¡Apueste por la optimización de territorios innovadora!

El software de planificación de territorios necesita saber exactamente dónde se encuentran sus clientes en el mapa. Solo así podrá garantizar una planificación precisa. Si solo utiliza códigos postales, la imprecisión puede suponer fácilmente 15 minutos más de trayecto, y eso por cliente.

Con portatour^® se convierten automáticamente las direcciones en geocoordenadas sin incurrir en costes adicionales. Esto ocurre a una velocidad de hasta 100 000 direcciones por minuto, incluso si las direcciones contienen faltas ortográficas.

La propia red de carreteras influye mucho en la duración de los desplazamientos hasta los clientes. Si una dirección está a 10 kilómetros en línea recta, en las zonas rurales se puede llegar en 10 minutos. En la ciudad, sin embargo, este trayecto puede durar más de una hora. Los ríos, lagos y montañas tienen un efecto similar si no se pueden atravesar o solo con un desvío importante. Si se utilizan rutas en línea recta, en lugar de la red de carreteras real, los resultados del cálculo están sujetos a errores. Con portatour^® los cálculos se realizan siempre con trayectos de conducción reales, teniendo en cuenta las velocidades de conducción históricas por tramo de carretera y logrando así los resultados más precisos posibles.

La frecuencia con la que se tiene que visitar a un cliente influye considerablemente en los tiempos de conducción necesarios en el territorio. Si visita a un cliente semanalmente en lugar de mensualmente, pasará más tiempo en el coche por este cliente. También es importante considerar si hay clientes cercanos que tienen un intervalo de visitas "compatible" y, por tanto, pueden visitarse en un mismo viaje de un día. El hecho de conducir 50 kilómetros para una sola cita o poder visitar a otros 5 clientes de camino supone una diferencia notable en términos de eficacia.

Si los clientes tienen horarios de apertura muy reducidos, por ejemplo, en las consultas médicas, esto repercute en los tiempos de conducción necesarios en la zona. A menudo, puede darse el caso de que dos clientes geográficamente cercanos no se puedan visitar en el mismo viaje de un día porque abren en días diferentes.

La duración de la visita tiene un gran impacto en el número de visitas de clientes que se pueden conseguir al día. Con menos visitas a clientes al día, el trayecto diario de ida y vuelta influye más en la duración total de desplazamiento en la zona en cuestión. En cambio, con un mayor número de visitas diarias, la influencia se centra en la duración del trayecto entre las visitas de los clientes. En portatour^® se tiene en cuenta la duración de la visita de cada cliente.

Cuanto más corto sea el tiempo de trabajo diario, más negativamente repercutirán los clientes a grandes distancias. Con una jornada laboral de 8 horas, un trayecto de ida y vuelta de 3 horas puede seguir siendo aceptable, ya que en las 5 horas restantes es posible visitar a 5 clientes. Sin embargo, si la jornada laboral solo tiene 4 horas, las mismas 3 horas de ida y vuelta ya no son aceptables, ya que solo queda tiempo para una visita a un cliente. Para la optimización de territorios, portatour^® tiene en cuenta las horas de trabajo de cada día de la semana, incluidos los ajustes de los descansos.

El hecho de pernoctar fuera del domicilio tiene una enorme repercusión en el tiempo total de desplazamiento en una zona geográfica extensa. Una pernoctación en un hotel, por ejemplo, puede ahorrar un total de 4 horas de viaje de ida y vuelta, que pueden emplearse en visitas a clientes. Si el software de planificación de territorios ignora este hecho, los resultados son inútiles. En portatour^® se permite una serie de ajustes para la pernoctación fuera de casa de cada representante de ventas, teniendo en cuenta, por ejemplo, la distancia mínima desde casa, el número máximo de pernoctaciones fuera del domicilio seguidas, y los días de la semana permitidos. Cada ajuste influye significativamente en la optimización.

