portatour® hilft uns nicht nur bei der Planung, sondern vor allem dabei, Transparenz in den Außendienst zu bringen.
Philip Wilms,
Leiter Controlling
Die Hofmeister & Meincke SE ist ein etablierter Großhändler für Nutzfahrzeugteile und Fahrzeugbausysteme. Neben dem klassischen Handelsgeschäft entwickelt und produziert das Unternehmen auch eigene Fahrzeugbausysteme und beliefert sowohl die Erstausrüstung als auch den Ersatzteilmarkt. Zu den Kunden zählen insbesondere Speditionen, Verkehrsbetriebe, NFZ-Werkstätten und Fahrzeugbauer.
Mit einem Sortiment von über 1,6 Millionen Artikeln erwirtschaftete das Unternehmen im Jahr 2025 einen Umsatz von 218,4 Millionen Euro. Mehr als 700 Mitarbeitende an 28 Standorten tragen zum Erfolg bei, darunter rund 95 Außendienstmitarbeiter, die mit portatour® unterwegs sind.
Philip Wilms arbeitet als Leiter Controlling und ist seit 2008 im Unternehmen tätig. Er verantwortet unter anderem das Vertriebscontrolling und unterstützt die Vertriebsführung bei der Steuerung des Außendienstes. Hierbei spielt portatour® eine zentrale Rolle.
portatour® hilft uns nicht nur bei der Planung, sondern vor allem dabei, Transparenz in den Außendienst zu bringen.
Vor der Nutzung von portatour® war die Tourenplanung bei Hofmeister & Meincke stark von individuellen Gewohnheiten geprägt. Außendienstmitarbeiter planten ihre Wochen oft manuell und auf Basis persönlicher Routinen. Gleichzeitig fehlte eine klare Datengrundlage, um zu beurteilen, wie intensiv der Außendienst tatsächlich beim Kunden präsent war.
Mit portatour® hat sich laut Philip Wilms der Fokus verbreitert. Zusätzlich zur Tourenoptimierung steht heute vor allem auch Transparenz im Mittelpunkt. Unter anderem dank des ausführlichen Reporting-Systems von portatour® wird sichtbar, wie viele Tage Außendienstmitarbeiter tatsächlich unterwegs sind, wie viele Kunden sie besuchen und wie breit sie ihre Kundenbasis abdecken. Diese Einblicke waren zuvor in dieser Form nicht möglich.
Jetzt wissen wir deutlich besser, was draußen beim Kunden passiert.
Die Einführung von portatour® verlief unkompliziert, da das System als webbasierte Lösung schnell ausgerollt werden konnte. Die Tatsache, dass portatour® plattformübergreifend ohne zwingende Installation einer App möglich ist, stellt für Philip Wilms einen der größten Vorteile der Software dar. Der Fokus lag bei der Einführung des Systems im Unternehmen vor allem auf der strukturierten Integration der Kundendaten.
Neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht und können bereits nach kurzer Zeit produktiv arbeiten. Die Bedienung ist intuitiv und erfordert nur minimalen Schulungsaufwand. Auch erfahrene Außendienstmitarbeiter konnten schrittweise eingebunden werden. Bestehende Routinen wurden dabei nicht ersetzt, sondern sinnvoll ergänzt und optimiert.
Nach zwei Stunden Schulung können neue Kollegen im Prinzip direkt starten.
Ein großer Mehrwert von portatour® zeigt sich laut Philip Wilms in der verbesserten Steuerung der Vertriebsgebiete. Es wird die gesamte Kundenbasis systematisch bearbeitet. Außendienstmitarbeiter werden aktiv daran erinnert, gewollte Besuchsintervalle einzuhalten. Dadurch wird die Marktabdeckung deutlich systematischer und das vorhandene Potenzial besser ausgeschöpft.
Gleichzeitig schafft portatour® eine klare Datengrundlage. Es wird sichtbar, wenn Gebiete nicht optimal genutzt werden oder wenn Mitarbeitende von den definierten Zielwerten abweichen. Diese Transparenz ermöglicht eine gezielte Steuerung und Weiterentwicklung des Außendienstes. In weiterer Folge möchte man bei Hofmeister & Meincke noch weiter in das Thema Gebietsplanung eintauchen.
Wir wollen Gebiete systematisch bearbeiten. Genau dabei hilft uns portatour®.
Simulationen für Gebietsanpassungen lassen sich schnell erstellen und iterativ im Workshop mit den betroffenen Außendienstkollegen anpassen. „Wie verändert sich die Kunden-, Umsatz- und Potenzialverteilung, wenn wir ein Gebiet so oder anders aufteilen? Welche Auslastung hätten die Kollegen und wie verbessert sich die Anzahl der Kundenbesuche?“
Diese Fragen lassen sich unkompliziert mit wenigen Klicks zeitnah simulieren: „Wenn eine Entscheidung getroffen wurde, lassen sich die gewünschten Ergebnisse gut exportieren und intern zur Kundenumschreibung weiterverwenden“, erklärt Philip Wilms.
Seit der Einführung von portatour® hat sich die Arbeitsweise im Außendienst und in der Außendienststeuerung spürbar verändert. Die Besuchsfrequenz konnte gesteigert und auch die Anzahl der besuchten Kunden im Quartal konnte erhöht werden.
Zusätzlich profitieren die Außendienstmitarbeiter von einer deutlich besseren Vorbereitung auf Kundentermine, da relevante Informationen schnell und zentral verfügbar sind. „Durch Kennzahlen haben wir Steuerungsmöglichkeiten bekommen, können den Außendienstkollegen ein besseres Feedback geben und können schneller sehen, wo die Vertriebsleitung unterstützen muss.“
Wir sehen heute dank portatour® viel schneller, wenn etwas aus der Spur läuft und können gezielt gegensteuern.
Für Philip Wilms liegt der entscheidende Vorteil von portatour® in der Kombination aus Planung, Struktur und Transparenz: „Das System zwingt den Außendienst im positiven Sinne dazu, sich mit der eigenen Vertriebsstrategie auseinanderzusetzen.“ Es wird klar definiert, welche Kunden wie häufig besucht werden sollen und wie die vorhandene Zeit sinnvoll eingesetzt wird.
Gleichzeitig sorgt portatour® dafür, dass diese Strategie auch konsequent umgesetzt wird. Besonders wertvoll ist die Transparenz auf allen Ebenen. Sowohl Außendienstmitarbeiter als auch Vertriebsleitung können jederzeit nachvollziehen, wie gearbeitet wird und wo Abweichungen auftreten.
portatour® zwingt uns dazu, eine klare Vertriebsstrategie zu haben und sie auch umzusetzen.
Mit portatour® hat Hofmeister & Meincke die Grundlage für eine moderne und datenbasierte Vertriebssteuerung geschaffen. Die Kombination aus automatisierter Planung und intelligenter Gebietsoptimierung ermöglicht es, den Außendienst effizienter und strategischer einzusetzen.
Die neu gewonnene Transparenz sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht mehr auf Bauchgefühl basieren, sondern auf klaren Kennzahlen. Gleichzeitig wird die Kundenbasis breiter und systematischer bearbeitet. Das Ergebnis ist ein Vertrieb, der nicht nur effizienter arbeitet, sondern auch nachhaltiger wächst.
Telefonisch erreichbar von Mo-Fr, 9-17h MEZ
