Además de las principales mejoras descritas anteriormente, esta actualización aporta las siguientes mejoras adicionales:

Explicación de los símbolos de la lista de clientes

Los símbolos relevantes para la planificación se muestran frecuentemente en la lista de clientes. Para que los nuevos usuarios de portatour® no tengan que buscar su significado en la ayuda en línea, estos símbolos se muestran ahora también en la página de detalles del cliente. Basta con un clic en ellos para abrir la descripción.

Mejor aspecto del mapa para geocodificación

Al introducir o editar una dirección, el mapa en la ventana tiene ahora una apariencia mejorada para hacer un mejor uso del espacio. Encontrará los botones de zoom en la esquina superior izquierda. El botón «GPS» para tomar la coordenadas de su ubicación actual se encuentra en la esquina superior derecha con el símbolo del punto de mira.

Introducción simplificada de los horarios laboral y de apertura

Si edita el horario de apertura de un cliente, puede simplemente copiar el horario de un día a los días siguientes. Un clic en las flechas hacia abajo es suficiente y las horas de apertura del día se copian al día siguiente, que tiene diferentes horas de apertura.

Ejemplo: Para cambiar el horario de apertura de cada día laborable a 10-12 y 14-16, introduzca estos horarios sólo el lunes y luego haga clic en las flechas hacia abajo 4 veces. De esta manera, estos horarios también serán introducidos para los martes, miércoles, jueves y viernes.

Como de costumbre, un clic en la papelera borra el horario de apertura de un día.

La misma funcionalidad está ahora también disponible al editar el horario laboral.

Aplicaciones de navegación: Uso de dirección o geoposición

Además del ajuste del programa existente que escoge qué aplicación de navegación debe iniciarse al hacer clic en el botón «Navegación» en portatour®, ahora también se puede establecer si la dirección o la geoposición del cliente debe transferirse a la aplicación de navegación. Si se mantienen las geoposiciones en portatour® con precisión, puede ser ventajoso usarlas.

Tenga en cuenta que no todas las aplicaciones de navegación son compatibles con ambos modos. portatour® seleccionará el otro modo automáticamente si necesario.

Nuevo formato de exportación: «Excel con tabla de datos»

Este nuevo formato de exportación hacia Excel difiere del anterior formato en que los datos de la hoja de cálculo de Excel están marcados y formateados como una «tabla de datos».

El nuevo formato también está disponible cuando se exporta a través de la API si se especifica el parámetro format=xlsxtable en la URL. Este formato es útil, por ejemplo, si los datos exportados deben ser procesados automáticamente utilizando Microsoft Flow.

Le deseamos todo el éxito del mundo con esta actualización del programa y esperamos recibir sus opiniones en feedback@portatour.com.

Nuevo botón de «zoom inteligente» en el mapa

Además de los botones de zoom «+» y «-«, encontrará un tercer botón en la esquina superior izquierda, que cambia entre las secciones importantes del mapa, incluyendo el nivel de zoom:

• Normalmente, este botón le llevará a la vista completa de todo su territorio, es decir, verá a todos sus clientes de un vistazo.
• Si tiene clientes sin intervalo de visita (mostrados en gris) que se encuentran fuera de su territorio principal, este botón cambia entre el territorio principal (es decir, todos los clientes con intervalo de visita) y el territorio total (incluyendo todos los clientes en gris). El nuevo fragmento predeterminado, que aparece cuando se abre el mapa, muestra el territorio principal.
• Si mira el plan de visitasen el mapa y, además, también muestra todos los demás clientes, el nuevo botón cambia entre el plan de visitas y la vista general de todos los clientes.

Mejor visualización de los informes sin horarios en el calendario

Cuando previamente guardaba sus informes de visitas sólo con la fecha pero sin la hora, se mostraban uno al lado del otro en el calendario semanal al principio del día. A partir de ahora, estos informes se enumeran uno debajo del otro, lo que mejora significativamente la legibilidad:

La clasificación se hace por orden alfabético por asunto, incluyendo el símbolo.

Nueva entrada de horarios y duraciones

Desde la actualización de julio, las horas y los minutos pueden seleccionarse juntos más rápidamente en una casilla de selección en la ventana de citas. Esta casilla de selección se encuentra ahora en muchos lugares de portatour® en los que se introducen horarios. Haciendo clic en el símbolo del teclado, puede introducir horas y minutos por separado, por ejemplo, para la introducción exacta de los minutos.

