Com a atualização de hoje, fizemos pequenas mas significativas melhorias em muitos recursos do portatour® para torná-lo ainda mais fácil de usar, além de levar você ao resultado desejado com menos cliques.

Desejamos a você sucesso nas operações com esta atualização e aguardamos seus comentários via feedback@portatour.com.

Aprimoramentos na inserção de compromissos

• Em vez da duração do compromisso, a hora final é agora selecionada em uma lista. A duração resultante é exibida como informação adicional. Para inserir horas e minutos separadamente, basta clicar no ícone do teclado.

Nova exibição e inserção de longas durações

• A partir de agora, as durações de mais de uma hora são exibidas separadamente em horas e minutos, por exemplo, “105 minutos” é agora exibido como “1 h 45 min”.
• Ao clicar no ícone do teclado, você pode inserir as horas e minutos separadamente.

Aprimoramentos nos relatórios de atendimento

• A hora inicial e final do relatório pode agora ser obtida diretamente a partir do compromisso concluído ou da sugestão de atendimento. Basta clicar no ícone […] para aceitar as horas.

• O campo “lembrete” está agora sempre na parte inferior do relatório de atendimento, uma vez que o campo se refere ao próximo atendimento ao cliente. Para facilitar o reconhecimento, também tem o título “próximo atendimento”.

Aprimoramentos no mapa

• Quando você exibe o roteiro de atendimento no mapa, um único clique no novo botão à esquerda da seleção do dia é suficiente para exibir simultaneamente as rotas diárias para toda a semana. Os dias individuais podem ser mostrados e ocultos novamente simplesmente clicando neles.

Aprimoramentos no calendário

• Exibição das semanas do calendário na visão por mês
• Alterne rapidamente para uma data diferente. O clicar no cabeçalho azul abre a nova janela “Ir para”.

Aprimoramentos na lista de compromissos

• Além dos compromissos previstos, os compromissos passados agora também podem ser exibidos em forma de lista. O clicar em “Passados” mostra os compromissos dos últimos 90 dias. Pode chegar à lista de compromissos clicando no símbolo da lista no canto superior direito do calendário.

Nível de autorização selecionável ao efetuar login como um usuário determinado

• Se você já tiver efetuado login em uma conta de usuário como administrador ou supervisor, você ainda terá direitos de administrador ou supervisor. Agora você tem a opção de baixar o nível de autorização durante a duração do login. Você vê a conta de usuário em questão do ponto de vista do usuário. Para isso, clique no ícone de engrenagem no cabeçalho.

Após um trabalho intenso, lançamos uma grande atualização do portatour®. Leia os detalhes das novidades ao rolar a página para baixo ou use os links diretos a seguir:

• Cabeçalho do menu principal e do calendário com novo design
• Gerenciamento de tarefas no portatour®
• Filtragem de clientes através de listas externas
• Aumento do limite de utilização da API

Desejamos a você sucesso nas operações, com a ajuda das novas funcionalidades e aguardamos seus comentários via feedback@portatour.com.

Ao clicar em qualquer botão do menu principal, os tópicos do menu tornam-se visíveis como ícone, para otimização de layout no smartphone:

Quando se tratam de indicações importantes, o botão do menu principal torna-se vermelho:

Em telas grandes, o acesso aos itens “Tarefas” e “Relatórios” se dá diretamente da lista do menu principal:

A antiga entrada do menu principal “Compromissos” agora chama-se “Calendário”, acomodando melhor a visualização das novas funcionalidades do calendário ao longo do período, além de mostrar compromissos, sugestões de visitas, relatórios e tarefas.

A entrada “Calendário” no menu principal abre agora a visualização do calendário. Para exibir os compromissos em forma de lista, clique no botão de lista no Calendário:

Os rótulos do calendário ganharam um novo design. Os dias são exibidos em letras grandes, a indicação visual no mapa e das tarefas existentes são representadas por ícones. A seta pequena para baixo indica visualmente que o menu se abre ao ser clicado.

