Especialmente en la industria farmacéutica, hemos recibido cada vez más la exigencia de que un cliente sea visitado regularmente por dos o incluso tres comerciales. Sin embargo, es importante evitar que estos comerciales «se encuentren» en el mismo cliente en la misma semana. Es decir, lo ideal sería que sólo un comercial visitara al cliente en el plazo de una semana. Con todo, esto requiere un esfuerzo de coordinación.

Desde la actualización de hoy, portatour® le ayuda en esta situación. Para cada cliente se puede almacenar un límite de programación por semana natural. Para hacerlo, haga clic en el símbolo del lápiz en Parámetros de programación en la vista detallada de cliente.

Si, por ejemplo, un cliente debe ser atendido regularmente por dos comerciales, el primer debe fijar el límite de programación Sólo en semanas pares y el segundo Sólo en semanas impares. Así, el plan de visitas de portatour® nunca sugerirá el cliente a ambos comerciales en la misma semana.

También puede usarse el límite de programación para varios clientes utilizando la búsqueda avanzada de clientes y la edición en masa en seguida. Por ejemplo, el límite de programación puede aplicarse rápidamente a áreas de código postal. Además, la exportación y reimportación de clientes también le permite que los límites de programación se fijen de una sola vez.

Consejo: Si dos comerciales comparten el mismo territorio, recomendamos subdividirlo en dos mitades, por ejemplo, Sur-Norte o Ciudad/Suburbios. Para cada sub-territorio, los comerciales establecen límites de programación opuestos. A través de este proceso, usted apoya la planificación de rutas optimizadas en términos de kilometraje, ya que en una semana determinada, solo se tienen en cuenta los clientes de una región geográfica compacta.

Para verificar los límites de programación, la coloración de los clientes en el mapa puede mostrarse de acuerdo a cada límite. Simplemente haga clic en el símbolo de rueda dentada en la esquina superior derecha y luego en «Color: límite de programación»:

Tenga en cuenta:

• El límite de programación «Sólo en semanas pares» no significa automáticamente que el cliente esté programado cada 2 semanas. La frecuencia sigue estando determinada por el intervalo de visita establecido. El límite de programación sólo significa que una visita comercial sólo se debe sugerir en semanas pares. Por lo tanto, el intervalo de visita más corto y lógico al utilizar este límite de programación es de 14 días.
• Ambos comerciales tienen que establecer por separado los límites de programación para los clientes compartidos, y de la manera opuesta. No basta con que sólo uno de ellos establezca el límite.
• ¿Desea filtrar su lista de clientes por aquellos que todavía no tengan un límite de programación? ¿O por clientes que estén actualmente disponibles de acuerdo al límite de programación? ¡Entonces utilice la búsqueda avanzada de clientes! Allí encontrará el nuevo filtro «Límite de programación».
• Si un cliente es visitado por tres comerciales, utilice el límite de programación «Sólo cada 3 semanas», en el que el primer comercial elige el límite «desde sem. 1», el segundo «desde sem. 2» y el tercer «desde sem. 3». «Desde sem. 1» significa que las semanas naturales 1, 4, 7, 10, etc. están permitidas. «Desde sem. 2» significa las semanas naturales 2, 5, 8, 11, etc. «Desde sem. 3» es análogo otra vez a una semana después. En este caso, el intervalo de visita más corto y lógico es de 21 días.
• Las citas creadas manualmente para los clientes tienen la máxima prioridad y por lo tanto también son posibles en semanas con límites de programación. Sin embargo, con la función «Buscar día adecuado» para citas, los días con límite de programación se marcan en gris para recordarle que es posible que un comercial también visite a este cliente durante esta semana.

Desde esa actualización, una nueva e interesante característica de portatour® está disponible para empresas con al menos 10 comerciales: la asignación de cuentas de usuario a grupos de usuarios.

¿Para qué necesita grupos de usuarios?

