Affidati all'innovativa ottimizzazione del territorio!

Il software di pianificazione territoriale deve sapere esattamente dove si trovano i clienti sulla mappa. Solo così è possibile garantire una pianificazione precisa. Quando si utilizzano solo i codici postali, l'imprecisione può aumentare il tempo per gli spostamenti di 15 minuti, e questo per ogni cliente.

portatour^® converte automaticamente gli indirizzi in geo-coordinate senza spese aggiuntive. Può convertire fino a 100.000 indirizzi al minuto, anche se contengono errori di ortografia.

La rete stradale effettiva incide non poco sui tempi di percorrenza verso i clienti. Se un indirizzo dista 10 chilometri in linea d'aria, nelle zone rurali ci possono volere 10 minuti per raggiungerlo. Ma in città può volerci più di un'ora. Anche fiumi, laghi e montagne possono ritardare i tempi se non possono essere attraversati o se obbligano a deviazioni significative. L'utilizzo di distanze in linea d'aria anziché della rete stradale reale genera errori nei risultati dei calcoli. portatour^® utilizza sempre percorsi reali, tenendo conto delle velocità di guida storiche per ogni tratto stradale e ottenendo così i risultati più accurati possibili.

La frequenza con cui si visita un cliente incide molto sul tempo di percorrenza necessario nella zona. Se si visita un cliente ogni settimana invece che ogni mese, si passerà più tempo in auto per questo cliente. È importante considerare se ci sono clienti vicini con una cadenza di visite "compatibile" e che quindi possono essere visitati insieme nello stesso giro. La differenza in termini di efficienza è notevole se si percorrono 50 chilometri per un singolo appuntamento o se si possono visitare altri 5 clienti durante il tragitto.

I clienti che hanno orari di apertura molto limitati, per esempio gli studi medici, influiscono sui tempi di percorrenza necessari nell'area. Spesso può accadere che due clienti geograficamente vicini non possano essere visitati nello stesso giro perché sono aperti in giorni diversi.

La durata della visita condiziona il numero di visite giornaliere possibili. Con meno visite giornaliere, il percorso quotidiano da e verso l'area influisce di più sul tempo di percorrenza totale nella regione interessata. Con un numero maggiore di visite giornaliere, invece, i tempi di percorrenza tra i clienti sono decisivi. portatour^® tiene conto della durata della visita di ogni singolo cliente.

Un orario lavorativo breve ha un impatto negativo sui clienti più lontani. In una giornata lavorativa di 8 ore, un viaggio di andata e ritorno di 3 ore è accettabile, perché nelle 5 ore restanti è possibile visitare altri 5 clienti. Tuttavia, se la giornata lavorativa è di sole 4 ore, le 3 ore di viaggio non sono più sostenibili, in quanto rimane tempo per solo un'altra visita. portatour^® tiene conto degli orari di lavoro di ogni giorno della settimana, comprese le pause, per ottimizzare il territorio.

La scelta di pernottare fuori casa influisce molto sul tempo totale di percorrenza in una vasta area geografica. Se, per esempio, un pernottamento in hotel fa risparmiare un totale di 4 ore di viaggio tra andata e ritorno, questo possono essere sfruttare per le visite. Se il software di pianificazione del territorio ignora questi dati, i risultati sono inutili. portatour^® prevede una serie di impostazioni per il pernottamento fuori casa di ogni agente di vendita, tenendo conto, per esempio, della distanza minima da casa, del numero massimo di pernottamenti fuori casa consecutivi e dei giorni della settimana consentiti. Ogni impostazione incide in modo significativo sull'ottimizzazione.

I rappresentanti visitano i clienti con percorsi giornalieri individuali. Perciò, quanto meglio la pianificazione strategica del territorio gestisce i requisiti e i fattori che influiscono sulla pianificazione dei percorsi quotidiani, tanto più efficientemente il personale può svolgere il proprio lavoro. portatour^® tiene conto di tutto questo, con una geocodifica accurata, percorsi reali, cadenze di visita, orari di apertura, durata delle visite, orari di lavoro e pernottamenti.

