Come utente di portatour®, ti sei già trovato nella situazione di desiderare di poter utilizzare, per un qualunque motivo, un percorso suggerito per una giornata in un altro giorno? Allora le nuove funzioni “Sposta giorno” e “Scambia giorno” sono quello che fa per te.

Queste nuove funzioni sono disponibili nell’agenda e nel calendario:

Seleziona il giorno desiderato nell’Agenda. Scorri verso il basso e su Più funzioni seleziona la voce Modifica giorno.

Nel Calendario fai clic sull’Intestazione del giorno desiderato e poi alla voce Modifica giorno.

Si apre una finestra in cui selezionare la data desiderata.

In caso di “Scambia giorno” seleziona i due giorni da scambiare.

Si noti che le proposte di visita spostate o scambiate non saranno considerate quando si aggiorna l’agenda. Per fissare queste proposte di visita nel giorno desiderato, devono essere convertite in appuntamenti. Nella casella di selezione è possibile scegliere tra appuntamenti fissi, dove l’orario è mantenuto esattamente uguale, o appuntamenti flessibili, in cui l’orario non è fisso.

Nota bene:

• Possono essere spostati o cambiati solo quei giorni che iniziano e finiscono a casa. Ciò significa che le giornate non devono prevedere un pernottamento fuori casa e non devono essere state effettuate visite per il giorno in questione.
• Se con “Sposta giorno” si seleziona un giorno in cui ci sono già delle visite suggerite, queste verranno cancellate. Gli appuntamenti sono mantenuti in ogni caso, ma possono portare a conflitti. In questi casi, sarai avvisato per tempo e ti sarà chiesto se vuoi comunque posticipare l’appuntamento. Considera se non sarebbe meglio uno scambio in tali situazioni.
• Inoltre, riceverai una notifica se la visita a un cliente non è possibile nel giorno previsto, per esempio, a causa di orari di apertura limitati, blocchi visita, ferie del cliente o restrizioni della pianificazione.

Oltre alle novità principali descritte sopra, l’aggiornamento apporta altri miglioramenti minori:

Spiegazione dei simboli nella lista dei clienti

Spesso nella lista dei clienti sono mostrati dei simboli relativi alla pianificazione. Per evitare che i nuovi utenti di portatour® debbano ricorrere all’ Aiuto online per capirne il significato, questi saranno mostrati anche nella scheda cliente. Con un clic si aprirà la descrizione.

Miglioramento dell’aspetto della mappa per la geocodifica

Quando si inserisce o si modifica un indirizzo, la relativa mappa nella finestra è stata migliorata per sfruttare meglio lo spazio. I tasti di zoom si trovano in alto a destra. Il tasto “GPS” per adottare le coordinate della posizione attuale è in alto a destra, contrassegnato dal simbolo del mirino.

Inserimento semplificato di orari di apertura e di lavoro

Quando si modificano gli orari di apertura di un cliente, è possibile copiarli da un giorno a quello seguente. Con un clic sulla freccia verso il basso gli orari saranno estesi anche al giorno successivo che ha degli orari diversi.

Esempio: per modificare gli orari di apertura per ogni giorno lavorativo a 10-12 e 14-16, inseriscili per il lunedì e fai clic per 4 volte sulle frecce verso il basso. In questo modo, gli orari saranno applicati anche a martedì, mercoledì, giovedì e venerdì.

Come al solito, con un clic sul simbolo del cestino si eliminano gli orari di apertura per un giorno.

La stessa funzionalità è disponibile adesso per la modifica degli orari lavorativi.

App di navigazione: utilizzo dell’indirizzo o della geoposizione

Oltre alla possibilità di selezionare la app di navigazione da avviare, quando si fa clic sul tasto “Navigazione” adesso è possibile impostare anche se si deve utilizzare l’indirizzo o la geoposizione del cliente. Se questa è accurata, può essere vantaggioso scegliere la geoposizone.

Si tenga conto, tuttavia, che non tutte le app di navigazione supportano entrambe le modalità. In tal caso, portatour® selezionerà l’altra modalità.

Nuovo formato di esportazione: “Excel con tabella dati”

Questo nuovo formato Excel differisce da quello precedente in quanto i dati del foglio di lavoro Excel possono essere contrassegnati e formattati come “tabella dati”.

Il nuovo formato è disponibile anche per l’esportazione tramite l’API se nell’URL si inserisce il parametro format=xlsxtable. Questo formato è utile, per esempio, quando i dati esportati devono essere elaborati automaticamente da Microsoft Flow.

