portatour® ist die beste Lösung: schnell, bedienerfreundlich und mit vielen Möglichkeiten, um unsere Gebiete gezielt zu optimieren.
Andrea Müller,
Sales Operations DACH
Ritter Sport ist ein etabliertes Unternehmen aus der FMCG-Branche mit Fokus auf Süßwaren und Schokolade. Weltweit beschäftigt das Unternehmen rund 1.800 Mitarbeiter, davon etwa 1.100 am Standort Waldenbuch. Im deutschen Außendienst sind derzeit 34 Bezirksleiter im Einsatz, organisiert in drei Regionen: Nord, Mitte und Süd.
Andrea Müller ist seit mehr als drei Jahrzehnten im Unternehmen tätig und arbeitet im Bereich Sales Operations. Dort fungiert sie als zentrale Schnittstelle zwischen Außendienst und Innendienst und ist zugleich in die Kundenbetreuung eingebunden. Gerade diese Kombination aus operativer Nähe, Vertriebsverständnis und langjähriger Erfahrung macht sie zur idealen Ansprechpartnerin für die Gebietsplanung im Unternehmen.
Die operative Verantwortung für die Gebietsoptimierung liegt heute nahezu vollständig bei ihr. Unterstützt wird sie punktuell durch Kolleginnen und Kollegen aus dem Team, etwa wenn simulierte Lösungsvarianten oder Vertretungen anfallen.
Für uns als Unternehmen ist eine effiziente und ausgewogene Gebietsstruktur entscheidend für den Erfolg im Außendienst.
Ritter Sport nutzte bereits früher ein System zur Gebietsplanung. Dieses wurde jedoch nicht mehr weiterentwickelt, sodass man sich nach einer zukunftsfähigen Nachfolgelösung umsah. Im Auswahlprozess wurden mehrere Systeme geprüft. portatour® konnte sich im Vergleich vor allem durch Geschwindigkeit, Bedienkomfort und Flexibilität durchsetzen.
Besonders wichtig war dem Team rund um Andrea Müller, Gebietsentscheidungen nicht mehr nur mit hohem manuellem Aufwand treffen zu müssen. Während das frühere System zwar grundsätzlich ähnliche Aufgaben erfüllte, war der Aufwand enorm: einzelne Berechnungen liefen in manchen Fällen über zwei Nächte. Das schränkte die praktische Nutzung massiv ein.
Mit portatour® Territory Optimization änderte sich das grundlegend. Die Ergebnisse stehen deutlich schneller zur Verfügung, und das Team kann heute verschiedene Szenarien wesentlich einfacher durchspielen und bewerten. Gerade für Controlling-Fragen, Anpassungen bei Besuchsrhythmen oder Besuchsdauern und strategische Gebietsentscheidungen ist das für das Unternehmen ein großer Vorteil.
portatour® ist brutal schnell und um einiges bedienerfreundlicher als unser Vorgängermodell.
Die Einführung von portatour® verlief insgesamt zügig und unkompliziert. Eine kleine Herausforderung ergab sich lediglich durch einen Personalwechsel auf IT-Seite von Ritter Sport. Diese Veränderung musste intern zunächst aufgefangen werden. Dank der engen Betreuung durch portatour® sowie hilfreicher Schulungsunterlagen ließ sich der Implementierungsprozess dennoch rasch stabilisieren.
Im Zuge der Einführung entschied man sich bei Ritter Sport außerdem bewusst dafür, die Nutzung stärker im operativen Bereich zu verankern und die IT weitgehend zu entlasten. Genau das erwies sich als großer Vorteil: „portatour® benötigt nur sehr wenig technische Unterstützung und kann von den Fachbereichen selbstständig genutzt werden. Für ein Unternehmen, dessen Kerngeschäft nicht IT, sondern Schokolade ist, ist das ein entscheidender Pluspunkt“, erklärt Andrea Müller augenzwinkernd. Auch nach dem Go-live erwies sich der Support als großartig: „Wenn Fragen auftauchen oder Spezialfälle geklärt werden müssen, ist schnell Hilfe verfügbar.“
portatour® hat den Vorteil, dass man IT-seitig ganz, ganz wenig Unterstützung braucht und das im operativen Geschäft sehr gut selbst stemmen kann.
Die Benutzerfreundlichkeit ist einer der Punkte, die bei Ritter Sport besonders positiv hervorgehoben werden. Auch ohne tief in das Thema Gebietsplanung eingearbeitet zu sein, kann man sich vergleichsweise schnell orientieren und erste Ergebnisse erzielen. Andrea Müller arbeitet am intensivsten mit dem System, doch auch Vertretungen fanden sich rasch zurecht. Das spricht für eine intuitive Bedienlogik und einen praxisnahen Aufbau.