El representante de ventas lleva a cabo sus vistas a los clientes realizando distintas rutas de un día. Cuanto mejor se tenga en cuenta la planificación estratégica de territorios en los requisitos y factores de influencia de la planificación de las rutas diarias, más eficazmente podrán llevarse a cabo estas rutas en el día a día. En portatour^® se dispone de este conocimiento necesario para las rutas mediante una geocodificación precisa, rutas reales, intervalos de vista, horarios de apertura, duración de las visitas, horarios de trabajo y pernoctaciones fuera del domicilio.

Cuando se visita a un cliente, no hay garantía de que se vaya a encontrar a la persona de contacto o de que esta tenga tiempo para la visita. Esto sucede especialmente si la visita no se ha notificado con antelación concertando una cita. Este hecho debe tenerse en cuenta en la optimización de territorios, ya que, cuanto menor sea el índice de encuentro, mayor será la proporción de tiempo de desplazamiento y mayor la ocupación. En definitiva, hay que desplazarse varias veces hasta los clientes para completar una visita con éxito. Con portatour^® este índice de encuentro se puede configurar y se aplica a las rutas diarias simuladas, lo que conduce a resultados realistas.

La red de carreteras cambia hasta un 15 % cada año. Se abren nuevas carreteras, puentes y túneles, se crean zonas de tráfico limitado y cambian las normas de sentido único, giro y velocidad. Estos cambios repercuten en los tiempos de desplazamiento de los representantes de ventas. Si los mapas no se actualizan a largo plazo, el resultado es una imagen distorsionada de las cargas de trabajo de cada comercial, y las optimizaciones no dan resultados óptimos. Con portatour^®, los mapas de carreteras, incluidos los límites de velocidad, se actualizan trimestralmente sin ningún esfuerzo, ni coste adicional para el usuario.

Con la instalación local, se suele depender del departamento informático, ya que la instalación requiere estos recursos. Cuantas más personas necesiten utilizar el software de planificación de territorios, mayor será el coste. Con portatour^®, no es necesaria ninguna instalación: basta con un navegador web.

Los software convencionales para la planificación de territorios son programas de Windows que solo funcionan en un ordenador con Windows. Por lo tanto, las personas a las que les gusta utilizar Mac o tabletas cuando viajan quedan excluidas de su uso. En portatour^® no existe estas limitaciones. Puede acceder a portatour^® desde cualquier dispositivo con un navegador web moderno y utilizarlo en toda su extensión.

La optimización de territorios es una tarea que requiere muchos cálculos. Los ordenadores convencionales de oficina no suelen estar diseñados para esta tarea. Cuanto más antiguo sea el ordenador o menos potente sea el procesador, más lento será el cálculo. En portatour^® se utilizan siempre y exclusivamente modernos servidores de alto rendimiento para el cálculo, independientemente del dispositivo desde el que se acceda. Cada uno de estos servidores tiene aprox. 50 veces la capacidad de cálculo de un ordenador de oficina medio. La velocidad es correspondientemente elevada.

Para la planificación de territorios, la geocodificación de direcciones, el análisis del tiempo de viaje, etc. se necesitan datos cartográficos. Dependiendo de la cobertura geográfica (país, continente, mundo) y del nivel de detalle, se necesitan varios gigabytes de datos en el disco duro. Si se instala localmente un software convencional de planificación de territorios, este espacio se consume en los ordenadores. Con portatour^® este espacio de almacenamiento no es necesario, ya que los datos se almacenan de forma centralizada en los servidores SaaS.

Al igual que la instalación inicial, la instalación de una actualización para un software convencional está asociada a un esfuerzo manual, un tiempo de espera y una posible dependencia de su departamento informático. Con portatour^®, las actualizaciones en los servidores SaaS se producen automáticamente, de forma transparente y sin ningún esfuerzo ni tiempo de espera para usted, varias veces al año.

