Si suele hacer fotos con su smartphone, probablemente ya sepa lo que significa «geoetiquetar», es decir, almacenar con la foto la ubicación desde donde se tomó. Con ello, podemos buscar fotos más rápido o verlas en el mapa.

Desde esta actualización de portatour®, es posible añadir opcionalmente una geoetiqueta a los informes de visita para que portatour® nos indique en qué lugar se han redactado. Esto le permite mostrarle sin esfuerzo adicional a su gerente que usted estuvo en las instalaciones del cliente. Además, el geoetiquetado ayuda a documentar los importes exentos de impuestos (pernoctaciones, dietas) y también le ayuda a evitar errores ya que detecta si se ha elaborado un informe para el cliente equivocado.

El requisito previo para ello es redactar siempre el informe inmediatamente después de la visita al cliente, es decir, siempre que usted aún esté cerca del cliente.

Activar la función de geoetiquetado

Por defecto, el geoetiquetado está desactivado. Para utilizar esta función, deberá activarla en Opciones > Presentación de informes. En la caja de selección de Geoetiquetas, cambie de «Norma de la empresa (Desactivada)» a «Añadir opcionalmente» o «Añadir automáticamente». Al igual que en la mayoría de opciones de portatour®, se puede fijar una norma de empresa para esta función y cambiarla individualmente para cada usuario.

Redactar un informe de visita con geoetiqueta

Habiendo configurado «Añadir automáticamente» en las opciones, al redactar un nuevo informe, se detectará automáticamente su ubicación para añadirla como geoetiqueta al informe, por ejemplo, al hacer clic en «Recién visitado» en el cliente. La detección de la ubicación por parte de su dispositivo suele tardar entre 1 y 10 segundos, con lo que podrá empezar a rellenar los campos del informe durante este tiempo. La geoetiqueta se muestra en el siguiente formulario de informe:

La geoetiqueta contiene la siguiente información:

• Distancia en línea recta desde su ubicación al cliente visitado o a la cita: este valor muestra la distancia entre la dirección del cliente y su ubicación al redactar el informe. La dirección del cliente se muestra en el informe directamente encima de la geoetiqueta.
  Los valores de hasta varios cientos de metros aquí son completamente normales, por ejemplo, cuando las instalaciones del cliente son de grandes dimensiones, el aparcamiento está más lejos o cuando la geocodificación y/o detección de la dirección del cliente son inexactas.
  Si la distancia es significativamente mayor, esto puede ser una señal de alarma de que no está introduciendo el informe para el cliente correcto.
• Precisión de detección: la localización es detectada por su dispositivo, pudiendo variar su precisión debido a las tecnologías utilizadas y obstáculos para la señal. Todo ello hace que la información sobre la distancia mostrada sea siempre relativa. Si la precisión es insuficiente para usted, puede iniciar una nueva detección de la ubicación con el botón «Actualizar».
• Dirección de su ubicación: tenga en cuenta que la calle y el número de la casa rara vez coinciden exactamente con la dirección de visita. Incluso las pequeñas distancias o inexactitudes pueden conducir a una carretera transversal o paralela o a otro número de casa.

Si ha configurado «Añadir opcionalmente» en las opciones, la detección de geoetiquetas no se inicia automáticamente al redactar el informe. Para ello, es necesario hacer clic en el botón «Añadir» si se desea añadir una geoetiqueta al informe de visita.

Solo es posible marcar con una geoetiqueta uninforme de visita en el momento de crearlo y no es posible añadirlas, modificarlas o borrarlas a posteriori.

Consejo: aunque disponga de poco tiempo justo después de la visita al cliente, le recomendamos que redacte y guarde inmediatamente el informe de visita. Esto solo tardará unos segundos y también funcionará en modo offline. Luego podrá introducir la información restante, p. ej., sus notas, con más tranquilidad. Este procedimiento garantiza la exactitud de los horarios y de las geoetiquetas en los informes; permite actualizar el plan de visitas en cualquier momento, ya que portatour® conoce todas las visitas realizadas y evita que nos olvidemos de introducir informes.

