Além das principais melhorias descritas acima, a atualização apresenta as seguintes outras melhorias:

Explicação dos símbolos na lista de clientes

Símbolos relevantes para o planejamento são frequentemente exibidos na lista de clientes. Para que os novos usuários do portatour® não tenham que procurar o seu significado na ajuda online, também são exibidos agora na página de detalhes do cliente. Um único clique é suficiente para abrir a descrição.

Melhoria da aparência do mapa para geocodificação

Ao inserir ou editar um endereço, o mapa correspondente na janela tem agora uma aparência aprimorada para fazer melhor uso do espaço. Você encontrará os botões de zoom no canto superior esquerdo. O botão “GPS” para capturar as coordenadas da sua posição atual encontra-se no canto superior direito com o símbolo da mira.

Entrada facilitada de horários de trabalho e de funcionamento

Se você editar o horário de funcionamento de um cliente, você pode simplesmente copiar o horário de um dia para os dias abaixo. Um único clique na seta para baixo é suficiente para que o horário de funcionamento do dia seja copiado para o dia seguinte onde os horários são atualmente diferentes.

Exemplo: Para alterar o horário de funcionamento de cada dia útil para 10h-12h e 14h-16h, insira estes horários apenas na segunda-feira e depois clique quatro vezes nas setas para baixo. Desta forma, estes horários também serão inseridos para terça, quarta, quinta e sexta-feira.

Como de costume, um clique na lixeira exclui o horário de funcionamento de um dia.

A mesma funcionalidade está agora também disponível na edição do horário de trabalho.

Aplicativos de navegação: Uso de endereço ou geoposição

Além da configuração existente para determinar qual aplicativo de navegação deve ser iniciado quando você clica no botão “Navegação” no portatour®, agora você também pode definir se o endereço ou a geoposição do cliente deve ser enviado para o aplicativo de navegação. Se você mantiver as geoposições no portatour® com precisão, pode ser vantajoso usá-las.

Observe que nem todos os aplicativos de navegação são compatíveis ambos os modos. O portatour® selecionará outro modo automaticamente, se necessário.

Novo formato de exportação: “Excel com tabela de dados”.

Este novo formato de exportação para o Excel difere do formato anterior na medida em que os dados na planilha são marcados e formatados como uma “tabela de dados”.

O novo formato também está disponível ao exportar através da API se você especificar o parâmetro format=xlsxtable na URL. Esse formato é útil, por exemplo, se os dados exportados tiverem de ser processados automaticamente usando o Microsoft Flow.

Desejamos a você sucesso nas operações com esta atualização e aguardamos seus comentários via feedback@portatour.com.

Novo botão “zoom inteligente” no mapa

Além dos botões de zoom “+” e “-“, encontrará um terceiro botão no canto superior esquerdo, que alterna entre partes importantes do mapa, incluindo o nível de zoom:

• Normalmente, este botão mostra toda a sua área de atendimento, ou seja, você visualiza todos os seus clientes de uma vez.
• Se tiver clientes sem intervalo de atendimento (exibidos em cinza) que se encontrem fora da sua área principal, este botão alterna entre a área principal (ou seja, todos os clientes com intervalo de atendimento) e a área total (incluindo todos os clientes exibidos em cinza). O novo trecho padrão, que aparece quando o mapa é aberto, cobre a área principal.
• Se você olhar o roteiro de atendimento no mapa e, além disso, também quiser exibir todos os outros clientes, o novo botão alterna entre o roteiro e a visão geral de todos os clientes.

Melhor exibição de relatórios sem horário no calendário

Quando os relatórios de atendimento eram salvos apenas com a data mas sem a hora, eram exibidos lado a lado no calendário semanal no início do dia. A partir de agora, estes relatórios são listados um abaixo do outro, o que melhora significativamente a legibilidade:

A classificação é feita alfabeticamente por assunto, incluindo símbolo.

Nova maneira de inserir horários e durações

Desde a atualização de julho, horas e minutos podem ser selecionados juntos mais rapidamente em uma caixa de seleção na janela de compromissos. Esta caixa de seleção pode agora ser encontrada em muitos lugares do portatour® onde você insere as horas. Ao clicar no ícone do teclado, você pode inserir horas e minutos separadamente, por exemplo, para a inserção exata de minutos.