Además, desde la actualización de julio, portatour® muestra las duraciones de más de una hora por separado en horas y minutos para una mejor legibilidad. En lugar de, por ejemplo, «105 min», aparece «1 h 45 min». Este nuevo tipo de visualización se aplica ahora en todo portatour®. Además, ahora es posible introducir largos períodos de tiempo separados por horas y minutos.

Nuevas maneras de limpiar los informes antiguos

En la ventana de limpieza portatour® ofrece la posibilidad de borrar informes antiguos. Ya se aseguraba de que para cada cliente, al menos el último informe de visita permanezca, independiente de su antigüedad. Ahora, puede elegir preservar no sólo los últimos, sino los últimos dos o incluso tres informes por cliente, independiente de la antigüedad de estos informes.

Límite de invocaciones aumentado para calendarios compartidos

Si se ha suscrito a su calendario portatour® en otros programas de calendario, como Outlook, utilizando la función compartir calendario, había un límite de 100 invocaciones de calendario por día. Hemos introducido el almacenamiento en caché inteligente, que aumenta este límite a 500 invocaciones a partir de ahora. Esto permite que el calendario de un usuario sea fácilmente suscrito por múltiples personas sin riesgo de alcanzar el límite de invocaciones.

Nuevo modo de actualización al importar «Fecha de última visita» para clientes

Además de «Mantener» y «Sobrescribir», el nuevo modo de actualización «Sobrescribir si mayor» está disponible. Este nuevo modo tiene sentido si se documentan las visitas de los clientes no sólo en portatour®, sino también en otros sistemas (por ejemplo, un CRM) y se transfieren regularmente los datos de los clientes a portatour®.

Dependiendo de si la última fecha de visita en el fichero de importación o la de portatour® es más reciente al importar clientes, la última fecha de visita se sobrescribe o se mantiene. Esto se evalúa individualmente para cada cliente importado.

Este nuevo modo de actualización también evita que, al importar, la última fecha de visita se restablezca erróneamente a una fecha anterior.

Manual API mejorado

Si usted es administrador de una cuenta de empresa de portatour® Anywhere, ahora dispone de un manual en línea mejorado para la API (=interfaz de programación para la importación y exportación automática). Entre otras cosas, hay un nuevo índice de contenidos y una estructura más clara de los contenidos. Puede acceder al manual en opciones de portatour® bajo «API» o directamente con el enlace https://my.portatour.net/a/Docs/APIManual . Por cierto, ahora también puede enviar este enlace al personal de soporte de TIC que no tiene acceso a portatour®, lo que significa que ya no es necesario iniciar sesión en portatour® para leer el manual.

Con la actualización de hoy, hemos realizado pequeñas pero significativas mejoras en muchas de las funciones de portatour® para que sea aún más fácil de usar, así como para conseguir el resultado deseado haciendo menos clics.

Le deseamos todo el éxito del mundo con esta actualización del programa y esperamos recibir sus opiniones en feedback@portatour.com.

Mejoras en la introducción de citas

• A partir de ahora, en lugar de la duración de una cita, la hora final se selecciona de una lista. La duración resultante se muestra como información adicional. Para introducir horas y minutos por separado, haga clic en el símbolo del teclado.

Nueva visualización y entrada de datos de larga duración

• A partir de hoy, las duraciones de más de una hora se visualizarán por separado en horas y minutos, por ejemplo, «105 minutos» se visualizará como «1 h 45 min».
• Haciendo clic en el símbolo del teclado, se puede introducir las horas y los minutos por separado.

Mejoras en los informes de visita

• Las horas inicial y final del informe ahora se pueden tomar directamente de la cita completada o de la propuesta de visita. Simplemente haga clic en el símbolo […] para aceptar las horas.

• El campo de entrada «Recordatorio» se encuentra ahora siempre en la parte inferior del informe de visita, ya que el campo se refiere a la siguiente visita comercial. Para que esto sea más fácil de reconocer, también tiene el título «Próxima visita».

Mejoras en el mapa

• Cuando muestre el plan de visitas en el mapa, un simple clic en el nuevo botón a la izquierda de la selección de día es suficiente para mostrar simultáneamente las rutas diarias de toda la semana. Los días individuales se pueden mostrarse y ocultarse simplemente haciendo clic en ellos.

Mejoras en el calendario

• Visualización de las semanas del calendario en la vista mensual
• Cambie rápidamente a una fecha diferente. Al hacer clic en el encabezado azul se abre la nueva ventana «Ir a».