Para detectar la ubicación, la función de localización (en iPhone y iPad «servicio de localización») debe estar habilitada en su dispositivo. Además, debe permitir que portatour® utilice esta función de localización en su navegador web. Si se producen problemas al detectar la ubicación, recibirá un mensaje de error en un tiempo máximo de 30 segundos, que se guardará en la geoetiqueta del informe de la visita. Si es necesario, contacte con el administrador del dispositivo para solucionar el problema.

Mostrar informes de visita con geoetiquetas

Las geoetiquetas se muestran en tres sitios de portatour®:

• En portatour® Anywhere: al abrir un informe de visita para editarlo, se muestra la geoetiqueta sin opción de edición.
• En el Report portatour®: cambiando las geoetiquetas a «Mostrar» en Opciones -> Presentación de informes en el apartado «Reports portatour®», las geoetiquetas también se mostrarán en el Report portatour® para los informes de visita de los últimos 7 días. Para este parámetro, se puede también definir y modificar individualmente una norma aplicable a toda la empresa y cambiarla para cada usuario.
• Al exportar informes de visitas en Excel/CSV: encontrará en ellos nuevas columnas con la información de la geoetiqueta listada anteriormente.

Otra información sobre el geoetiquetado

• Solo es posible usar las geoetiquetas para los informes de tipo «Visita» y «No encontrado». No es posible usarlas para todos los demás tipos de informes («Inicio de trabajo», «Final de trabajo», «Día libre», «Otro»).
• Además, debe ser el propio usuario quien confirme y guarde cada geoetiqueta. Por esta razón, no es posible usar geoetiquetas en los informes creados automáticamente, es decir, si «Crear automáticamente» está configurado en las opciones bajo «Presentación de informes», las geoetiquetas estarán desactivadas.
• En los informes de visita introducidos en modo offline, solo se muestran la distancia y la precisión de la geoetiqueta. Para detectar la dirección, se requiere una conexión en línea, lo que significa que solo se añade la dirección al subir el informe al servidor más tarde.
• Si usted usa portatour® Anywhere en combinación con un sistema fuente de datos directo (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM), el geoetiquetado aún no está disponible.

Hemos ampliado portatour® con una nueva función que queremos presentarles: marcar clientes en el mapa, usando opcionalmente un lazo o un polígono.

Así es como funciona: Abra el mapa, haga clic en la rueda dentada de la esquina superior derecha y luego active el modo de selección. El mapa cambiará al modo de selección, lo cual se indica por una línea diferente en la parte superior y un oscurecimiento del mapa:

Ahora tiene tres opciones para seleccionar clientes:

• Marcarlos individualmente: simplemente haga clic uno tras otro en los clientes que desea. Los clientes marcados pueden ser identificados mediante el borde azul del símbolo de cliente.
• Marcarlos con el lazo: Haga clic en el icono del lazo de la esquina superior derecha para activar el modo de lazo. Luego, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y haga un círculo alrededor de los clientes que desea. Para finalizar el proceso de marcado, suelte el botón. El modo de lazo termina automáticamente. Si también desea marcar a los clientes de otra región con el lazo, haga clic de nuevo en el símbolo del lazo en la esquina superior derecha. El lazo también funciona en las pantallas táctiles usando el dedo o un estilo.
• Marcarlos con polígono: haga clic en el símbolo del lazo de la misma manera, pero ahora no trace un círculo manteniendo el botón del ratón pulsado, sino marque uno tras otro los vertices de la región deseada para crear el polígono. Para finalizar el proceso de marcado, haga doble clic en cualquier punto o complete el trazado del polígono haciendo clic en su punto inicial.

El siguiente es un ejemplo de marcado de lazo:

El número total de clientes marcados se indica en el botón «Editar X clientes seleccionados». Haga clic en este botón para editar juntos todos los clientes marcados y llegará a la página de edición en masa, que ya conoce de la lista de clientes.

Nota: si ha seleccionado un cliente por error, bórrelo haciendo clic en el cliente en cuestión. Si desea borrar la marca de todos los clientes a la vez, salga del modo de selección haciendo clic en el símbolo X de la esquina superior derecha.