Quando si visitano i clienti, non c'è garanzia che il referente incontri effettivamente il vostro rappresentante o che abbia tempo per una visita, soprattutto se non è programmata. È importante tenerne conto nell'ottimizzazione del territorio, perché più basso è il tasso di incontro, più alti saranno la percentuale di tempo di percorrenza e il carico di lavoro. Può capitare che i rappresentanti debbano visitare un cliente più volte prima di riuscire nell'intento. Con portatour^®, puoi configurare questo tasso di successo e applicarlo ai tour giornalieri simulati, ottenendo risultati realistici.

Ogni anno la rete stradale cambia fino al 15%. Si aprono nuove strade, ponti e gallerie, nascono nuove zone a traffico limitato e cambiano i sensi unici, le svolte e le regole di velocità. Questi cambiamenti influenzano i tempi di percorrenza del team. Se le mappe non vengono aggiornate spesso, si finisce per avere un'immagine distorta del carico di lavoro di ciascun rappresentante e le ottimizzazioni non daranno i risultati migliori. In portatour^® aggiorniamo le mappe stradali (compresi i dati sulla velocità) con cadenza trimestrale, senza che tu debba fare niente e senza costi aggiuntivi.

In genere, l'installazione locale significa dipendere dal reparto IT. E più sono le persone che devono utilizzare il software di pianificazione del territorio, più aumenta il lavoro di installazione. portatour^® non richiede alcuna installazione: tutto ciò che serve è un browser web.

Le applicazioni di pianificazione del territorio tradizionali sono programmi che funzionano solo su PC Windows. Perciò chi usa un Mac o un tablet non può utilizzarli. portatour^® non ha queste limitazioni. Il software con tutte le sue funzioni è accessibile da qualsiasi dispositivo dotato di un moderno browser web.

L'ottimizzazione del territorio richiede una potenza di calcolo notevole. I tradizionali PC da ufficio non sono generalmente adatti a questo scopo. Più vecchio è il PC o meno potente è il processore, più lenti sono i calcoli. In portatour^®, utilizziamo server all'avanguardia e ad alte prestazioni, indipendentemente dal dispositivo utilizzato per accedere al software. Ciascuno di questi server ha una potenza di calcolo 50 volte superiore a quella di un PC medio da ufficio. E altrettanta velocità.

La pianificazione del territorio, la geocodifica degli indirizzi e l'analisi dei tempi di percorrenza richiedono dati cartografici. A seconda della copertura geografica (paese, continente, mondo) e del livello di dettaglio, questi dati possono richiedere anche numerosi gigabyte su un disco rigido. L'installazione di un software di pianificazione territoriale convenzionale in locale occupa spazio sul PC. Con portatour^®, i dati sono archiviati a livello centralizzato sui server SaaS, quindi non è necessario alcuno spazio di archiviazione.

Come l'installazione iniziale, gli aggiornamenti del software convenzionale richiedono interventi manuali, ritardi e una potenziale dipendenza dal reparto IT. In portatour^®, i nostri server SaaS sono aggiornati in modo automatico e trasparente più volte all'anno, senza attese e senza che l'utente debba fare qualcosa.

In genere i software tradizionali prevedono di visualizzare i vari dati geografici in modi diversi. Un'ampia gamma di strumenti, con le opportune impostazioni, consentono di utilizzare il software anche per la pianificazione dei territori di vendita. Gli utenti hanno bisogno di molta formazione e alcune esigenze di ottimizzazione dei territori di vendita vengono tralasciate o implementate male. portatour^®, invece, ha come unico scopo l'ottimizzazione dei territori di vendita. Nello sviluppo del nostro software abbiamo prestato molta attenzione alle caratteristiche richieste, abbiamo puntato su un uso intuitivo e senza distrazioni dovute a funzioni non necessarie.