Adicionalmente, desde a atualização de julho, o portatour® exibe durações de mais de uma hora em horas e minutos para melhor legibilidade. Em vez de, por exemplo, “105 min”, é exibido “1 h 45 min”. Este novo tipo de exibição é agora implementado em todo o portatour®. Além disso, a inserção de longos períodos de tempo separados por horas e minutos agora é possível.

Novas maneiras de limpar relatórios antigos

Na janela de limpeza de relatórios, o portatour® oferece a possibilidade de excluir relatórios antigos. Era assegurado que, para cada cliente, pelo menos o último relatório de atendimento permaneça, independentemente da sua antiguidade. Agora, você pode optar por preservar não apenas o último, mas os últimos dois ou até mesmo três relatórios por cliente, independentemente da antiguidade desses relatórios.

Aumento do limite de chamadas de acesso para calendários compartilhados

Se você assinou o seu calendário portatour® em outros calendários, como o Outlook usando o compartilhamento de calendário, havia um limite de 100 chamadas de calendário por dia. Introduzimos o caching inteligente, que aumenta este limite para 500 chamadas a partir de agora. Isto permite que o calendário de um usuário seja facilmente assinado por várias pessoas sem o risco de alcançar o limite de chamadas de acesso.

Novo modo de atualização ao importar “Última data de atendimento” dos clientes

Além de “Manter” e “Sobrescrever”, o novo modo de atualização “Sobrescrever se maior” está disponível. Este novo modo faz sentido se você documenta atendimentos não apenas no portatour® mas também em outros sistemas (por exemplo, um CRM) e transferir regularmente dados de clientes para o portatour®.

Dependendo se a data do último atendimento ao cliente no arquivo de importação for mais recente da no portatour®, a data do último atendimento pode ser sobrescrita ou mantida. Isso é avaliado individualmente para cada cliente importado.

Este novo modo de atualização também evita que a data do último atendimento seja erroneamente establecida para uma data mais antiga através de uma importação.

Manual API aprimorado

Se você é administrador de uma conta corporativa do portatour® Anywhere, o manual online aprimorado do API (=interface de programação para importação e exportação automática) está agora disponível. Entre outras coisas, tem um novo índice e uma estrutura mais clara do conteúdo. Você pode acessar o manual nas Opções do portatour® em “API” ou diretamente através do link https://my.portatour.net/a/Docs/APIManual . A propósito, agora você também pode encaminhar este link para a equipe de suporte de TI que não tem acesso ao portatour® , o que quer dizer que um login no portatour® não é mais necessário para ler o manual.

Com a atualização de hoje, fizemos pequenas mas significativas melhorias em muitos recursos do portatour® para torná-lo ainda mais fácil de usar, além de levar você ao resultado desejado com menos cliques.

Desejamos a você sucesso nas operações com esta atualização e aguardamos seus comentários via feedback@portatour.com.

Aprimoramentos na inserção de compromissos

• Em vez da duração do compromisso, a hora final é agora selecionada em uma lista. A duração resultante é exibida como informação adicional. Para inserir horas e minutos separadamente, basta clicar no ícone do teclado.

Nova exibição e inserção de longas durações

• A partir de agora, as durações de mais de uma hora são exibidas separadamente em horas e minutos, por exemplo, “105 minutos” é agora exibido como “1 h 45 min”.
• Ao clicar no ícone do teclado, você pode inserir as horas e minutos separadamente.

Aprimoramentos nos relatórios de atendimento

• A hora inicial e final do relatório pode agora ser obtida diretamente a partir do compromisso concluído ou da sugestão de atendimento. Basta clicar no ícone […] para aceitar as horas.

• O campo “lembrete” está agora sempre na parte inferior do relatório de atendimento, uma vez que o campo se refere ao próximo atendimento ao cliente. Para facilitar o reconhecimento, também tem o título “próximo atendimento”.

Aprimoramentos no mapa

• Quando você exibe o roteiro de atendimento no mapa, um único clique no novo botão à esquerda da seleção do dia é suficiente para exibir simultaneamente as rotas diárias para toda a semana. Os dias individuais podem ser mostrados e ocultos novamente simplesmente clicando neles.

Aprimoramentos no calendário

• Exibição das semanas do calendário na visão por mês
• Alterne rapidamente para uma data diferente. O clicar no cabeçalho azul abre a nova janela “Ir para”.

