Você conhece essa situação? Você quer informar um cliente sobre um compromisso próximo ou encaminhar rapidamente um relatório ao serviço interno após uma visita. Até agora, ambas as ações exigiam passar pelo seu programa de e-mail externo.

A partir de agora, você faz as duas coisas diretamente no portatour® com as novas funções: Enviar notificação de compromisso por e-mailEnviar notificação de compromisso por e-mail e Enviar relatório por e-mail. Tudo por meio da sua conta de e-mail Microsoft existente.

Configurar provedores de envio de e-mail

Para usar as novas funções, primeiro configure um provedor de envio de e-mail no portatour®. Proceda da seguinte forma:

1. No menu principal, abra as Opções.
2. Selecione Provedores de envio e-mail > Adicionar.
3. Clique em Faça login com a Microsoft.
4. Faça login com os dados de acesso da respectiva conta.
5. Permita o envio de e-mails pela sua conta. Se o acesso estiver bloqueado pela sua organização, entre em contato com seu administrador de TI.
   Observação: o portatour® precisa exclusivamente da permissão para enviar e-mails, sem acesso às caixas de correio.
6. Uma janela para salvar o provedor de envio de e-mail é aberta.
   

7. Clique em Salvar.
8. Você receberá um e-mail de teste enviado pelo portatour® por meio do provedor configurado.

Observação: um provedor de envio de e-mail só pode ser configurado pelo próprio usuário, pois para isso são necessárias suas permissões individuais na Microsoft.

Enviar notificação de compromisso por e-mail

Com a nova função Enviar notificação de compromisso por e-mail, você envia diretamente do portatour® um aviso de compromisso por e-mail aos seus clientes. Para isso, proceda da seguinte forma:

1. Selecione Enviar notificação de compromisso por e-mail, clicando com o botão direito em um compromisso próximo no calendário ou no roteiro de atendimento, ou na página de detalhes do compromisso em Ações.
2. Verifique ou complete Para, Cc, Cco, Assunto e Conteúdo. O campo Para é preenchido automaticamente se exatamente um endereço de e-mail estiver registrado no compromisso ou no cliente. Se houver vários endereços, eles aparecem como sugestões para seleção.
3. Clique em Enviar.

Compromissos avisados são marcados com um ícone de aviso em todas as visualizações (calendário, lista de compromissos, roteiro de atendimento). Essas informações também estão disponíveis na pesquisa avançada e na exportação. Se você mover ou editar esses compromissos, verá uma observação informando que os destinatários não serão notificados automaticamente novamente.

Observações:

• O arquivo ICS anexado opcionalmente serve para adicionar o compromisso ao calendário do destinatário. Trata-se apenas de uma informação, não de um convite com possibilidade de resposta.
• Para não precisar fazer sempre os mesmos ajustes, use Salvar CC, CCO, Assunto e Conteúdo sem texto em negrito como configuração padrão.

Enviar relatório por e-mail

Com a nova função Enviar relatório por e-mail, você envia um relatório diretamente do portatour® aos destinatários de sua escolha. Proceda da seguinte forma:

1. Selecione Enviar relatório por e-mail na página de detalhes do cliente em Último relatório, clicando com o botão direito em um relatório na lista de relatórios, ou por meio de Enviar por e-mail no relatório aberto.
2. Insira em Para os destinatários desejados. Endereços usados recentemente são exibidos como sugestões. Além de Para, também estão disponíveis Cc e Cco.
3. Clique em Enviar.

Observações:

• O e-mail contém os campos preenchidos do relatório. Certifique-se de que os destinatários estejam autorizados a receber esses dados.
• Clique em Mostrar visualização do e-mail para verificar o conteúdo do e-mail antes do envio.
• Escreva uma introdução se quiser comunicar ao destinatário informações adicionais sobre o relatório. Ela será inserida no e-mail antes do conteúdo do relatório.
• Se o relatório contiver arquivos externos, eles serão enviados por padrão como anexo se o tamanho total for inferior a 20 MB. Desative Anexar arquivos externos como anexo se não quiser enviar os arquivos junto.

Outras observações sobre o envio de e-mails

• Todos os e-mails enviados são armazenados pelo provedor de e-mail nos itens enviados.
• Administradores e supervisores também podem usar Enviar notificação de compromisso por e-mail e Enviar relatório como e-mail na espaço de trabalho de outros usuários, desde que tenham configurado seu próprio provedor. Os e-mails são sempre enviados pelo próprio provedor. No caso de Enviar notificação de compromisso por e-mail, você recebe inicialmente um texto introdutório adaptado. O padrão salvo vale para cada área de trabalho.
• Vários provedores de envio de e-mail podem estar configurados ao mesmo tempo. Ao enviar, você seleciona por qual provedor o e-mail deve ser enviado.
• As funções Enviar notificação de compromisso por e-mail e Enviar relatório por e-mail não estão disponíveis quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de fonte de dados.

Até agora, o envio automático só podia ser configurado para relatórios portatour® para usuários e apenas por meio da inserção manual de endereços de e-mail. A partir de agora, há novidades:

• Relatórios portatour® para organização e grupos de usuários também podem ser enviados automaticamente.
• A seleção dos destinatários também pode ocorrer automaticamente com base nos níveis de permissão da gerenciamento de usuários, usando os endereços de e-mail armazenados para os usuários.
• Você mesmo define o dia e a janela de horário do envio.

Todas as configurações relacionadas ao relatório portatour® agora estão reunidas na seção própria Relatório portatour® nas opções.