El software tradicional suele centrarse en la visualización diversa de distintos datos geográficos. A continuación, una amplia gama de herramientas permite —con el trabajo preparatorio adecuado— utilizar el software también para la planificación de territorios de ventas, entre otras cosas. La cantidad de formación requerida es alta y algunos requisitos de la optimización de territorios de ventas se representan de forma inadecuada o no se representan en absoluto. En cambio, con portatour^®, la optimización de territorios de ventas es el objetivo al 100 %. Durante el desarrollo del software se prestó mucha atención a las funciones necesarias, lo que hace que su uso sea intuitivo y evita distracciones causadas por funciones innecesarias.

Cuanto más complejo es el diseño de una interfaz de usuario, más difícil será utilizarla en la práctica y más formación se necesitará. Además, existe el riesgo de olvidar el uso del software si no se trabaja con él durante unas semanas o meses. El software convencional para la planificación de territorios suele tener una estructura compleja, lo que puede provocar frustración entre los nuevos usuarios. En cambio, con portatour^®, la optimización de territorios se presenta en forma de un asistente intuitivo, que solo ofrece las funciones necesarias para el paso actual. De este modo, la interfaz de usuario es clara y fácil de aprender, lo que genera rápidamente una sensación de satisfacción.

Para poder utilizar un software de geomarketing convencional para la optimización de territorios de ventas, suele ser necesaria una formación intensiva seguida de una experiencia práctica regular. Estos requisitos, que necesitan mucho tiempo, solo suelen cumplirlos unas pocas personas de la empresa. Como resultado, el uso suele estar limitado a estas pocas personas, y el potencial de mejora suele permanecer sin explotar durante mucho tiempo. Con portatour^®, el bajo nivel de dificultad del acceso significa que cualquier persona con responsabilidad en el servicio de representantes de ventas puede beneficiarse del análisis y la optimización de territorios en cualquier momento. Piense, por ejemplo, en un director o directora regional que tiene que cubrir la ausencia de un miembro del equipo de la mejor manera posible, lo que resulta notablemente más fácil, gracias a portatour^®.

Cuantos más ajustes permita un software de optimización, mejor se podrán asignar los requisitos impuestos al programa. Sin embargo, cada opción de ajuste adicional también aumenta el riesgo de que no se encuentre ninguna solución razonable cuando se tengan en cuenta todos los ajustes (posiblemente incluso contradictorios). Muchos programas convencionales de planificación de territorios interrumpen entonces el cálculo con un mensaje general de error. Por el contrario, portatour^® intenta encontrar soluciones que cumplan los ajustes de la mejor manera posible. Los mensajes de advertencia explican dónde hay desviaciones de los ajustes. Alternativamente, se emite un mensaje de error que da la mejor indicación posible de la causa de la "insolubilidad" de la tarea.

La planificación y optimización de territorios suele requerir un principio de control múltiple antes de tomar una decisión e implantar la nueva estructura territorial. Con el software convencional para la planificación de territorios, a menudo es necesario recurrir a documentos impresos o exportaciones en PDF. Con portatour^®, sin embargo, los resultados pueden compartirse con otros usuarios directamente en la aplicación con solo unos clics. Otra ventaja es que el otro usuario puede seguir trabajando con una copia de este resultado y, si es necesario, realizar él mismo ajustes y nuevas optimizaciones.

El tiempo de trabajo de los comerciales es caro y, por tanto, valioso (ver el artículo del blog: ¿Cuánto me cuesta realmente mi servicio de representantes de ventas y por qué es conveniente una buena planificación de rutas?). Por lo tanto, la mayor parte posible de este tiempo de trabajo debería dedicarse a visitar a los clientes y no a la carretera. Además, se generan costes por el consumo de combustible y el desgaste de los vehículos y, por último, pero no menos importante, el medio ambiente se ve afectado por kilómetros innecesarios. Uno de los objetivos de la optimización de territorios es, por tanto, reducir el tiempo y la distancia de conducción. El software convencional para la planificación de territorios de ventas, por lo general, solo respalda este objetivo en cierta medida, ya que la optimización se basa en estimaciones inexactas en el mejor de los casos (ver "Precisión y calidad"). Por el contrario, portatour^® trabaja sobre la base de una simulación de recorrido con rutas reales, lo que hace que la optimización sea lo más realista posible. Además, no se le presenta una única solución, sino hasta 7 sugerencias diferentes, que difieren en cuanto a la prioridad de la reducción del tiempo de viaje frente al equilibrio de la carga de trabajo. Puede cambiar entre estas soluciones en cuestión de segundos para compararlas directamente.

