Ohne portatour® hätten zwei unserer neuen Mitarbeiter ernsthaft überlegt, ob sie überhaupt bleiben. Jetzt sind sie voll motiviert – und wir arbeiten endlich effizient.
Stephan Riffel,
Vertriebsleiter
Die Sigma Elektro GmbH mit Sitz in Neustadt an der Weinstraße ist seit Jahrzehnten ein fester Begriff für innovative Fahrradzubehör-Produkte und hier besonders im Bereich der Fahrradbeleuchtung. Sigma steht für Verlässlichkeit, intelligentes Produktdesign und eine klare Ausrichtung auf die Bedürfnisse von Radfahrern weltweit. Unter dem Motto "Simple. Safe. Smart Cycling." vertreibt Sigma ein breites Sortiment an Zubehörartikeln, mit denen sowohl Hobbyradler als auch Profis sicher und effizient unterwegs sind.
Stephan Riffel ist Vertriebsleiter im Außendienstbereich bei Sigma. Nach knapp zwei Jahrzehnten bei einem anderen Unternehmen wechselte er zu Sigma – und brachte dabei nicht nur umfassende Branchenerfahrung mit, sondern auch eine klare Vision: Vertriebsarbeit darf kein Zufallsprodukt sein. Als jemand, der portatour® bereits aus seiner früheren Tätigkeit kannte, war für ihn schnell klar, dass dieses Tool der Schlüssel zum Erfolg sein wird.
Sigma ist im Prinzip der Erfinder des Computers, seit vielen Jahren in der Branche unterwegs, dann auch in den Bereich Fahrradbeleuchtung eingestiegen.
Stephan Riffel, Vertriebsleiter
Stephan Riffel machte sich gleich zu Beginn seiner Tätigkeit bei Sigma durch Mitfahrten, Gespräche und Analysen ein umfassendes Bild vom Außendienst. Was er vorfand, war typisch für viele mittelständische Vertriebe: individuelle Tourenplanung ohne zentrale Steuerung, dokumentiert auf Excel-Listen oder nach Bauchgefühl entschieden.
"Die Kollegen setzten sich freitags hin, schauten in ihre Kundenlisten und überlegten: Wo fahre ich nächste Woche hin?", erzählt Riffel, wie es vor der Einführung von portatour® war. Eine professionelle Strategie, etwa zur Priorisierung von A-Kunden oder zur regelmäßigen Betreuung umsatzstarker Standorte, war kaum erkennbar. Der Außendienst agierte weitgehend autonom – was zwar Freiheiten bot, aber auch zu Ineffizienz und Ungleichverteilung führte.
Mit rund 3.000 zu betreuenden Kunden war für Riffel klar: Hier muss ein intelligentes System her, das Touren effizient plant, vorhandene Zeit sinnvoll nutzt und Reporting sowie Auslastung nachvollziehbar macht. portatour® war dafür die ideale Wahl – sowohl aus fachlicher Sicht als auch auf Basis seiner bisherigen Erfahrung.
Es war mehr oder weniger ein Zufallsprodukt. Es wurde über Listen dokumentiert, wer wann wohin fährt. Effizienz oder eine strategische Planung gab es im Außendienst praktisch nicht.
Stephan Riffel, Vertriebsleiter
Die Veränderungen seit der Einführung von portatour® sind gravierend und nachhaltig positiv. Fünf Außendienstmitarbeiter sparen beispielsweise wöchentlich rund einen halben Tag, da die Tourenplanung nun automatisiert erfolgt. Dazu kommen 25 % weniger an Kilometern und Fahrzeit, da die Touren deutlich effizienter sind als früher. Weniger Leerlauf, besser getaktete Kundenbesuche – ein Gewinn für Umwelt, Zeitmanagement und Betriebskosten.
Doch auch die Kundenbetreuung ist jetzt besser. portatour® berücksichtigt Besuchsfrequenzen, Öffnungszeiten und geographische Lage – so gerät kein Kunde mehr aus dem Blick. Besonders in saisonalen Hochzeiten – etwa vor Ostern oder zur Lichtsaison im Herbst – kann sich der Außendienst gezielt auf umsatzstarke Kunden fokussieren. Die Möglichkeit, Kunden zu markieren und für Touren vorzumerken, ist Gold wert: "Das war für alle im Team ein Gamechanger."
Wir sparen jetzt pro Mitarbeiter etwa einen halben Tag pro Woche bei der Planung. Insgesamt sparen wir also etwa 2,5 Tage pro Woche – das ist enorm.
