Ti è mai capitato? Vuoi informare un cliente di un appuntamento imminente oppure inoltrare rapidamente un rapporto all’ufficio interno dopo una visita. Finora, entrambe le operazioni richiedevano un passaggio tramite il tuo gestore e-mail esterno.

Da ora in poi puoi eseguire entrambe le operazioni direttamente in portatour® con le nuove funzioni: Avvertire dell’appuntamento per e-mail e Inviare rapporto come e-mail. Tutto tramite il tuo account e-mail Microsoft esistente.

Configurare provider di invio e-mail

Per utilizzare le nuove funzioni, configura prima un provider di invio e-mail in portatour®. Procedi come segue:

1. Nel menu principale, apri le Opzioni.
2. Seleziona Provider di invio e-mail > Aggiungi.
3. Fai clic su Login con Microsoft.
4. Accedi con le credenziali del rispettivo account.
5. Autorizza l’invio di e-mail tramite il tuo account. Se l’accesso è bloccato dalla tua azienda, contatta il tuo amministratore IT.
   Consiglio: portatour® necessita esclusivamente dell’autorizzazione per inviare e-mail, senza accesso alle caselle di posta.
6. Si apre una finestra per salvare il provider di invio e-mail.
   

7. Fai clic su Salva.
8. Riceverai un’e-mail di test inviata da portatour® tramite il provider configurato.

Consiglio: un provider di invio e-mail può essere configurato solo dall’utente stesso, poiché a tal fine sono necessarie le sue autorizzazioni individuali per Microsoft.

Avvertire dell’appuntamento per e-mail

Con la nuova funzione Avvertire dell’appuntamento per e-mail, invia direttamente da portatour® un annuncio via e-mail di un appuntamento ai tuoi clienti. Procedi come segue:

1. Seleziona Avvertire dell’appuntamento via e-mail facendo clic con il tasto destro su un appuntamento imminente nel calendario o nel piano visite, oppure nella pagina di dettaglio dell’appuntamento sotto Azioni.
2. Controlla o completa A, Cc, Ccn, Oggetto e Contenuto. Il campo A viene compilato automaticamente se per l’appuntamento o il cliente è registrato esattamente un indirizzo e-mail. Se sono presenti più indirizzi, questi appaiono come proposte selezionabili.
3. Fai clic su Invia.

Gli appuntamenti in questione vengono contrassegnati in tutte le viste (calendario, elenco appuntamenti, piano visite) con un simbolo di annuncio. Queste informazioni sono disponibili anche nella ricerca avanzata e nell’esportazione. Se sposti o modifichi tali appuntamenti, vedrai una nota che informa che i destinatari NON saranno automaticamente avvisati di nuovo.

Consiglio:

• Il file ICS allegato facoltativamente serve per inserire l’appuntamento nel calendario del destinatario. Si tratta di una semplice informazione, non di un invito con possibilità di risposta.
• Per evitare di dover effettuare sempre le stesse modifiche, utilizza Salva Cc, Ccn, oggetto e contenuto senza testo in grassetto come standard.

Inviare rapporto come e-mail

Con la nuova funzione Inviare rapporto come e-mail, invia un rapporto direttamente da portatour® ai destinatari di tua scelta. Procedi come segue:

1. Seleziona Inviare rapporto come e-mail nella pagina di dettaglio del cliente sotto Ultimo rapporto, facendo clic con il tasto destro su un rapporto nell’elenco dei rapporti, oppure tramite Invia come e-mail nel rapporto aperto.
2. Inserisci in A i destinatari desiderati. Gli indirizzi utilizzati di recente vengono visualizzati come suggerimenti. Oltre ad A, sono disponibili anche Cc e Ccn.
3. Fai clic su Invia.

Consiglio:

• L’e-mail contiene i campi compilati del rapporto. Assicurati che i destinatari siano autorizzati a ricevere questi dati.
• Fai clic su Mostra anteprima e-mail per controllare il contenuto dell’e-mail prima dell’invio.
• Scrivi un’introduzione se vuoi comunicare al destinatario informazioni aggiuntive sul rapporto. Questa viene inserita nell’e-mail prima del contenuto del rapporto.
• Se il rapporto contiene file esterni, questi vengono inviati per impostazione predefinita come allegato se la dimensione totale è inferiore a 20 MB. Disattiva Allega file esterni come allegato se non desideri inviare anche i file.