Sin grupos de usuarios, cada supervisor puede acceder a todas las demás cuentas de usuario con un solo clic. Si desea seguir usando esta función, no necesita usar grupos de usuarios.

Sin embargo, si desea limitar el acceso a determinados usuarios, los nuevos grupos de usuarios son exactamente lo que usted necesita, por ejemplo, si ha dividido su territorio de ventas en regiones con gerentes regionales (= supervisores), que solo deberían tener acceso a su propio equipo de comerciales.

Así activamos los grupos de usuarios

El permiso de activar y editar los grupos de usuarios está reservado exclusivamente a los administradores de una cuenta de empresa con al menos 10 licencias. Para ello, vaya a Opciones -> Gestión de usuarios y haga clic en el nuevo botón Grupos de usuarios en la barra de menú.

Ahora, aparece una ventana en la que se hace clic en Activar los grupos de usuarios. Al activarlos, todos los usuarios se asignan inicialmente al grupo de usuarios creado automáticamente denominado «Grupo predeterminado». Nota: dado que después de este paso todos los usuarios siguen perteneciendo al mismo grupo de usuarios, el comportamiento de portatour® aún no habrá cambiado.

Así gestionamos los grupos de usuarios

Crear grupos de usuarios y asignarles usuarios se realiza conjuntamente en la ya conocida ventana de edición para cuentas de usuario individuales.

Haga clic en Nuevo grupo para crear un nuevo grupo de usuarios. A continuación, introduzca el nombre del nuevo grupo de usuarios. Todos los grupos de usuarios existentes aparecerán entonces representados en la lista de selección Miembro de. Seleccione aquel grupo en el que desee incluir al usuario. Para ello, es posible usar la selección múltiple: en Windows, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras va haciendo clic. Los grupos de usuarios que no tengan miembros se eliminarán automáticamente.

Los administradores siempre tienen acceso a todos los usuarios, independientemente del grupo en que estén. En la lista de usuarios, es posible filtrar por grupos de usuarios, lo que proporcionará una mayor claridad, especialmente si hay muchos usuarios.

Un ejemplo de grupos de usuarios en la práctica

Para representar el ejemplo anterior con las regiones de ventas, proceda de la siguiente manera:

1. Edite el responsable de ventas de la primera región.
2. Haga clic en «Nuevo grupo» e introduzca el nombre de la región, por ejemplo, «Región Norte».
3. Elimine la pertenencia al «grupo predeterminado». A continuación, solo debe marcarse la «Región Norte».
4. Guarde el responsable de ventas.
5. Ahora edite todos los representantes de ventas de la región uno tras otro.
6. En «Miembro de», haga clic en la «Región Norte». A continuación, solo debe marcarse la «Región Norte».
7. Guarde el usuario.

Repita los puntos 1-7 para cada región de ventas.

Como resultado, los responsables de ventas solo verán en la lista de usuarios a los miembros de sus respectivas regiones y solo podrán acceder a ellos.

El director de ventas nacional de la empresa debe ser miembro de todos los grupos de usuarios para tener acceso a todos.

Resumiendo las ventajas de los grupos de usuarios

• Los supervisores solo verán la lista con los usuarios que son miembros de un grupo común.
• Los supervisores solo podrán iniciar sesión como aquellosusuarios que también ven en la lista de usuarios.
• Los usuarios y supervisores solo podrán seleccionar usuarios de destino que sean miembros de un grupo común, usando la función «Transferir clientes«.
• Cuando los supervisores realizan la verificación de la aplicación, esta verificación solo incluirá a los usuarios que sean miembros de un grupo común.

