Dank portatour® können wir unsere Anforderungen im Außendienst schnell in die Realität umsetzen und erhalten optimierte Ergebnisse auf Knopfdruck.
Jonas Gronau,
Sr. Sales Operations Manager
HOLY ist die pulverbasierte Alternative zu klassischen Softdrinks. Online hat die Marke bereits über zwei Millionen treue Kunden gewonnen. Seit dem Einstieg in den stationären Handel ist HOLY heute in einem Großteil des deutschen Lebensmitteleinzelhandels vertreten.
Im Regal stehen aktuell HOLY Energy und HOLY Hydration. Im nächsten Jahr folgen mit HOLY Iced Tea und HOLY Milkshake zwei weitere Produktlinien. Hinter der Expansion steht ein dynamisches Team von über 100 Mitarbeitenden – davon 25 im Retail-Kernteam und 15 im Außendienst.
Jonas Gronau, Sr. Sales Operations Manager bei HOLY, verantwortet die operativen Abläufe vom Order Management bis zum B2B-Support. Außerdem betreut er das Fleet Management inklusive der gebrandeten HOLY-Fahrzeuge, die regelmäßig für Aufmerksamkeit bei Handelspartnern sorgen.
Mit HOLY wollen wir die Welt der Softdrinks revolutionieren und verbinden vollen Geschmack mit gutem Gewissen nach dem Motto: Zero Zucker, Zero Bullsh*t. Heute sind wir bereits in gut der Hälfte aller deutschen Lebensmitteleinzelhändler vertreten, aber wir haben noch viel vor.
Jonas Gronau, Sr. Sales Operations Manager
Schon in den ersten Retail-Schritten zeigte sich: Manuelle Tourenplanung lässt sich nicht skalieren. Sobald mehrere hundert Märkte mit unterschiedlichen Prioritäten, Intervallen und Terminen betreut werden müssen, wachsen Komplexität und Fehleranfälligkeit rasant.
HOLY setzte von Beginn an auf ein Setup, das mitwächst, flexibel auf neue Händlerfokusse reagiert und dem Außendienst eine klar strukturierte Woche liefert. Die Frage war also nicht, ob ein Tool gebraucht wird, sondern welches.
Mit portatour® fand HOLY eine Lösung, die Intervalle, Marktgruppen und kurzfristige Aktionen zuverlässig abbildet – bei minimalem Aufwand für den Außendienst. Der Vertrieb startete direkt mit portatour® und umging damit von Anfang an Umwege über Excel-Tabellen oder manuelle Planungslogiken.
Wir haben sehr, sehr früh festgestellt, dass das eigentlich nicht skalierbar ist, Tourenplanung händisch durchzuführen.
Jonas Gronau, Sr. Sales Operations Manager
Die Einführung von portatour® verlief laut Jonas Gronau reibungslos und zügig. Anfangs wurden Märkte teilweise händisch angelegt, bevor mit der Händlerdatenbasis der Stammdatensatz vervollständigt werden konnte. In den Schulungen mit dem portatour® Team lag der Fokus weniger auf der Bedienung des Tools, sondern auf der Planungslogik: sinnvolle Besuchsintervalle, realistische Tagesziele, Händlergruppen und Startparameter für die wöchentliche Planung.
Für die Gebietsoptimierung nahm sich HOLY bewusst Zeit, um die Parameter präzise einzustellen. Das Account Management von portatour® unterstützte eng, half bei der Datenbereinigung und brachte bewährte Vorgehensweisen ein. Das Ergebnis: schnelle Einsatzfähigkeit und hohe Akzeptanz beim Außendienst – insbesondere bei Quereinsteigern, die die intuitive Bedienung schätzen.
Es ist eine sehr angenehme Zusammenarbeit. Wir wurden seit Tag 1 tatkräftig durch unser Account Management unterstützt. Das läuft wirklich top.
Jonas Gronau, Sr. Sales Operations Manager
Während die automatische Tourenplanung längst zum Alltag gehört, führt HOLY die Gebietsoptimierung Schritt für Schritt ein. In der Aufbauphase entstanden teils über-große Gebiete mit 500 bis 700 Märkten – eine operativ nicht schaffbare Herausforderung. Lange Anfahrten, wenige Besuche pro Tag und schwer einzuhaltende Intervalle waren die Folge.
Mit portatour® Territory Optimization kann HOLY heute verschiedene Szenarien simulieren und sofort sehen, wie sich Änderungen auf Auslastung, Wegezeiten und Besuchsintervalle auswirken – ohne manuelle Vergleiche oder Postleitzahlen-Exporte.
Ein besonderer Vorteil der Gebietsplanung Software ist die Heimatort-Eignung: Sie zeigt, wo neue Mitarbeitende idealerweise wohnen sollten, um ein Gebiet effizient zu betreuen. HOLY nutzt diese Funktion bereits, um Stellenausschreibungen gezielter auszurichten.
Eine Gebietsoptimierung selbstständig durchzuführen ist quasi unmöglich. So viele Variablen, die man einbringen müsste. Dafür ist portatour® Territory Optimization die optimale Lösung.
Jonas Gronau, Sr. Sales Operations Manager
portatour® erstellt auf Basis der vom Innendienst definierten Intervalle, Händlergruppen und Prioritäten die „perfekte Woche“ auf Knopfdruck. Für den Außendienst bedeutet das: iPad öffnen, Planen tippen, losfahren. Fällt ein Termin aus, genügt eine Neuberechnung und der nächste passende Markt rutscht automatisch in den Tag.
HOLY schätzt außerdem die Flexibilität des Systems: benutzerdefinierte Felder im Berichtswesen, Bild-Uploads, Filterfunktionen und Module, die sich mit der Organisation weiterentwickeln lassen. So entsteht eine stabile Planungsbasis, die Geschwindigkeit, Konsistenz und Transparenz in einem dynamischen Retail-Setup sicherstellt.
Als Administrator ist portatour® sehr intuitiv zu bedienen. Wir können unsere Anforderungen im Außendienst schnell in die Realität umsetzen und erhalten optimierte Ergebnisse auf Knopfdruck. Das macht portatour® für uns die beste Lösung für Tourenplanungen und Gebietsoptimierungen.
Jonas Gronau, Sr. Sales Operations Manager
„Vorher/nachher“-KPIs gibt es naturgemäß kaum – HOLY startete im Handel direkt mit portatour®. Dennoch sind die Effekte deutlich spürbar: Der Planungsaufwand ist im Vergleich zu anderen Lösungen deutlich geringer. Besuchsintervalle und Händlerprioritäten werden konsequent eingehalten, ausgefallene Termine verursachen keine Lücken mehr.
Mit der Gebietsoptimierung entstehen realistische Tagesziele und ausgewogene Workloads. Neue Kollegen, Regionen oder Händlercluster lassen sich schnell onboarden, ohne die Logik neu zu erfinden. Der Innendienst steuert und optimiert, während der Außendienst sich voll auf die Märkte konzentrieren kann.
Ich habe von keinem Kollegen jemals gehört, dass er sich lange Zeit irgendwo mit der Planung seiner Touren beschäftigen muss. Die hohe Zufriedenheit, die herrscht, ist, glaube ich, das größte Lob.
Jonas Gronau, Sr. Sales Operations Manager
Telefonisch erreichbar von Mo-Fr, 9-17h MEZ
