Novos tipos de relatório para “Por telefone” e “Por telefone em vez de atendimento”

Até agora, as três opções “Por telefone em vez de atendimento”, “Por telefone” e “Outro relatório” conduziam ao mesmo tipo de relatório “Outro relatório”. A partir de agora, cada um desses três casos tem seu próprio tipo de relatório. Isso permite que você configure os campos personalizados de maneiras diferentes.

Os novos tipos de relatório também podem ser encontrados para importação, exportação e pesquisa avançada. Se necessário, adapte as exportações automatizadas e o processamento posterior.

Observação: esta função ainda não está disponível quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de origem de dados.

Status e vencimento do roteiro de atendimento dos clientes visitados no relatório

portatour® adiciona ao relatório mais detalhes sobre o status de suas visitas concluídas. Na seção “Relatório de atendimento“, você pode ver na tabela, nas colunas adicionais “Status e vencimento do roteiro de atendimento“, se um cliente estava no roteiro de atendimento no momento em que o relatório foi criado e qual vencimento estava disponível naquele momento.

As novas colunas também estão disponíveis por meio da exportação de relatórios.

Além disso, há a nova seção “Status do planejamento e vencimento dos clientes visitados nos últimos 90 dias“. Lá você verá estatísticas baseadas nesses valores.

Observe que os dados subjacentes são determinados e armazenados durante a criação do relatório. Alterações posteriores nos relatórios de atendimentos não têm influência. Relatórios de atendimentos inseridos com atraso podem distorcer as estatísticas.

A seção “Clientes atualmente ultrapassados” agora também mostra se um atendimento está planejado para este cliente em roteiro de atendimento.

Observação: esta função ainda não está disponível quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de origem de dados.

Relatórios externos

A sua empresa também registra relatórios de atendimentos em outro sistema? O portatour® agora pode conectá-lo perfeitamente. Ao clicar em “Concluir atendimento” ou “Não atendido” no cliente, o portatour® abre o URL externo configurado por você. Isso permite que você abra diretamente o registro de dados correspondente ou a máscara de registro desejada no sistema externo. Os URLs externos são abertos além das ações de “Registrar relatórios”.

Para ativar esse recurso em toda a organização como administrador:

1. Vá para “Espaço de trabalho Empresa” e abra “Opções“.
2. Clique em “geração de relatórios“.
3. Defina “Inserir relatórios externamente” para “Entrar externamente“.
   
4. Em “Para clientes“, clique em “Configurar“.
5. Digite o URL externo a ser aberto em “Concluir atendimento“.
   
6. Opcionalmente, utilize espaços reservados que o portatour® preencherá com os valores correspondentes ao abrir a URL.

Se necessário, a configuração pode ser substituída por usuário. A nova autorização “Modificar registro de relatórios externos” controla qual nível de permissão é necessário para a substituição.

Observação: esta função ainda não está disponível quando o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de origem de dados.

Esta notícia diz respeito aos administradores e supervisores de contas corporativas com otimização de áreas ativada.

Às vezes, apenas alguns representantes externos podem oferecer suporte a determinados clientes. Isso pode ocorrer devido a requisitos de idioma, especialização ou experiência, por exemplo.

Para levar isso em consideração durante o processo automático do otimização de áreas, o portatour agora oferece o recurso “Qualificações para atribuição de área de atendimento”. Isso garante que cada cliente seja atribuído a um usuário que atenda a todas as qualificações necessárias.

É assim que funciona:

1. Ativar e definir qualificações em toda a organização
2. Armazenar qualificações atendidas pelos usuários
3. Registrar as qualificações necessárias dos clientes
4. Realizar otimização de áreas com qualificações

Ativar e definir qualificações em toda a organização

1. Abra “Opções” em Espaço de trabalho Empresa.
2. Clique em “Qualificações para atribuição de área de atendimento“.
3. Selecione “Qualificações habilitadas“.
4. Insira, linha por linha, até 20 possíveis qualificações para sua empresa. Se você quiser atribuir a chave por qualificação, siga o procedimento descrito em Definição de campos de seleção definidos pelo usuário e campos de seleção múltipla.
5. Clique em “salvar“.
   

Armazenar as qualificações atendidas em usuário

3. Abra a página de detalhes de um usuário.
4. Clique no lápis na seção “qualificações preenchidas“.
5. Selecione qualificações atendidas
6. Clique em “salvar“.
   

Como alternativa, você tem a opção de editar as qualificações preenchidas para múltiplos usuários através do edição em massa ou definir a importação. No processamento em massa, você não só tem a opção de substituir todas as qualificações, mas também pode adicionar ou remover qualificações individuais.

Em espaço de trabalho de empresa em “Opções > permissões” com a autorização “Alterar as qualificações atendidas para atribuição de área de atendimento“, especifique se essas alterações só podem ser feitas por administrador ou também por supervisores.

Na pesquisa estendida do usuário, encontrará o novo filtro “qualificações preenchidas“.