La carga de trabajo en el servicio de representantes de ventas se debe principalmente al tiempo de visita y de desplazamiento. Esta carga de trabajo debe distribuirse entre los distintos empleados durante la optimización de territorios para que el tiempo de trabajo disponible para el servicio de representantes de ventas se utilice lo mejor posible, es decir, que no se produzca ni sobrecarga ni infracarga. La sobrecarga conduce a expectativas poco realistas y, en consecuencia, a la insatisfacción de los empleados, mientras que la infracarga supone un despilfarro de los recursos de los empleados. El software tradicional para la optimización de territorios suele respaldar este objetivo solo en cierta medida, ya que la optimización se basa simplemente en estimaciones imprecisas (ver "Precisión y calidad"). Con portatour^®, en cambio, la optimización se basa en la simulación de rutas, teniendo en cuenta los intervalos de visita, la duración de las visitas, los índices de encuentro, las horas de trabajo y muchos otros factores. Esto significa que la utilización de la capacidad se determina de la forma más realista posible. Además, no se le presenta una única solución, sino hasta 7 propuestas de soluciones diferentes que difieren en la priorización de la reducción del tiempo de desplazamiento frente al equilibrio de la carga de trabajo. Puede pasar de una solución a otra en cuestión de segundos para compararlas.

El objetivo de las visitas comerciales a los clientes es aumentar directa o indirectamente el volumen de negocio de la empresa. Por lo tanto, un aumento de la frecuencia de las visitas suele conllevar también un aumento de la facturación. La optimización de territorios permite generar tiempo adicional para las visitas a los clientes mediante la reducción del tiempo de desplazamiento o la compensación de situaciones de infracarga. El software tradicional para la optimización de territorios solo suele respaldar este objetivo hasta cierto punto, ya que solo trabaja con estimaciones imprecisas (ver "Precisión y calidad"). Con portatour^®, en cambio, la optimización se basa en simulaciones de rutas realistas. Cada visita de cliente adicional que consiga gracias a una mejor optimización se traducirá en ingresos adicionales para su empresa.

Los clientes se suelen visitar con distinta frecuencia (por ejemplo, semanal, mensual o trimestral) en función de la prioridad (por ejemplo, clasificación ABC). La priorización refleja las cifras de ventas o el potencial de ventas de los clientes que deben conservarse o incrementarse mediante las visitas del personal de ventas. En algunos casos, también existen acuerdos vinculantes con los clientes sobre la frecuencia de las visitas. La optimización territorios con planificación de recursos debe garantizar que se puedan cumplir todos estos intervalos deseados. El software convencional para la optimización de territorios suele apoyar este objetivo de forma limitada, ya que la optimización se basa simplemente en estimaciones imprecisas (ver "Precisión y calidad"). En la práctica, esto conduce a menudo a situaciones de sobrecarga, que pueden dar lugar a que se superen los intervalos de visita o, en el peor de los casos, a que se cancelen por completo las visitas de clientes individuales. Con portatour^®, en cambio, la optimización se basa en simulaciones realistas de las rutas, lo que permite detectar a tiempo las situaciones de sobrecarga y tomar las medidas oportunas.