Além do conhecido link para a exibição do mapa, esse menu contém também um novo link para o roteiro de atendimento do dia e novas funcionalidades para gerenciamento de tarefas.

Ainda, para uma melhor visão geral do calendário semanal e mensal, são exibidos apenas os dias da semana, de acordo com as configurações de horário de trabalho definidas nas opções para atendimentos. Caso um compromisso seja incluído em um dia de folga, esse dia é representado adicionalmente no Calendário.

Uma funcionalidade desejada por muitos usuários está agora disponível: gerenciamento de tarefas diretamente no portatour®.

Use a funcionalidade de Tarefas no portatour® para gerenciar as ações previstas na sua agenda. Post-its são coisa do passado. Com todos os afazeres registrados no portatour®, você tem o controle total das suas atividades, sem correr o risco de perdê-las de vista.

Veja a seguir alguns casos abrangidos pelo uso da funcionalidade Tarefas no portatour®:

• “Criar uma proposta para a Maia Ltda na sexta-feira” – Uma tarefa com data e relacionada a um cliente.
• “Ligar todas as quartas para a Jota S/A para anotar o pedidos para o roteiro de entregas da quinta.” – uma tarefa recorrente com referência a um cliente.
• “Preencher o questionário na próxima visita à Silva Associados” – uma tarefa com referência a um cliente, mas sem data concreta.
• “Todo dia primeiro fazer meu relatório de despesas para o mês seguinte” – uma tarefa recorrente sem referência a um cliente.

Criação e execução de lista de tarefas

No menu principal você acessa a nova lista de tarefas, clicando em “Tarefas“.

Para criar uma tarefa, basta clicar no botão “Nova Tarefa” ou “Nova Tarefa para Cliente, se a atividade estiver relacionada a um cliente específico.

Coloque o assunto da tarefa, por exemplo, “criar uma proposta”; selecione a data de execução desejada, faça anotações opcionais e salve. Pronto! Você acaba de criar sua primeira tarefa.

Agora ela estará disponível na lista de tarefas, sob a designação “Em aberto”. Nela estão listadas as tarefas a serem executadas, classificadas por data. Tarefas vencidas com datas no passado estarão destacadas em cima em vermelho.

Ao clicar no cabeçalho da tarefa, você pode editá-la, excluí-la ou marcar como concluída. Para marcar a conclusão rapidamente, basta marcar a caixa à direita.

Alternativamente, é possível criar um relatório de tarefas concluídas, que pode ser visualizado como “Outros Relatórios” nos detalhes do cliente, quando fizerem referência a clientes.

Tarefas concluídas estão disponíveis pelos próximos 90 dias na lista de tarefas, sob a designação “Concluídas”. Depois desse prazo, são automaticamente excluídas.

Particularidades de tarefas

• Tarefas recorrentes: uma tarefa pode ser criada como recorrente, por exemplo, semanalmente às quartas. A criação e edição é semelhante aos compromissos recorrentes.
• Expiração automática de tarefas: se o campo “Conclusão” for marcado de “Obrigatório” para “Opcional”, a sua expiração é automática ao atingir a data de conclusão. Em vez de ser destacada em vermelho, ela passa automaticamente para “Expiradas” e será excluída após 90 dias.
  Dica: uma tarefa deve ser marcada como “opcional” quando sua realização de acordo com a data definida não seja mais necessária ou, no caso de tarefas recorrentes, até o período de aguardo da próxima execução. Isso impede o acúmulo de tarefas desnecessárias como vencidas.
• Tarefas sem data: se uma tarefa for criada “sem data”, não será apresentada na lista sob a designação “Em aberto”, mas como “Sem data”. A tarefa não passará ao status de vencida e também não expirará, podendo ser marcada como concluída quando desejado. Se a tarefa fizer referência a um cliente, podem ser interpretadas como concluídas após a próxima visita a esse cliente.
• Campos definidos pelo usuário: assim como dos relatórios e compromissos, podem ser acrescentados até 100 campos de máscaras de entrada próprios, definidos pelo usuário para atender às suas necessidades. Esses ajustes podem ser feitos como habitualmente pelo Administrador, em Opções, “Campos personalizados -> Tarefas”.
• Relatório de tarefas concluídas: você tem a opção de definir se relatórios devem ou não ser gerados, assim como é feito com relatórios de atendimento, em Opções, “Apresentação de relatórios -> Relatórios de tarefas”, disponíveis para o Administrador.

