¿Le resulta familiar? Quiere informar a un cliente sobre una cita próxima o enviar rápidamente un informe al personal de oficina después de una visita. Hasta ahora, ambas acciones requerían pasar por su programa de email externo.

A partir de ahora, podrá realizar ambas cosas con las nuevas funciones directamente en portatour®: Anunciar la cita por e-mail y Enviar el informe por e-mail. Todo a través de su cuenta de e-mail de Microsoft existente.

Configurar Proveedores de envío de e-mail

Para utilizar las nuevas funciones, primero configure un proveedor de envío de e-mail en portatour®. Proceda de la siguiente manera:

1. En el menú principal, abra las Opciones.
2. Seleccione Proveedor de envío de e-mail > Añadir.
3. Haga clic en Iniciar sesión con Microsoft.
4. Inicie sesión con los datos de acceso de la cuenta correspondiente.
5. Permita el envío de e-mails a través de su cuenta. Si su organización bloquea el acceso, póngase en contacto con su administrador de TI.
   Nota: portatour® necesita exclusivamente el permiso para enviar emails, sin acceso a los buzones.
6. Se abre una ventana para guardar el proveedor de envío de e-mail.
   

7. Haga clic en Guardar.
8. Recibirá un email de prueba enviado por portatour® a través del proveedor configurado.

Nota: Un proveedor de envío de e-mail solo puede ser configurado por el propio usuario, ya que para ello se requieren sus permisos individuales en Microsoft.

Anunciar la cita por e-mail

Con la nueva función Anunciar cita por e-mail, podrá enviar directamente desde portatour® un anuncio de cita por e-mail a sus clientes. Para ello, proceda de la siguiente manera:

1. Seleccione Anunciar cita por e-mail haciendo clic con el botón derecho en una cita próxima en el calendario o en el plan de visitas, o en la página de detalles de la cita en Acciones.
2. Revise o complete Para, Cc, Cco, Asunto y Contenido. El campo Para se rellena automáticamente si en la cita o el cliente hay guardada exactamente una dirección de e-mail. Si hay varias direcciones, estas aparecen como sugerencias para su selección.
3. Haga clic en Enviar.

Las citas anunciadas se marcan con un icono de anuncio en todas las vistas (calendario, lista de citas, plan de visitas). Esta información también está disponible en la búsqueda avanzada y en la exportación. Si reprograma o edita este tipo de citas, verá una nota indicando que los destinatarios no serán informados automáticamente de nuevo.

Notas:

• El archivo ics adjunto opcional sirve para añadir la cita al calendario del destinatario. Se trata únicamente de una información, no de una invitación con opción de respuesta.
• Para no tener que realizar siempre los mismos ajustes, utilice Guardar «CC», «CCO», «Asunto» y el contenido sin texto en negrita como norma.

Enviar el informe por e-mail

Con la nueva función Enviar el informe por e-mail, envía un informe directamente desde portatour® a los destinatarios de su elección. Proceda de la siguiente manera:

1. Seleccione Enviar el informe por e-mail en la página de detalles del cliente en último informe, haciendo clic con el botón derecho en un informe de la lista de informes, o mediante Enviar por e-mail en el informe abierto.
2. Introduzca los destinatarios deseados en Para. Las direcciones utilizadas recientemente se muestran como sugerencias. Además de Para, también están disponibles Cc y Cco.
3. Haga clic en Enviar.

Notas:

• El email contiene los campos rellenados del informe. Asegúrese de que los destinatarios estén autorizados a recibir estos datos.
• Haga clic en Mostrar vista previa del e-mail para comprobar el contenido del e-mail antes de enviarlo.
• Escriba una introducciónsi desea proporcionar al destinatario información adicional sobre el informe. Esta se insertará en el email antes del contenido del informe.
• Si el informe contiene archivos externos, estos se envían por defecto como adjunto si el tamaño total es inferior a 20 MB. Desactive Adjuntar archivos externos si no desea enviar dichos archivos.

Más información sobre el envío de e-mail

• El proveedor de e-maisl almacena todos los emails en la carpeta de «Enviados».
• Administradores y supervisores también pueden utilizar Anunciar la cita por e-mail y Enviar el informe por email en el espacio de trabajo de otros usuarios, siempre que hayan configurado su propio proveedor. Los emails se envían siempre a través del propio proveedor. En el caso de Anunciar la cita por email , inicialmente recibirán un texto introductorio adaptado. La configuración guardada se aplica por espacio de trabajo.
• Se pueden configurar varios proveedores de envío de e-mail al mismo tiempo. Al enviar el e-mail, seleccione el proveedor a través del cual desea enviarlo.
• Las funciones Anunciar la cita por e-mail y Enviar el informe por e-mail no están disponibles si portatour® está conectado a Dynamics CRM como sistema de fuente de datos.

Hasta ahora, el envío automático solo podía configurarse para portatour® Report destinados a los usuarios y únicamente mediante la entrada manual de direcciones de email. A partir de ahora, hay una novedad:

• Los portatour® Reports para la organización y los grupos de usuarios también pueden enviarse automáticamente.
• La selección de los destinatarios también puede realizarse automáticamente en función del nivel de autorización de la gestión de usuarios, utilizando las direcciones del email registradas para los usuarios.
• Usted mismo determina el día y la franja horaria del envío.

Todos los ajustes relacionados con el portatour® Report están ahora agrupados en la sección propia portatour® Report dentro de las opciones.

Configurar la norma de la empresa para el envío de informes

Esta novedad afecta a administradores y supervisores de cuentas de empresa con al menos dos usuarios.

