Dalla scorsa settimana portatour® ha una nuova funzione che vogliamo condividere con voi: la possibilità di selezionare i clienti sulla mappa con lazo o poligono.

Ecco come funziona: aprire la mappa, fare clic sulla ruota dentata in alto a destra e poi su Attiva modalità di selezione. La mappa passa allamodalità di selezione, riconoscibile dalla comparsa di una riga in alto e dal colore più scuro della cartina.

Adesso si hanno tre possibilità per selezionare i clienti:

• Selezione singola: fare clic sul cliente desiderato. I clienti selezionati si riconoscono per via della cornice blu attorno al simbolo degli stessi.
• Selezione con il lazo: fare clic in alto a destra sul simbolo del lazo per attivarlo. Quindi, con il tasto del mouse premuto, cerchiare i clienti desiderati. Per terminare il processo di selezione, togliere il dito dal tasto. La modalità lazo terminerà automaticamente. Se si vogliono selezionare anche dei clienti in un’altra regione, fare nuovamente clic sul simbolo del lazo. Su touchscreen il lazo funziona con il dito o con la pennetta.
• Selezione con il poligono: fare clic sul simbolo del lazo, senza però cerchiare con il tasto del mouse premuto, ma facendo clic ai lati della regione desiderata. In questo modo si creerà un poligono. Per terminare la selezione, fare doppio clic o chiudere il poligono facendo clic sul punto di inizio dello stesso.

Ecco un esempio di selezione con il lazo:

Il numero totale dei clienti selezionati è mostrato nel tasto “Modifica X clienti selezionati”. Fare clic su questo tasto per modificare tutti i clienti selezionati. Si sarà reindirizzati alla pagina di modifica di massa, come quella presente nella lista dei clienti.

Consiglio: Se si è selezionato per errore un cliente, deselezionarlo facendo clic sullo stesso. Se si vogliono deselezionare tutti i clienti, terminare la modalità di selezione con il simbolo X in alto a destra.

Ecco alcuni esempi di utilizzo delle nuove modalità di selezione sulla mappa:

• Se si suddivide diversamente la propria area di attività e si vogliono trasferire dei clienti di una determinata zona a un collega, la modalità di selezione è un ‘alternativa o un complemento del filtro tramite CAP.
• Se si seguono i clienti di un’area in collaborazione con un collega e li si vuole suddividere in una maniera logica dal punto di vista geografico in visitabili “nelle settimane pari” e “nelle settimane dispari”. Si veda a questo proposito “Un cliente – più agenti. portatour® ti aiuta a coordinare”
• Quando si vogliono modificare gli orari di apertura (= orari di visita) di clienti di una determinata area – per esempio impostare alcuni giorni come “preferiti”.
• Se invece della pianificazione automatica di portatour® si vuole organizzare il lavoro manualmente tramite gli “inserimenti” e si vogliono selezionare i clienti per l’agenda successiva.
• Per fare il conteggio dei clienti di una determinata regione.

Consiglio: Se non si vogliono visualizzare tutti i clienti sulla mappa, ma solo quelli che soddisfano determinati criteri, utilizzare la “Ricerca avanzata” in cima alla lista clienti e fare clic su “Mappa”. La modalità di selezione sarà così applicata solo ai clienti isolati con il filtro.

Ci auguriamo di aver fatto cosa gradita con il nuovo lazo e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com

Soprattutto nel settore farmaceutico, ci è stato richiesto ripetutamente di poter visitare regolarmente un cliente non da uno, ma da due, talvolta tre, agenti, in modo da ricevere maggiore attenzione dallo stesso. Occorre, però, evitare che questi agenti si incontrino davanti alla porta dello stesso cliente. Ossia, l’ideale sarebbe che solo un agente si presenti dal cliente in una settimana. Tuttavia, ciò richiede uno sforzo di pianificazione.

Grazie all’aggiornamento di oggi, portatour® ti aiuta in una situazione del genere. Per ogni cliente è possibile impostare una cosiddetta “restrizione della pianificazione” su base settimanale.

Se, per esempio, un cliente deve essere seguito regolarmente da due colleghi, il primo agente imposterà per il cliente la restrizione di pianificazione “Solo nelle settimane pari“, mentre il secondo imposterà “Solo nelle settimane dispari“. Ciò eviterà che, nel calcolo dell’agenda, portatour® suggerisca di visitare il cliente a entrambi gli agenti nella stessa settimana.

Si può impostare la restrizione di pianificazione per più clienti utilizzando la ricerca avanzata e poi la modifica di massa. Per esempio, la restrizione di pianificazione puoi essere applicata con una selezione per CAP. Inoltre, anche con l’esportazione e la reimportazione di clienti è possibile impostare una restrizione di pianificazione.

