Kennen Sie das? Sie möchten einen Kunden über einen bevorstehenden Termin informieren oder nach einem Besuch schnell einen Bericht an den Innendienst weiterleiten. Beides erforderte bisher einen Umweg über Ihr externes E-Mail-Programm.

Ab sofort erledigen Sie beides mit den neuen Funktionen direkt in portatour®: Termin per E-Mail ankündigen und Bericht als E-Mail senden. Alles über Ihr bestehendes Microsoft-E-Mail-Konto.

Einrichten von E-Mail-Versand-Providern

Um die neuen Funktionen zu nutzen, richten Sie zunächst einen E-Mail-Versand-Provider in portatour® ein. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Hauptmenü die Optionen.
2. Wählen Sie E-Mail-Versand-Provider > Hinzufügen.
3. Klicken Sie auf Login mit Microsoft.
4. Melden Sie sich mit den Zugangsdaten des jeweiligen Kontos an.
5. Erlauben Sie das Absenden von E-Mails über Ihr Konto. Falls der Zugriff durch Ihre Organisation blockiert ist, kontaktieren Sie Ihren IT-Administrator.
   Hinweis: portatour® benötigt ausschließlich die Berechtigung zum Senden von E-Mails, ohne Zugriff auf die Postfächer.
6. Es öffnet sich ein Fenster zum Speichern des E-Mail-Versand-Providers.
   

7. Klicken Sie Speichern.
8. Sie erhalten eine Test-E-Mail gesendet von portatour® über Ihren eingerichteten Provider.

Hinweis: Ein E-Mail-Versand-Provider kann nur durch den Benutzer selbst eingerichtet werden, da dafür dessen individuelle Berechtigungen bei Microsoft benötigt werden.

Termin per E-Mail ankündigen

Mit der neuen Funktion Termin per E-Mail ankündigen versenden Sie direkt aus portatour® eine E-Mail-Ankündigung eines Termins an Ihre Kunden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Termin per E-Mail ankündigen, per Rechtsklick auf einen bevorstehenden Termin im Kalender oder Besuchsplan, oder auf der Termindetailseite unter Aktionen.
2. Prüfen oder ergänzen Sie An, Cc, Bcc, Betreff und Inhalt. Das Feld An wird automatisch befüllt, wenn beim Termin oder Kunden genau eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Bei mehreren Adressen erscheinen diese als Vorschläge zur Auswahl.
3. Klicken Sie auf Senden.

Angekündigte Termine werden in allen Ansichten (Kalender, Terminliste, Besuchsplan) mit einem Ankündigungs-Symbol gekennzeichnet. Diese Informationen stehen auch in erweiterter Suche und Export zur Verfügung. Wenn Sie solche Termine verschieben oder bearbeiten sehen Sie einen Hinweis, dass die Empfänger nicht automatisch erneut informiert werden.

Hinweise:

• Die optional angehängte ics-Datei dient zur Übernahme des Termins in den Kalender des Empfängers. Es handelt sich um eine reine Information, keine Einladung mit Antwortmöglichkeit.
• Um nicht immer dieselben Anpassungen durchführen zu müssen, nutzen Sie Cc, Bcc, Betreff und Inhalt ohne fett formatierten Text als Standard speichern.

Bericht als E-Mail senden

Mit der neuen Funktion Bericht als E-Mail senden versenden Sie einen Bericht direkt aus portatour® an Empfänger Ihrer Wahl. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Wählen Sie Bericht als E-Mail senden auf der Kundendetailseite unter Letzter Bericht, per Rechtsklick auf einen Bericht in der Berichtsliste, oder über Als E-Mail senden im geöffneten Bericht.
2. Tragen Sie unter An die gewünschten Empfänger ein. Zuletzt verwendete Adressen werden als Vorschläge angezeigt. Neben An stehen auch Cc und Bcc zur Verfügung.
3. Klicken Sie auf Senden.