Ulteriori note sull’invio di e-mail

• Tutte le e-mail inviate vengono archiviate dal provider e-mail negli elementi inviati.
• Amministratori e supervisori possono utilizzare Avvisare dell’appuntamento per e-mail e Inviare rapporto come e-mail anche nell’area di lavoro di altri utenti, purché abbiano configurato un proprio provider. Le e-mail vengono sempre inviate tramite il proprio provider. Nel caso di Avvisare dell’appuntamento per e-mail, riceverai inizialmente un testo introduttivo adattato. Lo standard salvato vale per ciascuna area di lavoro.
• È possibile configurare contemporaneamente più provider di invio e-mail. Durante l’invio, seleziona quindi tramite quale provider deve essere inviata l’e-mail.
• Le funzioni Avvisare dell’appuntamento per e-mail e Inviare rapporto come e-mail non sono disponibili se portatour® è collegato a Dynamics CRM come sistema di origine dati.

Finora l’invio automatico poteva essere configurato solo per i report portatour® per gli utenti e solo tramite inserimento manuale degli indirizzi e-mail. D’ora in poi sono disponibili le seguenti novità:

• Anche i report portatour® per l’azienda e per i gruppi di utenti possono essere inviati automaticamente.
• La selezione dei destinatari può avvenire automaticamente anche in base ai livelli di autorizzazione della gestione utenti, utilizzando gli indirizzi e-mail registrati per gli utenti.
• È possibile stabilire individualmente il giorno e la finestra temporale dell’invio.

Tutte le impostazioni relative ai report portatour® sono ora raggruppate nella sezione dedicata Report portatour® nelle opzioni.

Configurare lo standard aziendale per l’invio dei report

Questa novità riguarda gli amministratori e i supervisori degli account aziendali con almeno due utenti.

Per configurare l’invio dei report a livello aziendale, procedi come segue:

1. Apri le opzioni aziendali nello spazio di lavoro Azienda.
2. Fai clic su Report portatour® > Invio periodico del report via e-mail.
3. In Finestra temporale di invio, definisci quando devono essere inviati i report.
4. Configura il piano di invio per Report portatour® per utenti, Report portatour® per gruppo di utenti e Report portatour® per azienda. Per ciascun gruppo di destinatari, seleziona: Nessun invio, Giornaliero o Settimanale in un giorno della settimana selezionabile.
5. Fai clic su Salva.

Consiglio:

• Gli indirizzi e-mail esistenti da E-mail giornaliera a e E-mail settimanale (domenica) a sono stati trasferiti automaticamente nei rispettivi Altri destinatari e-mail. L’invio dei report rimane come configurato finora.
• Questa estensione non è disponibile se portatour® è collegato a Dynamics CRM come sistema di origine dati.

Adattare l’invio periodico dei report per gli utenti

Per adattare l’invio dei report per gli utenti con un proprio giro visite, procedi come segue:

1. Apri le Opzioni.
2. In Report portatour®, fai clic su Invio periodico del report via e-mail.
3. In Invio del report portatour® per utenti , puoi sovrascrivere lo standard aziendale per le singole impostazioni e stabilire se il report viene inviato a voi stessi, ai supervisori responsabili e/o a tutti gli amministratori.
4. Fai clic su Salva.