Più un'interfaccia utente è complessa, più è difficile da usare e più tempo richiede la formazione degli utenti. Inoltre, se si smette di lavorare con il software per qualche settimana o mese, si corre il rischio di dimenticare come si usa. I software tradizionali di pianificazione del territorio hanno spesso una struttura complessa che può frustrare i nuovi utenti. Con portatour^®, invece, l'ottimizzazione del territorio avviene tramite una procedura guidata intuitiva che mostra solo le funzioni necessarie per ogni fase. In questo modo l'interfaccia utente è chiara e facile da imparare, il che genera rapidamente un senso di soddisfazione.

Per riuscire a usare un software di geomarketing standard per l'ottimizzazione del territorio di vendita, in genere gli utenti hanno bisogno di una formazione completa, affiancata da una pratica costante. Di solito, solo poche persone in azienda riescono a far fronte a questi requisiti impegnativi. Di conseguenza, l'utilizzo è spesso limitato a queste poche persone e il potenziale di miglioramento rimane a lungo inutilizzato. portatour^® è molto facile da imparare, questo lo rende uno strumento fruibile da chiunque sia responsabile delle vendite per l'analisi e l'ottimizzazione del territorio. Se per esempio un membro del team è assente e il responsabile regionale si trova a doverlo sostituire, con portatour^® è tutto molto più semplice e agevole.

Maggiore è il numero di impostazioni consentite dal software di ottimizzazione, migliore è la possibilità di soddisfare i requisiti del programma. Tuttavia, ogni opzione aggiuntiva aumenta il rischio di non riuscire a trovare una soluzione adeguata, quando si tiene conto di tutte queste impostazioni (comprese anche quelle in contrasto). Molte soluzioni convenzionali di pianificazione del territorio interrompono il calcolo con un messaggio di errore generale. In queste situazioni, portatour^® cerca invece di trovare le soluzioni più efficaci in base alle impostazioni. Le notifiche spiegano le eventuali deviazioni dai parametri impostati, oppure viene visualizzato un messaggio di errore che spiega perché la richiesta non è fattibile.

La pianificazione e l'ottimizzazione del territorio spesso devono passare al vaglio di più parti prima di prendere una decisione e mettere in atto una nuova struttura territoriale. Con i software di pianificazione tradizionali, bisogna spesso stampare i risultati o esportarli in PDF. Con portatour^®, invece, bastano pochi clic per condividere i risultati con altri utenti nell'applicazione stessa. Un altro vantaggio è che gli altri utenti possono continuare a lavorare con una copia dei risultati, modificandoli e ottimizzandoli ulteriormente all'occorrenza.

Il tempo dei rappresentanti costa e quindi è prezioso (vedi l'articolo del blog: Quanto mi costa la forza vendita e perché ha senso la pianificazione di percorso?). Per questo motivo, gli agenti dovrebbero dedicare la maggior parte delle ore di lavoro alle visite ai clienti, e non passarle al volante. Inoltre, bisogna considerare il costo del consumo di carburante, l'usura dei veicoli e, non da ultimo, l'impatto ambientale del chilometraggio non necessario. Ecco perché uno degli obiettivi dell'ottimizzazione del territorio è ridurre i tempi di percorrenza e le distanze. I software convenzionali di pianificazione del territorio di solito supportano questo obiettivo solo in misura limitata, in quanto ottimizzano basandosi su stime imprecise, nel migliore dei casi (vedi "Precisione e qualità"). portatour^® invece effettua una simulazione su percorsi reali, il che permette un'ottimizzazione più realistica possibile. Inoltre, l'applicazione non propone un'unica soluzione, ma fino a 7 proposte che danno priorità alla riduzione dei tempi di percorrenza o all'equilibrio del carico di lavoro. In pochi secondi si può passare da una soluzione all'altra per fare un confronto.

