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Gebietsoptimierungen speichern, laden und freigeben

Bisher konnte portatour® für einen Benutzer immer nur eine einzige Gebietsoptimierung speichern. Diese Einschränkung ist jetzt durch die Möglichkeit des expliziten Speicherns, Ladens und Freigebens von Gebietsoptimierungen aufgehoben.

Mögliche Anwendungsfälle:

  • Sie wollen für mehrere Arbeitsbereiche (z.B. Regionen) zeitgleich Gebietsoptimierungen vorbereiten.
  • Sie möchten für eine Region mehrere Szenarien mit unterschiedlichen Einstellungen berechnen und zum späteren Vergleichen oder Präsentieren abspeichern.
  • Sie möchten eine Gebietsoptimierung anderen Supervisoren zur Kontrolle oder Weiterbearbeitung zur Verfügung stellen.

 

Wie speichere ich eine Gebietsoptimierung?

  1. Klicken Sie in der Fußzeile einer Gebietsoptimierung auf den Knopf „Speichern“.
  2. Wenn Sie eine bestehende gespeicherte Optimierung überschreiben wollen, klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Namen.
  3. Wenn Sie die Optimierung unter einer neuen Bezeichnung speichern wollen, klicken Sie auf „Optimierung speichern …“.
  4. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung und optional eine zusätzliche Notiz ein.
  5. Klicken Sie „Speichern“.

Wie lade ich eine Gebietsoptimierung?

Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Wenn Sie über das Hauptmenü die Gebietsoptimierung öffnen, drücken Sie den Knopf „Gespeicherte Optimierungen“. In den folgenden Listen sehen Sie alle Gebietsoptimierungen, die Sie entweder selbst gespeichert haben oder von anderen Benutzern freigegeben wurden. Klicken Sie in der gewünschten Zeile auf „Laden“.
  • Wenn Sie bereits in einer Gebietsoptimierung sind, klicken Sie in der Fußzeile auf „Laden“. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Beachten Sie, dass dieses Menü nur gespeicherte Optimierungen enthält, die von Ihnen für den betroffenen Arbeitsbereich gespeichert wurden.

Wie funktioniert die Freigabe von Gebietsoptimierungen für andere Benutzer?

  • Administratoren haben auf alle gespeicherten Optimierungen Zugriff – auch ohne explizite Freigabe.
  • Supervisoren haben nur dann Zugriff, wenn Sie die Lesefreigabe aktivieren. Diese können Sie beim erstmaligen Speichern oder nachträglich über die Verwaltung der gespeicherten Optimierungen aktivieren.
  • Wenn die Lesefreigabe erteilt ist, haben jene Supervisoren Zugriff, die auch Zugriff auf den betroffenen Arbeitsbereich haben.
  • Die Lesefreigabe erlaubt diesen Supervisoren, die gespeicherte Optimierung zu laden, damit weiterzuarbeiten und wiederum als eigene Optimierung zu speichern bzw. freizugeben. Ein Überschreiben oder Löschen Ihrer Version durch diese Supervisoren ist allerdings nicht möglich.

Wie kann ich Gebietsoptimierungen verwalten – d.h. löschen oder deren Eigenschaften bearbeiten?

Öffnen Sie die Verwaltung von gespeicherten Optimierungen, z.B. im Hauptmenü auf „Gebietsoptimierung“ und dann „Gespeicherte Optimierungen“ klicken.

  • Klicken Sie auf das Mistkübel-Symbol, um eine gespeicherte Optimierung zu löschen.
  • Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Eigenschaften (Bezeichnung, Notiz, Lesefreigabe) von gespeicherten Optimierungen zu ändern.

Wie kann ich Gebietsoptimierungen kopieren?

  • Wenn Sie eine Kopie im selben Arbeitsbereich erstellen wollen – z.B. um ein alternatives Szenario zu rechnen – laden Sie die Optimierung und speichern Sie diese unter einer anderen Bezeichnung.
  • Um in einem anderen Arbeitsbereich eine neue Optimierung zu starten, welche die Einstellungen einer bereits gespeicherten Optimierung verwendet, öffnen Sie die Verwaltung der gespeicherten Optimierungen und klicken in der gewünschten Zeile auf das Kopieren-Symbol. Im folgenden Dialog wählen Sie den Ziel-Arbeitsbereich und speichern die Kopie dort. Danach laden Sie die Kopie.

Hinweise:

  • Aufgrund der großen Datenmenge sind pro Benutzer und Arbeitsbereich maximal 5 gespeicherte Optimierungen möglich. Löschen Sie nicht mehr benötigte Optimierungen, um wieder Platz zu schaffen.
  • Ebenso aufgrund der großen Datenmenge werden gespeicherte Optimierungen nicht in die Wiederherstellungspunkte von portatour® aufgenommen. Überschreibungen und Löschungen sind somit unwiderruflich.

