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Historia de éxito

Hasta tres visitas adicionales al día, menos kilómetros y tres horas menos de trabajo de planificación por semana

Nos ahorramos cada año entre un 15 % y un 18 % en desplazamientos. Además optimizamos nuestro tiempo porque nuestras rutas están planteadas eficientemente y porque también documentamos las visitas directamente sobre la marcha.

Pieter Niemand
Responsable de MIWA
Pieter Niemand

RMI/MIWA y el planificador de rutas portatour®

Sobre RMI/MIWA

MIWA es la asociación sudafricana de talleres de automóviles y la mayor asociación comercial de la Organización de la Industria Minorista del Automóvil (RMI). La tarea de MIWA consiste en ser la voz de los talleres independientes en el mercado postventa y representa a más de 2.500 empresas en todo el país.

MIWA mantiene a sus miembros informados sobre las novedades del mercado de la reparación y las piezas de recambio, siempre en vertiginosa evolución. La asociación también vela por que los vehículos se reparen de acuerdo con determinadas normas, prolongando su vida útil y mejorando su rendimiento para así garantizar la seguridad en las carreteras sudafricanas.

El modelo de negocio de RMI y MIWA se basa principalmente en las cuotas de sus miembros. Por tanto, es crucial fidelizar a los miembros actuales y atraer a otros nuevos. El personal de campo desempeña aquí un papel fundamental para ampliar la cantidad de miembros de la base y así garantizar el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo.

¿Por qué la planificación automática de rutas?

Antes de portatour®, la organización de las actividades de venta diarias era un gran reto para los representantes de campo. Las zonas de venta en Sudáfrica abarcan desde regiones urbanas densamente pobladas hasta zonas rurales, siendo necesario mucho tiempo de conducción para visitar a todos los clientes.

Mantener una buena visión de conjunto de los extensos territorios no era tarea fácil: se necesitaba mucho tiempo y esfuerzo manual para planificar rutas eficientes y preparar la visita de cada cliente de forma individual, con lo que el personal de campo pasaba tres horas o más cada semana planificando las rutas. A pesar de esta elaborada planificación, realizaban rutas excesivamente largas, pasaban la mayor parte del tiempo al volante y no conseguían visitar a todos los clientes en los intervalos deseados. Así que llegó la hora de digitalizar la planificación de rutas.

Siempre nos sentábamos los viernes para planificar las rutas de la semana siguiente y primero teníamos que decidir qué clientes queríamos visitar. Pero crear una planificación adecuada también implicaba encontrar informes de visitas anteriores sobre los clientes seleccionados y leer todo este material a fondo.

Peter von Mosseveld, Representante para la Región Este

Implantando portatour®: una transición cómoda hacia la planificación digital de rutas

En esta evolución digital, Pieter Niemand y su equipo compararon diferentes proveedores y portatour® ofrecía la combinación perfecta de optimización de viajes y funcionalidades de CRM.

La transición del lápiz y el papel a una solución digital fue perfecta: después de tres reuniones de dos horas, todos los datos se cargaron en portatour® y el personal de campo estaba formado y listo para empezar.

En el transcurso de las primeras semanas, se dieron los últimos retoques a la configuración para que el personal de campo tuviera a mano en portatour® toda la información relevante sobre sus afiliados.

Y es que portatour® es muy fácil de usar. Creo que todo el mundo puede arreglárselas bien con esta herramienta, incluso si no es especialmente experto en tecnología.

Madoda Sonwabo, Representante para Johanesburgo

El apoyo del equipo de portatour® fue excelente tanto antes como después de la compra. Aunque se trataba de una solución SaaS, pudimos adaptar la herramienta a nuestras necesidades individuales y todo ha funcionado a la perfección.

Pieter Niemand, Responsable de MIWA

El día a día con portatour® : todo a mano y disfrutando de una planificación simplificada

Hoy, los representantes de campo ya no tienen que luchar con las hojas de cálculo de Excel porque pueden ver sus rutas diarias directamente en sus smartphones gracias a una solución mucho más práctica y fiable. portatour® supuso un importante punto de inflexión en su trabajo diario: en lugar de tres horas, ahora sólo hay que pulsar un botón para planificar la ruta de la semana siguiente. Al hacerlo, portatour[®también tiene en cuenta los intervalos de visita individuales de cada cliente.

Las horas que pasábamos antes buscando informes sobre la última visita también son historia: el historial completo de cada cliente está ahora disponible en nuestros móviles cuando lo necesitamos.

Ahora tenemos toda la información que necesitamos en nuestro móvil y ya no es necesario pasar por la oficina para planificar e imprimir el programa semanal. Esto nos da mucho más tiempo para cuidar a los miembros ya existentes y para captar a otros nuevos.

Brione Schoeman, Representante de la Región Oeste

Una buena preparación deja una impresión muy profesional en los clientes, quienes se sienten valorados y escuchados, con lo que mejora aún más nuestra imagen. Ésta se caracteriza principalmente por la confianza y por dar un servicio de calidad. Y es que el cliente necesita experimentar las ventajas de estar afiliado a RMI. Con portatour® podemos ofrecer este servicio orientado a la excelencia.

Pieter Niemand, Responsable de MIWA

Ventajas: Más visitas a clientes, menos kilómetros y más apoyo en el día a día del trabajo de campo

Además del enorme ahorro de tiempo, portatour® también ha tenido un impacto en la propia empresa. Las cifras hablan por sí solas: según la zona, ahora es posible realizar de una a tres visitas adicionales al día. Esto significa que los seis agentes con portatour® gestionan un total de unas 2.500 visitas adicionales al año.

portatour® planifica rutas optimizadas para los clientes adecuados, es decir, aquellos que hay que visitar sí o sí, y además reduce los desplazamientos. A lo largo del año, permite reducir entre un 15 % y un 18% los kilómetros recorridos, lo que tiene un impacto muy positivo en las cifras. Esto supone un atractivo ahorro de costes y permite al personal de campo visitar más clientes al día. También se cumplen sin problemas los intervalos de visita individuales de todos los clientes.

portatour® programa a los clientes de forma geográficamente optimizada. Así es posible realizar más visitas porque proporciona todas las direcciones y detalles en tiempo real. Ya no tiene que buscar en Google y escribir las direcciones manualmente. Esto nos ha facilitado mucho el trabajo de campo diario y nos ahorra unos 15 minutos entre cada visita.

Prinola Govender, Representante de la Región KZN

Un reto adicional en Sudáfrica son los frecuentes cortes de electricidad. Antes de portatour®, el personal de campo veía interrumpido su trabajo con frecuencia y tenían que esperar a que los servidores de la oficina central volvieran a estar en línea para poder seguir trabajando.

Con portatour® esto es agua pasada: ahora tenemos toda la información necesaria al alcance de la mano en el móvil. Esto nos ayuda mucho porque siempre estamos en línea y podemos apoyar a todos los miembros que buscan una recomendación o un taller.

Marcia Modiba, Representante de la Región Norte

Incluso en los tiempos difíciles del COVID-19, portatour® fue crucial para MIWA. La pandemia tuvo un gran impacto en las actividades comerciales de RMI.

Nos hemos adaptado muy bien a la difícil situación por el COVID 19. portatour®, como nuestro planificador de rutas y sistema CRM, ha sido y sigue siendo una gran ayuda para seguir ofreciendo un servicio de alta calidad a nuestros afiliados. portatour® es nuestro asistente personal, que trabaja para nosotros las 24 horas del día, tanto en línea como en ruta.

Pieter Niemand, Responsable de MIWA