Il carico di lavoro della forza vendita è dato soprattutto dal tempo necessario per le visite e quello per gli spostamenti. In fase di ottimizzazione del territorio, questo carico deve essere distribuito tra i singoli dipendenti, in modo da sfruttare al meglio l'orario di lavoro, senza sovraccaricare o alleggerire troppo il personale. Il sovraccarico genera aspettative irrealistiche e di conseguenza insoddisfazione tra i dipendenti, mentre il poco lavoro comporta uno spreco di risorse. I software tradizionali per l'ottimizzazione delle aree di solito supportano questo obiettivo solo in misura limitata, perché l'ottimizzazione si basa su stime imprecise (vedi "Precisione e qualità"). Con portatour^®, invece, l'ottimizzazione si basa sulla simulazione dei percorsi, tenendo conto degli intervalli, della durata, dei tassi di successo delle visite, delle ore di lavoro e altri parametri. Ciò permette un'ottimizzazione del carico di lavoro il più realistica possibile. Inoltre, l'applicazione non offre un'unica soluzione, ma fino a 7 diverse proposte, che danno priorità alla riduzione dei tempi di percorrenza o all'equilibrio del carico di lavoro. In pochi secondi si può passare da una soluzione all'altra per fare un confronto.

Lo scopo delle visite ai clienti da parte della forza vendita è quello di aumentare, in maniera diretta o indiretta, il fatturato dell'azienda. In genere un aumento della frequenza delle visite porta quindi a un aumento del fatturato. L'ottimizzazione del territorio consente di creare tempo aggiuntivo per le visite, riducendo i tempi di percorrenza o compensando le situazioni di sottocarico. I software tradizionali per l'ottimizzazione del territorio di solito supportano questo obiettivo solo in misura limitata, perché lavorano solo con stime imprecise (vedi "Precisione e qualità"). Con portatour^®, invece, l'ottimizzazione si basa su simulazioni realistiche delle visite. Ogni visita aggiuntiva ottenuta grazie a una migliore ottimizzazione si tradurrà in un aumento dei ricavi per l'azienda.

In genere, le visite ai clienti avvengono con una frequenza diversa (per esempio, a cadenza settimanale, mensile o trimestrale) a seconda della loro priorità (per esempio, la categorizzazione ABC). La priorità riflette i dati di vendita o il potenziale di vendita dei clienti che devono essere mantenuti o incrementati tramite le visite. In alcuni casi, esistono anche accordi vincolanti con i clienti per quanto riguarda la frequenza delle visite. L'ottimizzazione del territorio con la pianificazione delle risorse deve garantire che tutti gli intervalli desiderati possano essere rispettati. I software convenzionali per l'ottimizzazione del territorio di solito supportano questo obiettivo solo in misura limitata, perché l'ottimizzazione si basa su stime imprecise (vedi "Precisione e qualità"). In pratica, questo porta spesso a situazioni di sovraccarico, con conseguente ritardo nelle cadenze di visita o, nel peggiore dei casi, all'annullamento delle visite pianificate. Con portatour^®, invece, l'ottimizzazione si basa su simulazioni di percorso realistiche, che consentono di individuare tempestivamente le situazioni di sovraccarico e di adottare contromisure efficaci.

Per le aree più estese, i pernottamenti fuori casa sono uno strumento importante per ridurre i tempi di percorrenza ed effettuare più visite. Un pernottamento in hotel può far risparmiare 4 ore di viaggio (2 ore di andata e 2 di ritorno). Tuttavia, una buona ottimizzazione del territorio dovrebbe permettere di ridurre il numero di pernottamenti necessari. Gli alberghi hanno un costo e di solito non sono molto apprezzate dai dipendenti. I software convenzionali per la pianificazione del territorio di solito ignorano i pernottamenti fuori casa, per cui non vengono ottimizzati. Con portatour^®, invece, l'ottimizzazione si basa su simulazioni di percorso realistiche in cui i pernottamenti fuori casa vengono presi in considerazione e ridotti al minimo, con un risparmio sui costi alberghieri e un aumento della soddisfazione dei dipendenti.