Aprimoramentos na lista de compromissos

• Além dos compromissos previstos, os compromissos passados agora também podem ser exibidos em forma de lista. O clicar em “Passados” mostra os compromissos dos últimos 90 dias. Pode chegar à lista de compromissos clicando no símbolo da lista no canto superior direito do calendário.

Nível de autorização selecionável ao efetuar login como um usuário determinado

• Se você já tiver efetuado login em uma conta de usuário como administrador ou supervisor, você ainda terá direitos de administrador ou supervisor. Agora você tem a opção de baixar o nível de autorização durante a duração do login. Você vê a conta de usuário em questão do ponto de vista do usuário. Para isso, clique no ícone de engrenagem no cabeçalho.

Após um trabalho intenso, lançamos uma grande atualização do portatour®. Leia os detalhes das novidades ao rolar a página para baixo ou use os links diretos a seguir:

• Cabeçalho do menu principal e do calendário com novo design
• Gerenciamento de tarefas no portatour®
• Filtragem de clientes através de listas externas
• Aumento do limite de utilização da API

Desejamos a você sucesso nas operações, com a ajuda das novas funcionalidades e aguardamos seus comentários via feedback@portatour.com.

Ao clicar em qualquer botão do menu principal, os tópicos do menu tornam-se visíveis como ícone, para otimização de layout no smartphone:

Quando se tratam de indicações importantes, o botão do menu principal torna-se vermelho:

Em telas grandes, o acesso aos itens “Tarefas” e “Relatórios” se dá diretamente da lista do menu principal:

A antiga entrada do menu principal “Compromissos” agora chama-se “Calendário”, acomodando melhor a visualização das novas funcionalidades do calendário ao longo do período, além de mostrar compromissos, sugestões de visitas, relatórios e tarefas.

A entrada “Calendário” no menu principal abre agora a visualização do calendário. Para exibir os compromissos em forma de lista, clique no botão de lista no Calendário:

Os rótulos do calendário ganharam um novo design. Os dias são exibidos em letras grandes, a indicação visual no mapa e das tarefas existentes são representadas por ícones. A seta pequena para baixo indica visualmente que o menu se abre ao ser clicado.

Além do conhecido link para a exibição do mapa, esse menu contém também um novo link para o roteiro de atendimento do dia e novas funcionalidades para gerenciamento de tarefas.

Ainda, para uma melhor visão geral do calendário semanal e mensal, são exibidos apenas os dias da semana, de acordo com as configurações de horário de trabalho definidas nas opções para atendimentos. Caso um compromisso seja incluído em um dia de folga, esse dia é representado adicionalmente no Calendário.

Uma funcionalidade desejada por muitos usuários está agora disponível: gerenciamento de tarefas diretamente no portatour®.

Use a funcionalidade de Tarefas no portatour® para gerenciar as ações previstas na sua agenda. Post-its são coisa do passado. Com todos os afazeres registrados no portatour®, você tem o controle total das suas atividades, sem correr o risco de perdê-las de vista.

Veja a seguir alguns casos abrangidos pelo uso da funcionalidade Tarefas no portatour®:

• “Criar uma proposta para a Maia Ltda na sexta-feira” – Uma tarefa com data e relacionada a um cliente.
• “Ligar todas as quartas para a Jota S/A para anotar o pedidos para o roteiro de entregas da quinta.” – uma tarefa recorrente com referência a um cliente.
• “Preencher o questionário na próxima visita à Silva Associados” – uma tarefa com referência a um cliente, mas sem data concreta.
• “Todo dia primeiro fazer meu relatório de despesas para o mês seguinte” – uma tarefa recorrente sem referência a um cliente.

Criação e execução de lista de tarefas

No menu principal você acessa a nova lista de tarefas, clicando em “Tarefas“.

Para criar uma tarefa, basta clicar no botão “Nova Tarefa” ou “Nova Tarefa para Cliente, se a atividade estiver relacionada a um cliente específico.

Coloque o assunto da tarefa, por exemplo, “criar uma proposta”; selecione a data de execução desejada, faça anotações opcionais e salve. Pronto! Você acaba de criar sua primeira tarefa.

Agora ela estará disponível na lista de tarefas, sob a designação “Em aberto”. Nela estão listadas as tarefas a serem executadas, classificadas por data. Tarefas vencidas com datas no passado estarão destacadas em cima em vermelho.