Ci auguriamo che ti stia godendo i vantaggi del nuovo aggiornamento. Nel caso avessi un feedback o dei commenti in proposito, contattaci al seguente indirizzo email: feedback@portatour.com.

Nuovo tasto per lo “zoom intelligente” sulla mappa

Oltre ai tasti di zoom “+” e “-“, nell’angolo in alto a sinistra si trova un terzo tasto che consente di passare da una determinata sezione della mappa ad un’altra, con diversi livelli di zoom:

• Normalmente, questo tasto consente la visualizzazione completa della propria zona di attività per avere una panoramica dei clienti in un colpo d’occhio.
• Se hai clienti senza cadenza di visita (di colore grigio) che si trovano al di fuori della tua zona di attività principale, questo tasto consente di passare dalla visualizzazione della zona di attività principale (cioè tutti i clienti con cadenza di visita) alla zona di attività complessiva (che include tutti i clienti in grigio). All’apertura della mappa, la visualizzazione predefinita è quella della zona di attività principale.
• Se si vuole visualizzare sulla mappa allo stesso tempo la propria agenda e tutti gli altri clienti, basterà utilizzare il nuovo tasto per passare dalla visualizzazione dell’agenda commerciale a quella che consente la visualizzazione di tutti i propri clienti.

Migliore visualizzazione dei rapporti senza orario nel calendario

I rapporti visita salvati in una data specifica ma senza orario venivano visualizzati uno accanto all’altro nel calendario settimanale, all’inizio del giorno relativo. D’ora in poi, verranno elencati uno dopo l’altro, migliorando notevolmente la leggibilità:

I rapporti vengono visualizzati in in ordine alfabetico in base all’oggetto e simbolo incluso.

Nuovo inserimento delle ore e durate

Con l’aggiornamento di luglio, le ore e i minuti possono venir selezionati contemporaneamente e più velocemente in un riquadro di selezione nella finestra dell’appuntamento. Questo campo di selezione si trova ora in molti campi adibiti all’inserimento dell’ora in portatour®. Cliccando sull’icona della tastiera, è possibile inserire separatamente ore e minuti, per esempio per poter inserire i minuti esatti.

Inoltre, già con l’aggiornamento di luglio, è migliorata la leggibilità delle durate che superano un’ora, che vengono ora visualizzate in ore e minuti. Ad esempio, una durata di “105 min” viene ora visualizzata “1 h 45 min”. Questo nuovo tipo di visualizzazione è ora implementato ovunque in portatour®. Inoltre, è ora possibile inserire lunghi periodi di tempo in ore e minuti.

Novità nell’eliminazione dei vecchi rapporti

Nella finestra di dialogo dove è possibile eliminare i vecchi rapporti visita, veniva finora lasciato per ciascun cliente almeno l’ultimo rapporto visita, a prescindere da quanto tempo fa era stato salvato. È ora possibile scegliere di conservare non solo l’ultimo, ma anche gli ultimi due o addirittura gli ultimi tre rapporti per cliente, indipendentemente dalla data in cui sono stati registrati.

Aumento del limite di chiamate per i calendari condivisi

L’abbonamento al calendario portatour® in altri programmi come Outlook tramite la condivisione calendario prevedeva un limite di 100 chiamate al giorno. Abbiamo ora introdotto lo smart caching, che permette di aumentare questo limite fino a 500 chiamate. In questo modo più persone si possono abbonare al calendario portatour® di un utente senza incorrere nel rischio di arrivare a tale limite.

Nuova modalità di aggiornamento durante l’importazione della “Data dell’ultima visita commerciale” per i clienti

Oltre a “Mantieni” e “Sovrascrivi”, è ora disponibile la nuova modalità di aggiornamento “Sovrascrivi se più grande“. Questa nuova modalità può risultare utile se le visite clienti vengono inserite non solo in portatour®, ma anche in altri sistemi (p. es. nel proprio sistema CRM) e se i dati cliente vengono importati regolarmente in portatour®.

Durante l’importazione clienti, la data dell’ultima visita viene sovrascritta o mantenuta a seconda se la data dell’ultima visita in portatour® è più recente rispetto a quella contenuta nel file di importazione. Ciò viene valutato individualmente per ogni cliente importato.

Questa nuova modalità di aggiornamento impedisce inoltre che durante un’importazione clienti venga reimpostata per errore la vecchia data dell’ultima visita.