Configurar padrão da empresa para o envio de relatórios

Esta novidade afeta administradores e supervisores de contas corporativas com pelo menos dois usuários.

Para configurar o envio de relatórios em toda a organização, proceda da seguinte forma:

1. Abra as opções da empresa na Espaço de trabalho Empresa.
2. Clique em Relatórios portatour® > Envio periódico de relatórios por e-mail.
3. Em Entrega entre, defina quando os relatórios devem ser enviados.
4. Configure o plano de envio para Relatório portatour® para usuários, Relatório portatour® para o grupo de usuários e Relatório portatour® para a organização. Para cada grupo de destinatários, selecione: Não, Diário ou Semanalmente em um dia da semana selecionável.
5. Clique em Salvar.

Observações:

• Os endereços de e-mail existentes de E-mail diário para e E-mail semanal (domingo) para foram transferidos automaticamente para os respectivos Destinatários adicionais de e-mail. O envio dos relatórios continua funcionando como antes.
• Esta extensão não está disponível quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de fonte de dados.

Adaptar envio periódico de relatórios para usuários

Para adaptar o envio de relatórios para usuários com seu próprio roteiro de atendimento, proceda da seguinte forma:

1. Abra as Opções.
2. Em Relatórios portatour®, clique em Envio periódico de relatórios por e-mail.
3. Em Entrega do relatório portatour® ao usuário , você pode substituir o padrão da empresa para configurações individuais e definir se o seu relatório será enviado para você mesmo, para os supervisores responsáveis e/ou para todos os administradores.
4. Clique em Salvar.

Observações:

• Os endereços de e-mail existentes de E-mail diário para e E-mail semanal (domingo) para foram transferidos automaticamente para os respectivos Destinatários adicionais de e-mail. O envio dos relatórios continua funcionando como antes.
• Em contas individuais, as configurações para supervisores e administradores não podem ser inseridas.
• Quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de fonte de dados, somente os outros destinatários de e-mail podem ser inseridos.
• Para administradores: com a nova permissão Configurar relatório portatour®, você define com quais níveis de permissão o Envio periódico do relatório pode ser adaptado. A permissão é inicialmente definida com o mesmo valor da permissão existente Editar configurações da geração de relatórios

Como administrador e supervisor, você possui Configurações de recepção. Nelas, você pode definir para si mesmo, diferentemente do padrão da empresa, quais relatórios serão enviados a você. Proceda da seguinte forma:

1. Abra as Opções.
2. Em Relatórios portatour®, clique em Envio periódico de relatórios por e-mail.
3. Em Configurações de recepção, defina quais relatórios serão enviados a você e quando.

Observação: esta extensão não está disponível quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de fonte de dados.

Novos tipos de relatório para “Por telefone” e “Por telefone em vez de atendimento”

Até agora, as três opções “Por telefone em vez de atendimento”, “Por telefone” e “Outro relatório” conduziam ao mesmo tipo de relatório “Outro relatório”. A partir de agora, cada um desses três casos tem seu próprio tipo de relatório. Isso permite que você configure os campos personalizados de maneiras diferentes.

Os novos tipos de relatório também podem ser encontrados para importação, exportação e pesquisa avançada. Se necessário, adapte as exportações automatizadas e o processamento posterior.

Observação: esta função ainda não está disponível quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de origem de dados.

Status e vencimento do roteiro de atendimento dos clientes visitados no relatório

portatour® adiciona ao relatório mais detalhes sobre o status de suas visitas concluídas. Na seção “Relatório de atendimento“, você pode ver na tabela, nas colunas adicionais “Status e vencimento do roteiro de atendimento“, se um cliente estava no roteiro de atendimento no momento em que o relatório foi criado e qual vencimento estava disponível naquele momento.

As novas colunas também estão disponíveis por meio da exportação de relatórios.

Além disso, há a nova seção “Status do planejamento e vencimento dos clientes visitados nos últimos 90 dias“. Lá você verá estatísticas baseadas nesses valores.

Observe que os dados subjacentes são determinados e armazenados durante a criação do relatório. Alterações posteriores nos relatórios de atendimentos não têm influência. Relatórios de atendimentos inseridos com atraso podem distorcer as estatísticas.

A seção “Clientes atualmente ultrapassados” agora também mostra se um atendimento está planejado para este cliente em roteiro de atendimento.

Observação: esta função ainda não está disponível quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de origem de dados.

Relatórios externos

A sua empresa também registra relatórios de atendimentos em outro sistema? O portatour® agora pode conectá-lo perfeitamente. Ao clicar em “Concluir atendimento” ou “Não atendido” no cliente, o portatour® abre o URL externo configurado por você. Isso permite que você abra diretamente o registro de dados correspondente ou a máscara de registro desejada no sistema externo. Os URLs externos são abertos além das ações de “Registrar relatórios”.

Para ativar esse recurso em toda a organização como administrador:

1. Vá para “Espaço de trabalho Empresa” e abra “Opções“.
2. Clique em “geração de relatórios“.
3. Defina “Inserir relatórios externamente” para “Entrar externamente“.
   
4. Em “Para clientes“, clique em “Configurar“.
5. Digite o URL externo a ser aberto em “Concluir atendimento“.
   
6. Opcionalmente, utilize espaços reservados que o portatour® preencherá com os valores correspondentes ao abrir a URL.

Se necessário, a configuração pode ser substituída por usuário. A nova autorização “Modificar registro de relatórios externos” controla qual nível de permissão é necessário para a substituição.

Observação: esta função ainda não está disponível quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de origem de dados.