Consiglio: se due colleghi condividono la stessa zona di attività, si consiglia di suddividere la zona in due parti, per esempio nord/sud, città/area circostante. Per zona di attività gli agenti definiscono delle restrizioni di pianificazione opposte. Ciò facilita una pianificazione ottimizzata in termini di chilometraggio, dato che in una settimana si terrà conto esclusivamente dei clienti in una zona geografica delimitata.

Per verificare le restrizioni di pianificazione, è possibile impostare la colorazione del cliente sulla mappa in base alla restrizione. Fare clic sul simbolo della ruota dentata in alto a destra e poi su “Colorazione: restrizione della pianificazione”:

Nota bene:

• La restrizione di pianificazione “Solo nelle settimane pari” non significa automaticamente che il cliente sarà inserito nella pianificazione ogni 2 settimane. La frequenza continua a essere determinata dalla cadenza di visita. La restrizione di pianificazione indica esclusivamente che si consiglierà una visita solo nelle settimane pari. Pertanto la cadenza di visita minima quando si utilizza tale restrizione è di 14 giorni.
• I due colleghi dovranno impostare la restrizione separatamente, ossia in maniera opposta. Non è sufficiente che sia solo uno a impostarla.
• Vuoi filtrare dalla lista clienti quelli che non hanno una restrizione? O i clienti che, in base alla restrizione, possono essere visitati adesso? Utilizza la ricerca clienti avanzata. Troverai un nuovo criterio di filtro in base alla “restrizione di pianificazione”.
• Se un cliente è seguito da tre agenti, occorrerà impostare la restrizione “Ogni 3 settimane” e il primo collega sceglierà la restrizione “dalla settimana 1”, il secondo “dalla settimana 2” e il terzo “dalla settimana 3”. “Dalla settimana 1” significa che le settimane 1, 4 , 7, 10, e così via, sono ammesse. “Dalla settimana 2” corrisponde alle settimane 2, 5, 8, 11 e così via, “dalla settimana 3” una settimana più tardi. La cadenza di visita di visita minima è di 21 giorni.
• Gli appuntamenti creati manualmente hanno la priorità e sono possibili anche nelle settimane con restrizione. Con la funzione di ricerca di appuntamento “Trova giorno adatto”, i giorni con restrizione saranno segnalati in grigio per ricordare che è probabile che un collega visiti il cliente nella settimana in questione.

Con l’aggiornamento odierno per le aziende con almeno 10 agenti è disponibile una nuova interessante funzione su portatour®: la suddivisione degli utenti in gruppi.

A cosa servono i gruppi di utenti?

Senza i gruppi utente qualunque supervisore può accedere a tutti gli altri account utente con un clic. Se si desidera ciò, non si ha alcun bisogno dei gruppi di utenti.

Se invece si vuole limitare l’accesso a determinati utenti, allora i nuovi gruppi di utenti sono esattamente quello che fa al caso vostro. Per esempio, nel caso in cui la zona di attività sia suddivisa in aree con supervisori regionali e si voglia che questi ultimi abbiano accesso esclusivamente al proprio team di vendita.

Come attivare i gruppi di utenti

L’attivazione e la modifica di gruppi utenti è riservata esclusivamente ad amministratori di account aziendali con almeno 10 licenze. Per attivarli, andare nelle Opzioni su Gestione utenti e fare clic sulla barra del menù sul nuovo tasto Gruppi di utenti.

Sarà visualizzata una finestra sulla quale si potrà selezionare Attiva gruppi di utenti. Con l’attivazione tutti gli utenti saranno inseriti automaticamente in un gruppo denominato “Gruppo predefinito”. Nota: Dal momento che con questo passaggio tutti gli utenti appartengono allo stesso gruppo, il funzionamento di portatour® rimane invariato.

Come gestire i gruppi di utenti

La creazione di gruppi e l’inserimento di utenti avviene nella già nota finestra di modifica dei singoli account utente.

Fare clic su Nuovo gruppo per creare un nuovo gruppo di utenti. Attribuire poi il nome al nuovo gruppo. Tutti i gruppi di utenti esistenti saranno mostrati nella lista di selezione Membro di. Selezionare i gruppi in cui si vuole inserire l’utente. È possibile una selezione multipla, con Windows tenere premuto il tasto Ctrl . I gruppi di utenti vuoti saranno rimossi automaticamente.

Gli amministratori hanno sempre accesso a tutti gli utenti, indipendentemente dai gruppi. Nella lista degli utenti è possibile filtrare in base ai gruppi utenti, il che permette una migliore visione d’insieme in caso di utenti numerosi.