Tarefas na visualização Detalhes do Cliente

Quando ainda houverem tarefas a concluir para um cliente, essas serão mostradas diretamente na nova seção “Tarefas”, onde podem ser clicadas, editadas, excluídas ou marcadas como concluídas. O botão “Nova tarefa” permite criar uma nova tarefa, automaticamente relacionada a esse cliente.

Tarefas no calendário

Quando houverem tarefas a serem executadas em uma determinada data, essas são mostradas no calendário, através do símbolo de tarefas. Para ver todas as tarefas para o dia, clique na data. É exibido um menu com a entrada “X tarefas”, sendo X o número de tarefas existentes. Ao clicar nela, será exibida uma janela com as tarefas para esse dia.

Você pode clicar em uma determinada data do calendário para selecionar “Nova tarefa” e criar uma tarefa para essa data.

Tarefas no roteiro de atendimento

Quando houverem tarefas para a data mostrada, um roteiro de atendimento é apresentado acima em amarelo. Clique nele para ver a lista de tarefas para o dia.

Observações técnicas sobre tarefas

• Tarefas não exercem nenhuma influência sobre a roteirização de atendimentos feita pelo portatour®, ou seja, são tratadas de forma completamente independentes das sugestões de visitas, compromissos, inclusões, pausas de atendimento, data da última visita ou intervalo de atendimento de um cliente.

• É possível registrar até 3.000 tarefas por cliente. Tarefas recorrentes são apresentadas com até um ano de antecedência, assim como os compromissos.

• A importação e exportação de tarefas é feita da mesma forma que os compromissos ou relatórios, através da interface do usuário (Opções -> Importação de datas ou Exportação de datas) ou da API.

• A exportação de tarefas também está disponível através da interface OData-Excel.

• Ao transferir contas de clientes através da interface de usuário, as tarefas pertencentes a um determinado cliente são opcionalmente transferidas. Na importação de clientes via API, as tarefas são transferidas automaticamente mediante a inclusão do novo parâmetro “transferIncludesTasks”.

• Em licenças corporativas (a partir de 2 contas de usuário), você pode determinar nas Opções -> Permissões, se tarefas podem ser excluídas.

• O gerenciamento de tarefas está também disponível no modo offline do portatour®.

• O gerenciamento de tarefas não está disponível no momento para uso conjunto do portatour® Anywhere com o Salesforce ou Dynamics CRM.

Imagine que você, como usuário do portatour®, encontra o seguinte desafio:

Você recebe do seu departamento de marketing uma lista com 50 clientes na área de atendimento que, devido a uma campanha importante, devem ser visitados não de acordo com o intervalo de atendimento, mas uma única vez e o mais breve possível.

Para planejar todos esses clientes rápida e eficientemente, use a funcionalidade de inclusão no portatour®. Para não ter que buscar por 50 clientes individuais, há uma nova funcionalidade disponível: filtragem de clientes por meio de lista externa.

O prerrequisito é que a lista do departamento de marketing deve estar em formato eletrônico, os clientes devem ser identificáveis como entradas na lista (por exemplo, número do cliente) e cada um deles deve estar em uma linha separada. Veja a seguir exemplos de listas com números de clientes em formato adequado:

23054
23078
24102
24506
e muito mais

Proceda da seguinte forma:

Clique em “Clientes” no menu principal, role a página inteiramente para baixo e clique em “Editar todos os X” . Agora você está na página de edição em massa de todos os clientes. Como você não quer incluir todos os clientes, mas apenas uma amostra, clique no novo link “Filtrar por meio de lista externa”. É exibida a seguinte janela:

Marque a caixa de seleção “Campo”, que contém os dados dos clientes da lista do departamento de marketing. Na maioria, trata-se de “número do cliente”, “ID externa” ou “nome”.

Em seguida, use a área de transferência para colar a lista do arquivo (por exemplo, marcar a coluna no Excel e depois “copiar”) ou do texto de e-mail no campo “valores” e clique em “filtrar”.

Quando clientes relevantes forem encontrados, os clientes marcados serão automaticamente limitados. Verifique a quantidade obtida, deve ser concretamente 50. Em seguida, clique no botão “Incluir tudo” e atualize o roteiro de atendimento.

Pronto! O departamento de marketing vai ficar contente.

Observação técnica:

• Quando a lista contiver referências a clientes que não se encontram no banco de dados de clientes no portatour®, então esses clientes serão ignorados. Deste modo, não é necessário que o departamento de marketing, ao lançar uma campanha, crie uma lista separada para cada representante externo. Basta enviar a lista completa dos números dos clientes (Dica: a lista deve ser razoavelmente processável).

• Quando não for encontrada correspondência com nenhum cliente, é exibida uma mensagem de falha. É possível que você tenha selecionado campos de dados para a filtragem.

Observação: o artigo a seguir é dirigido primariamente a administradores do portatour® com acesso a uma conta corporativa (2 ou mais usuários), que utilizam ou querem utilizar a API de exportação/importação de dados.

Chamadas de API em geral transferem grandes volumes de dados (por exemplo, lista completa de clientes do usuário), o que causa uma carga de CPU e banco de dados em nossos servidores e demanda espaço de armazenamento para logs de transação, o limite de utilização de API é implementado para proporcionar um serviço de alta qualidade para todos os clientes.

Com a atualização implementada, o limite foi duplicado, de 25 para 50 chamadas de API por conta de usuário, dentro de 24 horas.

Além disso, você tem a possibilidade de aumentar o limite de chamadas de API para 250, durante o período de desenvolvimento, no qual obviamente a solução precisa ser avaliada e testada intensamente. Você pode ativar esse aumento com um clique de um simples botão na página de documentação da API (Opções -> API).

A seguir, veja algumas dicas para atender ao limite de chamadas durante as operações:

• Se você estiver usando a API de sincronização de dados e estiver sincronizando várias vezes ao dia, restrinja a execução do processo de sincronização ao horário de expediente dos funcionários, por exemplo, das 7:00 até às 19:00. Isso permite que você já dobre a frequência de sincronização nestas 12 horas.
• Se necessário, sincronize as respectivas entidades de dados (usuários, clientes, compromissos, tarefas, relatórios) em diferentes frequências ou verificar qual direção é realmente necessária em que momento (importação vs. exportação).
• Reduza a frequência da sincronização automática e, em vez disso, ofereça a seus funcionários a opção de iniciar manualmente o processo de sincronização quando precisarem dos dados mais atualizados. Todas as chamadas de API do portatour® são possíveis no contexto de um único usuário.

Você já deve ter usado seu smartphone inúmeras vezes para fazer fotos. Então, provavelmente já ouviu falar de “geomarcação”: a marcação do local onde a imagem foi capturada. Assim é possível localizar fotos mais rapidamente, ou pontuá-las em um mapa.

A partir da mais recente atualização do portatour®, a geomarcação está disponível para ser usada nos relatórios de atendimento, de maneira que o portatour® pode agora memorizar onde o documento foi criado. Assim, você pode comprovar facilmente a sua visita ao cliente. Além disso, a geomarcação pode ser útil para fins de isenções fiscais e serve também para reduzir falhas, pois você pode identificar se o relatório está atribuído ao cliente correto.

Para usar o recurso, é necessário criar os relatórios sempre imediatamente após a visita, ou seja, enquanto você está nas imediações do cliente visitado.

Ativação da funcionalidade de geomarcação

A geomarcação está desabilitada por padrão. Para usar o recurso, você deve acessar a área Geração de relatórios em Opções e marcar a caixa Geomarcação, optando por “Adicionar opcionalmente”. Assim como na maioria das opções do por padrão, é possível determinar um valor padrão para esta configuração a ser usado em toda a empresa, que pode ser ainda modificado para cada usuário individualmente.

Criação de um relatório de atendimento com geomarcação

Se você optou por “Inclusão automática”, ao criar um novo relatório de atendimento, por exemplo, ao clicar em “Concluir atendimento” em um cliente, o local é automaticamente transmitido e adicionado como geomarcação ao relatório. A transmissão do local para o dispositivo é feita tipicamente em 1 a 10 segundos. Você pode, enquanto isso, começar a preencher os campos do relatório. A geomarcação é mostrada no formulário de relatório conforme abaixo:

Na geomarcação encontram-se as seguintes informações:

• Distância de seu ponto de localização para o cliente visitando ou compromisso em linha reta: esse valor indica na criação do relatório a distância do endereço de atendimento. O endereço de visita é mostrado diretamente na parte superior da geomarcação.
  Valores de algumas centenas de metros são normais, por exemplo, devido a uma empresa com grande área ocupada, com um estacionamento distante ou imprecisão da geocodificação do endereço do cliente ou da transmissão do ponto de localização.
  Se a distância for visivelmente maior, uma sinalização de alarme pode indicar que você não informou o cliente correto no relatório.
• Precisão da transmissão de localização: a localização é transmitida pelo seu dispositivo, sendo a precisão variável de acordo com a tecnologia utilizada ou falha de sinal. O dado de distância acima é relativizado de acordo com esse valor de precisão. Se o dado for muito impreciso, você pode pressionar o botão “Atualizar” para iniciar uma nova transmissão da localização.
• Endereço da sua localização: considere que a rua e número raramente coincidirão exatamente com o endereço de atendimento. Uma pequena distância ou imprecisão pode influenciar o resultado e levar a uma rua perpendicular ou paralela ou a um outro número da rua.

Se você escolheu “Adicionar opcionalmente” nas configurações, a transmissão da geomarcação não é feita automaticamente no ato da criação do relatório. É necessário clicar no botão “Adicionar” para que seja incluída uma geomarcação no relatório.

Somente ao criar um relatório de atendimento é possível atribuir uma geomarcação. Fazer posteriormente a inclusão, alteração ou exclusão de geomarcação no relatório de atendimento não é possível.

Dica: caso após a visita do cliente você não tenha tempo sobrando, aconselhamos ainda assim iniciar a criação imediata do relatório de atendimento e salvá-lo. Essa operação dura apenas alguns segundos e também está disponível no modo offline. Posteriormente, você pode com calma preencher o restante das informações (por exemplo, observações). Esse procedimento garante a precisão do horário de visita e geomarcação nos relatórios e permite que a qualquer momento o roteiro de atendimento seja atualizado, para que o portatour® possa identificar todas as visitas recém-concluídas e você não corra o risco de esquecer de registrá-las em relatório.

Para que seja feita a transmissão do local, é necessário que a função de informação de localização (no iPhone e iPad) esteja ativa. Além disso, é preciso autorizar a identificação de localização para o portatour® no navegador da web. Caso encontre problemas com a transmissão do local, leva no máximo 30 segundos para receber uma mensagem de falha, que é armazenada na geomarcação do relatório de atendimento. Para solucionar o problema no dispositivo, contate o administrador ou suporte técnico.

Exibição de relatório de atendimento com geomarcação

As geomarcações são mostradas em três pontos no portatour®:

• No portatour® Anywhere: ao abrir um relatório de atendimento para edição, é mostrada a geomarcação – sem opção de edição.
• No Relatório portatour®: ao definir as geomarcações como “Exibir” nas Opções, em Geração de relatórios, na seção “Relatórios portatour”, as geomarcações são também exibidas no Relatório portatour® para o relatório de atendimento nos últimos 7 dias. Para essa configuração é possível determinar um valor padrão para toda a empresa e um valor individual por usuário também pode ser modificado.
• Na exportação CSV/Excel do relatório de atendimento: encontra-se a nova coluna contendo as informações de geomarcação acrescentadas.

Outras informações sobre geomarcação

• As geormacações se aplicam somente aos tipos de relatório “atendimento” e “não atendido”. Todos os outros tipos (início e/ou fim do trabalho, dia de folga ou outros), não é possível adicionar geomarcação.
• Cada geomarcação deve ser confirmada e armazenada pelo próprio usuário. Por isso, as geomarcações não estão disponíveis em modo de criação automática de relatórios, ou seja, quando a opção em “Geração de relatórios” no relatório de atendimento está marcada como “criar automaticamente”.
• Em relatórios de atendimento que são iniciados no modo offline, a geomarcação indica apenas a distância e precisão. Uma conexão é necessária para determinar o endereço, que será adicionado posteriormente quando o relatório for carregado no servidor.
• A utilização de geomarcação no portatour® Anywhere em combinação com sistemas de host (Outlook, Salesforece, Dynamics CRM) ainda não é possível no momento.

Recentemente, o portatour® introduziu uma nova funcionalidade: a seleção de clientes no mapa, opcionalmente com a ferramenta laço ou polígono.

Funciona da seguinte maneira: abra o mapa, clique à direita superior no ícone de engrenagem e ative o modo de seleção. O mapa alterna-se no modo de seleção, reconhecido por uma linha superior modificada e pelo escurecimento do mapa:

Você tem agora três possibilidades para marcar o cliente:

• • Seleção individual: basta clicar em um cliente após o outro, conforme desejado. Clientes marcados são identificados pela delimitação azul do símbolo do cliente.
  • Seleção com a ferramenta laço: clique à direita superior no símbolo da ferramenta laço para ativar o modo. Depois, circule os clientes desejados com o ponteiro do mouse pressionado. Para concluir a seleção, solte o botão do mouse. O modo laço é automaticamente finalizado. Se quiser selecionar clientes adicionais em outra região com o laço, basta clicar mais uma vez no símbolo do laço à direita superior. A funcionalidade da ferramenta laço também funciona em telas touch screen ou com caneta ponteiro.
  • Seleção polígono: clique da mesma maneira na ferramenta laço, mas agora marque pontos formando um quadrado na região desejada, assim é criado um polígono. Para concluir o processo de seleção, clique duas vezes ou feche o polígono desmarcado no ponto de início do polígono.

Exemplos de uso da seleção com a ferramenta laço:

A quantidade total de clientes selecionados se encontra apresentada no botão “Editar X clientes selecionados”. Clique nesse botão para editar todos os clientes marcados. O acesso é direcionado à página de edição em massa que você já conhece da lista de clientes.

Observação: caso tenha selecionado um cliente equivocadamente, apague a seleção ao clicar novamente no cliente em questão. Se quiser desmarcar todos os clientes de uma vez só, feche o modo de seleção clicando no X à direita superior.

A seguir, veja alguns exemplos de ações com o novo modo de seleção do mapa:

• Se desejar criar uma nova divisão para a área de atendimento e transferir determinados clientes para um colega. O modo de seleção serve como alternativa ou complementação ao filtro de código postal.
• Se desejar atender um cliente de uma região em conjunto com um colega e faz sentido geograficamente subdividir de acordo quando será visitável em “semana pares” e “semanas ímpares”. Consulte “Um cliente – vários representantes. portatour® pode ajudar na coordenação”
• Se desejar editar o horário de funcionamento (=horário de atendimento) de clientes em uma determinada região, por exemplo, marcar dias como “preferenciais”.
• Se em vez do agendamento automático do portatour® você quiser organizar o trabalho manualmente através das “inclusões” selecionando os clientes para o próximo roteiro de atendimento.
• Para contar os clientes de uma determinada região.

Observação: caso não queira apresentar todos os clientes no mapa, mas apenas alguns que atendem a critérios de filtro específicos, utilize a opção “Pesquisa detalhada” acima da lista de clientes e depois clique em “Mapa”. O modo de seleção irá apresentar apenas os clientes filtrados.

Desejamos a você sucesso com a nova ferramenta laço e aguardamos seus comentários e feedback via feedback@portatour.com