Los siguientes son algunos ejemplos de posibles usos del nuevo modo de selección en el mapa:

• Para volver a dividir su territorio y, de este modo, transferir clientes de una región determinada a un compañero. El modo de selección sirve como alternativa o complemento al filtrado por código postal.
• Para atender a los clientes de una zona junto con un compañero y dividirlos geográficamente en «visitables en semanas pares» y «visitables en semanas impares». Consulte el artículo «Un cliente – varios asesores. portatour® le ayuda a coordinar»
• Para editar los horarios de apertura (= horas de visita) de los clientes de una región determinada, por ejemplo, marcar algunos días como «preferidos».
• Para planificar manualmente sin usar la planificación automática de portatour®, aprovechando la función de «inclusiones» y seleccionando los clientes para el próximo cálculo del plan de visitas.
• Para contar los clientes de una región determinada.

Nota: si no desea que todos sus clientes aparezcan en el mapa, sino solo aquellos que cumplen determinados criterios de filtrado, utilice la «Búsqueda avanzada» situada sobre la lista de clientes y, después, haga clic en «Mapa». El modo de selección solo se aplicará a la cantidad de clientes filtrados.

Esperamos que el nuevo lazo le sea útil y nos alegraremos de recibir sus comentarios en feedback@portatour.com

Especialmente en la industria farmacéutica, hemos recibido cada vez más la exigencia de que un cliente sea visitado regularmente por dos o incluso tres comerciales. Sin embargo, es importante evitar que estos comerciales «se encuentren» en el mismo cliente en la misma semana. Es decir, lo ideal sería que sólo un comercial visitara al cliente en el plazo de una semana. Con todo, esto requiere un esfuerzo de coordinación.

Desde la actualización de hoy, portatour® le ayuda en esta situación. Para cada cliente se puede almacenar un límite de programación por semana natural. Para hacerlo, haga clic en el símbolo del lápiz en Parámetros de programación en la vista detallada de cliente.

Si, por ejemplo, un cliente debe ser atendido regularmente por dos comerciales, el primer debe fijar el límite de programación Sólo en semanas pares y el segundo Sólo en semanas impares. Así, el plan de visitas de portatour® nunca sugerirá el cliente a ambos comerciales en la misma semana.

También puede usarse el límite de programación para varios clientes utilizando la búsqueda avanzada de clientes y la edición en masa en seguida. Por ejemplo, el límite de programación puede aplicarse rápidamente a áreas de código postal. Además, la exportación y reimportación de clientes también le permite que los límites de programación se fijen de una sola vez.

Consejo: Si dos comerciales comparten el mismo territorio, recomendamos subdividirlo en dos mitades, por ejemplo, Sur-Norte o Ciudad/Suburbios. Para cada sub-territorio, los comerciales establecen límites de programación opuestos. A través de este proceso, usted apoya la planificación de rutas optimizadas en términos de kilometraje, ya que en una semana determinada, solo se tienen en cuenta los clientes de una región geográfica compacta.

Para verificar los límites de programación, la coloración de los clientes en el mapa puede mostrarse de acuerdo a cada límite. Simplemente haga clic en el símbolo de rueda dentada en la esquina superior derecha y luego en «Color: límite de programación»:

Tenga en cuenta:

• El límite de programación «Sólo en semanas pares» no significa automáticamente que el cliente esté programado cada 2 semanas. La frecuencia sigue estando determinada por el intervalo de visita establecido. El límite de programación sólo significa que una visita comercial sólo se debe sugerir en semanas pares. Por lo tanto, el intervalo de visita más corto y lógico al utilizar este límite de programación es de 14 días.
• Ambos comerciales tienen que establecer por separado los límites de programación para los clientes compartidos, y de la manera opuesta. No basta con que sólo uno de ellos establezca el límite.
• ¿Desea filtrar su lista de clientes por aquellos que todavía no tengan un límite de programación? ¿O por clientes que estén actualmente disponibles de acuerdo al límite de programación? ¡Entonces utilice la búsqueda avanzada de clientes! Allí encontrará el nuevo filtro «Límite de programación».
• Si un cliente es visitado por tres comerciales, utilice el límite de programación «Sólo cada 3 semanas», en el que el primer comercial elige el límite «desde sem. 1», el segundo «desde sem. 2» y el tercer «desde sem. 3». «Desde sem. 1» significa que las semanas naturales 1, 4, 7, 10, etc. están permitidas. «Desde sem. 2» significa las semanas naturales 2, 5, 8, 11, etc. «Desde sem. 3» es análogo otra vez a una semana después. En este caso, el intervalo de visita más corto y lógico es de 21 días.
• Las citas creadas manualmente para los clientes tienen la máxima prioridad y por lo tanto también son posibles en semanas con límites de programación. Sin embargo, con la función «Buscar día adecuado» para citas, los días con límite de programación se marcan en gris para recordarle que es posible que un comercial también visite a este cliente durante esta semana.