Ao clicar no cabeçalho da tarefa, você pode editá-la, excluí-la ou marcar como concluída. Para marcar a conclusão rapidamente, basta marcar a caixa à direita.

Alternativamente, é possível criar um relatório de tarefas concluídas, que pode ser visualizado como “Outros Relatórios” nos detalhes do cliente, quando fizerem referência a clientes.

Tarefas concluídas estão disponíveis pelos próximos 90 dias na lista de tarefas, sob a designação “Concluídas”. Depois desse prazo, são automaticamente excluídas.

Particularidades de tarefas

• Tarefas recorrentes: uma tarefa pode ser criada como recorrente, por exemplo, semanalmente às quartas. A criação e edição é semelhante aos compromissos recorrentes.
• Expiração automática de tarefas: se o campo “Conclusão” for marcado de “Obrigatório” para “Opcional”, a sua expiração é automática ao atingir a data de conclusão. Em vez de ser destacada em vermelho, ela passa automaticamente para “Expiradas” e será excluída após 90 dias.
  Dica: uma tarefa deve ser marcada como “opcional” quando sua realização de acordo com a data definida não seja mais necessária ou, no caso de tarefas recorrentes, até o período de aguardo da próxima execução. Isso impede o acúmulo de tarefas desnecessárias como vencidas.
• Tarefas sem data: se uma tarefa for criada “sem data”, não será apresentada na lista sob a designação “Em aberto”, mas como “Sem data”. A tarefa não passará ao status de vencida e também não expirará, podendo ser marcada como concluída quando desejado. Se a tarefa fizer referência a um cliente, podem ser interpretadas como concluídas após a próxima visita a esse cliente.
• Campos definidos pelo usuário: assim como dos relatórios e compromissos, podem ser acrescentados até 100 campos de máscaras de entrada próprios, definidos pelo usuário para atender às suas necessidades. Esses ajustes podem ser feitos como habitualmente pelo Administrador, em Opções, “Campos personalizados -> Tarefas”.
• Relatório de tarefas concluídas: você tem a opção de definir se relatórios devem ou não ser gerados, assim como é feito com relatórios de atendimento, em Opções, “Apresentação de relatórios -> Relatórios de tarefas”, disponíveis para o Administrador.

Tarefas na visualização Detalhes do Cliente

Quando ainda houverem tarefas a concluir para um cliente, essas serão mostradas diretamente na nova seção “Tarefas”, onde podem ser clicadas, editadas, excluídas ou marcadas como concluídas. O botão “Nova tarefa” permite criar uma nova tarefa, automaticamente relacionada a esse cliente.

Tarefas no calendário

Quando houverem tarefas a serem executadas em uma determinada data, essas são mostradas no calendário, através do símbolo de tarefas. Para ver todas as tarefas para o dia, clique na data. É exibido um menu com a entrada “X tarefas”, sendo X o número de tarefas existentes. Ao clicar nela, será exibida uma janela com as tarefas para esse dia.

Você pode clicar em uma determinada data do calendário para selecionar “Nova tarefa” e criar uma tarefa para essa data.

Tarefas no roteiro de atendimento

Quando houverem tarefas para a data mostrada, um roteiro de atendimento é apresentado acima em amarelo. Clique nele para ver a lista de tarefas para o dia.

Observações técnicas sobre tarefas

• Tarefas não exercem nenhuma influência sobre a roteirização de atendimentos feita pelo portatour®, ou seja, são tratadas de forma completamente independentes das sugestões de visitas, compromissos, inclusões, pausas de atendimento, data da última visita ou intervalo de atendimento de um cliente.

• É possível registrar até 3.000 tarefas por cliente. Tarefas recorrentes são apresentadas com até um ano de antecedência, assim como os compromissos.

• A importação e exportação de tarefas é feita da mesma forma que os compromissos ou relatórios, através da interface do usuário (Opções -> Importação de datas ou Exportação de datas) ou da API.

• A exportação de tarefas também está disponível através da interface OData-Excel.

• Ao transferir contas de clientes através da interface de usuário, as tarefas pertencentes a um determinado cliente são opcionalmente transferidas. Na importação de clientes via API, as tarefas são transferidas automaticamente mediante a inclusão do novo parâmetro “transferIncludesTasks”.

• Em licenças corporativas (a partir de 2 contas de usuário), você pode determinar nas Opções -> Permissões, se tarefas podem ser excluídas.

• O gerenciamento de tarefas está também disponível no modo offline do portatour®.

