Jetzt testen TOGGLE MENU

Erfolgsgeschichte

portatour® in zwei Worten: flexibel und benutzerfreundlich

portatour® ist wirklich der perfekte Assistent im Außendienstalltag und ein unverzichtbarer Partner für die Routenoptimierung und Kundendatenerfassung.

Bruno Boschi
kaufmännischer Leiter

VUEMME und der portatour® Tourenplaner

Über VUEMME

VUEMME wurde 1980 in Bergamo, Italien gegründet und ist auf den Verkauf und Vertrieb von Autopflegeprodukten spezialisiert. Mit 20.000 Produkten bietet VUEMME ein breitgefächertes Sortiment und vertreibt alle notwendigen Hilfsmittel wie Befestigungs- und Chemieprodukte sowie Werkzeuge für die Reparatur und Wartung von Fahrzeugen.

Das Vertriebsnetzwerk von VUEMME besteht aus 80 freiberuflichen Außendienstmitarbeitern, die sich auf die gesamte Automobilbranche fokussieren: Auto- und Karosseriewerkstätten, Reifenhändler und Autohäuser. Ihre Aufgabe ist es, einen 360°-Kundenservice zu bieten, von der Lead-Generierung über die Entwicklung der Geschäftsbeziehung bis hin zur laufenden technischen Beratung.

portatour®: das Rundum-sorglos- Paket

Im April 2020 kam Bruno Boschi als neuer kaufmännischer Leiter zu VUEMME mit dem Ziel, den Außendienst und die damit verbundenen Unternehmensprozesse neu zu strukturieren. In der Tat gab es mehrere Aspekte des vorherigen Managements, die optimierungsbedürftig waren:

  • übermäßiger Zeitaufwand der Außendienstmitarbeiter für die Tourenplanung
  • ein schwerfälliges System zur Verwaltung von Besuchsberichten
  • eine große Anzahl inaktiver Interessenten und
  • zu wenig Leistungstransparenz für die Gebietsleiter

Es handelt sich bei all diesen Punkten um Schlüsselaspekte des Tagesgeschäfts von VUEMME. Deshalb musste eine schnell und leicht implementierbare Lösung gefunden werden, die in einem dynamischen Umfeld, in dem Ressourcen kostbar sind und Zeit eine wichtige Rolle spielt, schnell und einfach implementiert werden kann.

Aufgrund der Funktionalität, der Benutzerfreundlichkeit und der reibungslosen Implementierung war für VUEMME sofort klar, dass sie mit portatour® das "Rundum-sorglos-Paket" erhielten.

Schnelle Implementierung und erstklassiger Support

VUEMME's Reise in die dynamische Routenplanung begann mit einem Pilotprojekt. Die Konfigurationsphase startete im August 2020, im September fiel der Startschuss für den "Feldtest" mit fünfzehn Vertriebsmitarbeitern.

Das CRM von VUEMME wurde gleich am Projektanfang über die API mittels automatisiertem Datenaustausch an portatour® angebunden. Diese technische Implementierung wurde vom IT-Projektleiter und vom CRM-Administrator, Cesare Pezzotta, eng begleitet – und verlief schnell und einfach, genau wie versprochen.

Die Einrichtung der Schnittstelle und des automatischen Datenaustauschs über CSV-Dateien war einfach. Darüber hinaus ermöglichte der gute Support, den Zeitrahmen für die Implementierung erheblich zu verkürzen. Auf jede unserer E-Mails hat das portatour®-Team mit umsetzbaren Lösungen geantwortet. Im Vergleich zu unseren Erfahrungen mit anderen Softwarehäusern muss ich sagen, dass der Support, den wir vom portatour®-Team erhielten, wirklich außergewöhnlich war.

IT VUEMME, IT-Projekt Manager

Das Pilotprojekt dauerte bis Januar 2021, danach wurde portatour® erfolgreich auf das gesamte Vertriebsteam ausgerollt.

Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität

Die strategische Entscheidung war damit getroffen, ein leistungsstarkes Tool für die Routenoptimierung einzusetzen. Zu diesem Zeitpunkt war es für VUEMME entscheidend, dass das Tool von der gesamten Vertriebsmannschaft akzeptiert und täglich genutzt wird.

Einige Monate nach der Einführung von portatour® wurde mit den Außendienstmitarbeitern von VUEMME eine anonyme Umfrage durchgeführt. Das Ergebnis: Über 90 % empfanden portatour® als nützliches Hilfsmittel und 94 % sagten, es sei einfach zu erlernen. Zu den von den Außendienstmitarbeitern am meisten geschätzten Vorteilen gehörte, wie schnell sie eine Tour planen konnten: Auf Knopfdruck liefert portatour® den Besuchsplan für eine Woche, ohne jemals einen Kunden zu vergessen. Zuvor wurde diese Aufgabe manuell mit Stift und Papier erledigt. Das Risiko, versehentlich einen Fehler zu machen, war hoch.