Nei casi di sovraccarico o di espansione a nuove aree geografiche, è difficile determinare in anticipo il numero e il domicilio ideali dei nuovi rappresentanti di vendita. Il numero di dipendenti non incide solo sul budget, ma gioca anche un ruolo importante nella scelta delle sedi ideali. Un semplice esempio: se si assume un agente in una nuova area, la sua sede ottimale dovrebbe essere il centro della regione. Se si assumono due agenti per la stessa area, l'ideale sarebbe dividere la zona in due e assegnare una parte all'uno e una all'altro. I software convenzionali per la pianificazione del territorio offrono di solito un aiuto limitato, perché il carico di lavoro si basa su stime imprecise (vedi "Precisione e qualità") e la pianificazione delle risorse è spesso un processo manuale. Con portatour^®, invece, l'ottimizzazione si basa su simulazioni di percorso realistiche in cui vengono valutati in automatico scenari con un numero diverso di nuovi dipendenti e diversi domicili. Puoi contare su più di una soluzione e analizzare le varie proposte, passando in pochi secondi da una soluzione all'altra per un confronto diretto.

Se un addetto alle vendite sta per lasciare l'azienda o l'ha già fatto e non c'è un sostituto immediato, i clienti di questo dipendente devono essere distribuiti in modo ottimale tra i colleghi della zona e deve essere ridefinito il loro nuovo carico di lavoro. A loro volta, questi colleghi devono trasferire i clienti ai colleghi vicini, per evitare un sovraccarico di lavoro. I software convenzionali per la pianificazione del territorio offrono di solito un aiuto limitato in questo caso, perché i carichi di lavoro si basano solo su stime imprecise (vedi "Precisione e qualità") e le restrizioni o le specifiche desiderate per la distribuzione dei clienti non possono essere considerate in automatico. Con portatour^®, invece, il calcolo del carico di lavoro si basa su simulazioni di percorso realistiche e lo scenario dei dipendenti che lasciano l'azienda è considerato con numerose opzioni di impostazione.

Spesso l'ottimizzazione del territorio può aumentare l'efficienza di oltre il 10%. Tuttavia, in alcune aziende, la riassegnazione di clienti può comportare un notevole sforzo. Potrebbe essere necessario, per esempio, organizzare una riunione e un colloquio con il nuovo account manager presso la sede del cliente. Si può perciò rinunciare a uno o due punti percentuali di aumento dell'efficienza se questo riduce in modo significativo l'impegno per il passaggio di consegne. Per esempio, una soluzione che aumenta l'efficienza "solo" dell'8% in totale e che prevede una media di 40 clienti riassegnati per agente può essere preferibile a una che aumenta l'efficienza del 10% ma che prevede una media di 120 clienti riassegnati per agente. I software convenzionali per l'ottimizzazione del territorio spesso non consentono tali restrizioni. Con portatour^®, invece, il numero massimo di clienti da cedere o prendere in carico può essere limitato per ogni dipendente. In questo modo è possibile trarre il massimo da piccole modifiche nell'assegnazione dei clienti.

Talvolta le assegnazioni di clienti agli agenti non possono essere modificate. I motivi possono essere diversi, come, per esempio, un rapporto personale che si è sviluppato nel corso degli anni, esigenze particolari di assistenza o un impegno contrattuale. L'ottimizzazione automatica del territorio non deve pregiudicare queste assegnazioni. Al contrario, queste possono essere addirittura decisive per la formazione del nuovo territorio. I software di pianificazione del territorio convenzionali spesso non sono in grado di gestire tali assegnazioni di clienti come desiderato. portatour^® supporta le assegnazioni prestabilite e ha anche diverse opzioni tecniche per memorizzarle.