Gebietsoptimierung: Weitere Verbesserungen

  • Unter „Ausgangslage > Einstellungen > Zeitverlust wenn nicht angetroffen“ legen Sie fest, wieviel Zeitverlust ein Besuch ohne Antreffen des Kunden (siehe Antreffquote) zusätzlich zur Fahrzeit verursacht – z.B. für Parkplatzsuche, Gehweg, Berichterstellung.
  • In den Tabellen sind zusätzliche Spalten durch Klick auf das >> bzw. << Symbol in der Kopfzeile ein- bzw. ausblendbar.
  • In den Tabellen und in der Ergebnisübersicht wird nun zusätzlich zur erwarteten Fahrzeit auch die erwartete Fahrstrecke (pro Woche / Monat / Quartal / Jahr) ausgegeben. Weiters sehen Sie die Auswirkung auf unsere Umwelt, indem das durch Fahrstreckenreduktion eingesparte CO2 berechnet wird.

  • Auf den Landkarten ist die Färbung der Kunden nun auch nach Besuchsintervall und nach benutzerdefinierten Kennzahlen (z.B. Umsatz) möglich.
  • Im Markiermodus sehen Sie auf den Landkarten die Summen der benutzerdefinierten Kennzahlen der markierten Kunden.

Gebietsoptimierung: Benutzerdefinierte Kennzahlen

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Seit dem heutigen Update haben Sie die Möglichkeit, die Gebietsoptimierung um benutzerdefinierte Kennzahlen zu erweitern – z.B. Umsatz, Potential oder Anzahl der A-Kunden. Benutzerdefinierte Kennzahlen basieren auf den Daten benutzerdefinierter Felder der Kunden.

Um eine neue Kennzahl hinzuzufügen, wechseln Sie in der „Ausgangslage“ auf „Kennzahlen“ und klicken „Neue Kennzahl hinzufügen“:

Benutzerdefinierte Kennzahlen werden in allen Tabellen als neue Spalten rechts dargestellt:

In den Ergebnistabellen sehen Sie auf einen Blick, welche Auswirkung die geänderte Kundenzuordnung auf die Kennzahlen der jeweiligen Außendienstmitarbeiter hat:

Optional steuern Sie selbst in den Optimierungsvorgaben, in welchen Bandbreiten die Kennzahlen der einzelnen Gebiete nach der automatischen Optimierung liegen sollen. Dadurch kombiniert portatour® bei der Optimierung die Fahrzeitreduktion und den Auslastungsausgleich mit weiteren betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die Ihnen wichtig sind.

 

Hinweise:

  • Sie können bis zu 10 benutzerdefinierte Kennzahlen erstellen.
  • Beachten Sie, dass Optimierungsvorgaben für diese Kennzahlen den Optimierungsspielraum einschränken und dies zu ineffizienteren Gebieten im Sinne der Fahrzeitreduktion führen kann.
  • Wenn zu Ihren Optimierungsvorgaben keine Gebiete gefunden werden können, erhalten Sie Gebietsvorschläge, bei denen die Vorgaben möglichst weitgehend eingehalten werden. Einzelne Kennzahlen, welche nicht Ihren Vorgaben entsprechen, sind in der Ergebnistabelle rot hinterlegt. Wir empfehlen in diesem Fall, die Anzahl der Vorgaben zu reduzieren oder weniger restriktiv einzustellen.

Wir wünschen Ihnen mit diesen neuen Funktionen viel Erfolg bei der Gebietsoptimierung.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

Großes Mai 2023 Update

Nach intensiver Entwicklungszeit haben wir heute ein großes Update von portatour® veröffentlicht. Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Dynamische Felder im Besuchsbericht

Diese Neuigkeit betrifft Firmenzugänge mit mindestens zwei Benutzern.

Haben Sie sich schon einmal gewünscht, dass bei der Erfassung von Besuchsberichten für verschiedene Kunden unterschiedliche Felder abgefragt werden? Beispielsweise könnte die Branche des Kunden, die ABC-Klassifizierung oder die geografische Region eine Rolle dabei spielen, welche Daten während des Besuchs erfasst werden sollen.

Mit portatour® ist dies nun möglich.

So gehen Sie als Administrator bei der Einrichtung einer neuen dynamischen Feldgruppe vor:

  1. Erstellen Sie auf der Kundenliste mithilfe der erweiterten Suche einen Filter, welcher jene Kunden enthält, für die bestimmte Felder bei der Berichtseingabe angezeigt werden sollen.
  2. Prüfen Sie exemplarisch, ob die in der Liste angezeigten Kunden die gewünschten sind.
  3. Speichern Sie diese Suche firmenweit.
  4. Öffnen Sie in den Firmenoptionen die Verwaltung der benutzerdefinierten Felder der Berichte.
  5. Erstellen Sie eine neue Feldgruppe.
  6. Setzen Sie „Für alle Kunden zeigen“ auf „Nein“.
  7. Wählen Sie unter „Nur zeigen bei“ die zuvor erstellte gespeicherte Suche aus.
  8. Erstellen Sie die Felder innerhalb dieser Feldgruppe.
  9. Speichern Sie.