Manuale API migliorato

Se sei amministratore di un account aziendale portatour® Anywhere, è ora disponibile un manuale online migliorato per l’API (=interfaccia di programmazione per l’importazione ed esportazione automatica). Tra le altre cose, è stato creato un nuovo indice ed è stata migliorata la struttura dei contenuti. È possibile ora visualizzare il manuale nelle opzioni sotto “API” o all’indirizzo https://my.portatour.net/a/Docs/APIManual . Si può per di più inoltrare questo link al personale di supporto IT, senza dover mandare anche l’accesso a portatour®. Un login a portatour® non è ora più necessario per poter leggere il manuale.

Con l’aggiornamento di oggi abbiamo apportato diversi piccoli miglioramenti a portatour® per renderne l’uso ancora più semplice e immediato.

Ci auguriamo che questo aggiornamento ti sia di aiuto e gradimento. Se hai un feedback che vorresti condividere con noi, contattaci al seguente indirizzo email: feedback@portatour.com.

Miglioramenti nella creazione degli appuntamenti

• Quando crei un appuntamento, invece di indicare la durata della visita, potrai selezionare l’ora della fine dell’appuntamento da una lista. La durata complessiva comparirà come informazione aggiuntiva. Per inserire separatamente ore e minuti basterà cliccare l’icona della tastiera.

Nuova visualizzazione ed inserzione di periodi di tempo lunghi

• Se una durata inserita è superiore a un’ora, verrà ora visualizzata in ore e minuti. Per esempio una durata di “105 minuti” verrà ora visualizzata “1 h 45 min”.
• Facendo clic sull’icona della tastiera è possibile inoltre inserire ore e minuti separatamente.

Miglioramenti ai rapporti visita

• L’ora di inizio e di fine dei rapporti visita viene presa direttamente dall’orario degli appuntamenti o dei suggerimenti di visita conclusi. Per selezionare l’orario da utilizzare, sarà sufficiente cliccare l’icona […].

• Il campo “promemoria” si trova ora nella parte inferiore del rapporto visita. Trattandosi di un’informazione che si riferisce alla prossima visita, è ora disponibile sotto “prossima visita”.

Miglioramenti alla mappa

• Per visualizzare sulla mappa contemporaneamente tutti i tragitti di un’intera settimana, è ora sufficiente cliccare il tasto a sinistra della selezione dei giorni. Per visualizzare i tragitti dei singoli giorni basterà selezionare la data desiderata.

Miglioramenti al calendario

• Nella visualizzazione mensile del calendario sono ora indicate le settimane di calendario
• È possibile passare ad un’altra data con maggiore rapidità cliccando la voce blu. Si aprirà così la finestra “Vai a”.

Miglioramenti alla lista degli appuntamenti

• Oltre alla lista degli appuntamenti futuri, è ora possibile visualizzare la lista degli appuntamenti effettuati negli ultimi 90 giorni, cliccando “Passati” nell’intestazione. Basterà fare clic sull’icona della lista in alto a destra nel calendario.

Visualizzazione di diversi livelli di autorizzazione accedendo come un dato utente

• Gli amministratori e i supervisori hanno finora potuto accedere agli account degli utenti mantenendo il loro rispettivo livello di autorizzazione. È ora possibile selezionare un diverso livello di autorizzazione per la visualizzazione dell’account a cui ci si è momentaneamente registrati. Facendo un semplice clic sulla ruota dentata nell’intestazione si visualizzerà l’account come lo vede l’utente stesso.

Dopo un periodo di lavoro intenso, abbiamo lanciato un grande aggiornamento in portatour®. Per leggere i dettagli sulle novità, scorrere verso il basso o utilizzare i seguenti link:

• Nuovo design per il menu principale e l’intestazione del calendario
• Gestione dei compiti su portatour®
• Filtrare i clienti tramite un elenco esterno
• Aumento dei limiti per l’utilizzo dell’API

Con queste nuove funzioni ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com.

Facendo clic sul tasto del menu principale, adesso un po’ più grande, le voci del menu compaiono come simboli per ottimizzare lo spazio sullo smartphone:

In caso di notifiche importanti il tasto del menu di navigazione sarà rosso:

Su uno schermo grande, l’accesso a “Compiti” e “Rapporti” sarà possibile direttamente dalla barra del menu principale:

La voce precedente del menu “Appuntamenti” è stata rinominata “Calendario”, facilitando in questo modo la visualizzazione delle nuove funzioni inserite nel corso del tempo. Adesso, oltre agli appuntamenti, mostra anche suggerimenti di visita, rapporti e compiti.

La voce “Calendario” nel menu principale mostra sempre la visualizzazione del calendario. Per visualizzare gli appuntamenti in forma di elenco, fare clic sul tasto della lista nel calendario:

L’intestazione dei giorni del calendario ha un nuovo design. Ha un carattere più grande, dei simboli rimandano alla visualizzazione sulla mappa e alla presenza di compiti. Se si fa clic sulla freccia verso il basso si aprirà un menu.

