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Erfolgsgeschichte

Bis zu 3 zusätzliche Besuche pro Tag, weniger Kilometer und 3 Stunden weniger Planungsaufwand pro Woche

Wir sparen jährlich zwischen 15 und 18% an Kilometern ein. Zusätzlich gewinnen wir viel Zeit, weil wir effizientere Touren fahren und die Besuche direkt unterwegs dokumentieren.

Pieter Niemand
MIWA Verbandsleitung
Pieter Niemand

RMI/MIWA und der portatour® Tourenplaner

Über RMI/MIWA

MIWA ist der südafrikanische Verband der Kfz-Werkstätten und der größte Handelsverband der Retail Motor Industry Organisation (RMI). Er dient als Sprachrohr für unabhängige Werkstätten auf dem Ersatzteilmarkt und vertritt landesweit mehr als 2.500 Unternehmen.

MIWA hält seine Mitglieder über neue Entwicklungen auf dem schnelllebigen Reparatur- und Ersatzteilmarkt auf dem Laufenden. Der Verband stellt auch sicher, dass Fahrzeuge nach gewissen Standards repariert werden. Dadurch halten sie länger, bringen bessere Leistung und sorgen so für Sicherheit auf den Straßen Südafrikas.

Das Geschäftsmodell von RMI und MIWA basiert hauptsächlich auf Mitgliedsbeiträgen. Die Bindung bestehender und Gewinnung neuer Mitglieder sind deshalb entscheidend. Die Außendienstmitarbeiter spielen eine zentrale Rolle bei der Erweiterung der Mitgliederbasis, um langfristiges Wachstum und Nachhaltigkeit zu gewährleisten.

Warum automatische Tourenplanung?

Vor portatour® war die Organisation der täglichen Vertriebstätigkeiten eine große Herausforderung für die Außendienstmitarbeiter. Die Verkaufsgebiete in Südafrika reichen von dicht besiedelten städtischen Regionen bis hin zu ländlichen Gegenden. Das bedeutet sehr viel Fahrzeit, um alle Kunden zu besuchen.

Einen guten Überblick über die weitläufigen Gebiete zu behalten war keine leichte Aufgabe. Es kostete viel Zeit und manuellen Aufwand, effiziente Touren zu planen und sich auf jeden Kundenbesuch individuell vorzubereiten. Die Außendienstmitarbeiter verbrachten jede Woche drei Stunden oder mehr mit der Routenplanung. Trotz dieser aufwendigen Planung fuhren sie übermäßig lange Strecken, saßen den Großteil ihrer Zeit hinter dem Lenkrad und schafften es nicht, alle Kunden in den gewünschten Intervallen zu besuchen. Es war höchste Zeit, die Tourenplanung zu digitalisieren.

Wir saßen immer freitags an der Tourenplanung für die nächste Woche und mussten zunächst einmal entscheiden, welche Kunden wir besuchen wollten. Zu einer ordentlichen Planung gehörte aber auch, vergangene Besuchsberichte zu den ausgewählten Kunden herauszusuchen und alles gründlich durchzulesen.

Peter von Mosseveld, Verbandsvertreter Region Ost

Einführung von portatour®: Nahtloser Übergang zur digitalen Tourenplanung

Pieter Niemand und sein Team verglichen verschiedene Anbieter miteinander. portatour® bot die perfekte Kombination aus Tourenoptimierung und CRM-Funktionalitäten.

Der Übergang von Stift und Papier zu einer digitalen Lösung war nahtlos. Nach drei zwei-stündigen Meetings waren alle Daten in portatour® hochgeladen und die Außendienstmitarbeiter eingeschult und startklar.

Im Laufe der ersten Wochen wurde der Konfiguration noch der letzte Feinschliff verpasst, sodass die Außendienstmitarbeiter alle relevanten Informationen über ihre Mitglieder griffbereit in portatour® auf ihrem Smartphone hatten.

portatour® ist sehr benutzerfreundlich. Ich denke, jeder kommt mit diesem Tool gut zurecht – auch, wenn man nicht besonders technikaffin ist.

Madoda Sonwabo, Verbandsvertreter Johannesburg

Der Support des portatour® Teams war sowohl vor als auch nach dem Kauf ausgezeichnet. Obwohl es eine SaaS-Software ist, konnten wir das Tool auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen. Es hat alles einwandfrei funktioniert.