Stephan Riffel, Vertriebsleiter
Ein weiterer augenöffnender Moment war die erste Gebietsoptimierung mit portatour®. Vorher war die Kundenverteilung oft das Ergebnis zufälliger Entwicklungen: "Man schaute, wo ein Mitarbeiter wohnt – und dann wurde mal geschoben", erklärt Riffel. Als man die realen Daten in portatour® importierte, zeigte sich deutlich: Die Auslastung war völlig unausgewogen.
Ein Mitarbeiter war mit über 200 % Auslastung weit überfordert, während andere nur bei 42 % lagen. Mit der Gebietsoptimierung von portatour® ließ sich diese Schieflage schnell und transparent beheben. Zunächst skeptisch, zeigten sich auch erfahrene Mitarbeiter nach kurzer Zeit begeistert: strukturierte Gebiete, klare Verantwortlichkeiten, fair verteilte Besuchsfrequenzen. Die positive Wirkung auf Motivation und Teamdynamik war spürbar.
Nach der Optimierung kamen die Außendienstmitarbeiter selbst und sagten: "Mein Gebiet ist jetzt viel strukturierter und besser."
Stephan Riffel, Vertriebsleiter
Die Einführung von portatour® verlief bei Sigma reibungslos und unkompliziert. Da ein ERP-Systemupdate noch ausstand, entschied man sich zunächst für den Standalone-Betrieb mit manuellem Import/Export – eine bewusste Entscheidung, die den Rollout vereinfachte.
Die technische Umsetzung und Konfiguration erfolgten in enger Zusammenarbeit mit dem portatour®-Team. Innerhalb von zwei Wochen war das System einsatzbereit – samt Datensatz, Schulung und produktivem Einsatz. "Angenehm, effizient, absolut problemlos", fasst Stephan Riffel den Prozess zufrieden zusammen.
Die Implementierung war total einfach. Innerhalb von zwei Wochen war alles erledigt, gemeinsam mit portatour® – absolut angenehm und problemlos.
Stephan Riffel, Vertriebsleiter
Ein Tool ist nur so gut wie seine Akzeptanz im Team – und genau hier punktet portatour® besonders stark. Obwohl zwei der Außendienstmitarbeiter schon viele Jahre im Beruf stehen, war der Widerstand nur kurzlebig. "Einer sagte anfangs: Das funktioniert bei mir nicht – drei Wochen später war er der aktivste Nutzer", lacht Riffel.
Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend, Schulungen waren kaum nötig. Die intuitive Bedienung, eine klar strukturierte Kartenansicht, farbliche Markierungen für dringende Besuche und die flexible Gestaltung von Besuchsberichten überzeugen auf ganzer Linie – besonders auch die "Digital Natives" im Team, die ihre Tätigkeit ab Tag 1 mit portatour® gestartet haben.
Nach zwei Wochen kam vom skeptischsten Kollegen zurück: "Nee, das läuft super, ich brauche keine weitere Schulung mehr. Das System ist selbsterklärend." Die Jüngeren haben sofort gesagt: "portatour® ist ein Game Changer!"
Stephan Riffel, Vertriebsleiter
Neben der bereits vorhandenen Erfahrung gab es laut Stephan Riffel noch weitere Gründe für die Entscheidung: "Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist top und man verfügt über flexible Reporting- und Planungstools. Dazu kommt die schnelle Implementierung, die hohe Benutzerfreundlichkeit und eine exzellente Usability", schildert Riffel. Zudem konnten bestehende Kontakte aus der Branche die positiven Erfahrungen mit portatour® bestätigen. Der Rückhalt in der Geschäftsführung war nach einer kurzen Vorstellung des Tools ebenfalls sofort da: "Die Vorteile waren einfach zu offensichtlich."
Mit portatour® hat Sigma Elektro GmbH nicht nur ein Planungstool, sondern eine echte Vertriebsplattform gewonnen. Von effizienter Tourenplanung über strukturiertes Reporting bis hin zur fairen Gebietsauslastung bietet portatour® alles, was ein moderner Außendienst braucht. Zeitersparnis, Motivation und Transparenz sind die klaren Resultate. Für Stephan Riffel ist klar: "Ohne portatour® wären wir heute nicht da, wo wir sind. Es hat unsere Arbeit im Außendienst nicht nur verbessert – es hat sie neu definiert."
Ohne portatour® hätten zwei unserer neuen Mitarbeiter ernsthaft überlegt, ob sie überhaupt bleiben. Jetzt sind sie voll motiviert – und wir arbeiten endlich effizient.
Stephan Riffel, Vertriebsleiter
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