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Erfolgsgeschichte

Die langersehnte Lösung auf der Suche nach Dynamik und Benutzerfreundlichkeit

Die SONAX-Außendienstmitarbeiter arbeiten gerne mit portatour®, weil sie unterwegs flexibel umplanen können und die Software sehr benutzerfreundlich ist. Was wünscht man sich als Vertriebsleitung mehr?

Florian Behmer
Assistent der Vertriebsleitung
Florian Behmer

SONAX und der portatour® Tourenplaner

Über SONAX

SONAX ist seit 1950 als deutscher Pionier in Sachen Autopflege und Oberflächenkonservierung unterwegs. Egal ob Kleinwagen, Mittelklassefahrzeug oder Luxusmobil – ob im Motorsport, in der Tuningszene oder in der Welt klassischer Automobile: SONAX steht Autofans und Experten immer dann zur Seite, wenn es um den perfekten Auftritt des Automobils geht.

Heute ist die SONAX GmbH mit rund 450 Mitarbeitern in über 100 Ländern vertreten, führend in Europa. SONAX Regale sind bestens platziert im Fachhandel, in Baumärkten, an Tankstellen, bei Waschstraßen und in Autowerkstätten.

Konsequente Kundenorientierung und kompromisslose Innovationsbereitschaft stehen hinter diesem beständigen Geschäftserfolg. Über 50 SONAX-Außendienstmitarbeiter machen sich tagtäglich im DACH-Raum auf den Weg zu ihren Kunden, um diese langjährige Glanzleistung fortzuführen.

Warum automatische Tourenplanung?

Vor vielen Jahren wurden die Touren vom Außendienst manuell geplant. Das führte teilweise zu einem Glückspiel auf der Straße. In großen Verkaufsgebieten mussten die Außendienstmitarbeiter eine Landkarte zu Rate ziehen, um nachzusehen, wo sich der nächste Kunde befand. Unnötige Sternfahrten und hohe Frustration waren die Folge.

Tourenplanung habe ich während meiner Zeit im Außendienst immer gehasst. Du kommst am Freitagabend heim und sitzt dann mindestens vier, fünf Stunden für eine einigermaßen vernünftige Tour. Der erste Kundenanruf am Montag bringt dann die gesamte Planung durcheinander, sodass du wieder von vorne anfangen musst.

Florian Behmer, Assistent der Vertriebsleitung

Es wurde eine Tourenplanungssoftware eingeführt – noch nicht portatour®. Diese stellte eine kleine Verbesserung dar. Sie war aber nicht flexibel und konnte nicht auf unvorhergesehene Ereignisse im Außendienstalltag reagieren. Spontan geänderte Termine brachten die gesamte Wochenplanung durcheinander. Nahe gelegene Kunden wurden nicht mitberücksichtigt. Für Florian Behmer war aufgrund seiner 27-jährigen Außendiensterfahrung klar: SONAX muss weiter nach einer Lösung suchen, die dem Alltag im Außendienst gewachsen ist. Ein Kunde, der anruft, soll nicht Planungsfrust auslösen, sondern dynamisch eingeplant werden.

Nach Vertragsende mit der alten Tourenplanung war der richtige Zeitpunkt gekommen. Florian Behmer erstellte in seiner Rolle als Assistent der Vertriebsleitung eine Übersicht der Top-Anbieter. portatour® erfüllte alle Auswahlkriterien: eine dynamische, benutzerfreundliche Tourenplanungssoftware, die vollkommen in das datenführende System, Microsoft Dynamics CRM, integriert werden kann. Ausgezeichnete Kundenreferenzen sprachen für portatour® und machten die Entscheidung sehr leicht.

Einführung von portatour®: Schnelle Implementierung und erstklassiger Support

Bei der Einführung legte das SONAX-Vertriebsmanagement viel Wert auf ein strukturiertes Onboarding der Außendienstmitarbeiter, um auch die weniger technikaffinen Kollegen von den Vorteilen von portatour® zu überzeugen. portatour® sollte als das wahrgenommen werden, was es ist: Ein hilfreicher Reisebegleiter, der den Außendienstmitarbeitern sehr viel Planungsaufwand erspart.

Gestartet wurde im Rahmen eines 3-monatigen Pilotprojektes mit einer ausgewählten Gruppe von Außendienstmitarbeitern. Nach einer umfassenden Online-Schulung durch das portatour® Team waren die Pilot-Benutzer sofort startklar.

Die Möglichkeit, in einem kleineren Rahmen zu starten, fand ich sehr gut. Wir wollten niemanden ins kalte Wasser werfen, sondern beim Rollout das Feedback der Testgruppe berücksichtigen und daraus lernen.