Esempio di applicazione di gruppi di utenti

Per riprodurre l’esempio sopraccitato procedere come segue:

1. Modificare il responsabile delle vendite della prima area.
2. Fare clic su “Nuovo gruppo” e inserire il nome dell’area, per esempio “Area nord”.
3. Rimuoverlo dal gruppo standard. Dovrà essere selezionata solo l'”Area nord”.
4. Salvare il responsabile delle vendite.
5. Modificare adesso tutti gli agenti dell’area in questione.
6. Fare clic alla voce “Membro di” su “Area nord”. Dovrà essere selezionata solo questa regione.
7. Salvare l’utente.

Ripetere i punti 1-7 per ogni area di vendita.

In questo modo, i responsabili delle vendite visualizzano nella lista utenti i membri della propria area e possono accedere solo a questi.

Il responsabile generale delle vendite sarà membro di tutti i gruppi e avrà accesso a tutti gli utenti.

Sintesi dei vantaggi dei gruppi di utenti

• I supervisori visualizzano nella lista utenti solo i membri di un determinato gruppo.
• Perciò questi potranno accedere esclusivamente agli utenti presenti nella lista.
• Con la funzione “Trasferisci clienti” gli utenti e i supervisori possono selezionare gli utenti membri di un gruppo comune.
• Se i supervisori eseguono la Verifica dell’applicazione, si terrà conto esclusivamente degli utenti contenuti nel gruppo di appartenenza.

Ulteriori informazioni sui gruppi di utenti

• Non appena si attivano i gruppi di utenti, ogni utente deve appartenere ad almeno un gruppo. Per questo motivo inizialmente sarà creato automaticamente il “Gruppo predefinito”, contenente tutti gli utenti. Creare in seguito i propri gruppi e rimuovere gli utenti dal “Gruppo predefinito”. Fintanto che tutti gli utenti apparterranno a tale gruppo, non sarà possibile attivare delle limitazioni di accesso.
• I nomi dei gruppi possono contenere un massimo di 40 caratteri.
• Un utente può appartenere a un massimo di 25 gruppi.
• Se un gruppo non ha nessun membro, sarà eliminato automaticamente. Per eliminare un gruppo, eliminarne tutti i membri. Per trovarli, selezionare con il filtro nella lista utenti il gruppo da eliminare.
• Il nome di un gruppo non può essere modificato a posteriori, dato che varrà come chiave. Per ovviare a questo problema creare un nuovo gruppo e inserire gli utenti.
• Tramite l’importazione e l’esportazione di liste di utenti come file Excel o CSV è possibile la modifica di massa dei gruppi utenti. Nel file si troverà la nuova colonna “Gruppi di utenti”, in cui si potranno esportare o importare i gruppi (separati da un punto e virgola). In questo modo sarà possibile anche la sincronizzazione automatica dei gruppi tramite l’API.
• Se si disattivano i gruppi utenti a livello aziendale, tutti i gruppi e i loro membri saranno eliminati.

Con i nuovi gruppi di utenti ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com

I campi personalizzati nei rapporti godono di grande popolarità presso la comunità di utenti portatour®. Diverse volte è stato espresso il desiderio di disporre di diversi campi a seconda del tipo di rapporto, per esempio, di avere altri campi per una visita andata a buon fine rispetto a un cliente non disponibile. Da oggi è possibile!

Andare su Opzioni > Campi personalizzati > Rapporti. Per ogni gruppo di campi stabilire per quale tipo di rapporto questi debbano essere visualizzati.

È possibile anche scegliere di visualizzare un gruppo di campi per vari tipi di rapporto – p.es. il chilometraggio sia per il rapporto di Inizio lavoro che di Fine lavoro – selezionando più rapporti nel menu a tendina (tenere premuto il tasto Ctrl ).

portatour® offre i seguenti tipi di rapporto:

• Visita: Clic su “Appena visitato” su un cliente o “Concluso” per un appuntamento
• Non disponibile: Clic su “Non disponibile” per un cliente o un appuntamento
• Altro rapporto: Per appuntamenti senza luogo (= una telefonata) o senza riferimento al cliente, presso “I miei luoghi” e con un clic su “Nuovo rapporto” sul cliente
• Inizio lavoro: Clic su “Segnala inizio lavoro”
• Fine lavoro: Clic su “Segnala fine lavoro”
• Giorno libero: Clic su “Segnala giorno libero”

Il tipo di rapporto è riconoscibile anche dal titolo della finestra durante la creazione.

Attenzione:

• Il numero massimo di campi personalizzati è 100, indipendentemente da come sono distribuiti sui vari rapporti.I rapporti esportati contengono sempre tutti i campi. I campi non autorizzati per un determinato tipo di rapporto sono vuoti.
• Al fine di evitare confusione durante l’importazione e l’esportazione, i nomi dei campi devono essere univoci, indipendentemente dal tipo di rapporto.
• Le modifiche ai campi personalizzati possono causare dei cambiamenti alle colonne nell’importazione ed esportazione. Se ne tenga conto se si eseguono dei processi automatici.