A volte non tutti i clienti possono essere trattati allo stesso modo quando si ottimizzano i territori, è necessario un approccio differenziato. Fattori come il fatturato, il potenziale, la classificazione ABC o altre caratteristiche simili dei clienti possono avere un ruolo nell'ottimizzazione del territorio. Ciò significa che oltre agli obiettivi primari di ottimizzazione, come la riduzione dei tempi di percorrenza e l'equilibrio del carico di lavoro, ci sono anche altri parametri definiti dall'utente che devono essere rispettati durante l'ottimizzazione. Un esempio: ogni dipendente dovrebbe avere un potenziale di vendita annuale di almeno 500.000 euro, ma un massimo di 25 clienti A e tra 100 e 200 lead nell'area. Il rispetto di questi parametri complica il processo di ottimizzazione. I software convenzionali per l'ottimizzazione del territorio non sono in grado di considerare questi parametri, o sono molto limitati da questo punto di vista. Con portatour^®, invece, è possibile creare fino a 10 parametri aggiuntivi e salvare le specifiche. Se non è possibile trovare una soluzione che soddisfi tutte i requisiti, il programma suggerisce le opzioni che meglio soddisfano le linee guida richieste e mostra delle notifiche che spiegano le divergenze.

In alcuni casi, è utile assegnare i clienti agli addetti alle vendite non individualmente, ma in gruppi. Questi raggruppamenti possono essere di natura geografica, per esempio tutti i clienti con lo stesso codice postale devono essere assegnati allo stesso dipendente. Ma sono possibili anche altri raggruppamenti se, per esempio, le filiali di una catena in una regione devono essere visitate dallo stesso dipendente. I software convenzionali di pianificazione del territorio spesso consentono solo un semplice raggruppamento geografico. Con portatour^®, invece, sei libero di raggruppare i clienti come vuoi per ottimizzare il territorio.

L'ottimizzazione del territorio non implica per forza trasferire i clienti da un rappresentante all'altro. Anche solo modificare gli intervalli di visita dei singoli clienti può aumentare l'efficienza. Per questo tipo di ottimizzazione è importante conoscere i tempi di percorrenza effettivi necessari per ogni cliente. I software convenzionali di pianificazione del territorio fanno solo delle stime sulle distanze in linea d'aria dal domicilio dell'agente. portatour^®, invece, utilizza un complesso algoritmo per determinare i tempi di percorrenza di ogni cliente nel modo più preciso possibile, considerando elementi come: la cadenza di visita del cliente, la sua proporzione di tempo di percorrenza rispetto al giro giornaliero, tenendo conto dei tempi di percorrenza per gli altri clienti nelle vicinanze (a condizione che gli intervalli di visita, gli orari di apertura e la durata delle visite consentano una visita nell'arco della stessa giornata), la proporzione di tempo per gli spostamenti da e verso casa, la situazione tipica del traffico negli orari lavorativi ed eventuali pernottamenti fuori casa. Per i clienti che richiedono un lungo viaggio per essere visitati può essere opportuno ridurre la frequenza delle visite.

Esempio: l'importazione e la geocodifica automatica di 20.000 nuovi indirizzi in portatour^® di norma è completa in circa 30 secondi, anche se gli indirizzi contengono errori di ortografia. I programmi di pianificazione territoriale convenzionali spesso ci impiegano più di 15 minuti.

Esempio: l'analisi dei tempi di percorrenza per 50 territori con 20.000 clienti in portatour^® richiede circa 1 minuto. Per i programmi di pianificazione territoriale convenzionali quest'analisi è troppo complessa e quindi calcolano le distanze con delle stime in linea d'aria.

Esempio: l'ottimizzazione di 50 territori con 20.000 clienti richiede in genere da 1 a 5 minuti in portatour^®. Inoltre, non riceverai una sola soluzione, ma fino a 7 suggerimenti diversi che si differenziano per la priorità accordata al tempo di percorrenza o al carico di lavoro. Passi da una soluzione all'altra in pochi secondi per confrontarle. I programmi di pianificazione delle aree convenzionali spesso richiedono un'ora intera per questa ottimizzazione e di conseguenza offrono una sola soluzione. Un cambiamento di priorità significa a sua volta un tempo di attesa di un'ora.