Questo menu contiene, oltre al link alla visualizzazione sulla mappa, anche un nuovo link all’agenda del giorno e nuove funzioni per la gestione dei compiti.

Inoltre, per una migliore panoramica del calendario settimanale o mensile, saranno mostrati esclusivamente i giorni previsti per le visite, in base alle impostazioni degli orari di lavoro nelle opzioni. Se un appuntamento è inserito in un giorno libero, sarà mostrato anche questo nel calendario.

Molti utenti la desideravano, adesso è disponibile: la gestione dei compiti direttamente in portatour®.

Sfrutta i compiti su portatour® per gestire le cose ancora da fare. Questa funzione ti permette di liberare la mente senza il rischio di dimenticare le tue attività. Da questo momento i post-it sono obsoleti.

Di seguito alcune possibilità di utilizzo dei compiti su portatour®:

• “Fare un’offerta per il cliente Rossi venerdì” – Un compito con data e riferimento a un cliente.
• “Chiamare il cliente Bianchi ogni mercoledì e fare un ordine se necessario, perché il giovedì fa le consegne” – un compito ricorrente con riferimento al cliente.
• “Alla prossima visita a Esposito compilare il questionario X” – un compito con riferimento al cliente senza una data concreta.
• “Redigi rapporto spese del mese precedente ogni 1° del mese” – un compito ricorrente senza riferimento al cliente.

La lista per la creazione e il completamento dei compiti

Nel menu principale si arriva alla nuova lista di compiti facendo clic su “Compiti“.

Con il tasto “Nuovo compito” o “Nuovo compito per cliente” si crea un nuovo compito, con o senza riferimento al cliente.

Inserire l’oggetto del compito, p.es. “fare offerta”, scegliere la data di svolgimento, inserire a scelta una nota e salvare. Voilà – il primo compito è stato creato.

Questo si trova nella lista dei compiti alla voce “In sospeso”. Sono elencati tutti i compiti ancora da svolgere, ordinati per data. I compiti in ritardo, la cui data è passata, sono mostrati in rosso nella parte superiore.

Facendo clic sulla riga del compito è possibile modificarlo, eliminarlo o contrassegnarlo come svolto. Quest’ultima funzione si completa ancora più velocemente facendo clic sul segno di spunta sulla destra.

Al termine di un compito è possibile, se necessario, redigere un rapporto. Questo si può visualizzare come “Altro rapporto” nella pagina del cliente, se è indicato un riferimento al cliente.

I compiti svolti sono disponibili per 90 giorni nella lista, alla voce “Svolto”. In seguito saranno cancellati automaticamente.

Particolarità dei compiti

• Compiti ricorrenti: quando si crea un compito è possibile farlo come serie, p.es. mercoledì ogni settimana. L’impostazione e la modifica avviene allo stesso modo degli appuntamenti ricorrenti.
• Scadenza automatica dei compiti: Se si modifica il campo “Svolgimento” di un compito da “obbligatorio” a “facoltativo”, questo scadrà automaticamente se non sarà svolto entro la data prevista. Anziché essere mostrato nell’elenco dei compiti in ritardo, passa automaticamente alla sezione “Scaduto” e sarà eliminato dopo 90 giorni.
  Consiglio: Un compito dovrebbe essere impostato come “facoltativo” se non dovesse avere più senso svolgerlo oltre la data indicata o, nel caso di compiti ricorrenti, se può essere recuperato con la ripetizione successiva del compito. Ciò permette di evitare l’accumulazione di compiti in ritardo non necessari.
• Compiti senza data: Se si creano dei compiti “senza data”, questi non saranno più mostrati nell’elenco alla voce “Aperto”, ma nella sezione apposita “Senza data”. Il compito non sarà mai in ritardo, né scadrà. Potrà essere svolto in qualunque momento. Se il compito è associato a un cliente, si potrà interpretarlo, per esempio, come “da svolgere alla prossima visita”.
• Campi personalizzati: Come per i rapporti e gli appuntamenti, nella maschera di inserimento dei compiti possono essere aggiunti fino a 100 campi personalizzati, per soddisfare le esigenze individuali. Come al solito, tali modifiche possono essere effettuate dall’utente o dall’amministratore nelle opzioni alla voce “Campi personalizzati -> Compiti”.
• Rapporti per i compiti svolti: Similmente ai rapporti di visita, l’utente o l’amministratore possono impostare la redazione di un rapporto facoltativo o obbligatorio per un compito svolto nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti -> Rapporti per compiti”.

