Jusqu’à présent, l’envoi automatique ne pouvait être configuré que pour les rapports portatour® pour les utilisateurs et uniquement par saisie manuelle d’adresses e-mail. Nouveautés disponibles dès maintenant :
- Les rapports portatour® de l’organisation et pour les groupes d’utilisateurs peuvent désormais également être envoyés automatiquement.
- La sélection des destinataires peut aussi s’effectuer automatiquement sur la base des niveaux d’autorisation de la gestion des utilisateurs, en utilisant les adresses e-mail enregistrées pour les utilisateurs.
- Vous déterminez vous-même le jour et la fenêtre horaire de l’envoi.
Tous les paramètres relatifs au rapport portatour® sont désormais regroupés dans la section dédiée Rapports portatour® des options.
Configurer le standard d’organisation pour l’envoi des rapports
Cette nouveauté concerne les administrateurs et les superviseurs des comptes entreprise avec au moins deux utilisateurs.
Pour configurer l’envoi des rapports à l’échelle de l’organisation, procédez comme suit :
- Allez dans Espace de travail Organisation et cliquez sur l’onglet des options.
- Cliquez sur Envoi périodique du rapport par e-mail.
- Sous Fenêtre horaire d’envoi, définissez la période de temps de l’envoi des rapports.
- Configurez le plan d’envoi pour Rapport portatour® pour les utilisateurs, Rapport portatour® pour groupe d’utilisateurs et Rapport portatour® de l’organisation. Pour chaque groupe de destinataires, sélectionnez : Non, Quotidiennement ou Chaque semaine: le jour de la semaine voulus.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarques :
- Les adresses e-mail existantes de E-mail quotidien à et E-mail hebdomadaire (le dimanche) à ont été automatiquement reprises dans les Destinataires e-mail additionnels correspondants. L’envoi des rapports continue de fonctionner comme auparavant.
- Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.
Adapter l’envoi périodique des rapports pour les utilisateurs
Pour adapter l’envoi des rapports pour les utilisateurs disposant de leur propre plan de visites, procédez comme suit :
- Allez dans l’onglet Options.
- Cliquez sur Envoi périodique du rapport par e-mail.
- Sous Envoi du rapport portatour® à l’utilisateur , vous pouvez remplacer le standard d’organisation pour certains paramètres et définir si votre rapport est envoyé à vous-même, aux superviseurs associés et/ou à tous les administrateurs.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarques :
- Les adresses e-mail existantes de E-mail quotidien à et E-mail hebdomadaire (le dimanche) à ont été automatiquement reprises dans les Destinataires e-mail additionnels correspondants. L’envoi des rapports continue de fonctionner comme auparavant.
- Pour les licences individuels, les paramètres des superviseurs et des administrateurs ne peuvent pas être saisis.
- Lorsque portatour® est connecté à Dynamics CRM comme système source de données, seuls les destinataires e-mail additionnels peuvent être saisis.
- Pour les administrateurs : avec la nouvelle autorisation Configurer le rapport portatour®, vous définissez avec quels niveaux d’autorisation l’envoi périodique du rapport peut être adapté. L’autorisation est initialement définie sur la même valeur que l’autorisation existante Changer configurations du reporting:
En tant qu’administrateur et superviseur, vous disposez de paramètres de réception dans votre espace de travail personnel. Vous pouvez y définir pour vous-même, indépendamment du standard d’organisation, quels rapports vous sont envoyés. Procédez comme suit :
- Allez dans votre espace de travail personnel puis Options.
- Cliquez sur Envoi périodique du rapport par e-mail.
- Sous Paramètres de réception, définissez quels rapports vous sont envoyés et à quel moment.
Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible lorsque Dynamics CRM est utilisé comme système source de données pour portatour®.