Desde esa actualización, una nueva e interesante característica de portatour® está disponible para empresas con al menos 10 comerciales: la asignación de cuentas de usuario a grupos de usuarios.

¿Para qué necesita grupos de usuarios?

Sin grupos de usuarios, cada supervisor puede acceder a todas las demás cuentas de usuario con un solo clic. Si desea seguir usando esta función, no necesita usar grupos de usuarios.

Sin embargo, si desea limitar el acceso a determinados usuarios, los nuevos grupos de usuarios son exactamente lo que usted necesita, por ejemplo, si ha dividido su territorio de ventas en regiones con gerentes regionales (= supervisores), que solo deberían tener acceso a su propio equipo de comerciales.

Así activamos los grupos de usuarios

El permiso de activar y editar los grupos de usuarios está reservado exclusivamente a los administradores de una cuenta de empresa con al menos 10 licencias. Para ello, vaya a Opciones -> Gestión de usuarios y haga clic en el nuevo botón Grupos de usuarios en la barra de menú.

Ahora, aparece una ventana en la que se hace clic en Activar los grupos de usuarios. Al activarlos, todos los usuarios se asignan inicialmente al grupo de usuarios creado automáticamente denominado «Grupo predeterminado». Nota: dado que después de este paso todos los usuarios siguen perteneciendo al mismo grupo de usuarios, el comportamiento de portatour® aún no habrá cambiado.

Así gestionamos los grupos de usuarios

Crear grupos de usuarios y asignarles usuarios se realiza conjuntamente en la ya conocida ventana de edición para cuentas de usuario individuales.

Haga clic en Nuevo grupo para crear un nuevo grupo de usuarios. A continuación, introduzca el nombre del nuevo grupo de usuarios. Todos los grupos de usuarios existentes aparecerán entonces representados en la lista de selección Miembro de. Seleccione aquel grupo en el que desee incluir al usuario. Para ello, es posible usar la selección múltiple: en Windows, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras va haciendo clic. Los grupos de usuarios que no tengan miembros se eliminarán automáticamente.

Los administradores siempre tienen acceso a todos los usuarios, independientemente del grupo en que estén. En la lista de usuarios, es posible filtrar por grupos de usuarios, lo que proporcionará una mayor claridad, especialmente si hay muchos usuarios.

Un ejemplo de grupos de usuarios en la práctica

Para representar el ejemplo anterior con las regiones de ventas, proceda de la siguiente manera:

1. Edite el responsable de ventas de la primera región.
2. Haga clic en «Nuevo grupo» e introduzca el nombre de la región, por ejemplo, «Región Norte».
3. Elimine la pertenencia al «grupo predeterminado». A continuación, solo debe marcarse la «Región Norte».
4. Guarde el responsable de ventas.
5. Ahora edite todos los representantes de ventas de la región uno tras otro.
6. En «Miembro de», haga clic en la «Región Norte». A continuación, solo debe marcarse la «Región Norte».
7. Guarde el usuario.

Repita los puntos 1-7 para cada región de ventas.

Como resultado, los responsables de ventas solo verán en la lista de usuarios a los miembros de sus respectivas regiones y solo podrán acceder a ellos.

El director de ventas nacional de la empresa debe ser miembro de todos los grupos de usuarios para tener acceso a todos.

Resumiendo las ventajas de los grupos de usuarios

• Los supervisores solo verán la lista con los usuarios que son miembros de un grupo común.
• Los supervisores solo podrán iniciar sesión como aquellosusuarios que también ven en la lista de usuarios.
• Los usuarios y supervisores solo podrán seleccionar usuarios de destino que sean miembros de un grupo común, usando la función «Transferir clientes«.
• Cuando los supervisores realizan la verificación de la aplicación, esta verificación solo incluirá a los usuarios que sean miembros de un grupo común.