I responsabili della forza vendita devono poter valutare l'impatto delle modifiche pianificate per prendere una decisione informata. Le modifiche pianificate non significano necessariamente una riassegnazione dei clienti. Gli scenari possibili sono, ad esempio: "Tutti i clienti A dovrebbero essere visitati ogni 21 giorni invece che ogni 30 giorni" o "Alcuni rappresentanti di vendita dovrebbero lavorare da casa il venerdì e non visitare i clienti". In questi casi, si vuole determinare rapidamente l'impatto su parametri importanti (soprattutto l'utilizzo dei dipendenti e il rispetto degli intervalli di visita). Con i software convenzionali per l'ottimizzazione del territorio, a volte è necessario modificare masse di dati anagrafici. Questo richiede tempo, è difficile da capire e spesso è ancora più difficile da modificare o annullare. L'assistente di pianificazione territoriale di portatour^®, invece, offre i propri modelli per questi scenari. Invece di modificare direttamente i dati anagrafici, si creano istruzioni di modifica temporanee. Queste sono tracciabili, possono essere modificate e rimosse con un solo clic.

Se si crea uno scenario manipolando i dati con un software di pianificazione territoriale convenzionale, spesso è difficile vedere l'effetto a colpo d'occhio. Spesso solo gli screenshot e il calcolo manuale delle differenze con una calcolatrice o in un programma come Excel aiutano. Con portatour^®, invece, si ha un confronto diretto del prima e dopo per ogni parametro in ogni area. Inoltre, se lo scenario è composto da diverse misure individuali (per esempio, modificare l'intervallo di visita dei clienti A e dei clienti B in modo diverso), è sufficiente un clic sulla singola misura per disattivarla o attivarla temporaneamente. Puoi vedere l'effetto di questa misura individuale sullo scenario complessivo in pochi secondi.

In molti casi, il software di pianificazione territoriale convenzionale viene utilizzato solo una volta all'anno per vari motivi. Magari perché l'importazione dei dati aggiornati nel software richiede molto tempo, perché solo una persona è in grado di utilizzare il software (e che raramente abbia tempo) o perché il processo di calcolo è lento e richiede molto tempo. In tutti questi casi, l'ottimizzazione comporta molto lavoro manuale e i risultati ottenuti non sono ottimali. Al contrario, l'ottimizzazione del territorio di portatour^® è progettata per un uso più frequente - noi la chiamiamo "ottimizzazione dinamica del territorio". La stessa vita aziendale quotidiana è dinamica, in quanto nel corso dell'anno possono verificarsi eventi pianificati o meno che rendono utile o necessaria un'ottimizzazione (temporanea) del territorio. Si pensi ai rappresentanti che lasciano l'azienda, si assentano per periodi lunghi a causa di una malattia o di un congedo parentale, passano al lavoro part-time o si trasferiscono. Ma anche i cambiamenti nella base clienti (per esempio un aumento o una diminuzione dei clienti) possono avere un impatto permanente o temporaneo. Inoltre, possono verificarsi cambiamenti nella strategia di vendita, come la modifica della frequenza delle visite, il focus su nuovi clienti o l'aumento della durata prevista delle visite per poter presentare e spiegare nuovi prodotti. Se non si reagisce a questi eventi in modo adeguato e tempestivo nella pianificazione del territorio e delle visite, l'efficienza e le vendite diminuiranno.

Il tempo dei rappresentanti costa e quindi è prezioso (vedi l'articolo del blog: Quanto mi costa la forza vendita e perché ha senso la pianificazione di percorso?). Per questo motivo, gli agenti dovrebbero dedicare la maggior parte delle ore di lavoro alle visite ai clienti, e non passarle al volante. Inoltre, bisogna considerare il costo del consumo di carburante, l'usura dei veicoli e, non da ultimo, l'impatto ambientale del chilometraggio non necessario. Ecco perché uno degli obiettivi dell'ottimizzazione del territorio è ridurre i tempi di percorrenza e le distanze. I software convenzionali di pianificazione del territorio di solito supportano questo obiettivo solo in misura limitata, in quanto ottimizzano basandosi su stime imprecise, nel migliore dei casi (vedi "Precisione e qualità"). portatour^® invece effettua una simulazione su percorsi reali, il che permette un'ottimizzazione più realistica possibile. Inoltre, l'applicazione non propone un'unica soluzione, ma fino a 7 proposte che danno priorità alla riduzione dei tempi di percorrenza o all'equilibrio del carico di lavoro. In pochi secondi si può passare da una soluzione all'altra per fare un confronto.