Mejoras en la lista de citas

• Además de las citas previstas, ahora también se pueden visualizar las citas anteriores en forma de lista. Al hacer clic en «Pasadas» se muestran las citas de los últimos 90 días. Se puede acceder a la lista de citas haciendo clic en el símbolo de lista en la esquina superior derecha del calendario.

Nivel de autorización seleccionable al iniciar sesión como un usuario determinado

• Si ya ha iniciado sesión en una cuenta de usuario como administrador o supervisor, todavía tiene derechos de administrador o supervisor. Ahora tiene también la opción de reducir el nivel de autorización mientras dure la sesión. Verá la cuenta de usuario en cuestión desde el punto de vista del usuario. Para ello, haga clic en el ssímbolo de rueda dentada en el encabezamiento.

Tras un intenso periodo de desarrollo, hemos desplegado una importante actualización en portatour®. Para leer los detalles sobre las nuevas características, simplemente navegue hacia abajo o utilice los siguientes enlaces directos:

• Menú principal y encabezamiento del calendario con nuevo diseño
• Gestión de tareas en portatour®
• Filtrar clientes por lista externa
• Aumento de los límites para usar la API

Esperamos que las nuevas funciones le den muchas alegrías y nos alegraremos de leer sus opiniones en feedback@portatour.com.

Al hacer clic en el ahora más visible botón del menú principal, los elementos del menú aparecen como símbolos para aprovechar mejor el espacio en los móviles:

Si hay notas importantes, el botón del menú principal se pondrá de color rojo:

También es posible acceder a las «Tareas» e «Informes» directamente desde la barra del menú principal en pantallas grandes:

El botón original del menú principal «Citas» ha pasado a llamarse «Calendario», ya que la vista de calendario va incluyendo nuevas funciones con el paso del tiempo y ahora también muestra propuestas de visitas, informes y tareas además de citas.

Ahora el botón «Calendario» del menú principal abre siempre la vista del calendario. Haga clic en el botón de lista del calendario para ir a la representación en lista de sus citas:

Los encabezamientos de los días del calendario tienen también un nuevo diseño: los días aparecen en una fuente más grande, la referencia a la representación en el mapa y la existencia de tareas se muestran con símbolos. La pequeña flecha hacia abajo indica que se podrá abrir un menú al hacer clic en ella.

Además del ya conocido enlace a la representación en el mapa, este menú también contiene un nuevo enlace al plan de visitas del día y nuevas funciones para la gestión de tareas.

Para una mejor visión general en el calendario semanal y mensual, ahora solo se muestran aquellos días de la semana que tienen programadas visitas según la configuración del horario laboral en Opciones. Si se especifica una cita en un día no laborable, este día también se mostrará en el calendario.

Muchos usuarios solicitaban esta función y ahora está disponible: una gestión de tareas integrada directamente en portatour®.

Utilice las tareas de portatour® para gestionar las tareas que aún le quedan por hacer. Esta función le aclarará la mente y evitará que olvide sus tareas. Ahora las notas autoadhesivas son cosa del pasado.

Los siguientes son algunos casos de uso que usted puede resolver usando las tareas en portatour®:

• «Hacer una oferta para el cliente Garcia S. L. el viernes»: una tarea con fecha y referencia a un cliente.
• «Llamar al cliente Perez S. L. todos los miércoles y hacer un pedido si es necesario, porque el cliente está en la ruta de entrega del camión el jueves»: una tarea en serie con referencia al cliente.
• «Rellenar el cuestionario X en la próxima visita al cliente Cruz S. A.»: una tarea con referencia al cliente, pero sin fecha concreta.
• «Redactar mi cuenta de gastos del mes anterior cada primero de mes» una tarea en serie sin referencia a un cliente.

La lista de tareas para crearlas y completarlas

En el menú principal se accede a la nueva lista de tareas haciendo clic en «Tareas«.

Aquí puede crear una nueva tarea utilizando los botones «Nueva tarea» o «Nueva tarea para el cliente», dependiendo de si la tarea se refiere a un cliente o no.

Especifique el asunto de la tarea, por ejemplo, «Crear oferta»; seleccione la fecha de finalización deseada; cree una nota opcional y guárdela. Listo, ya ha creado su primera tarea.

Ahora la encontrará en la lista de tareas bajo el título «En abierto». Hay tareas en la lista pendientes de completar y ordenadas por fecha. Las tareas vencidas cuya fecha ya ha pasado se muestran en rojo en la parte superior.

Haciendo clic en la línea de la tarea, puede editar, borrar o marcar como completada la tarea. Una tarea se puede completar aún más rápido haciendo clic en la marca de verificación a la derecha.