Hinweise:

• Die E-Mail enthält die befüllten Felder des Berichts. Stellen Sie sicher, dass die Empfänger berechtigt sind, diese Daten zu erhalten.
• Klicken Sie auf E-Mail-Vorschau einblenden, um den Inhalt der E-Mail vor dem Versand zu prüfen.
• Schreiben Sie eine Einleitung, wenn Sie dem Empfänger zusätzliche Informationen zum Bericht mitteilen wollen. Diese wird in der E-Mail vor dem Berichtsinhalt eingefügt.
• Falls der Bericht externe Dateien enthält, werden diese standardmäßig als Anhang mitgesendet, wenn die Gesamtgröße unter 20 MB liegt. Deaktivieren Sie Externe Dateien als Anhang beifügen, wenn Sie die Dateien nicht mitsenden möchten.

Weitere Hinweise zum E-Mail-Versand

• Alle gesendeten E-Mails werden durch den E-Mail-Provider in den gesendeten Objekten abgelegt.
• Administratoren und Supervisoren können Termin per E-Mail ankündigen und Bericht als E-Mail senden auch im Arbeitsbereich anderer Benutzer nutzen, sofern sie einen eigenen Provider konfiguriert haben. E-Mails werden dabei stets über den eigenen Provider versendet. Im Fall von Termin per E-Mail ankündigen erhalten Sie initial einen angepassten Einleitungstext. Der gespeicherte Standard gilt jeweils pro Arbeitsbereich.
• Es können mehrere E-Mail-Versand-Provider gleichzeitig konfiguriert sein. Beim Versenden wählen Sie dann aus, über welchen Provider die E-Mail gesendet werden soll.
• Die Funktionen Termin per E-Mail ankündigen und Bericht als E-Mail senden stehen nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Bisher ließ sich der automatische Versand nur für portatour® Reports für Benutzer und nur durch manuelle Eingabe von E-Mail-Adressen konfigurieren. Neu ist ab sofort:

• Auch portatour® Reports für Organisation und Benutzergruppen können automatisch versendet werden.
• Die Auswahl der Empfänger kann auch anhand der Berechtigungsstufen der Benutzerverwaltung automatisch erfolgen und nutzt dabei die bei den Benutzern hinterlegten E-Mail-Adressen.
• Sie bestimmen selbst den Tag und das Zeitfenster des Versands.

Alle portatour® Report-bezogenen Einstellungen sind ab sofort im eigenen Bereich portatour® Report in den Optionen zusammengefasst.

Firmenstandard für Report-Versand einrichten

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit mindestens zwei Benutzern.

Um den firmenweiten Report-Versand zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Arbeitsbereich Firma die Firmenoptionen.
2. Klicken Sie auf portatour® Reports > Periodischer Report-Versand per E-Mail.
3. Legen Sie unter Versandzeitfenster fest, wann die Reports versendet werden sollen.
4. Konfigurieren Sie den Versandplan für portatour® Report für Benutzer, portatour® Report für Benutzergruppe und portatour® Report für Firma. Wählen Sie für die Empfängergruppen jeweils: Kein Versand, Täglich oder Wöchentlich an wählbaren Wochentag.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

• Die bestehenden E-Mail-Adressen aus Tägliche E-Mail an und Wöchentliche (Sonntags) E-Mail an wurden automatisch in die jeweiligen Weitere E-Mail Empfänger übernommen. Der Report-Versand verhält sich weiter wie bisher.
• Diese Erweiterung steht nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Periodischen Report-Versand für Benutzer anpassen

Um den Report-Versand für Benutzer mit eigenem Besuchsplan anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Optionen.
2. Klicken Sie unter portatour® Reports auf Periodischer Report-Versand per E-Mail.
3. Unter Versand des portatour® Reports für Benutzer können Sie den Firmenstandard für einzelne Einstellungen überschreiben und festlegen, ob Ihr Report an Sie selbst, an zuständige Supervisoren und/oder an alle Administratoren gesendet wird.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

• Die bestehenden E-Mail-Adressen aus Tägliche E-Mail an und Wöchentliche (Sonntags) E-Mail an wurden automatisch in die jeweiligen Weitere E-Mail Empfänger übernommen. Der Report-Versand verhält sich weiter wie bisher.
• Bei Einzelzugängen können die Einstellungen für Supervisoren und Administratoren nicht eingegeben werden.
• Wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist, können nur die weiteren E-Mail-Empfänger eingegeben werden.
• Für Administratoren: Mit der neuen Berechtigung portatour® Report konfigurieren legen Sie fest, mit welchen Berechtigungsstufen der Periodischen Report-Versand angepasst werden kann. Die Berechtigung ist initial auf denselben Wert wie die bestehende Berechtigung Berichtseinstellungen ändern