• O gerenciamento de tarefas não está disponível no momento para uso conjunto do portatour® Anywhere com o Salesforce ou Dynamics CRM.

Imagine que você, como usuário do portatour®, encontra o seguinte desafio:

Você recebe do seu departamento de marketing uma lista com 50 clientes na área de atendimento que, devido a uma campanha importante, devem ser visitados não de acordo com o intervalo de atendimento, mas uma única vez e o mais breve possível.

Para planejar todos esses clientes rápida e eficientemente, use a funcionalidade de inclusão no portatour®. Para não ter que buscar por 50 clientes individuais, há uma nova funcionalidade disponível: filtragem de clientes por meio de lista externa.

O prerrequisito é que a lista do departamento de marketing deve estar em formato eletrônico, os clientes devem ser identificáveis como entradas na lista (por exemplo, número do cliente) e cada um deles deve estar em uma linha separada. Veja a seguir exemplos de listas com números de clientes em formato adequado:

23054
23078
24102
24506
e muito mais

Proceda da seguinte forma:

Clique em “Clientes” no menu principal, role a página inteiramente para baixo e clique em “Editar todos os X” . Agora você está na página de edição em massa de todos os clientes. Como você não quer incluir todos os clientes, mas apenas uma amostra, clique no novo link “Filtrar por meio de lista externa”. É exibida a seguinte janela:

Marque a caixa de seleção “Campo”, que contém os dados dos clientes da lista do departamento de marketing. Na maioria, trata-se de “número do cliente”, “ID externa” ou “nome”.

Em seguida, use a área de transferência para colar a lista do arquivo (por exemplo, marcar a coluna no Excel e depois “copiar”) ou do texto de e-mail no campo “valores” e clique em “filtrar”.

Quando clientes relevantes forem encontrados, os clientes marcados serão automaticamente limitados. Verifique a quantidade obtida, deve ser concretamente 50. Em seguida, clique no botão “Incluir tudo” e atualize o roteiro de atendimento.

Pronto! O departamento de marketing vai ficar contente.

Observação técnica:

• Quando a lista contiver referências a clientes que não se encontram no banco de dados de clientes no portatour®, então esses clientes serão ignorados. Deste modo, não é necessário que o departamento de marketing, ao lançar uma campanha, crie uma lista separada para cada representante externo. Basta enviar a lista completa dos números dos clientes (Dica: a lista deve ser razoavelmente processável).

• Quando não for encontrada correspondência com nenhum cliente, é exibida uma mensagem de falha. É possível que você tenha selecionado campos de dados para a filtragem.

Observação: o artigo a seguir é dirigido primariamente a administradores do portatour® com acesso a uma conta corporativa (2 ou mais usuários), que utilizam ou querem utilizar a API de exportação/importação de dados.

Chamadas de API em geral transferem grandes volumes de dados (por exemplo, lista completa de clientes do usuário), o que causa uma carga de CPU e banco de dados em nossos servidores e demanda espaço de armazenamento para logs de transação, o limite de utilização de API é implementado para proporcionar um serviço de alta qualidade para todos os clientes.

Com a atualização implementada, o limite foi duplicado, de 25 para 50 chamadas de API por conta de usuário, dentro de 24 horas.

Além disso, você tem a possibilidade de aumentar o limite de chamadas de API para 250, durante o período de desenvolvimento, no qual obviamente a solução precisa ser avaliada e testada intensamente. Você pode ativar esse aumento com um clique de um simples botão na página de documentação da API (Opções -> API).

A seguir, veja algumas dicas para atender ao limite de chamadas durante as operações:

• Se você estiver usando a API de sincronização de dados e estiver sincronizando várias vezes ao dia, restrinja a execução do processo de sincronização ao horário de expediente dos funcionários, por exemplo, das 7:00 até às 19:00. Isso permite que você já dobre a frequência de sincronização nestas 12 horas.
• Se necessário, sincronize as respectivas entidades de dados (usuários, clientes, compromissos, tarefas, relatórios) em diferentes frequências ou verificar qual direção é realmente necessária em que momento (importação vs. exportação).
• Reduza a frequência da sincronização automática e, em vez disso, ofereça a seus funcionários a opção de iniciar manualmente o processo de sincronização quando precisarem dos dados mais atualizados. Todas as chamadas de API do portatour® são possíveis no contexto de um único usuário.