Ich glaube, portatour® lässt sich in zwei Worten zusammenfassen: "flexibel" und "benutzerfreundlich". Dank seiner einfachen Handhabung wurde portatour® von den meisten Außendienstmitarbeitern sofort angenommen. Unser Vertriebsteam besteht aus einer heterogenen Gruppe mit sehr unterschiedlichen technischen Kenntnissen. Und das ist ein wichtiger Punkt, denn wenn man seinem Vertriebsteam ein Produkt in die Hand drückt, das zwar gut funktioniert, aber zu kompliziert zu bedienen ist, wird es nach einer Weile unweigerlich aufgegeben.

Bruno Boschi, kaufmännischer Leiter

Ich halte portatour® für ein nützliches Tool, weil die automatische Planung im Vergleich zur manuellen Planung viel Zeit und Energie spart

VUEMME Außendienstmitarbeiter

86% der Außendienstmitarbeiter gaben zudem an, dass es jetzt einfacher ist, die Besuchsintervalle ihrer Kunden einzuhalten: portatour® berechnet nicht nur optimierte Routen, sondern plant die Kunden auch automatisch zum richtigen Zeitpunkt ein. Neben dem Hauptfokus auf Kunden, die sicher bestellen werden, plant portatour® auch inaktive Kunden in die Tour mit ein. So ist es möglich, solche Kunden zu reaktivieren, ohne die Cash Cows zu vernachlässigen. Als Beweis dafür gaben 69% der Außendienstmitarbeiter an, dass ihr Umsatz seit der Einführung von portatour® gestiegen ist.

Die Vorteile von portatour® beschränken sich nicht nur auf den strategischen Aspekt der Routenoptimierung, sondern erstrecken sich auch auf den operativen Bereich. Ganze 100 % der Außendienstmitarbeiter von VUEMME lobten die portatour®-Reporting-Funktionen: In einer einzigen App haben die Außendienstmitarbeiter jetzt die gesamte Besuchshistorie individuell pro Kunde griffbereit. Alle relevanten Informationen zur Vorbereitung des nächsten Besuchs sind direkt auf ihren mobilen Geräten verfügbar. Besuchsberichte lassen sich mühelos mit nur wenigen Klicks erstellen, was zusätzliche Zeit und Ressourcen spart.

Ich mag portatour®, weil es mir während des Arbeitstages Zeit spart und es praktisch ist, Informationen für den nächsten Besuch zu speichern

VUEMME Außendienstmitarbeiter

Besonders für Neueinsteiger erwies sich portatour® als unschätzbar wertvoll. Neue Vertriebsmitarbeiter legen bei VUEMME sofort mit portatour® los und erhalten so eine vollständige Historie der Aktivitäten in ihrem Gebiet zusammen mit ihren optimierten Routen. Dies reduziert und vereinfacht einen bedeutenden Teil des Onboarding-Prozesses.

portatour® vereinfacht die Arbeitsweise, insbesondere während der Einarbeitung bei VUEMME

VUEMME Außendienstmitarbeiter

Für VUEMME ist portatour® wirklich der perfekte Assistent im Außendienstalltag.


Zusätzlicher Nutzen: Transparenz für Manager

Auch auf die Arbeit der Gebietsleiter wirkte sich die Einführung von portatour® positiv aus. Zuvor hatten die Manager einen zeitverzögerten Überblick über die Leistung ihrer Gebiete. Die Besuchsberichte wurden ihnen erst am nächsten Tag zur Verfügung gestellt. Heute haben die Manager durch die aggregierte und automatisierte Berichterstattung von portatour® einen "Echtzeit"-Blick auf die aktuelle Lage in ihren Gebieten und können rasch auf mögliche Herausforderungen reagieren.

Obwohl portatour® in erster Linie ein Hilfsmittel zur Organisation und Optimierung von Routen ist, erwies es sich auch als unschätzbar wertvoll für die Erfassung von Kundensegmentierungsdaten. Früher musste man dazu große Excel-Dateien zusammenstellen. Jetzt erfolgt alles gleichzeitig über die Erstellung des Besuchsberichts mit nur wenigen Klicks. Diese Informationen sind dann die Grundlage für die Konzeption und Durchführung gezielter Marketingaktivitäten, die dazu beitragen, den Kundenservice kontinuierlich zu verbessern.

Stetiges Wachstum

portatour® wurde eingeführt, als die Pandemie gerade begonnen hatte und VUEMME noch dazu vor großen internen Veränderungen stand. VUEMME hat die Pandemie nicht nur überstanden, sondern auch einen stetigen Wachstumskurs beibehalten. Für die Zukunft hat VUEMME die feste Absicht, seine erfolgreiche Reise mit portatour® als unverzichtbaren Partner für die Routenoptimierung und Datenerfassung fortzusetzen.