Con l’aggiornamento di oggi di portatour® Anywhere il calendario ha alcune nuove funzioni per te:

Trovare il giorno giusto per l’appuntamento con il cliente

Probabilmente conosci già la situazione in cui un cliente richiede un appuntamento e tu vorresti proporgli diverse alternative in cui ti trovi già nelle vicinanze per evitare troppi giri. portatour® ti aiuta adesso proprio in questo caso.

Cerca nella lista il cliente desiderato, apri i dettagli del cliente e nella sezione “Prossimi appuntamenti” fare clic sul nuovo pulsante Trova un giorno adatto.

Si visualizzerà il solito calendario con alcune novità:

• Nel titolo comparirà il nome del cliente per cui stai cercando i giorni giusti.
• Per ogni giorno sarà mostrata la “deviazione” in termini di tempo di percorrenza e distanza che ti costerebbe la visita in quel determinato giorno.
• Per una panoramica veloce i colori (verde, giallo, rosso) indicano la distanza: verde significa meno di 30 minuti, giallo tra 30 e 90 minuti, rosso più di 90 minuti.
• Se il cliente un giorno è chiuso (p.es. nessun orario di apertura, ferie o blocco delle visite) questo sarà indicato. Il colore in questo caso sarà grigio.
• Il clic su una cella del calendario permette di creare immediatamente un nuovo appuntamento per il cliente desiderato senza doverlo cercare un’altra volta.

La deviazione è mostrata fino a un anno nel futuro e funziona nella visualizzazione di un giorno, una settimana o un mese. Consiglio: utilizzare la ruota dentata in alto a destra per passare da un periodo a un altro.

Nei giorni in cui portatour® ha già calcolato un’agenda concreta, con il nuovo link alla mappa passi direttamente dal giro quotidiano alla mappa. Inoltre, anche il cliente sarà rappresentato sulla carta per mostrare la distanza dal percorso calcolato. Consiglio: utilizzare la ruota dentata in alto a destra per passare dalla visualizzazione in linea d’aria al percorso effettivo.

Per i giorni in un futuro prossimo per i quali non esiste ancora un’agenda concreta, saranno utilizzati gli appuntamenti già presenti nel calendario per determinare la deviazione. In casi del genere si tratta di una stima, dato che il giro concreto per quei giorni non è stato ancora calcolato.

Per i giorni in cui non ci sono ancora un’agenda o degli appuntamenti, la “deviazione” indica il percorso dal domicilio al cliente desiderato e viceversa. In questo caso non sarà mostrato alcun colore.

In linea di massima si tenga conto che:

• Nel calcolo della deviazione non si terrà conto delle tempistiche, ossia se in un determinato giorno ci sarà abbastanza tempo per visitare il cliente desiderato in base agli appuntamenti già presenti. Non appena tale appuntamento sarà inserito nel calendario e si aggiorna l’agenda, portatour® ottimizzerà il tempo nel miglior modo possibile. In caso di conflitti, si potrà decidere se rimandare altri appuntamenti o se ridurne la durata, in modo da avere il tempo necessario.
• Se una giornata consiste esclusivamente di suggerimenti di visita da parte di portatour®, ossia non ci sono degli appuntamenti fissi, le informazioni in merito alla deviazione non sono determinanti. Non appena si inserisce l’appuntamento presso il cliente desiderato e si aggiorna l’agenda, portatour® si baserà su tale nuovo appuntamento per suggerire eventuali altri clienti più vicini per occupare la giornata.

Nuove opzioni nel calendario

Facendo clic sulla ruota dentata in alto a destra nel calendario si visualizza la finestra seguente:

Alla voce Periodo scegliere, come sempre, tra una visualizzazione di giorno, settimana o mese.

Alla voce Visualizzazione si può scegliere tra Agenda (= solo appuntamenti e proposte di visita), Rapporti (= solo rapporti di visita) e Combinata. Nella visualizzazione combinata saranno mostrati sia gli appuntamenti e le proposte di visita che i rapporti. La novità consiste nel fatto che un appuntamento o una proposta di visita saranno mostrati nel calendario solo fino al momento in cui sarà inserito un rapporto, ossia finché il cliente non è stato visitato. Da quel momento in poi sarà visualizzato solo il rapporto visita per una migliore chiarezza.

La voce Etichetta è nuova e permette di impostare l’ordine in cui le informazioni su singoli appuntamenti, proposte di visita e rapporti devono essere mostrate nel calendario. Le opzioni disponibili sono: Prima l’oggetto, Prima il luogo o Solo il luogo. L'”oggetto” comprende anche il nome del cliente.

Con queste nuove funzioni ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com