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Erfolgsgeschichte

Effiziente Kundenbesuche zur richtigen Zeit

Mit portatour® holen wir in weniger Zeit mehr raus, weil wir die richtigen Aktivitäten bei den richtigen Kunden umsetzen.

Adrian Müller,
regionaler Verkaufsleiter
Adrian Müller

mymuesli und der portatour® Tourenplaner

Über mymuesli

mymuesli.com wurde 2007 in Niederbayern gegründet. Die Idee der drei damaligen Studienfreunde Hubertus Bessau, Philipp Kraiss und Max Wittrock: individuell zusammenstellbares Müsli, das man sich aus rund 80 Zutaten in Bio-Qualität, ohne zugesetzte Aroma- oder Farbstoffe im Internet zusammenstellen kann. Mittlerweile ist das Startup zum mittelständischen Unternehmen herangewachsen und mit rund 800 Mitarbeitern in 6 Ländern aktiv.

Damals als Online Reseller gestartet, setzt das Passauer Unternehmen heute auf eine Multi-Kanal-Strategie. Der Endkunde kann die mymuesli-Produkte online im Webshop kaufen, aber auch offline beim Lebensmittelhändler und in knapp 45 eigenen mymuesli-Stores. Mehrere tausend Supermärkte werden zurzeit mit den Müslis beliefert. Der Außendienst von mymuesli ist dafür zuständig, dass das Produkt in den Supermärkten bestmöglich vertreten ist.

Warum automatische Tourenplanung?

Vor der Nutzung der portatour® Tourenplanung haben die Außendienstmitarbeiter vor allen manuell geplant – und mit ihrem Bauchgefühl. So, wie es in vielen Startups üblich ist. In der Regel erfolgte das alle zwei Wochen und dauerte ein bis zwei Stunden. Die Außendienstmitarbeiter nutzen dafür unter anderem Salesforce und erhielten Excel-Daten mit allen zu besuchenden Kunden, dem letzten Besuch und der gewünschten Frequenz. Manchmal wurde ergänzend ein Online-Routenplaner verwendet, um die Tagesziele besser zu koordinieren. Jedoch kam es immer wieder zu kurzfristigen Planänderungen, weil zum Beispiel ein Produkt bis zu einem Stichtag im Supermarkt sein musste oder ein Termin abgesagt wurde. Das bedeutete meistens eine komplett neue Tourenplanung mit noch mehr Zeitaufwand.

Wir haben ein System gesucht, das vorrausschauend für uns plant und gleichzeitig Flexibilität erlaubt.

Benjamin Bertenbreiter, IT-Projektmanager, Schwerpunkt Vertrieb und Auftragsabwicklung bei mymuesli
mymuesli-Stores

Die Lösung: Flexible und benutzerfreundliche Routenplanung mit portatour®

Die manuelle Tourenplanung fällt nun mit portatour® komplett weg: Die Planung erfolgt vollautomatisch und priorisiert die Besuche des Außendienstes zum Beispiel über Parameter wie Frequenz, Regalfläche oder Umsatz. Bei kurzfristigen Marketing-Kampagnen oder unerwarteten Kundenterminen kann die Planung ganz leicht und flexibel angepasst werden.

Mit portatour® kann ich meine Besuche in den Supermärkten viel einfacher priorisieren und trotzdem einen Termin kurzfristig einschieben.

Adrian Müller, regionaler Verkaufsleiter

Einführung von portatour®: Einfache Installation und ausgezeichneter Support

Im Vergleich zu anderer Software war die Einführung von portatour® sehr einfach. Es dauerte keine Stunde, um die portatour® Tourenplanungs-App aus dem AppExchange in Salesforce zu installieren und die erste Tour zu berechnen.

Nach der Bestellung ging alles sehr zügig: in der gleichen Woche fand ein Setup-Workshop gemeinsam mit mymuesli und dem portatour® Team statt. 10 Tage nach der Bestellung waren die ersten Pilotbenutzer schon mit der Software unterwegs. Bei der Auswahl der Pilotbenutzer wurde Wert auf technikaffine Personen gelegt. Alle haben eine Software-Schulung für die Nutzung erhalten. Das hat zu einer guten Stimmung im Projekt geführt und den Start unterstützt.

Nach einer dreimonatigen Pilotphase ging es mit der unternehmensweiten Einführung problemlos weiter. Die bereits erfahrenen Pilotbenutzer coachten die Kollegen. Durch die hohe Benutzerfreundlichkeit wurde portatour® vom Außendienst gut angenommen. Der Support von portatour® war ausgezeichnet und beantwortete dem Team alle weiterführenden Fragen.

Das Feedback unserer Außendienstmitarbeiter in der Pilotphase war durchweg positiv. portatour® ist intuitiv zu bedienen und schnell einsetzbar.

Adrian Müller, regionaler Verkaufsleiter
mymuesli-Stores

Das Ergebnis: 2.000 zusätzliche Termine und ein besserer Überblick

Für die persönliche Tourenplanung benötigte ein Außendienstmitarbeiter vorher alle 14 Tage rund zwei Stunden Zeit. Mit portatour® ist das in Sekunden erledigt. In die zwei dazu gewonnenen Stunden passen jetzt drei weitere Kundentermine. Bei 14 Außendienstmitarbeitern sind das etwa 2.000 Termine mehr pro Jahr. Durch die Verringerung der Fahrzeiten werden wichtige Kunden in kürzeren Intervallen besucht. Bei 75% der Kunden werden jetzt die Intervalle eingehalten, früher waren es nur 50% - und das bei Beibehaltung der notwendigen Flexibilität für kurzfristige Aktionen. Die Anzahl der Kundenbesuche pro Tag ist gestiegen. Ein Kollege im Innendienst hat sich früher einen Tag in der Woche nur mit Datenaufbereitung für die Tourenplanung beschäftigt. Dies fällt durch die Salesforce-Integration von portatour® komplett weg.

Mit portatour® haben wir es geschafft, deutlich mehr Neukunden zu gewinnen und können heute unsere eigenen Ressourcen viel effizienter einsetzen.

Benjamin Bertenbreiter, IT-Projektmanager, Schwerpunkt Vertrieb und Auftragsabwicklung bei mymuesli

Mithilfe von portatour® können wir unseren Job viel besser machen und unseren Aufgabenbereich viel einfacher koordinieren.

Adrian Müller, regionaler Verkaufsleiter

In der Zeit vor portatour® war das Reporting im Außendienst deutlich aufwendiger zu managen. Die Daten zu den Kunden werden jetzt vor Ort in portatour® Besuchsberichten erfasst. Das hilft bei der folgenden Vertriebstätigkeit. Der aus den Daten erstellte portatour® Report bietet außerdem die richtigen Kennzahlen fürs Management, um Entscheidungen zu treffen aber auch um Mitarbeiter in wöchentlichen Besprechungen zu coachen. Die Statistiken aus portatour® haben zudem geholfen, Gebiete neu zu strukturieren und Randgebiete besser zu trennen.

portatour® ist ein super Tool für die optimale Tourenplanung und für ein umfangreiches Kundenmanagement. Die eingesparte Zeit kann ich nun sinnvoll beim Kunden einsetzen.

Sven Palka, Außendienstmitarbeiter