Bisher ließ sich der automatische Versand nur für portatour® Reports für Benutzer und nur durch manuelle Eingabe von E-Mail-Adressen konfigurieren. Neu ist ab sofort:
- Auch portatour® Reports für Organisation und Benutzergruppen können automatisch versendet werden.
- Die Auswahl der Empfänger kann auch anhand der Berechtigungsstufen der Benutzerverwaltung automatisch erfolgen und nutzt dabei die bei den Benutzern hinterlegten E-Mail-Adressen.
- Sie bestimmen selbst den Tag und das Zeitfenster des Versands.
Alle portatour® Report-bezogenen Einstellungen sind ab sofort im eigenen Bereich portatour® Report in den Optionen zusammengefasst.
Firmenstandard für Report-Versand einrichten
Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit mindestens zwei Benutzern.
Um den firmenweiten Report-Versand zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie im Arbeitsbereich Firma die Firmenoptionen.
- Klicken Sie auf portatour® Reports > Periodischer Report-Versand per E-Mail.
- Legen Sie unter Versandzeitfenster fest, wann die Reports versendet werden sollen.
- Konfigurieren Sie den Versandplan für portatour® Report für Benutzer, portatour® Report für Benutzergruppe und portatour® Report für Firma. Wählen Sie für die Empfängergruppen jeweils: Kein Versand, Täglich oder Wöchentlich an wählbaren Wochentag.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweise:
- Die bestehenden E-Mail-Adressen aus Tägliche E-Mail an und Wöchentliche (Sonntags) E-Mail an wurden automatisch in die jeweiligen Weitere E-Mail Empfänger übernommen. Der Report-Versand verhält sich weiter wie bisher.
- Diese Erweiterung steht nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.
Periodischen Report-Versand für Benutzer anpassen
Um den Report-Versand für Benutzer mit eigenem Besuchsplan anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Optionen.
- Klicken Sie unter portatour® Reports auf Periodischer Report-Versand per E-Mail.
- Unter Versand des portatour® Reports für Benutzer können Sie den Firmenstandard für einzelne Einstellungen überschreiben und festlegen, ob Ihr Report an Sie selbst, an zuständige Supervisoren und/oder an alle Administratoren gesendet wird.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweise:
- Die bestehenden E-Mail-Adressen aus Tägliche E-Mail an und Wöchentliche (Sonntags) E-Mail an wurden automatisch in die jeweiligen Weitere E-Mail Empfänger übernommen. Der Report-Versand verhält sich weiter wie bisher.
- Bei Einzelzugängen können die Einstellungen für Supervisoren und Administratoren nicht eingegeben werden.
- Wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist, können nur die weiteren E-Mail-Empfänger eingegeben werden.
- Für Administratoren: Mit der neuen Berechtigung portatour® Report konfigurieren legen Sie fest, mit welchen Berechtigungsstufen der Periodischen Report-Versand angepasst werden kann. Die Berechtigung ist initial auf denselben Wert wie die bestehende Berechtigung Berichtseinstellungen ändern
Als Administrator und Supervisor haben Sie Empfangseinstellungen. Dort können Sie, abweichend vom Firmenstandard, für sich selbst festlegen, welche Reports an Sie gesendet werden. So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie die Optionen.
- Klicken Sie unter portatour® Reports auf Periodischer Report-Versand per E-Mail.
- Unter Empfangseinstellungen legen Sie festlegen, welche Reports wann an Sie gesendet werden.
Hinweis: Diese Erweiterung steht nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.