Nadine Anspacher, CRM-Betreuerin

Während der Pilotphase wurde portatour® bereits in das produktive Dynamics CRM-System installiert. Dies war essenziell, um mit Echtdaten zu arbeiten, die Konfigurationsmöglichkeiten kennen zu lernen und die Synchronisierung zwischen beiden Systemen auf Herz und Nieren zu testen.

Menschen sind Gewohnheitstiere. Wenn man über 50 Außendienstmitarbeiter von der neuen Tourenplanung überzeugen muss, dann steht und fällt alles mit der Benutzerfreundlichkeit des Systems und einer guten Einschulung.

Florian Behmer, Assistent der Vertriebsleitung

Außendienstalltag mit portatour®: unterwegs auf Knopfdruck umplanen

Der Alltag der SONAX-Außendienstmitarbeiter ist mit portatour® flexibler und effizienter geworden. Egal, ob kurzfristige Terminabsagen, Staus oder spontane Kundenbesuche – mit portatour® wird die bestehende Tagesroute in Sekundenschnelle kilometereffizient umgeplant. Ein Knopfdruck genügt, um vom aktuellen Standort aus einen neuen Wochenplan zu erstellen. Der intelligente Planungsalgorithmus berücksichtigt immer alle Kunden, individuelle Besuchsintervalle und weitere essenzielle Planungsparameter. Kein Kunde oder Interessent bleibt mit portatour® auf der Strecke. Die Tourenplanung macht wieder Freude: Ruft ein Kunde an, schiebt man gerne den Besuch ein, weil sich portatour® als Reisebegleiter auf Knopfdruck um alles kümmert.

Im Tankstellenbereich sind die Kollegen sowohl für die Umsetzung der Shop-Konzepte als auch für die Einstellung der Waschanlagen verantwortlich. Das Schöne an portatour® ist, dass sie ihre drei, vier Shop-Termine im Kalender fix einplanen und zusätzlich tagsüber flexibel auf ein dringendes Problem an einer Waschanlage reagieren können.

Florian Behmer, Assistent der Vertriebsleitung

Auch das gesamte Vertriebsmanagement profitiert von portatour® dank mehr Transparenz und kürzeren Kommunikationswegen. Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten bieten außerdem eine gute Grundlage für die Entwicklung neuer Vertriebsstrategien.

Sehr geschätzt von allen SONAX-Mitarbeitern wird der erstklassige Support des portatour® Teams.

Bei portatour® habe ich einen fixen Ansprechpartner und immer das Gefühl, dass mir zugehört wird. Jede unserer Anfragen wird immer innerhalb kürzester Zeit beantwortet.

Florian Behmer, Assistent der Vertriebsleitung

Mitarbeiterstimmen: goldrichtige Ergebnisse

Die Investition in portatour® war goldrichtig. Für Florian Behmer zählen die blitzschnellen Umplanungsmöglichkeiten der Software und die unvergleichbare Support-Qualität des portatour® Teams zu den größten Stärken der Marke portatour®.

Ich sehe die Vorteile von portatour® vor allem darin, die Leute weg von der Straße und dafür mehr in die Geschäfte zu bringen. Denn dort kann ich als Firma Geld verdienen und der Außendienstmitarbeiter profitiert auch davon.

Florian Behmer, Assistent der Vertriebsleitung

Auf Mitarbeiter-Zufriedenheit und ehrliches Feedback der Außendienstmannschaft wird bei SONAX viel Wert gelegt. In einer anonymisierten Umfrage wurde die tatsächliche Zufriedenheit mit portatour® quantitativ und qualitativ erhoben.

Die Antworten sprechen für sich:

  • Für 71% der Außendienstmitarbeiter ist es mit portatour® leichter, auf unvorhergesehene Änderungen zu reagieren und die bestehende Tour flexibel umzuplanen.
  • Der Aufwand für die Wochenplanung verringerte sich um 36% – von durchschnittlich 64 Minuten mit der alten Tourenplanungssoftware auf 41 Minuten mit portatour®.
  • Das gelungene Onboarding und die gute Betreuung durch portatour® wurden von 88% der Stimmen im SONAX-Außendienst hervorgehoben.
  • portatour® war für 86% der Außendienstmitarbeiter leicht zu erlernen, die Benutzerfreundlichkeit glänzt im Feedback.
  • Auf die Frage, wie die Planung ohne portatour® wäre, antworteten die Außendienstmitarbeiter mit folgenden Nachteilen: längere Bürozeiten wegen deutlich größerem Planungsaufwand, ein Rückschritt zum starrem Planungssystem, man verliert das nötige Grundgerüst für die kommende Wochentour, das portatour® auf Knopfdruck erstellt.

portatour® ist ein professionelles Tourenplanungsprogramm, mit dem die Außendienstmitarbeiter gerne arbeiten und zufrieden sind. Was wünscht man sich mehr? Wir haben mit portatour® einen tollen Partner gefunden.

Florian Behmer, Assistent der Vertriebsleitung