Die Änderung wird sofort für alle Benutzer aktiv: Wenn ein Kunde zum Zeitpunkt der Berichtseingabe dem Filter der gespeicherten Suche entspricht, wird die dynamische Feldgruppe im Bericht angezeigt. Andernfalls ist diese nicht sichtbar.

Hinweise zu dynamischen Feldgruppen:

  • Wenn bei einem Bericht Felder von dynamischen Feldgruppen ausgefüllt werden, bleiben diese Eingaben jedenfalls im Bericht erhalten, auch wenn der zugehörige Kunde später nicht mehr dem Filter entspricht.
  • Dynamische Felder funktionieren auch im Offline-Modus. Die Erkennung, ob ein Kunde dem Filter entspricht, basiert auf den heruntergeladenen Kundendaten auf dem Gerät.
  • Bei der Konfiguration der Feldgruppe können mehrere gespeicherte Suchen gleichzeitig ausgewählt werden. Die dynamische Feldgruppe wird dann angezeigt, wenn der Kunde zumindest in einer der ausgewählten Suchen enthalten ist.
  • Gespeicherte Suchen, die für Feldgruppen verwendet werden, können weder gelöscht noch umbenannt werden. Wählen Sie den Namen daher mit Bedacht. Eine Änderung der Filterkriterien der gespeicherten Suche ist mittels Überschreibens allerdings jederzeit möglich.
  • Wenn Sie Pflichtfelder in dynamischen Feldgruppen erstellen, ist die Befüllung dieser Felder durch den Benutzer nur dann notwendig, wenn die dynamische Feldgruppe tatsächlich angezeigt wird.
  • Bei Berichten, die keinen Kundenbezug haben, werden dynamische Feldgruppen immer angezeigt.

Besuchsintervall direkt im Besuchsbericht änderbar

Ändern Sie oft nach einem Kundenbesuch das Besuchsintervall, um die Tage bis zum nächsten Besuch neu festzulegen? Dann werden Sie von folgender Neuerung profitieren.

Stellen Sie in den Optionen unter Berichtswesen die Einstellung „Besuchsintervall“ auf „Im Besuchsbericht anpassbar“ um.

Direkt bei der Eingabe von neuen Besuchsberichten haben Sie dann im Abschnitt „Nächster Besuch“ die Möglichkeit zur Bearbeitung des Besuchsintervalls des Kunden.

Beachten Sie, dass die Änderung des Besuchsintervalls dauerhaft in den Planungsparametern des Kunden hinterlegt wird, bis Sie das Intervall wieder ändern – z.B. beim nächsten Besuch. Die Änderung im Besuchsbericht ist somit mit der Bearbeitung der Planungsparameter des Kunden gleichzusetzen.

Zu beachten:

  • Bei Firmenzugängen kann diese Funktion durch den Administrator eingeschränkt sein. Dies ist der Fall, wenn Benutzer nicht die Berechtigung zum Ändern von Planungsparametern der Kunden oder keine Berechtigung zum Ändern von Berichtseinstellungen haben.
  • Als Administrator können Sie in den firmenweiten Optionen den Firmenstandard für obengenannte Einstellungen für das Berichtswesen anpassen.
  • Das Besuchsintervall kann nur bei Berichten geändert werden, bei deren Anlage das letzte Besuchsdatum des Kunden aktualisiert wird – d.h. „Besuch“ und „Telefonat statt Besuch“.

Kompletten Berichtstext in Berichtsliste und Kundenliste anzeigen

Wenn Sie die Berichtsliste oder Kundenliste auf einem Gerät mit größerem Bildschirm ansehen (z.B. Tablet oder PC), sehen Sie in der rechten Spalte den Berichtstext – maximal jedoch zwei Zeilen hoch.

Wollen Sie gerne den kompletten Berichtstext sehen, dann stellen Sie in den Optionen unter Programmeinstellungen unter „Kundenliste“ bzw. „Berichtsliste“ auf „Bericht vollständig“ bzw. „Bericht vollständig (kompakt)“ um.

Hinweise:

  • Bei der kompakten Darstellung werden Zeilenumbrüche entfernt.
  • Diese Programmeinstellung kann jeder Benutzer individuell für sich treffen.

