida y asistencia técnica de primera

El proceso de VUEMME en la planificación dinámica de rutas comenzó con un proyecto piloto. La fase de configuración comenzó en agosto de 2020 y, en septiembre, empezaron las pruebas "en ruta" de quince representantes de ventas.

El CRM de VUEMME se conectó a portatour® desde el inicio del proyecto gracias a la API que posibilita el intercambio automático de datos. Esta implementación técnica fue supervisada desde cerca por el director de proyectos de TI y el administrador de CRM, Cesare Pezzotta, desarrollándose rápida y fácilmente como se había prometido.

Configurar la interfaz y el intercambio automático de datos usando archivos CSV fue fácil. Además, la asistencia técnica nos permitió acortar considerablemente los plazos de implementación. El equipo de portatour® respondió a cada uno de nuestros correos electrónicos con soluciones prácticas. En comparación con nuestra experiencia con otras empresas de software, debo decir que la asistencia técnica que recibimos del equipo de portatour® fue realmente excepcional.

IT VUEMME, Gestor de proyectos de TI

El proyecto piloto duró hasta enero de 2021, fecha en la que portatour® se implementó con éxito para todo el equipo de ventas.

Facilidad de uso y flexibilidad

Se tomó la decisión estratégica de utilizar una potente herramienta de optimización de rutas. En este punto, era crucial para VUEMME que la herramienta fuera aceptada y utilizada diariamente por todo el equipo de ventas.

Unos meses después de la introducción de portatour®, se realizó una encuesta anónima entre el personal de campo de VUEMME. El resultado: más del 90% consideró que portatour® era una herramienta útil y el 94% dijo que era fácil de aprender. Una de las ventajas más apreciadas por la fuerza de ventas es la rapidez con la que pueden planificar una visita: con sólo pulsar un botón, portatour® entrega el plan de visitas de una semana, sin olvidar nunca a ningún cliente. Antes, esta tarea se realizaba manualmente con lápiz y papel. El riesgo de cometer errores accidentalmente era muy alto.

Creo que portatour® se puede resumir en dos palabras: "flexible" y "fácil de usar". Gracias a su facilidad de uso, portatour® fue adoptado inmediatamente por la mayoría de los representantes. Nuestra red de ventas está formada por un grupo heterogéneo con conocimientos técnicos muy diferentes: y este es un punto importante porque, si le das a tu equipo de ventas un producto que funciona bien pero que es demasiado complicado de usar, inevitablemente dejarán de usarlo al poco tiempo.

Bruno Boschi, Director comercial

Creo que portatour® es una herramienta útil porque la planificación automática nos ahorra mucho tiempo y energía en comparación con la planificación manual.

Representante de campo de VUEMME

El 86% del equipo de ventas también manifestó que ahora es más fácil respetar los intervalos de visita de sus clientes: portatour® no sólo calcula rutas optimizadas, sino que también programa automáticamente los clientes en el momento adecuado. Además de centrarse en los clientes que seguramente harán un pedido, portatour® también integra a los clientes inactivos en la ruta, lo que permite reactivar a esos clientes sin descuidar a los más rentables. Como prueba de ello, el 69% del personal de campo declaró que su volumen de negocio había aumentado desde la implementación de portatour®.

Las ventajas de portatour® no se limitan al aspecto estratégico de la optimización de rutas, sino que se extienden también al ámbito operativo. El 100% de los representantes de ventas de VUEMME elogiaron la función de crear informes en portatour® : en una sola aplicación, el equipo de ventas tiene ahora todo el historial de visitas de cada cliente al alcance de la mano. Toda la información relevante para preparar la siguiente visita está disponible directamente en sus dispositivos móviles. Los informes de visitas pueden crearse sin esfuerzo con sólo unos pocos clics, ahorrando tiempo y recursos adicionales.

Me gusta portatour® porque me ahorra tiempo durante la jornada y es útil para guardar información necesaria para siguiente visita.

Representante de campo de VUEMME

Especialmente para los empleados con menos trayectoria en la empresa, portatour® resultó ser muy valioso: en VUEMME, los nuevos vendedores comienzan inmediatamente con portatour®, y acceden a un historial completo de actividades en su territorio junto con sus rutas optimizadas. Esto reduce y simplifica una parte crucial del proceso de incorporación a la empresa.

portatour® simplifica la forma de trabajar, especialmente durante la fase de incorporación en VUEMME

Representante de campo de VUEMME

En VUEMME, portatour® es realmente el ayudante perfecto en el trabajo diario de un representante de ventas.


Otra ventaja extra: transparencia para los gerentes

La implantación de portatour® también tuvo un efecto positivo en el trabajo de los responsables de cada zona: anteriormente, tenían una visión general atrasada del rendimiento de sus territorios y no podían acceder a los informes de las visitas hasta el día siguiente. Hoy en día, gracias a los informes integrados y automatizados de portatour®, la gerencia de ventas tiene una visión "en tiempo real" de la situación actual en su área y pudiendo reaccionar rápidamente ante posibles problemas.

Aunque portatour® es principalmente una herramienta de organización y optimización de rutas, también ha resultado muy valiosa para recoger datos de segmentación de los clientes. Anteriormente, esto requería recopilar grandes archivos en Excel. Ahora todo se hace simultáneamente creando el informe de visita con unos pocos clics. Esta información constituye la base para diseñar e implementar actividades de marketing específicas que ayuden a mejorar continuamente el servicio al cliente.

Crecimiento constante

portatour® se implementó justo al comienzo de la pandemia y VUEMME se encontraba en un momento en el que debía afrontar importantes cambios internos. VUEMME no sólo sobrevivió a la pandemia, sino que ha mantenido una trayectoria de crecimiento constante. Para el futuro, VUEMME tiene toda la intención de continuar su exitoso camino con portatour® como socio clave para la optimización de rutas y la recopilación de datos.