Pieter Niemand, MIWA Verbandsleitung

Alltag mit portatour®: Guter Überblick und einfache Planung

Heute müssen sich die Außendienstmitarbeiter nicht mehr mit Excel-Tabellen herumschlagen. Sie können ihre täglichen Routen direkt auf ihren Smartphones einsehen. Das ist eine viel praktischere und verlässlichere Lösung. portatour® brachte einen bedeutenden Wendepunkt in ihrem Arbeitsalltag. Statt drei Stunden braucht es jetzt nur noch einen Knopfdruck, um die Route für die kommende Woche zu planen. Dabei berücksichtigt portatour® auch die individuellen Besuchsintervalle jedes einzelnen Kunden.

Das stundenlange Zusammensuchen der letzten Besuchsberichte ist auch Geschichte. Die gesamte Historie zu jedem Kunden ist nun jederzeit auf ihren Smartphones verfügbar.

Wir haben jetzt alle nötigen Informationen auf unserem Smartphone – kein Grund mehr, im Büro vorbeizufahren, um zu planen und die Wochenplanung auszudrucken. So haben wir viel mehr Zeit, um uns um bestehende Mitglieder zu kümmern und neue zu gewinnen.

Brione Schoeman, Verbandsvertreterin Region West

Gute Vorbereitung hinterlässt bei den Kunden einen sehr professionellen Eindruck. Sie fühlen sich wertgeschätzt und gehört. Ein gutes Image ist sehr wichtig. Es wird hauptsächlich durch Vertrauen und einen hochwertigen Service definiert. Der Kunde muss die Vorteile einer RMI-Mitgliedschaft erleben. Mit portatour® können wir diesen hervorragenden Service bieten.

Pieter Niemand, MIWA Verbandsleitung

Benefits: Mehr Kundenbesuche, weniger Kilometer und eine große Hilfe im Außendienstalltag

Abgesehen vom enormen Zeitgewinn hatte portatour® auch Auswirkungen auf das Unternehmen selbst. Die Zahlen sprechen für sich: Je nach Gebiet sind jetzt ein bis drei zusätzliche Besuche pro Tag möglich. Das bedeutet, dass die sechs Vertreter mit portatour® insgesamt etwa 2.500 zusätzliche Besuche pro Jahr schaffen.

portatour® plant optimierte Routen zu den richtigen Kunden, nämlich jenen, die für einen Besuch fällig sind, und minimiert obendrein noch die Fahrtzeiten. Im Laufe des Jahres werden so zwischen 15 und 18% weniger Kilometer zurückgelegt, was äußerst positive Auswirkungen auf die Zahlen hat. Das führt zu attraktiven Kosteneinsparungen und ermöglicht den Außendienstmitarbeitern, mehr Kunden pro Tag zu besuchen. Dabei werden auch die individuellen Besuchsintervalle aller Kunden problemlos eingehalten.

portatour® plant die Kunden geographisch optimiert ein. So sind mehr Besuche möglich, weil es uns auch alle Wegbeschreibungen und Details in Echtzeit liefert. Man muss nicht mehr googeln und Adressen manuell eintippen. Das hat uns den Außendienstalltag sehr erleichtert und spart uns zwischen jedem einzelnen Besuch etwa 15 Minuten.

Prinola Govender, Verbandsvertreterin Region KZN

Eine zusätzliche Herausforderung in Südafrika sind die häufigen Stromausfälle. Vor portatour® wurden die Außendienstmitarbeiter oft in ihrer Arbeit unterbrochen. Sie mussten warten, bis die Server in der Zentrale wieder online waren, bevor sie weiterarbeiten konnten.

Mit portatour® ist das Schnee von gestern: Ich habe alle nötigen Informationen griffbereit auf meinem Smartphone. Das hilft uns sehr, weil wir jederzeit online und in der Lage sind, alle Mitglieder zu unterstützen, die nach einer Empfehlung oder einer Werkstatt suchen.

Marcia Modiba, Verbandsvertreterin Region Nord

Auch in den schwierigen Zeiten, als Covid-19 ausbrach, war portatour® von entscheidender Bedeutung für MIWA. Die Pandemie hatte enorme Auswirkungen auf die Geschäftsaktivitäten von RMI.

Wir haben uns sehr gut an die herausfordernde Covid-19-Situation angepasst. portatour® als unser Routenplaner und CRM-System war und ist uns immer noch eine große Hilfe, um unseren Mitgliedern weiterhin hochqualitativen Service bieten zu können. portatour® ist unser persönlicher Assistent, der für uns 24/7 online und unterwegs im Einsatz ist.

Pieter Niemand, MIWA Verbandsleitung