Gleichzeitig bietet portatour® zahlreiche Einstellmöglichkeiten, mit denen sich Gebiete sehr differenziert anpassen und simulieren lassen. Hilfreich ist dabei auch, dass nicht alles starr automatisiert abläuft. Individuelle Anforderungen aus dem Außendienst lassen sich berücksichtigen. Märkte können gezielt fixiert oder bestimmten Gebieten zugeordnet werden, selbst wenn sie auf den ersten Blick geografisch nicht ganz ideal liegen. So bleibt die Planung realitätsnah und anschlussfähig an den Vertriebsalltag.
Auch mit relativ wenig Grundkenntnissen konnte ich mit dem Programm schnell zu Ergebnissen gekommen.
Seit der Einführung von portatour® kann Ritter Sport Gebietsentscheidungen deutlich flexibler und datenbasierter treffen. Wo früher eine große Gesamtplanung im Jahr praktisch die einzige realistische Option war, sind heute zusätzliche Optimierungsläufe und Simulationen viel leichter möglich. Das Unternehmen hat portatour® bereits mehrfach genutzt, um konkrete Fragestellungen zu beantworten, etwa bei Neueinstellungen im Außendienst. Dabei spielte auch die Bewertung des Wohnorts eines neuen Mitarbeiters eine große Rolle. Solche Entscheidungen lassen sich mit portatour® Territory Optimization fundierter vorbereiten als zuvor.
Verbessert hat sich außerdem die Auslastungslogik innerhalb der Gebiete. Zwar war das auch früher grundsätzlich möglich, doch portatour® nimmt dem Team deutlich mehr manuelle Arbeit ab. Dadurch entsteht schneller ein belastbares Ergebnis, das anschließend noch um individuelle Wünsche und praktische Anforderungen ergänzt werden kann. Ein weiterer Pluspunkt laut Andrea Müller: „portatour® hilft nicht nur bei der eigentlichen Optimierung, sondern auch bei der Arbeit mit den zugrunde liegenden Stammdaten. Gerade bei mehr als 10.000 Kunden ist Datenqualität ein zentrales Thema. portatour® macht Unterschiede und Auffälligkeiten sichtbar und unterstützt damit auch die Weiterentwicklung der Datenbasis.“
Mit portatour® erhalten wir deutlich schneller belastbare Ergebnisse und können unsere Gebiete viel flexibler anpassen.
Laut Andrea Müller passt portatour® für das Unternehmen deshalb so gut, weil die Software Geschwindigkeit, Flexibilität und operative Eigenständigkeit miteinander verbindet. Das Team erhält schnell belastbare Ergebnisse, kann unterschiedliche Parameter testen und bleibt dabei handlungsfähig, ohne von IT-Ressourcen abhängig zu sein. Besonders wertvoll ist das in einem komplexen Vertriebsumfeld mit vielen Außendienstmitarbeitern, regionalen Besonderheiten und einer großen Zahl an Kunden.
portatour® ermöglicht es, diese Komplexität strukturiert zu bearbeiten und gleichzeitig individuelle Anforderungen zu berücksichtigen. Hinzu kommt der strategische Mehrwert: portatour® unterstützt nicht nur bei der eigentlichen Gebietsoptimierung, sondern hilft dem Unternehmen auch dabei, bessere Entscheidungen rund um Auslastung, Gebietsstruktur, Datenqualität und personelle Planung zu treffen.
portatour® ist für Ritter Sport perfekt, weil das Gesamtkonstrukt einfach passt.
Für Ritter Sport ist portatour® Territory Optimization ein wirkungsvolles Werkzeug für die moderne Gebietsoptimierung im Außendienst. Die Software hat ein langsames und wenig flexibles Vorgängersystem abgelöst und ermöglicht nun deutlich schnellere, transparentere und praxisnähere Optimierungsprozesse. Vor allem die hohe Geschwindigkeit, die einfache Bedienbarkeit und die geringe Abhängigkeit von IT-Ressourcen machen portatour® für das Unternehmen besonders wertvoll.
Gleichzeitig zeigt sich, dass die Lösung nicht nur im Tagesgeschäft hilft, sondern auch bei strategischen Fragen rund um Auslastung, Wohnorteignung und Datenqualität echten Mehrwert schafft. Damit ist portatour® für Ritter Sport kein reines Planungstool, sondern ein operatives und analytisches Hilfsmittel, das bessere Entscheidungen im Außendienst ermöglicht.
portatour® ist für uns die beste Lösung, weil Geschwindigkeit, Bedienbarkeit und Flexibilität einfach zusammenpassen.
Telefonisch erreichbar von Mo-Fr, 9-17h MEZ