En zonas geográficamente extensas, pernoctar fuera de casa es un medio adecuado para reducir los tiempos de desplazamiento y conseguir visitas adicionales de clientes. Una pernoctación en un hotel, en lugar de viajar a casa, por ejemplo, ahorra 4 horas de viaje (2 horas en cada sentido). No obstante, una buena optimización de territorios debe garantizar que se reduzca el número necesario de pernoctaciones fuera de casa. El alojamiento en hoteles cuesta dinero y no suele ser muy del agrado de los empleados. El software convencional para la planificación de territorios suele ignorar las pernoctaciones fuera de casa, por lo que no se optimizan. Con portatour^®, sin embargo, la optimización se basa en simulaciones realistas de rutas, en las que se tienen en cuenta y se minimizan las pernoctaciones fuera de casa, lo que ahorra costes de hotel y aumenta la satisfacción de los empleados.

Si se enfrenta a una situación de sobrecarga de trabajo o quiere abrir nuevas regiones geográficas, es difícil determinar de antemano el número y la ubicación ideal del domicilio de los nuevos comerciales. El número de empleados no solo tiene un impacto significativo en el presupuesto de costes, sino que también desempeña un papel importante en la elección de las ubicaciones de origen ideales. Un ejemplo sencillo: si se contrata a una persona en una nueva zona, lo ideal será que esté en el centro de esa región. Si se contrata a dos personas en la misma zona, lo ideal es que se sitúen en una división norte-sur o este-oeste. El software convencional para la planificación de territorios suele ser de poca ayuda en este caso, ya que la utilización de la capacidad solo se basa en estimaciones imprecisas (ver "Precisión y calidad") y la planificación de recursos suele ser un proceso manual. Con portatour^®, en cambio, la optimización se basa en simulaciones realistas de rutas en las que se evalúan automáticamente diferentes números de nuevos empleados y diferentes ubicaciones de origen. Como resultado, no solo se le presentará una única solución, sino diferentes sugerencias. Puede pasar de una solución a otra en cuestión de segundos para compararlas directamente.

Si un comercial va a dejar la empresa o ya la ha dejado y no hay un sustituto inmediato, hay que distribuir de forma óptima los clientes de este empleado entre los compañeros cercanos y determinar su nueva carga de trabajo. Opcionalmente, estos colegas deben a su vez pasar clientes a sus colegas cercanos para evitar una sobrecarga. El software convencional de planificación territorial suele ser de poca ayuda en este caso, ya que las cargas de trabajo solo se basan en estimaciones imprecisas (ver "Precisión y calidad") y las restricciones o especificaciones deseadas para la distribución de clientes no se pueden asignar automáticamente. Con portatour^®, en cambio, el cálculo de la utilización de la capacidad se basa en simulaciones realistas de rutas y el escenario de los empleados que abandonan la empresa se cubre con muchas opciones de ajuste.

La optimización de territorios puede aumentar la eficiencia en más de un 10 %. Sin embargo, en algunas empresas, el traspaso de clientes puede suponer un esfuerzo considerable; por ejemplo, una reunión para el traspaso y entrevista con el nuevo comercial en las instalaciones del cliente. Por tanto, puede ser conveniente renunciar a uno o dos puntos porcentuales de aumento de la eficiencia si con ello se reduce significativamente el coste del traspaso. Por ejemplo, una solución que "solo" aumente la eficiencia en un 8 % en total y requiera la transferencia de una media de 40 clientes por comercial puede ser preferible a una solución que aumente la eficiencia en un 10 %, pero requiera una media de 120 clientes por comercial a transferir. El software convencional para la optimización de territorios a menudo no permite tales restricciones. Con portatour^®, en cambio, el número máximo de clientes que se transfieren o asumen puede limitarse individualmente para cada empleado. Esto le permite sacar el máximo partido de los pequeños cambios en la asignación de clientes.

A veces hay clientes asignados a representantes de ventas que no pueden cambiarse. Esto puede deberse a varias razones, como una relación personal que se ha desarrollado a lo largo de años, requisitos especiales de atención o un compromiso contractual. La optimización automática de territorios no debe romper estas asignaciones especiales. Al contrario, estas pueden ser incluso decisivas para la nueva forma del territorio. El software de planificación de territorios convencional a menudo no puede manejar esas asignaciones de clientes como se desea. En cambio, portatour^® admite estas fijaciones e incluso dispone de varias opciones técnicas sobre cómo pueden almacenarse estas fijaciones.