Más información sobre grupos de usuarios

• Una vez activados los grupos de usuarios, cada usuario debe ser siempre miembro de al menos un grupo. Por eso, el «grupo determinado» al que pertenece cada usuario se crea automáticamente al principio. A continuación, cree sus propios grupos y elimine la pertenencia al «grupo predeterminado». Mientras todos los usuarios sigan perteneciendo a este «grupo predeterminado», no habrá restricciones de acceso.
• La longitud máxima del nombre de un grupo de usuarios es de 40 caracteres.
• Un usuario puede ser miembro de un máximo de 25 grupos.
• Un grupo de usuarios se borra automáticamente si ya no tiene miembros. Para eliminar un grupo de usuarios explícitamente, elimine todas las asignaciones de usuarios. Para encontrar a los miembros del grupo, filtre la lista de usuarios según el grupo que desee eliminar.
• El nombre de un grupo de usuarios no se puede modificar posteriormente, ya que el nombre funciona como clave. En su lugar, cree un nuevo grupo y asigne los usuarios a él.
• La edición en masa de grupos de usuarios es posible exportando e importando la lista de usuarios como fichero Excel o CSV. En el archivo encontrará la nueva columna «Grupos de usuarios», que permite exportar e importar grupos separados por punto y coma. Esto también permite la sincronización automatizada de grupos de usuarios usando la API.
• Si desactiva los grupos de usuarios para toda la empresa, se eliminarán todos los grupos de usuarios y las asignaciones de usuarios.

Esperamos que los nuevos grupos de usuarios le sean útiles y nos alegraremos de recibir sus comentarios en feedback@portatour.com.

Los campos personalizados en los informes son muy populares en la comunidad de usuarios de portatour®. Y es que fueron varias las solicitudes que deseaban la opción de mostrar campos flexibles según el tipo de informe, por ejemplo, campos diferentes para una visita realizada con éxito y otros para casos de clientes no encontrados. ¡Desde esta actualización ya es posible!

Para ello, usted o su administrador vaya a Opciones > Campos personalizados > Informes. Ahora defina qué grupo de campos se debe mostrar en el tipo de informe respectivo.

También es posible mostrar un grupo de campos para varios tipos de informe (por ejemplo, kilometraje para el informe del inicio y final de trabajo), seleccionando varios tipos de informe en la ventana de selección (mantenga pulsada la tecla CTRL).

portatour® distingue entre los siguientes tipos de informes:

• Visita: haga clic en «Recién visitado» en un cliente o «Cita realizada» en una cita con el cliente.
• No encontrado: haga clic en «No encontrado» en un cliente o una cita
• Otro informe: para citas sin referencia de ubicación (= llamada telefónica) o sin referencia al cliente, para «Mis lugares» y haciendo clic en «Nuevo informe» en la página del cliente
• Inicio de trabajo: haga clic en «Documentar entrada»
• Final de trabajo: haga clic en «Documentar salida»
• Día libre: haga clic en «Documentar día libre»

También puede reconocer el tipo de informe mientras está introduciéndolo por la barra de título en la ventana del informe.

Tenga en cuenta:

• El número máximo de campos personalizados en los informes es de 100, independientemente de la distribución por tipos de informe.Al exportar los informes, siempre se exportan todos los campos. Los campos que no admiten un tipo de informe estarán vacíos en esa línea.
• Los nombres de los campos deben ser únicos debido a los archivos de importación y exportación, independientemente de lostipos de informe.
• Las modificaciones de los campos personalizados pueden dar lugar a modificaciones en las columnas de los archivos de importación y exportación. Tenga en cuenta esto si ejecuta procesos automatizados.

Con esta actualización de portatour® Anywhere, el calendario le ofrece nuevas funciones:

Buscar el día adecuado para la cita con el cliente

Probablemente conoce ya la situación en la que un cliente desea concertar una cita y usted quiere proponerle varios días alternativos en los que ya estará cerca del cliente para así desviarse lo menos posible. Aquí es exactamente donde portatour® puede ayudarle.