Para configurar el envío de informes para toda la empresa, proceda de la siguiente manera:

1. Abra las opciones de empresa en el espacio de trabajo Empresa.
2. Haga clic en portatour® Reports > Envío periódico del portatour® Report por email.
3. En Franja horaria de envío, defina cuándo deben enviarse los informes.
4. Configure el plan de envío para portatour® Report para usuarios, portatour® Report para grupo de usuarios e portatour® Report para empresa. Para cada grupo de destinatarios, seleccione: Sin envío, Diariamente o Semanal en un día de la semana seleccionable.
5. Haga clic en Guardar.

Notas:

• Las direcciones de email existentes de Email diario a y Email semanal (domingo) a se han transferido automáticamente a los respectivos Destinatarios adicionales del e-mail email. El envío de Report sigue funcionando como hasta ahora.
• Esta ampliación no está disponible si portatour® está conectado a Dynamics CRM como sistema de fuente de datos.

Adaptar el envío periódico del Report para usuarios

Para adaptar el envío del Report para usuarios con su propio plan de visitas, proceda de la siguiente manera:

1. Abra las Opciones.
2. En portatour® Reports, haga clic en Envío periódico del Report por email.
3. En Envío del portatour® Report para usuarios , puede sobrescribir la norma de la empresa para ajustes individuales y definir si su Report se envía a usted mismo, a los supervisores responsables y/o a todos los administradores.
4. Haga clic en Guardar.

Notas:

• Las direcciones de email existentes de Email diario a y Email semanal (domingo) a se han transferido automáticamente a los respectivos Destinatarios adicionales del e-mail. El envío del Report sigue funcionando como hasta ahora.
• En las cuentas individuales no se pueden introducir los ajustes para supervisores y administradores.
• Si portatour® está conectado a Dynamics CRM como sistema de fuente de datos, solo se pueden introducir los destinatarios adicionales de email.
• Para administradores: Con el nuevo permiso Configurar portatour® Report, usted define con qué nivel de autorización puede adaptarse el Envío periódico del Report. El permiso está configurado inicialmente con el mismo valor que el permiso existente Editar ajustes de informes

Como administrador y supervisor, dispone de Configuración de recepción. Allí puede definir para usted mismo, independientemente de la norma de la empresa, qué Reports se le envían. Proceda de la siguiente manera:

1. Abra las Opciones.
2. En portatour® Reports, haga clic en Envío periódico del Report por email.
3. En Configuración de recepción, indique qué Reports desea recibir y cuándo.

Nota: Esta ampliación no está disponible si portatour® está conectado a Dynamics CRM como sistema de fuente de datos.

Nuevo tipo de informe para «Por teléfono» y «Por teléfono en vez de visita»

Anteriormente, las tres opciones «Por teléfono en vez de visita», «Por teléfono» y «Otro informe» se agrupaban en el tipo de informe «Otro informe». A partir de ahora, cada uno de estos tres casos tendrá su propio tipo de informe. Esto le permite configurar los campos personalizados de forma diferente.

El nuevo tipo de informe también se puede encontrar para la importación, exportación y búsqueda avanzada. Si es necesario, adapte las exportaciones automatizadas y el tratamiento posterior.

Nota: Esta función aún no está disponible si portatour® está conectado a Dynamics CRM como sistema fuente de datos.

Estado y urgencia de la programación de los clientes visitados en el informe

portatour® añade al informe más detalles sobre el estado de sus visitas completadas. En la sección «Informes de visita«, puede ver en la tabla en las columnas adicionales «Estado y urgencia de la programación» si un cliente estaba en plan de visitas en el momento en que se creó el informe y qué plazo estaba disponible en ese momento.

Las nuevas columnas también están disponibles a través de la exportación de informes.

Además, existe la nueva sección «Estado de la planificación y vencimiento de los clientes visitados en los últimos 90 días«. Allí podrá ver unas estadísticas basadas en esos valores.

Tenga en cuenta que los datos subyacentes se recogen y almacenan en el momento de generar el informe. Las modificaciones posteriores en los informes de visitas no tienen ningún efecto. Los informes de visitas introducidos con retraso pueden distorsionar las estadísticas.

La sección «Clientes actualmente atrasados» ahora también se indica si hay una visita programada para ese cliente en el plan de visitas.

Nota: Esta función aún no está disponible si portatour® está conectado a Dynamics CRM como sistema fuente de datos.

Informes externos

¿Su empresa también registra informes de visita en otro sistema? portatour® puede ahora integrarlo sin problemas. Al hacer clic en «Recién visitado» o «No encontrado» en el cliente, portatour® abre la URL externa que haya configurado. Esto le permite abrir el registro de datos apropiado o la pantalla de entrada de datos deseada directamente en el sistema externo. Las URL externas se abren además de las acciones desde «Registrar informes «.

Para activar esta función en toda la organización como administrador, siga estos pasos:

1. Vaya a «Espacio de trabajo Empresa» y abra «Opciones«.
2. Haga clic en «Presentación de informes«.
3. Configure «Introducir informes externamente» como «Entrar externamente«.
   
4. En «Para los clientes» haga clic en «Configurar«.
5. Introduzca la URL externa que desea abrir en «Recién visitado«.
   
6. Opcionalmente, utilice marcadores de posición que portatour® rellenará con los valores correspondientes cuando se abra la URL.

Si es necesario, la configuración se puede sobrescribir para cada usuario. El nuevo permiso «Editar la configuración de entrada de informes externos» determina qué nivel de autorización se requiere para anularla.

Nota: Esta función aún no está disponible si portatour® está conectado a Dynamics CRM como sistema fuente de datos.