En ocasiones, no todos los clientes pueden recibir el mismo trato en la optimización de territorios, lo que requiere un enfoque más diferenciado. Por ejemplo, la facturación, el potencial, la clasificación ABC o características similares de los clientes pueden desempeñar un papel en la optimización de territorios. Esto significa que, además de los objetivos primarios de optimización, como la reducción del tiempo de recorrido y el equilibrio de la carga de trabajo, existen otros ratios definidos por el usuario que deben respetarse durante la optimización; por ejemplo, que cada empleado deba tener un potencial de ventas anual de al menos 500 000 euros, pero un máximo de 25 clientes A y entre 100 y 200 clientes potenciales en la zona. El cumplimiento de estos ratios complica el proceso de optimización. El software convencional para la optimización de territorios o bien no puede tener en cuenta en absoluto estos ratios adicionales o bien está muy limitado en la realización de estas tareas. Con portatour^®, en cambio, puede crear hasta 10 ratios adicionales y almacenar especificaciones para ellos. Si no encuentra ninguna solución que cumpla todas las especificaciones, se sugieren las opciones que mejor cumplen las directrices requeridas. Los mensajes de advertencia explican las desviaciones de las especificaciones.

En algunos casos, es deseable que los distintos clientes no se asignen a los representantes de ventas individualmente, sino solo de forma colectiva en grupos. Estas formaciones pueden ser de carácter geográfico —por ejemplo, agrupadas por código postal—, lo que significa que todos los clientes de una zona de código postal deben asignarse al mismo empleado. Pero también son concebibles otras agrupaciones si, por ejemplo, las sucursales de una cadena en una región deben ser visitadas por el mismo empleado. Los software convencionales de planificación de territorios a menudo solo permiten una agrupación geográfica simple. Con portatour^®, en cambio, puede agrupar a los clientes como desee para optimizar el territorio.

La optimización de territorios no implica necesariamente transferir los clientes de un comercial a otro. Ajustar los intervalos de visita a distintos clientes ya puede conducir a un aumento desproporcionado de la eficiencia. Para esta forma de optimización es importante conocer el tiempo de desplazamiento real necesario por cliente. Los software convencionales de planificación de territorios generalmente solo pueden calcularlo a partir de líneas rectas hasta la ubicación de origen. En cambio, portatour^® utiliza un complejo algoritmo para determinar con la mayor precisión posible la duración del trayecto de cada cliente. Se tiene en cuenta lo siguiente: el intervalo de visita del cliente, la cuota de tiempo de conducción del cliente en los posibles viajes de un día, teniendo en cuenta los tiempos de conducción a otros clientes de las inmediaciones (siempre que los intervalos de visita, horarios de apertura y duración de la visita sean "compatibles" para un viaje conjunto de un día), la llegada y salida proporcional del viaje de un día desde o hacia la ubicación de origen, la situación típica del tráfico en los horarios de las empresas y las posibles pernoctaciones fuera del domicilio. Para los clientes que generan una cantidad relativamente grande de desplazamientos por visita, puede ser aconsejable reducir la frecuencia de las visitas.

Ejemplo: la importación y geocodificación automática de 20 000 direcciones nuevas suele realizarse en portatour^® en unos 30 segundos, incluso si las direcciones contienen faltas de ortografía. Los programas convencionales de planificación de territorios suelen necesitar más de 15 minutos para la misma tarea.

Ejemplo: el análisis del tiempo de desplazamiento para 50 territorios con 20 000 clientes suele realizarse en portatour^® en aproximadamente 1 minuto. Los programas convencionales de planificación de territorios no pueden realizar este análisis porque la complejidad es demasiado elevada, por lo que solo utilizan estimaciones de las distancias en línea recta para calcular distancias.