Gebietsoptimierung: Szenarien mit geänderten Mitarbeiter- und Kundendaten simulieren

Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:

  • Eine Mitarbeiterin hat vor umzuziehen. Der neue Heimatort wird weit vom ursprünglichen entfernt sein.
  • Ein Mitarbeiter möchte die Arbeitsstunden pro Woche reduzieren, ein weiterer Mitarbeiter möchte erhöhen.
  • Ein weiterer Mitarbeiter möchte freitags Homeoffice-Tätigkeiten erledigen, dafür aber von Montag bis Donnerstag Touren mit Auswärtsübernachtung fahren.

Außerdem wollen Sie die Besuchsstrategie ausgewählter Kunden ändern:

  • Zum Beispiel sollen A-Kunden im 14-Tage-Intervall anstatt im 30-Tage-Intervall besucht werden. Dafür soll die Besuchsdauer von 60 auf 30 Minuten verkürzt werden.

Möchten Sie gerne wissen, welche Auswirkung obige Änderungen auf relevante Kennzahlen wie die Kundenbesuchsanzahl, die Einhaltung der Besuchsintervalle, die Arbeitsauslastung und Fahrzeiten der Mitarbeiter hat?

Unter „Manuelle Anpassungen > Benutzerbearbeitungen“ bzw. „Manuelle Anpassungen > Kundenbearbeitungen“ haben Sie nun die Möglichkeit, planungsrelevante Daten von Benutzern und Kunden explizit für die Gebietsoptimierung anzupassen.

Nach dem Umschalten auf das „Zwischenergebnis“ sehen Sie die konkreten Auswirkungen Ihrer geänderten Einstellungen auf die Kennzahlen.

 

Klicken Sie auf „Optimierung starten“, um zu erfahren, welches Optimierungspotential vorhanden wäre, wenn Kunden anderen Mitarbeitern zugeordnet werden dürfen – unter Berücksichtigung der angepassten Daten.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

Gebietsoptimierung: Fahrzeitaufwand pro Kunde

Wir haben die letzten Jahre viel Zeit in Forschung und Entwicklung investiert, um möglichst genau berechnen zu können, wieviel Fahrzeit ein Außendienstmitarbeiter für regemäßige Besuche jedes einzelnen Kunden aufwenden muss.

Lassen Sie sich diese Fahrzeiten anzeigen, indem Sie auf der Landkarte der Ausgangssituation die Färbung auf „Fahrzeit“ umschalten:

Durch Klick auf einen Kunden sehen Sie den erwarteten Fahraufwand für diesen.

Folgende Faktoren werden bei der Ermittlung des Fahraufwands berücksichtigt:

  • Besuchsintervall des Kunden
  • Fahrzeitanteil des Kunden an möglichen Tagestouren unter Berücksichtigung …
    • der Fahrzeiten zu anderen Kunden in der Nähe, sofern Besuchsintervalle, Öffnungszeiten und Besuchsdauern für eine gemeinsame Tagestour „kompatibel“ sind,
    • der An- und Abreise vom bzw. zum Heimatort, und
    • der typischen Verkehrssituation zu Werkzeiten
  • Mögliche Auswärtsübernachtungen

Tipp: Prüfen Sie die rot gefärbten Kunden. Diese kosten Sie verhältnismäßig viel Fahraufwand. Wenn Sie bereits eine Gebietsoptimierung durchgeführt und angewendet haben, sollten Sie überlegen, diese Kunden seltener zu besuchen. Damit sparen Sie überproportional viel Zeit. Die Erfahrung zeigt, dass es reicht, die Besuchsintervalle der „aufwendigsten“ 1% Kunden zu adaptieren, um bis zu 5% Fahrzeit zu sparen.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.

Gebietsoptimierung: Weitere Verbesserungen

  • Für jeden Supervisor kann individuell eingestellt werden, ob er Zugriff auf die Gebietsoptimierung haben soll. Klicken Sie als Administrator in der Benutzerverwaltung auf den gewünschten Benutzer, dann auf „Bearbeiten“ und ändern die Einstellung für „Zugriff auf Gebietsoptimierung“. Diese Einstellung kann auch durch den Benutzerimport gesetzt werden.
  • Der Standardwert für „Ausgangslage > Einstellungen > Maximale Übernachtungen in Folge“ ist nun 1 anstatt „Beliebig“.
  • Auf der Landkarte können im Markiermodus alle Kunden einer PLZ-Region mit einem Klick markiert werden. Starten Sie auf der Landkarte den Markiermodus und klicken dann den Knopf „PLZ“.
  • In den Detailtabellen und den Ergebnisübersichten kann die Anzeige zwischen Woche, Monat, Quartal und Jahr umgeschaltet werden. Klicken Sie zum Umstellen auf den kleinen Pfeil neben der Zeiteinheit.
  • In den Ergebnisübersichten wird die Anzahl der Übernachtungen angezeigt – sofern es grundsätzlich Übernachtungen gibt.

Hinweis: Gebietsoptimierung ist eine Addon-Funktion von portatour®. Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot.