Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren.

Nach langer Entwicklungszeit steht für portatour® nun eine aufpreispflichtige Addon-Funktion zur Gebietsoptimierung zur Verfügung.

Mithilfe dieser Funktion können Sie jederzeit die geografischen Außendienstgebiete analysieren, die aufgrund der Zuordnungen von Kunden zu Außendienstmitarbeitern geformt werden. Sie erhalten durch intelligente Algorithmen automatisiert Verbesserungen vorgeschlagen und können die Auswirkungen unterschiedlicher Szenarien evaluieren.

Ziele sind die Reduktion der Fahrzeiten durch kompaktere Gebiete und der Ausgleich der Auslastung der Außendienstmitarbeiter.

Beispiel-Screenshot „Analyse der Ausgangslage“:

Beispiel-Screenshot „Optimierungsergebnis als Landkarte“:

Beispiel-Screenshot „Optimierungsergebnis als Übersicht“:

Die Addon-Funktion muss für Ihren portatour® Zugang freigeschaltet werden. Wenn Sie Interesse haben, kontaktieren Sie uns unter sales@portatour.com für eine unverbindliche Live-Demo oder ein Angebot. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Wir haben heute auf unseren Servern das Landkartenmaterial inklusive Verkehrsflussdaten aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen und Fahrgeschwindigkeiten beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

Weiters könnten bei der Anzeige von Landkarten in portatour® etwas längere Ladezeiten auftreten, da die Landkartenausschnitte neu auf Ihr Gerät heruntergeladen werden.

Dieses Update zählt zu den Umfangreichsten in der Geschichte von portatour®. Mit neuen Funktionen, auf die schon viele Benutzer gewartet haben.

Um Details zu den Neuerungen zu lesen, scrollen Sie einfach nach unten oder nutzen Sie folgende Links:

• Aktuellen Verkehr auf der Landkarte anzeigen
• Besuchsplan unter Berücksichtigung des aktuellen Verkehrs prüfen
• Neuen Besuchsplan unter Berücksichtigung des aktuellen Verkehrs berechnen
• Weitere Änderungen im März 2022 Update für alle Benutzer
• Neue Arbeitsbereiche „Firma“ und „Benutzergruppe“
• Benutzerübergreifende Kundenliste und Kundensuche
• Kunden mehrerer Benutzer gleichzeitig auf der Landkarte darstellen
• Massenbearbeitung von Kunden mehrerer Benutzer in einem Schritt

Wir wünschen viel Freude und Erfolg mit den neuen Funktionen und freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Um den aktuellen Verkehr auf der Landkarte anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Landkarte, z.B. mittels Kunden > Landkarte.
• Klicken Sie rechts oben auf den „Aktueller Verkehr“ Knopf mit dem Auto-Symbol

Die Anzeige der Verkehrslage aktualisiert sich nun automatisch im Minutentakt bis Sie durch nochmaliges Klicken des Knopfes die Verkehrsanzeige wieder ausschalten oder die Landkarte verlassen.

Interessiert es Sie, welche Auswirkung die aktuelle Verkehrslage auf die Fahrzeiten in Ihrem Besuchsplan hat? Jetzt einfach möglich.

Öffnen Sie Ihren Besuchsplan und klicken oben auf den Knopf Aktueller Verkehr (bzw. auf kleinen Geräten auf „Mehr > Aktueller Verkehr“).

Für jede Fahrstrecke des dargestellten Tages wird nun geprüft, wie lange die Fahrzeit unter Berücksichtigung der aktuellen Verkehrslage wäre und der Zeitunterschied zur geplanten Fahrzeit wird ausgegeben:

• Ist die geplante Fahrzeit derzeit realistisch oder Sie wären jetzt sogar schneller, wird die Zeile grün markiert.
• Ist der Verkehrsfluss derzeit langsamer als geplant, der Zeitverlust allerdings noch geringer als 10 Minuten, wird die Zeile gelb markiert.
• Ist der Verkehr derzeit deutlich langsamer als geplant und der Zeitverlust wäre mehr als 10 Minuten, wird die Zeile rot markiert.

Beachten Sie, dass es sich dabei um eine Momentaufnahme handelt. Je weiter die Fahrt in der Zukunft liegt, desto weniger Aussagekraft hat der aktuelle Verkehr dafür.

Ist der Zeitverlust allerdings schon auf Ihrer nächsten Fahrt zu erwarten, empfehlen wir, den Besuchsplan unter Berücksichtigung des aktuellen Verkehrs zu aktualisieren.

Auswirkung der aktuellen Verkehrslage auf die Fahrstrecken

Interessiert es Sie, welche Auswirkung die aktuelle Verkehrslage auf die konkreten Fahrstrecken in Ihrem Besuchsplan hat? Auch das funktioniert nun direkt in portatour®.

Öffnen Sie Ihren Besuchsplan und klicken Sie oben auf den Knopf Landkarte (bzw. bei kleinen Geräten auf „Mehr > Landkarte“). Sie sehen nun die Landkarte mit den geplanten Fahrstrecken des gewählten Tages.

Klicken Sie nun zusätzlich rechts oben auf den „Aktueller Verkehr“ Knopf mit dem Auto-Symbol. Es wird für jede Fahrstrecke des dargestellten Tages geprüft, ob es mit Berücksichtigung der aktuellen Verkehrslage eine schnellere Alternativroute gäbe. Wenn ja, wird diese in blau dargestellt, während die ursprüngliche Fahrstrecke noch strichliert ersichtlich bleibt.

Wenn Sie eine Fahrstrecke auf der Landkarte anklicken, sehen Sie in der Leiste unten den Zeitunterschied zur ursprünglich geplanten Fahrzeit.

Standardmäßig nutzt portatour® bei der Tourenplanung eine Verkehrsprognose aufgrund historischer Verkehrsflussdaten.

Neu ist, dass nun auf Wunsch auch die aktuelle Verkehrslage bei der Berechnung des Besuchsplans miteinfließen kann – und zwar für die erste Fahrt, wenn diese innerhalb der nächsten 15 Minuten startet.

Und so gehen Sie vor:

• Öffnen Sie den Besuchsplan
• Klicken Sie auf Plan aktualisieren
• Sie werden gefragt, ob der aktuelle Verkehr für die erste Fahrt berücksichtigt werden soll.
• Klicken Sie auf Aktueller Verkehr

Die Berücksichtigung der aktuellen Verkehrslage hat nicht nur Auswirkung auf die prognostizierte Fahrzeit, sondern wirkt sich auf die automatische Auswahl des ersten Kunden im Besuchsplan aus. Kunden, zu denen es auf der Fahrstrecke trotz Berücksichtigung von Alternativrouten zu Zeitverlust kommt, werden weniger wahrscheinlich als erster Besuch eingeplant.

Die Aktualisierung eines Besuchsplans dauert mit Berücksichtigung des aktuellen Verkehrs aufgrund des erhöhten Berechnungsaufwands länger. Je nach Kundenanzahl werden bis zu 5 Sekunden mehr in Anspruch genommen.

Dass der aktuelle Verkehr berücksichtigt wurde, erkennen Sie im Besuchsplan aufgrund des Zusatztextes in der ersten Fahrtzeile:

Wenn Sie nicht bei jeder Aktualisierung des Besuchsplans gefragt werden wollen, ob portatour® den aktuellen Verkehr berücksichtigt soll, dann legen Sie das gewünschte Verhalten in den Planungsparametern des Besuchsplans fest:

Häufig gestellte Fragen

Warum wird der aktuelle Verkehr nur für die erste Fahrt im Besuchsplan berücksichtigt? Und auch nur dann, wenn diese innerhalb der nächsten 15 Minuten startet?

Die aktuelle Verkehrslage ist immer eine Momentaufnahme, die sich rasch ändern kann. Denken Sie an einen Stau, der sich in einer Stunde wieder aufgelöst hat.

Oder wenn Sie am Sonntag einen Besuchsplan berechnen, der erst am Montag startet. Dann ist es nicht sinnvoll, das aktuelle Verkehrsgeschehen des verkehrsarmen Sonntages für die Fahrzeitprognose des verkehrsstarken Montags zu verwenden.

Für Fahrten im Besuchsplan, die weiter in der Zukunft liegen, ist es sinnvoller, wie gehabt die Verkehrsprognose aufgrund historischer Verkehrsflussdaten zu machen.

Soll ich vor Antritt jeder Fahrt den Besuchsplan aktualisieren, damit der aktuelle Verkehr berücksichtigt wird?

Nein. Nutzen Sie stattdessen den Knopf Aktueller Verkehr (bzw. auf kleinen Geräten auf „Mehr > Aktueller Verkehr“) oberhalb des Besuchsplans. Sie erhalten so rasch Auskunft darüber, ob es auf der geplanten Fahrt überhaupt unerwartete Verzögerungen gibt. Nur wenn diese Verzögerungen für Sie nicht mehr akzeptabel sind, aktualisieren Sie den Besuchsplan, um potenziell andere Kunden vorgeschlagen zu bekommen.

Wann sollte ich die Berücksichtigung des aktuellen Verkehrs überhaupt ausschalten?

Wenn Sie in einer Region unterwegs sind, wo das Verkehrsgeschehen kaum eine Rolle spielt oder meistens konstant ist, beschleunigen Sie durch das Ausschalten dieser neuen Funktion die Berechnung des Besuchsplans.

Integration der unteren Funktionsleiste in obere Funktionsleiste

Auf allen Seiten wurden die Knöpfe, die bisher in der Funktionsleiste am Seitenende waren, in die obere Funktionsleiste verschoben. Mit dem Vorteil, dass es nur noch eine Funktionsleiste gibt und nicht mehr nach unten gescrollt werden muss.

Üblicherweise selten verwendete Funktionen werden unter dem rechten Knopf Mehr zusammengefasst. Ebenso werden auf schmalen Smartphones aus Platzgründen manche Funktionen unter Mehr verschoben.

Beispiel Besuchsplan:

Klick auf Mehr:

Darstellungsänderung der Menüs

Zur besseren Lesbarkeit wurden die Menüs modernisiert. Siehe folgender Vorher/Nachher-Vergleich:

Unterstützung von „Petal Maps“ als Navigations-App

Die vor allem auf Huawei Smartphones verbreitete Navigations-App „Petal Maps“ wird nun direkt von portatour® unterstützt. Wenn Sie diese App auf Ihrem Smartphone installiert haben und bei Klick auf Navigation automatisch starten wollen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie im Hauptmenü die Optionen
• Klicken Sie auf Programmeinstellungen
• Stellen Sie im Abschnitt GPS Navigation auf Petal Maps um
• Speichern

Landkarte: Standardmäßige Darstellung von Fahrstrecken anstatt Luftlinien

Wenn Sie neu berechnete Besuchspläne auf der Landkarte darstellen lassen, werden nun standardmäßig die konkreten Fahrstrecken anstatt der vereinfachten Luftlinien dargestellt.

Mit dem Zahnrad-Knopf rechts oben auf der Landkarte ist weiterhin die Umschaltung zwischen Fahrstrecken und Luftlinien möglich.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren.

Hatten Sie in der Vergangenheit zumindest schon einen der folgenden Wünsche an portatour®?

• Schnelle Suche nach Kunden über mehrere Benutzerkonten hinweg
• Kunden mehrerer Benutzer gleichzeitig auf der Landkarte darstellen
• Massenbearbeitung von Kunden mehrerer Benutzer in einem Schritt

Ja? Dann werden Sie mit den neuen Arbeitsbereichen „Firma“ und „Benutzergruppe“ viel Freude haben.

In portatour® finden Sie oben die neue Arbeitsbereichsleiste. Diese zeigt den Namen Ihrer Firma und den Arbeitsbereich, in dem Sie sich gerade befinden. Den dargestellten Firmennamen kann ein Administrator in den Firmen-Optionen im Abschnitt „Firma“ unter „Programmeinstellungen“ ändern.

Die Wahl des Arbeitsbereichs bestimmt, von welchem Benutzer bzw. von welchen Benutzern Sie gerade Daten sehen und bearbeiten können.

Es gibt vier Arten von Arbeitsbereichen:

• Ihr persönlicher Arbeitsbereich. Sie sehen nur Ihre eigenen Kunden, sofern Sie selbst Kunden betreuen. Andernfalls reduziert sich ihr persönlicher Arbeitsbereich auf die persönlichen Einstellungen.
• Der Arbeitsbereich eines anderen Benutzers. Sie sehen nur die Kunden des gewählten Benutzers.
• Neu: Der Arbeitsbereich der gesamten Firma. Sie sehen die Kunden aller Benutzer Ihrer Firma, auf die Sie Zugriff haben.
• Neu: Der Arbeitsbereich einer Benutzergruppe. Sie sehen die Kunden jener Benutzer, welche zur gewählten Benutzergruppe gehören.

Wechseln des Arbeitsbereichs

Zum Wechseln des Arbeitsbereichs klicken Sie in der Arbeitsbereichsleiste auf das weiße Auswahlfeld. Es öffnet sich ein Auswahlfenster mit Schnellsuche:

Sie finden alle Arbeitsbereiche aufgelistet, auf die Sie Zugriff haben.

Ein Klick auf einen Listeneintrag wechselt in diesen Arbeitsbereich. Um den Arbeitsbereich in einem neuen Browserfenster zu öffnen, klicken Sie auf das Pfeil-Symbol rechts. So können Sie mehrere Arbeitsbereiche parallel öffnen.

In der Arbeitsbereichsleiste finden Sie außerdem zwei Knöpfe, um schnell mit einem Klick in den Arbeitsbereich der Firma (rechter Knopf) oder in den persönlichen Arbeitsbereich (linker Knopf) zu wechseln:

Beim Wechseln des Arbeitsbereichs bleibt portatour® auf der dargestellten Seite mit Beibehaltung der Einstellungen, sofern diese Seite bzw. Einstellung im neuen Arbeitsbereich möglich ist. Beispiel: Wenn Sie im Arbeitsbereich des Benutzer A gerade die Kundenliste mit erweiterter Suche nach „überfälligen Kunden“ ansehen und dann in den Arbeitsbereich des Benutzers B wechseln, gelangen Sie auch dort zur Kundenliste mit den überfälligen Kunden.

Der neue Arbeitsbereich „Firma“

In diesem Arbeitsbereich haben Sie Zugriff auf drei Hauptmenüpunkte:

• Benutzer: Sie finden hier die bekannte Benutzerverwaltung. Der Zugriff darauf war bisher in den Optionen eines Administrators bzw. Supervisors zu finden
• Kunden: Sie finden hier die neue firmenweite Kundenliste und Kundensuche.
• Optionen: Sie finden hier die bekannten firmenweiten Optionen. Der Zugriff darauf war bisher in den Optionen eines Administrators zu finden.

Der neue Arbeitsbereich einer Benutzergruppe

Dieser Arbeitsbereich verhält sich analog zum Arbeitsbereich einer Firma, mit dem Unterschied, dass nicht die Daten aus allen Benutzerkonten geladen werden, sondern nur von den Benutzern der jeweiligen Benutzergruppe.

Hinweis: Arbeitsbereiche für Benutzergruppen sind nur möglich, wenn Ihre Firma über 10 oder mehr portatour®-Lizenzen verfügt. Benutzergruppen müssen einmalig durch Ihren Administrator in den Firmen-Optionen eingeschaltet werden.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren.

Wenn Sie im Arbeitsbereich der Firma oder einer Benutzergruppe die Kundenliste öffnen, werden die Kunden aus den entsprechenden Benutzerkonten geladen und in einer gemeinsamen Liste dargestellt.

Hinweis: Der firmenweite Zugriff auf Kunden steht nur dann zur Verfügung, wenn das Firmenkonto maximal 50 Benutzerkonten umfasst. Sollten Sie mehr Benutzer haben, verwenden Sie zum benutzerübergreifenden Zugriff auf Kunden die Arbeitsbereiche von Benutzergruppen mit maximal 50 Benutzern.

In der benutzerübergreifenden Kundenliste stehen Ihnen nahezu alle Funktionen zur Verfügung, die Sie bereits aus der Kundenliste eines einzelnen Benutzers kennen, z.B. Schnellsuche, erweiterte Suche, gespeicherte Suchen, Landkartenansicht, Markiermodus und Massenbearbeitung.

Die Besonderheiten bzw. Unterschiede:

• In der rechten Spalte wird zusätzlich der Name des Benutzers dargestellt, in dessen Konto sich der Kunde tatsächlich befindet.
• Wenn Sie nun die Detailansicht eines Kunden öffnen, wechselt portatour® automatisch in den Arbeitsbereich des betroffenen Benutzers. Mit dem Zurück-Knopf gelangen Sie wieder in den Arbeitsbereich der Firma zurück.
• Die Neuerstellung eines Kunden ist im Arbeitsbereich der Firma nicht möglich. Wechseln Sie zuvor in den Arbeitsbereich des Benutzers, der den Kunden betreuen soll, um dort den Kunden zu erstellen.
• In der erweiterten Suche stehen Filter für Benutzer und Benutzergruppen zur Verfügung.

Hinweis: Die Kundenliste stellt maximal die ersten 3.000 Einträge dar. Nutzen Sie gegebenenfalls die Suche bzw. Sortierung, wenn sich die gewünschten Kunden nicht darin befinden.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren.

Bisher konnten Sie nur die Kunden eines einzelnen Benutzers auf der Landkarte anzeigen. Ab sofort ist dies für Kunden mehrerer Benutzer gleichzeitig möglich.

So gehen Sie vor:

• Wechseln Sie in den Arbeitsbereich der Firma oder einer bestimmten Benutzergruppe
• Klicken Sie im Hauptmenü auf Kunden
• Optional: Zum Filtern der Kunden nutzen Sie die Suche
• Klicken Sie auf Landkarte oberhalb der Kundenliste

Um die Kunden nach Benutzern zu färben, klicken Sie auf das Zahnrad und ändern Sie Färbung auf Benutzer – Name.

Sie erhalten so einen guten Überblick über die Gebiete.

Hinweis: Je nach Anzahl der Kunden, Leistungsfähigkeit Ihres Geräts und Ihrer Internetbandbreite kann es bis zur Anzeige mehrere Sekunden dauern.

Um die Kunden eines Benutzers zur Gänze auszublenden, klicken Sie im Legendenfenster auf das Auge-Symbol beim betroffenen Benutzer. Nochmaliges Klicken blendet die Kunden wieder ein.

Bei Klick auf ein Kundensymbol auf der Landkarte wird in der Informationsblase unten der betroffene Benutzer dargestellt. Öffnen der Kundendetailansicht wechselt automatisch in den Arbeitsbereich des Benutzers.

Tipp zur manuellen Gebietsaufteilung: Der Markiermodus in Kombination mit Lasso und Massenbearbeitung („Kunden transferieren“) kann verwendet werden, um beispielsweise bei überlappenden Gebieten die Kunden von mehreren Benutzern an einen bestimmten Benutzer zu transferieren. Gehen Sie allerdings behutsam vor, speziell wenn sie automatisierten Datenaustausch über API konfiguriert haben.