Als Administrator und Supervisor haben Sie Empfangseinstellungen. Dort können Sie, abweichend vom Firmenstandard, für sich selbst festlegen, welche Reports an Sie gesendet werden. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie die Optionen.
2. Klicken Sie unter portatour® Reports auf Periodischer Report-Versand per E-Mail.
3. Unter Empfangseinstellungen legen Sie festlegen, welche Reports wann an Sie gesendet werden.

Hinweis: Diese Erweiterung steht nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Neue Berichtstypen für „Telefonat“ und „Telefonat statt Besuch“

Bisher mündeten die drei Optionen „Telefonat statt Besuch“, „Telefonat“ und „sonstiger Bericht“ zum selben Berichtstyp „sonstiger Bericht“. Ab sofort gibt es für jeden dieser drei Fälle einen eigenen Berichtstyp. Das erlaubt es Ihnen die benutzerdefinierten Felder unterschiedlich zu konfigurieren.

Die neuen Berichtstypen finden sich auch beim Import, Export und der erweiterten Suche wieder. Passen Sie gegebenenfalls etwaige automatisierte Exporte und Weiterverarbeitungen an.

Hinweis: Diese Funktion steht noch nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Planungsstatus und Fälligkeit der besuchten Kunden im Report

portatour® ergänzt den Report um weitere Details zum Status Ihrer erledigten Besuche. Im Abschnitt „Besuchsberichte“ sehen Sie in der Tabelle in den zusätzlichen Spalten „Planungsstatus und Fälligkeit“, ob ein Kunde zum Berichtserstellungszeitpunkt im Besuchsplan war und welche Fälligkeit damals vorlag.

Die neuen Spalten stehen auch über den Berichtsexport zur Verfügung.

Zusätzlich gibt es den neuen Abschnitt „Planungsstatus und Fälligkeit der besuchten Kunden der letzten 90 Tage“. Dort sehen Sie eine Statistik auf Basis dieser Werte.

Beachten Sie, dass die zugrundeliegenden Daten bei der Berichtserstellung ermittelt und gespeichert werden. Spätere Änderungen an den Besuchsberichten haben keinen Einfluss. Verspätet eingegebene Besuchsberichte können die Statistik verzerren.

Im Abschnitt „Derzeit überfällige Bestandskunden“ wird jetzt auch angezeigt, wenn ein Besuch für diesen Kunden im Besuchsplan geplant ist.

Hinweis: Diese Funktion steht noch nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Externe Berichtserfassung

Erfasst Ihr Unternehmen Besuchsberichte auch in einem anderen System? portatour® kann das nun nahtlos anbinden. Bei Klick auf „Jetzt besucht“ oder „Jetzt nicht angetroffen“ am Kunden öffnet portatour® die von Ihnen konfigurierte externe URL. Dadurch haben Sie die Möglichkeit im externen System direkt den passenden Datensatz oder die gewünschte Erfassungsmaske zu öffnen. Die externen URLs werden zusätzlich zu den Aktionen aus ‚Berichte erfassen‘ geöffnet.

So aktivieren Sie als Administrator dieses Feature firmenweit:

1. Öffnen Sie im „Arbeitsbereich Firma“ die „Optionen“.
2. Klicken Sie auf „Berichtswesen“.
3. Stellen Sie „Berichte extern erfassen“ auf „Extern erfassen“.
   
4. Bei „Für Kunden“ klicken Sie auf „Konfigurieren“.
5. Geben Sie die Externe URL, die bei „Jetzt besucht“ geöffnet werden soll, ein.
   
6. Nutzen Sie optional Platzhalter, die portatour® beim Öffnen der URL mit den entsprechenden Werten füllt.

Bei Bedarf lässt sich die Einstellung pro Benutzer überschreiben. Die neue Berechtigung „Externe Berichtserfassung ändern“ steuert, welche Berechtigungsstufe für die Überschreibung notwendig ist.

Hinweis: Diese Funktion steht noch nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.