Consiglio:

• Gli indirizzi e-mail esistenti da E-mail giornaliera a e E-mail settimanale (domenica) a sono stati trasferiti automaticamente nei rispettivi Altri destinatari e-mail. L’invio dei report rimane come configurato finora.
• Negli account singoli non è possibile inserire le impostazioni per supervisori e amministratori.
• Se portatour® è collegato a Dynamics CRM come sistema di origine dati, possono essere inseriti solo gli altri destinatari e-mail.
• Per gli amministratori: con la nuova autorizzazione Configurare report portatour®, stabilire con quali livelli di autorizzazione può essere adattato l’invio periodico del report. L’autorizzazione è inizialmente impostata sullo stesso valore dell’autorizzazione esistente Modificare impostazioni report

In qualità di amministratore e supervisore puoi modificare le impostazioni di ricezione. Qui puoi stabilire per voi stessi, in deroga allo standard aziendale, quali report ti vengono inviati. Procedi come segue:

1. Apri le Opzioni.
2. In Report portatour®, fai clic su Invio periodico del report via e-mail.
3. In Impostazioni di ricezione, stabilisci quali report vengono inviati e quando.

Consiglio: questa estensione non è disponibile se portatour® è collegato a Dynamics CRM come sistema di origine dati.

Nuovo tipo di rapporto per “Per telefono” e “Per telefono invece di visita”

Finora, le tre opzioni “Per telefono invece di persona”, “Per telefono” e “Altro rapporto” creavano lo stesso tipo di rapporto “Altro rapporto”. D’ora in poi, verrà creato un tipo di rapporto separato per ciascuno di questi tre casi. Questo consente di configurare i campi definiti dall’utente in modo diverso.

Il nuovo tipo di rapporto è disponibile anche per l’importazione, l’esportazione e nella ricerca avanzata. Se necessario, adatta le esportazioni automatiche in essere.

Consiglio: questa funzione non è ancora disponibile se portatour® è collegato a Dynamics CRM come sistema sorgente di dati.

Stato e urgenza della visita del cliente visitato nel rapporto

portatour® aggiunge al rapporto visita ulteriori dettagli sullo stato delle visite completate. Nella sezione “rapporti visita“, puoi vedere in delle colonne aggiuntive “Stato e urgenza dell’agenda” se un cliente è calcolato nell’agenda al momento della creazione del rapporto e quale è la sua urgenza.

Le nuove colonne sono disponibili anche nell’esportazione del rapporto.

È disponibile inoltre una nuova sezione “Stato della pianificazione e urgenza dei clienti visitati negli ultimi 90 giorni“. Qui puoi vedere le statistiche basate su su questi valori.

Si prega di notare che i dati sottostanti sono determinati e salvati al momento della creazione del rapporto. Le modifiche successive al rapporto visita non hanno alcuna influenza. L’inserimento ritardato di un rapporto visita può falsare le statistiche.

Nella sezione “Clienti in ritardo al momento” verrà inoltre mostrato se è già prevista in agenda una visita per questo cliente.

Nota: questa funzione non è ancora disponibile se portatour® è collegato a Dynamics CRM come sistema sorgente di dati.

Rapporto esterno

La tua azienda registra anche rapporti visita in un altro sistema? Puoi integrare portatour® senza problemi. Cliccando su “Appena visitato” o “Non disponibile” nella scheda di un cliente, portatour® apre l’URL esterno che hai configurato. Ciò consente di aprire la schermata di inserimento dati desiderata direttamente nel sistema esterno. Gli URL esterni vengono aperti in aggiunta al normale inserimento dei rapporti.

Come attivare questa funzione come amministratore per tutta l’organizzazione :

1. Vai su “Spazio di lavoro Azienda” e apri “Opzioni“.
2. Clicca su “gestione dei rapporti“.
3. Imposta “Inserire rapporti all’esterno” a “Apri rapporti esterni“.
   
4. Su “Per i clienti” clicca su “Configura“.
5. Inserisci l’URL esterno da aprire su “Appena visitato“.
   
6. Utilizza facoltativamente dei segnaposto che portatour® riempirà con i valori corrispondenti quando l’URL viene aperto.

Se necessario, l’impostazione può essere modificata per ogni singolo utente. La nuova autorizzazione “Modifica le impostazioni dei rapporti esterni” controlla quale livello di autorizzazione è necessarrio per sovrascrivere questa impostazione.

Nota: questa funzione non è ancora disponibile se portatour® è collegato a Dynamics CRM come sistema sorgente di dati.