Busque el cliente que desea en la lista de clientes, abra la vista detallada del cliente y haga clic en el nuevo botón Buscar día adecuado en la sección «Próximas citas».

Aparece la vista de calendario habitual, pero ahora con algunas ampliaciones:

• El nombre del cliente para el que está buscando días adecuados con citas aparece en el encabezado.
• Para cada día natural, se muestra el desvío con fondo a color, indicando el tiempo de viaje y la distancia que supondría visitar al cliente ese día.
• Para una vista general más rápida, los colores (verde, amarillo, rojo) también indican la duración del desvío: verde significa menos de 30 minutos de desvío; amarillo significa de 30 a 90 minutos de desvío y rojo más de 90 minutos.
• Si el cliente está cerrado un día (por ejemplo, no hay horario de apertura, vacaciones o período de bloqueo), esto también se muestra en color gris.
• Un clic en una celda del calendario permite inmediatamente crear una nueva cita para el cliente en cuestión, sin tener que buscarlo de nuevo.

La indicación del desvío se puede encontrar hasta con un año de antelación y funciona en la vista de día, semana y mes (utilice el botón de la rueda dentada en la esquina superior derecha para cambiar la vista).

En los días para los que portatour® ya ha calculado un plan de visitas específico, el nuevo enlace al mapa le llevará directamente a la vista en el mapa de la ruta para este día. Además, el cliente respectivo también se muestra en el mapa, indicando a qué distancia se encuentra en la ruta. Consejo: utilice el botón de la rueda dentada situado en la esquina superior derecha para pasar de la indicación en línea recta de la ruta a la indicación en trayecto.

Para los días más alejados en el futuro y sin plan de visitas concreto, se utilizan las citas ya fijadas en el calendario al calcular el desvío. En este caso, se trata de una aproximación, ya que todavía no se ha calculado la ruta concreta para este día.

Para los días vacíos, es decir, sin plan de visitas y sin citas, el desvío significa el recorrido desde su domicilio hasta el cliente en cuestión y de vuelta. En este caso, no se muestra ningún color.

Le rogamos que tenga en cuenta lo siguiente:

• Al calcular el desvío, no se comprueba si el cliente respectivo tiene margen en un día, y no se tienen en cuenta mis citas ya fijadas con otros clientes. Tan pronto como introduzca en el calendario la cita con el cliente y actualice el plan de visitas, portatour® optimizará el tiempo al máximo posible. En caso de conflicto, usted mismo podrá decidir si aplazar otras citas o acortar su duración para tener margen suficiente.
• Si un día está formado exclusivamente por propuestas de visita de portatour®, es decir, sin citas fijas, la información sobre el desvío será menos relevante. Tan pronto como se introduzca la cita con el cliente respectivo y se actualice el plan de visitas, portatour® se orientará por esta nueva cita y, si es necesario, propondrá otros clientes más cercanos para completar el día.

Nuevas opciones de calendario

Haciendo clic en el botón de la rueda dentada en la esquina superior derecha en la vista de calendario, llegará a la siguiente ventana:

En Período se puede seleccionar entre la visualización diaria, semanal y mensual, como ya conoce.

En Vista puede elegir entre Plan (=solo citas y propuestas de visita), Informes (=solo informes de visitas) y Combinada. Con la vista combinada, las citas, las propuestas de visita y los informes de visita se muestran juntos. Lo nuevo ahora es que una cita o propuesta de visita para un cliente solo se muestra en el calendario mientras no haya un informe de visita para este cliente en ese día, es decir, hasta que el cliente haya sido visitado verdaderamente. Entonces, solo se mostrará el informe de visita para mejorar la claridad.

También nuevo es el apartado Etiquetado, donde se puede elegir cómo y en qué orden se etiquetan en el calendario las citas individuales, las propuestas de visitas y los informes de visitas. Elija entre Asunto primero, Lugar primero o Sólo lugar. El «Asunto» también contiene el nombre del cliente.

Esperamos que las nuevas funciones le sean útiles y nos alegraremos de recibir sus comentarios en feedback@portatour.com.