Armazenar as qualificações necessárias em cliente

Da mesma forma que para os usuários, você pode salvar as qualificações necessárias para os clientes por meio do processamento individual, edição em massa ou importação.

Na espaço de trabalho da empresa, em “Opções > Permissões”, com a permissão “Alterar as qualificações necessárias para atribuição de área de atendimento”, defina se essas alterações podem ser feitas apenas por administradores, supervisores ou também por usuários.

Otimização de áreas com qualificações

Análise do situação inicial

A nova coluna “Clientes com o que não foi cumprido qualificações” mostra o número de clientes cujas qualificações não são atendidas pelo usuário atual. Se todas as qualificações de todos os clientes forem atendidas, a coluna permanecerá inicialmente oculta.

No mapa, você tem à sua disposição a nova opção de coloração “Cor: Qualificações necessárias”, que colore os clientes de acordo com as qualificações necessárias. Assim, você pode ver rapidamente em quais regiões os requisitos se concentram.

O novo filtro “Com qualificações não cumpridas“, mostra apenas os clientes cujas qualificações não são atendidas pelo usuário atual.

Iniciar a otimização

No âmbito da otimização, o portatour® atribui os clientes exclusivamente a usuários que possuem todas as qualificações necessárias.

Observação: Se você retomou uma otimização ou carregou uma otimização salva em que as qualificações ainda não estavam ativadas, defina, se necessário, “Especificações da otimização > Geral > Qualificações para atribuição de área de atendimento” como “Considere“.

Na visão geral dos resultados, pode ver a redução de clientes com o que não foi cumprido qualificações, se houver alguma.

Para análises adicionais, as mesmas funções estão disponíveis na tabela e em mapa como em situação inicial.

Observação: Se você deseja realizar a otimização conscientemente, sem levar em consideração as qualificações, defina “Especificações da otimização > Geral > Qualificações para atribuição de área de atendimento” como “Ignorar“.

Simulação de cenários por meio de ajustes manuais

Se quiser experimentar diferentes cenários sem precisar alterar os dados mestre, o senhor pode usar os ajustes manuais . Altere de forma específica as qualificações necessárias para os clientes e as qualificações cumpridas pelos usuários.

Observação: As qualificações para atribuição de território ainda não estão disponíveis se o portatour® está conectado ao Dynamics CRM como sistema de fonte de dados.

Você já teve o caso de compromissos “horário flexível” não terem sido incluídos no roteiro de atendimento porque nem todos os compromissos dentro do horário de trabalho foram cumpridos?

Com o aprimoramento lançado hoje, isso agora é coisa do passado.

A partir de agora, o horário de trabalho também será estendido dinamicamente para compromissos “horário flexível” se isso for absolutamente necessário. Os horários de funcionamento dos clientes continuarão a ser considerados, desde que estejam registrados para o dia em questão.

Os compromissos são fundamentais para o cálculo do seu roteiro de atendimento. A partir de agora, você tem a possibilidade de agendar compromissos de forma flexível dentro de uma semana, em vez de apenas em um dia fixo. Além disso, os compromissos são priorizados de acordo com a sua flexibilidade.

Compromissos flexível durante a semana

Você já passou por isso? Você combinou com um cliente de visitá-lo em uma determinada semana, mas até agora não teve a possibilidade de criar um compromisso flexível para essa semana. Em vez disso, você teve que criar um compromisso para um horário específico ou um compromisso “horário flexível”.

Agora você pode criar um compromisso “flexível durante a semana” para um cliente da seguinte maneira:

1. Abra o site página de detalhes do cliente e clique em “Novo compromisso“
2. Em Agendar, selecione a opção “Flexível durante a semana” e, em seguida, selecione a semana desejada na lista ou no calendário

Sugestões de roteiros e compromissos existentes também podem ser convertidos em compromisso flexível durante a semana:

1. Abra o menu de contexto de uma entrada em calendário ou roteiro de atendimento
2. Clique em “Converter em consulta flexível durante a semana “

Compromissos desejadas durante a semana serão incluídas no próximo cálculo do plano de visitas dentro da semana selecionada, levando em consideração o seu horário de trabalho e o horário de funcionamento do cliente.

Para melhor diferenciação, compromissos flexível durante a semana são rotulados com símbolos correspondentes.

Observação: Essa função ainda não estará disponível se o site portatour® estiver conectado ao Dynamics CRM como o sistema de fonte de dados.

Compromissos priorizados por flexibilidade

Se compromissos com diferentes níveis de flexibilidade entrarem em conflito entre si ou se nem todos os compromissos puderem ser acomodados em roteiro de atendimento, a seguinte priorização será aplicada no futuro:

1. Compromissos de dia(s) inteiro(s)
2. Compromissos planejados pontualmente
3. Compromissos com horário flexível e compromissos com atraso tolerado
4. Compromissos flexíveis durante a semana

As inclusãos no roteiro e as sugestões de roteiros ainda têm prioridade menor do que em compromisso.