Opcionalmente, se puede crear un informe al completar cada tarea. Luego, el informe estará accesible como «Otro informe» en la vista detallada del cliente, siempre y cuando esté disponible la referencia al cliente.

Las tareas completadas se pueden encontrar en la lista de tareas, pero ahora bajo el título «Concluida». Después de 90 días, estas serán borradas automáticamente.

Tareas con características especiales

• Tareas en serie: al crear una tarea, se puede crearla como una serie de tareas repetitivas, por ejemplo, todos los miércoles. La configuración y el procesamiento son análogos a los de las citas en serie.
• Tareas que vencen automáticamente: si el campo «Conclusión» de una tarea cambia de «Obligatorio» a «Opcional», esta tarea vencerá automáticamente si no se ha completado en la fecha especificada. En lugar de mostrarse como una tarea atrasada en rojo en la lista de tareas, se moverá automáticamente a la sección «Expirada» y se borrará después de 90 días.
  Consejo: una tarea debe ser «Opcional» si no tiene sentido completarla después de la fecha especificada, o, en el caso de las tareas en serie, si es posible esperar hasta la próxima repetición de la tarea. Esto evita la acumulación innecesaria de tareas atrasadas.
• Tareas sin fecha: si configura una tarea como «Sin fecha», la tarea ya no se mostrará en la lista bajo «En abierto», sino en su propia sección «Sin fecha». Esta tarea nunca quedará atrasada ni tampoco vencerá y se podrá completar en cualquier momento. Si la tarea tiene una referencia al cliente, podría, por ejemplo, interpretarla como «a completar en la próxima visita».
• Campos personalizados: al igual que los informes y las citas, la interfaz para crear tareas puede ampliarse hasta en 100 campos personalizados para cubrir sus necesidades. Como de costumbre, usted o su administrador pueden realizar este ajuste en Opciones bajo «Campos personalizados > Tareas».
• Informes de tareas realizadas: la forma de proceder para crear informes de forma obligatorio u opcional sobre tareas ya completadas la puede configurar usted o su administrador de la misma manera que los informes de visita en Opciones bajo «Presentación de informes > Informes para tareas».

Tareas en la vista detallada de cliente

Si todavía quedan tareas por completar para un cliente, también se muestran directamente en la vista detallada de cliente, bajo la nueva sección «Tareas». Haciendo clic en la nueva sección, es posible editarlas, borrarlas, o marcarlas como completadas. El botón «Nueva tarea» permite crear una nueva tarea que se referirá automáticamente a este cliente.

Tareas en el calendario

Si hay tareas para completar en un día concreto, esto se indicará en el calendario mediante el símbolo de tarea para el día respectivo. Para ver todas las tareas de ese día, haga clic en su encabezamiento. Entonces, aparecerá un menú con la entrada «X Tareas», donde X representa el número de tareas. Al hacer clic en él, las tareas de ese día se mostrarán en una ventana.

En el calendario, haga clic en el encabezamiento del día y, a continuación, seleccione «Nueva tarea» para crear una tarea para ese día.

Tareas en el plan de visitas

Si hay tareas que completar en el día mostrado, se mostrará una línea informativa amarilla en la parte superior del plan de visitas. Haga clic en ella para ver la lista de tareas de ese día.

Notas técnicas sobre las tareas

• Las tareas no influyen en la planificación automática de las visitas que realiza portatour®. Esto significa que las tareas se manejan completamente separadas de las propuestas de visitas, citas, inclusiones, períodos de bloqueo, fecha de la última visita o intervalo de visitas de un cliente.

• En portatour® pueden almacenarse hasta 3.000 tareas por usuario. Las tareas en serie se crean con un año de antelación de la misma manera que las citas.

• Importar y exportar tareas es posible de forma análoga a las citas o informes usando la interfaz de usuario (Opciones > Importar datos o Exportar datos) y con la API.

• La exportación de tareas también está disponible mediante la interfaz OData de Excel.

• Si transfiere clientes entre cuentas de usuario usando la interfaz de usuario, las tareas asociadas también se transfieren opcionalmente. Al importar clientes con la API, deberá añadir el nuevo parámetro «transferIncludesTasks» para la transferencia automática de tareas.

• En cuentas de empresa con 2 cuentas de usuario o más, usted puede especificar en «Opciones > Permisos» si los usuarios están autorizados a borrar tareas.

• La gestión de tareas no está disponible en modo sin conexión de portatour®.

• La gestión de tareas no está disponible actualmente si utiliza portatour® Anywhere combinado con Salesforce o Dynamics CRM.