Más información sobre grupos de usuarios

• Una vez activados los grupos de usuarios, cada usuario debe ser siempre miembro de al menos un grupo. Por eso, el «grupo determinado» al que pertenece cada usuario se crea automáticamente al principio. A continuación, cree sus propios grupos y elimine la pertenencia al «grupo predeterminado». Mientras todos los usuarios sigan perteneciendo a este «grupo predeterminado», no habrá restricciones de acceso.
• La longitud máxima del nombre de un grupo de usuarios es de 40 caracteres.
• Un usuario puede ser miembro de un máximo de 25 grupos.
• Un grupo de usuarios se borra automáticamente si ya no tiene miembros. Para eliminar un grupo de usuarios explícitamente, elimine todas las asignaciones de usuarios. Para encontrar a los miembros del grupo, filtre la lista de usuarios según el grupo que desee eliminar.
• El nombre de un grupo de usuarios no se puede modificar posteriormente, ya que el nombre funciona como clave. En su lugar, cree un nuevo grupo y asigne los usuarios a él.
• La edición en masa de grupos de usuarios es posible exportando e importando la lista de usuarios como fichero Excel o CSV. En el archivo encontrará la nueva columna «Grupos de usuarios», que permite exportar e importar grupos separados por punto y coma. Esto también permite la sincronización automatizada de grupos de usuarios usando la API.
• Si desactiva los grupos de usuarios para toda la empresa, se eliminarán todos los grupos de usuarios y las asignaciones de usuarios.

Esperamos que los nuevos grupos de usuarios le sean útiles y nos alegraremos de recibir sus comentarios en feedback@portatour.com.

Los campos personalizados en los informes son muy populares en la comunidad de usuarios de portatour®. Y es que fueron varias las solicitudes que deseaban la opción de mostrar campos flexibles según el tipo de informe, por ejemplo, campos diferentes para una visita realizada con éxito y otros para casos de clientes no encontrados. ¡Desde esta actualización ya es posible!

Para ello, usted o su administrador vaya a Opciones > Campos personalizados > Informes. Ahora defina qué grupo de campos se debe mostrar en el tipo de informe respectivo.

También es posible mostrar un grupo de campos para varios tipos de informe (por ejemplo, kilometraje para el informe del inicio y final de trabajo), seleccionando varios tipos de informe en la ventana de selección (mantenga pulsada la tecla CTRL).

portatour® distingue entre los siguientes tipos de informes:

• Visita: haga clic en «Recién visitado» en un cliente o «Cita realizada» en una cita con el cliente.
• No encontrado: haga clic en «No encontrado» en un cliente o una cita
• Otro informe: para citas sin referencia de ubicación (= llamada telefónica) o sin referencia al cliente, para «Mis lugares» y haciendo clic en «Nuevo informe» en la página del cliente
• Inicio de trabajo: haga clic en «Documentar entrada»
• Final de trabajo: haga clic en «Documentar salida»
• Día libre: haga clic en «Documentar día libre»

También puede reconocer el tipo de informe mientras está introduciéndolo por la barra de título en la ventana del informe.

Tenga en cuenta:

• El número máximo de campos personalizados en los informes es de 100, independientemente de la distribución por tipos de informe.Al exportar los informes, siempre se exportan todos los campos. Los campos que no admiten un tipo de informe estarán vacíos en esa línea.
• Los nombres de los campos deben ser únicos debido a los archivos de importación y exportación, independientemente de lostipos de informe.
• Las modificaciones de los campos personalizados pueden dar lugar a modificaciones en las columnas de los archivos de importación y exportación. Tenga en cuenta esto si ejecuta procesos automatizados.

Con esta actualización de portatour® Anywhere, el calendario le ofrece nuevas funciones:

Buscar el día adecuado para la cita con el cliente

Probablemente conoce ya la situación en la que un cliente desea concertar una cita y usted quiere proponerle varios días alternativos en los que ya estará cerca del cliente para así desviarse lo menos posible. Aquí es exactamente donde portatour® puede ayudarle.

Busque el cliente que desea en la lista de clientes, abra la vista detallada del cliente y haga clic en el nuevo botón Buscar día adecuado en la sección «Próximas citas».