Ejemplo: la optimización de 50 zonas con 20 000 clientes en portatour^® suele durar solo ente 1 y 5 minutos. Y lo que es más, no obtendrá una única solución, sino hasta 7 sugerencias diferentes que difieren en la priorización de la reducción del tiempo de desplazamiento frente al equilibrio de la carga de trabajo. Puede pasar de una solución a otra en cuestión de segundos para compararlas. Los programas convencionales de planificación de territorios suelen requerir una hora entera para esta optimización y, como resultado, solo ofrecen una única solución. A su vez, un cambio en la priorización supone un tiempo de espera de una hora.

Los jefes del servicio de representantes de ventas se enfrentan a menudo al reto de evaluar el impacto de los cambios previstos para tomar una decisión con conocimiento de causa. Los cambios previstos no tienen que estar necesariamente localizados en la asignación de clientes. Los posibles escenarios son, por ejemplo, "todos los clientes A deben visitarse cada 21 días en lugar de cada 30 días" o "algunos comerciales deben trabajar desde casa los viernes y no visitar a los clientes". En estos casos, se desea determinar rápidamente el impacto en ratios importantes (especialmente la carga de trabajo de los empleados y el cumplimiento de los intervalos de visita). Con el software convencional para la optimización de territorios, a veces hay que modificar datos de manera masiva en los datos maestros. Esto lleva mucho tiempo, es difícil de entender y, a menudo, aún más difícil de cambiar o deshacer. El asistente de planificación de territorios de portatour^®, en cambio, ofrece sus propias plantillas para este tipo de escenarios. En lugar de cambiar los datos maestros directamente, se crean instrucciones de cambio temporales. Estas son comprensibles, pueden editarse y eliminarse de nuevo con un solo clic.

Si ha creado un escenario manipulando datos con un software convencional de planificación de territorios, a menudo es difícil ver el efecto de un vistazo. Con frecuencia lo único que ayuda son las capturas de pantalla y calcular manualmente las diferencias con una calculadora o en un programa como Excel. Con portatour^®, en cambio, dispondrá de una comparación directa del antes/después para cada ratio en cada territorio. Es más, si su escenario consta de varias medidas individuales (por ejemplo, cambiar el intervalo de visita de los clientes A y B de forma diferentes), basta con hacer clic en la medida individual para desactivarla o activarla temporalmente. Podrá ver el efecto de esta medida individual en el escenario global en cuestión de segundos.

En muchos casos el software convencional de planificación territorial solo se utiliza una vez al año por diversas razones. Puede ser que importar los datos actuales al programa resulte costoso, que solo haya una persona que pueda manejarlo (y rara vez tiene tiempo) o que el proceso de cálculo sea lento y lleve mucho tiempo. En todos estos casos, la optimización implica mucho trabajo manual y los resultados obtenidos no son óptimos. La optimización de territorios de portatour^®, en cambio, está pensada para un uso más frecuente, la llamamos "optimización territorial dinámica". El ritmo cotidiano de las empresas es bastante dinámico, ya que a lo largo del año se pueden producir acontecimientos planificados o imprevistos que hagan útil o necesaria una optimización (temporal) de territorios. Pensemos en los comerciales que dejan la empresa, se ausentan durante periodos más largos por enfermedad o permiso parental, pasan a trabajar a tiempo parcial o se trasladan. Pero los cambios en la base de clientes —por ejemplo, la entrada o salida de un mayor número de clientes— también pueden tener un impacto permanente o temporal. Además, puede haber cambios en la estrategia de ventas, como cambios en la frecuencia de visitas, una mayor atención a los nuevos clientes o un aumento de la duración prevista de las visitas, ya que hay que introducir y explicar nuevos productos. Si no se da una respuesta adecuada y a tiempo a estos acontecimientos en la planificación de territorios y las visitas, la eficacia y las ventas se quedarán estancadas.