Imagínese que usted se enfrenta al siguiente desafío como usuario de portatour®:

Su departamento de marketing le envía una lista de 50 clientes de su territorio a los que debería visitar lo antes posible debido a una campaña importante, pero esta vez independientemente de su intervalo de visita.

Para planificar estos clientes de forma rápida y eficaz, puede utilizar las inclusiones en portatour®. Para que no tenga que buscar y elegir estos 50 clientes individualmente, ahora portatour® dispone de una nueva función: filtrar los clientes por lista externa.

La condición previa para hacerlo es haber recibido en formato electrónico la lista del departamento de marketing y que permita identificar a los clientes partiendo de la información en ella (p. ej., el número de cliente) y que cada cliente se encuentre en una línea separada. La siguiente lista de números de cliente sería adecuada, por ejemplo:

23054
23078
24102
24506
etc.

Proceda de la siguiente manera:

Haga clic en «Clientes» en el menú principal, desplácese hacia abajo y haga clic en «Editar todos los X«. Ahora se encuentra en la página de edición en masa para todos sus clientes. Como no desea incluir a todos los clientes, sino solo a un extracto, haga clic en el nuevo enlace «Filtrar por lista externa«. Aparecerá entonces la siguiente ventana:

En la casilla de selección «Campo», seleccione los datos de cliente que contiene la lista de su departamento de marketing. Normalmente es «Número de cliente», «ID externo» o «Nombre».

A continuación, utilice el portapapeles para insertar en el campo «Valores» la lista del fichero (p. ej., seleccionar la columna en Excel y luego «Copiar») o del texto del correo electrónico y haga clic en «Filtrar«.

Si se encuentran clientes adecuados, los clientes seleccionados se limitan automáticamente a estos clientes. Eche una mirada de control a la cantidad de clientes, en este caso deberían ser 50. A continuación, haga clic en el botón «Incluir todos» y actualice el plan de visitas.

¡Listo! El departamento de marketing estará satisfecho.

Notas técnicas:

• Si la lista contiene clientes que no están en su base de datos de clientes de portatour®, estos clientes serán ignorados. Así no es necesario que su departamento de marketing cree una lista separada para cada comercial durante una campaña, sino que puede enviar la lista completa de números de cliente a cada comercial (consejo: siempre que la lista sea abarcable).

• Si no se encuentra ningún cliente que coincida, recibirá un mensaje de error: es posible que haya seleccionado un campo de datos incorrecto para filtrar.

Nota: el siguiente artículo se destina principalmente a administradores de portatour® que trabajen con cuentas de empresa a partir de 2 o más usuarios y que utilizan o desean utilizar la API para importar/exportar datos de forma automática.

Como al invocar la API se suelen transferir grandes cantidades de datos, por ejemplo, listas completas de clientes de los usuarios, provocando cargas sobre las CPUs y los bases de datos en nuestros servidores y ocupando además espacio de almacenamiento para los registros de transacciones, el uso de la API es limitado para poder ofrecer a todos los clientes un servicio de alta calidad.

Con la actualización implementada, el límite se ha duplicado de 25 a 50 invocaciones de la API por cada cuenta de usuario y dentro de las 24 horas.

Además, usted mismo tiene la opción de aumentar el límite de la API a 250 invocaciones durante el período de desarrollo de su conexión a la interfaz, ya que el desarrollo implica normalmente una evaluación y pruebas más intensivas. Con solo pulsar un botón, usted mismo podrá activar este aumento hasta 10 veces durante 24 horas en portatour® en la página de documentación de la API (Opciones -> API).

Los siguientes son algunos consejos para cumplir con los límites durante el funcionamiento:

• Si utiliza la API para sincronizar datos y suele sincronizar automáticamente varias veces al día, limite la ejecución del proceso de sincronización a los horarios laborales de los empleados, por ejemplo, de 7 de la mañana a las 7 de la tarde. Esto ya le permite duplicar la frecuencia de sincronización durante estas 12 horas.
• Sincronice las entidades de datos respectivas (usuarios, clientes, citas, tareas, informes) en diferentes frecuencias si es necesario o compruebe en qué dirección (importación vs. exportación) se requiere realmente la sincronización y a qué hora.
• Reduzca la frecuencia de la sincronización automática y, en lugar de ello, ofrezca a sus empleados la posibilidad de iniciar manualmente el proceso de sincronización por sí mismos cuando necesiten los datos más recientes. Todas las invocaciones a la API de portatour® son posibles en el contexto de un solo usuario.