La protezione e la sicurezza dei dati sono questioni importanti per ogni azienda. Da un lato per i requisiti legali (GDPR) e dall'altro per gli interessi economici. Lo standard ISO27001 garantisce il rispetto degli standard di sicurezza delle informazioni e la maggior parte dei produttori di software di pianificazione territoriale non lo soddisfa. Per portatour^®, invece, sia il centro dati che tutti i reparti dell'azienda sono certificati ISO27001. La conformità allo standard viene verificata annualmente da revisori esterni. Inoltre, portatour^® soddisfa anche lo standard ISO27018, destinato specificamente ai fornitori di cloud.

Dal punto di vista della protezione e della sicurezza dei dati, ha senso non trasmettere inutilmente i dati a terzi. Molti produttori di software di pianificazione del territorio utilizzano servizi di terze parti per il funzionamento del software (p.es. Microsoft Azure o Amazon AWS) o per i geoservizi che il software stesso non è in grado di implementare o può farlo solo in modo lento o impreciso (p.es. la geocodifica degli indirizzi tramite Google Maps o il calcolo delle matrici di distanza tramite HERE). portatour^®, al contrario, non trasferisce dati a terzi, infatti, il software è gestito sui nostri server, sui quali sono eseguiti anche tutti i geoservizi.

Secondo il GDPR, i dati delle aziende europee dovrebbero essere elaborati, per quanto possibile, solo all'interno dell'UE. Molti produttori di software di pianificazione territoriale utilizzano direttamente o indirettamente servizi di fornitori negli Stati Uniti, il che significa che i dati lasciano l'Unione Europea. portatour^®, invece, ha tutti i server all'interno dell'UE. Questo è l'unico luogo in cui i dati vengono elaborati.

Le violazioni della protezione dei dati da parte delle aziende europee possono comportare multe elevate. Ecco perché queste dovrebbero lavorare solo con fornitori di servizi informatici che garantiscano la conformità al GDPR. In portatour^®, l'elaborazione dei dati è conforme al GDPR. Siamo lieti di offrire un contratto di elaborazione degli ordini in merito.

La pianificazione strategica del territorio e la pianificazione operativa dei percorsi influiscono molto sull'efficienza della forza vendita. Perciò, ogni azienda con una forza vendita deve affrontare entrambe le questioni per essere e rimanere competitiva. La maggior parte dei produttori di software di pianificazione del territorio non offre una soluzione per la pianificazione quotidiana dei percorsi. Con portatour^®, invece, si hanno entrambi i servizi da un unico fornitore: la pianificazione del territorio e del percorso. Con oltre 15 anni di esperienza e più di 1.500 aziende che hanno già scelto portatour^®, puoi contare sul partner giusto.

La pianificazione del territorio e del percorso vanno di pari passo. Coinvolgono le stesse persone (i rappresentanti di vendita e i loro manager) e gli stessi dati (clienti). Con i fornitori tradizionali, si acquistano due applicazioni diverse per la pianificazione del territorio e degli itinerari. Questo comporta un lavoro a livello informatico e una propensione maggiore all'errore con la sincronizzazione aggiuntiva dei dati. Anche gli utenti faticano di più perché devono imparare due interfacce, di solito molto diverse tra loro. Con portatour^®, la pianificazione del territorio e del percorso sono integrate in un'unica applicazione. Entrambi i moduli accedono allo stesso database con i dati dei dipendenti e dei clienti. L'interfaccia utente ha un design standardizzato per entrambi i servizi ed è quindi facile da imparare.