Con el software convencional de planificación de territorios, a menudo solo hay un único usuario que puede manejarlo, por ejemplo, porque el software solo está instalado en su ordenador y solo él ha completado la exhaustiva formación sobre el software. Esta persona se convierte entonces en un cuello de botella a la hora de cambiar a la optimización dinámica de zonas y las mejoras potenciales con frecuencia quedan sin realizar durante mucho tiempo. En cambio, con portatour^®, el grupo de usuarios objetivo es mucho mayor. Todas las personas responsables del servicio de representantes de ventas (por ejemplo, los directores regionales) pueden beneficiarse de la optimización y el análisis de territorios en cualquier momento. El mayor número de usuarios no supone ningún coste adicional, ya que portatour^® suministra licencias en función del número de representantes de ventas.

La protección de datos y la seguridad son cuestiones importantes para todas las empresas. Por un lado, debido a requisitos legales (RGPD) y, por otro, por intereses económicos. Para el cumplimiento de las normas de seguridad de la información existe la norma ISO27001, que la mayoría de los fabricantes de software de planificación de territorios no cumplen. En portatour^®, en cambio, tanto el centro de datos como toda la empresa con todos sus departamentos cuentan con la certificación ISO27001. El cumplimiento de requisitos de la norma lo verifican anualmente auditores externos. Además, portatour^® también cumple la norma ISO27018, dirigida específicamente a los proveedores de servicios en la nube.

Desde el punto de vista de la protección y la seguridad de los datos, es ventajoso no transmitir datos a terceros innecesariamente. Muchos fabricantes de software de planificación de territorios utilizan servicios de terceros, ya sea para operar el software (por ejemplo, Microsoft Azure, Amazon AWS) o para geoservicios que el propio software no puede implementar o solo puede implementar de forma lenta o deficiente (por ejemplo, geocodificación de direcciones a través de Google Maps, cálculo de matrices de distancia a través de HERE). En cambio, con portatour^® no se transfieren datos a terceros, ya que el software funciona en nuestros servidores, en los que también se ejecutan todos los geoservicios.

Desde la perspectiva del RGPD, los datos de las empresas europeas solo deben procesarse dentro de la UE si es posible. Muchos fabricantes de software de planificación de territorios utilizan directa o indirectamente servicios de proveedores de EE. UU., lo que significa que los datos salen de la Unión Europea. En portatour^®, en cambio, todos los servidores están localizados dentro de la UE. Este es el único lugar donde se realiza el tratamiento de los datos

Las violaciones de la protección de datos por parte de las empresas europeas pueden acarrear multas elevadas. Por ello, las empresas solo deben trabajar con proveedores informáticos que garanticen el cumplimiento del RGPD. En portatour^®, el procesamiento de datos cumple con el RGPD. Para ello, nos complace ofrecerle un contrato de procesamiento de pedidos.

La planificación de territorios estratégica, así como la planificación de rutas, tienen un fuerte impacto en la eficiencia del servicio de representantes de ventas. Por ello, toda empresa con representantes de ventas debe ocuparse de ambas cuestiones para ser competitiva y seguir adelante. La mayoría de los fabricantes de software de planificación de territorios no ofrecen ninguna solución para la planificación de rutas diarias. Con portatour^®, en cambio, recibe ambos servicios del mismo proveedor: planificación de territorios y de rutas. Con más de 15 años de experiencia y más de 1500 empresas que ya se han decidido por portatour^®, cuenta con el socio adecuado.

La planificación de territorios y la planificación de rutas se fusionan a la perfección. Se trata de las mismas personas (los comerciales y sus responsables) y los mismos datos (los clientes), Con los proveedores convencionales, se adquieren dos aplicaciones diferentes para la planificación de territorios y la de rutas, Esto conlleva un coste informático y aumenta la propensión a errores en la sincronización adicional de datos. Además, los usuarios requieren un mayor esfuerzo de aprendizaje, ya que tienen que aprender dos interfaces de usuario, por lo general significativamente diferentes. Con portatour^®, la planificación de territorios y la planificación de rutas están integradas en una misma aplicación. Ambos módulos acceden a la misma base de datos de empleados y clientes. La interfaz de usuario tiene un diseño estandarizado y, por tanto, es fácil de aprender.