Aparece la vista de calendario habitual, pero ahora con algunas ampliaciones:

• El nombre del cliente para el que está buscando días adecuados con citas aparece en el encabezado.
• Para cada día natural, se muestra el desvío con fondo a color, indicando el tiempo de viaje y la distancia que supondría visitar al cliente ese día.
• Para una vista general más rápida, los colores (verde, amarillo, rojo) también indican la duración del desvío: verde significa menos de 30 minutos de desvío; amarillo significa de 30 a 90 minutos de desvío y rojo más de 90 minutos.
• Si el cliente está cerrado un día (por ejemplo, no hay horario de apertura, vacaciones o período de bloqueo), esto también se muestra en color gris.
• Un clic en una celda del calendario permite inmediatamente crear una nueva cita para el cliente en cuestión, sin tener que buscarlo de nuevo.

La indicación del desvío se puede encontrar hasta con un año de antelación y funciona en la vista de día, semana y mes (utilice el botón de la rueda dentada en la esquina superior derecha para cambiar la vista).

En los días para los que portatour® ya ha calculado un plan de visitas específico, el nuevo enlace al mapa le llevará directamente a la vista en el mapa de la ruta para este día. Además, el cliente respectivo también se muestra en el mapa, indicando a qué distancia se encuentra en la ruta. Consejo: utilice el botón de la rueda dentada situado en la esquina superior derecha para pasar de la indicación en línea recta de la ruta a la indicación en trayecto.

Para los días más alejados en el futuro y sin plan de visitas concreto, se utilizan las citas ya fijadas en el calendario al calcular el desvío. En este caso, se trata de una aproximación, ya que todavía no se ha calculado la ruta concreta para este día.

Para los días vacíos, es decir, sin plan de visitas y sin citas, el desvío significa el recorrido desde su domicilio hasta el cliente en cuestión y de vuelta. En este caso, no se muestra ningún color.

Le rogamos que tenga en cuenta lo siguiente:

• Al calcular el desvío, no se comprueba si el cliente respectivo tiene margen en un día, y no se tienen en cuenta mis citas ya fijadas con otros clientes. Tan pronto como introduzca en el calendario la cita con el cliente y actualice el plan de visitas, portatour® optimizará el tiempo al máximo posible. En caso de conflicto, usted mismo podrá decidir si aplazar otras citas o acortar su duración para tener margen suficiente.
• Si un día está formado exclusivamente por propuestas de visita de portatour®, es decir, sin citas fijas, la información sobre el desvío será menos relevante. Tan pronto como se introduzca la cita con el cliente respectivo y se actualice el plan de visitas, portatour® se orientará por esta nueva cita y, si es necesario, propondrá otros clientes más cercanos para completar el día.

Nuevas opciones de calendario

Haciendo clic en el botón de la rueda dentada en la esquina superior derecha en la vista de calendario, llegará a la siguiente ventana:

En Período se puede seleccionar entre la visualización diaria, semanal y mensual, como ya conoce.

En Vista puede elegir entre Plan (=solo citas y propuestas de visita), Informes (=solo informes de visitas) y Combinada. Con la vista combinada, las citas, las propuestas de visita y los informes de visita se muestran juntos. Lo nuevo ahora es que una cita o propuesta de visita para un cliente solo se muestra en el calendario mientras no haya un informe de visita para este cliente en ese día, es decir, hasta que el cliente haya sido visitado verdaderamente. Entonces, solo se mostrará el informe de visita para mejorar la claridad.

También nuevo es el apartado Etiquetado, donde se puede elegir cómo y en qué orden se etiquetan en el calendario las citas individuales, las propuestas de visitas y los informes de visitas. Elija entre Asunto primero, Lugar primero o Sólo lugar. El «Asunto» también contiene el nombre del cliente.

Esperamos que las nuevas funciones le sean útiles y nos alegraremos de recibir sus comentarios en feedback@portatour.com.