Compiti nella pagina del cliente

Se esistono dei compiti da svolgere per un determinato cliente, questi saranno mostrati nella pagina dello stesso, nella nuova sezione “Compiti”. Con un semplice clic possono essere modificati, eliminati o contrassegnati come svolti. Il tasto “Nuovo compito” crea un nuovo compito associato automaticamente al cliente in questione.

Compiti nel calendario

I compiti da svolgere in una giornata sono mostrati nel calendario tramite l’icona del compito nel rispettivo giorno. Per mostrare tutti i compiti della giornata, fare clic sull’intestazione del giorno. Comparirà un menu con la dicitura “X compiti”, in cui la X indica il numero di compiti. Facendovi clic sopra, saranno mostrati i compiti della giornata in una finestra.

Fare clic sul calendario nell’intestazione del giorno e scegliere “Nuovo compito” per creare un compito per la giornata in questione.

Compiti nell’agenda

Se ci sono compiti da svolgere nel giorno visualizzato, nella parte superiore dell’agenda comparirà una riga gialla di notifica. Farvi clic sopra per vedere l’elenco delle attività del giorno.

Note tecniche sui compiti

• I compiti non influiscono sulla pianificazione automatica di portatour®. Questi sono trattati separatamente rispetto a suggerimenti di visita, appuntamenti, inserimenti, blocchi, data dell’ultima visita o cadenza di visita di un cliente.

• portatour® permette di salvare fino a 3.000 compiti per utente. I compiti ricorrenti, come gli appuntamenti, saranno creati per un anno.

• L’importazione e l’esportazione di compiti avviene, come per appuntamenti e rapporti, dall’interfaccia utente (Opzioni -> Importa o esporta dati) e tramite l’API.

• L’esportazione dei dati è disponibile anche tramite l’interfaccia OData Excel.

• Se si trasferiscono dei clienti da un utente a un altro, sarà possibile trasferire anche i relativi compiti. Per l’importazione di clienti tramite l’API, occorre inserire il nuovo parametro “transferIncludesTasks” per il trasferimento automatico dei compiti.

• Per gli account aziendali (a partire da 2 utenti), è possibile impostare nelle opzioni, alla voce “Autorizzazioni”, se i compiti possono essere eliminati.

• La gestione dei compiti non è disponibile nella modalità offline di portatour®.

• La gestione dei compiti non è al momento disponibile, se si utilizza portatour® Anywhere in combinazione con Salesforce o Dynamics CRM.

Immagina, come utente di portatour®, di dover gestire il seguente problema:

Ricevi dal reparto marketing una lista con 50 clienti della tua zona di attività che, per via di un’importante campagna, devi visitare, non secondo la cadenza di visita, ma una sola volta e il più in fretta possibile.

Per pianificare tali clienti nel modo più veloce ed efficiente possibile, utilizzare la funzione dell’inserimento in portatour®. Per non dover cercare ogni singolo cliente adesso c’è una nuova funzione: filtrare i clienti con una lista esterna.

È necessario ricevere la lista in formato elettronico, che i clienti possano essere identificati come tali (p.es. numero cliente) e che ogni cliente sia in una riga a parte. La seguente lista di numeri cliente sarebbe adeguata:

23054
23078
24102
24506
e così via.

Procedere come segue:

Fare clic nel Menu principale su “Clienti”, scorrere verso il basso e fare clic su “Modifica tutti e X“. Ci si trova adesso nella pagina di modifica di massa di tutti i clienti. Dato che non si vogliono inserire tutti i clienti, ma solo una parte, fare clic sul nuovo link “Filtrare tramite lista esterna“. Comparirà la seguente finestra:

Selezionare nella casella di selezione “Campo” quali dati cliente sono contenuti nella lista del reparto marketing. In genere si tratta di “numero cliente”, “ID esterno” o “nome”.

In seguito, inserire tramite gli appunti la lista dal file ( p.es. selezionare la colonna in Excel e poi copiarla) o dal testo dell’email nel campo “Valori” e fare clic su “Filtra“.

Una volta trovati i clienti in questione, i clienti selezionati saranno limitati automaticamente. Verificate per sicurezza il numero dei clienti, in questo caso dovrebbero essere 50. Successivamente fare clic sul tasto “Includi tutti” e aggiornare l’agenda.

Et voilà. Il reparto marketing sarà soddisfatto.

Note tecniche:

• Se la lista contiene dei clienti che non sono presenti nella banca dati di portatour®, questi saranno ignorati. In questo modo il reparto marketing non dovrà redigere una lista separata per ogni agente, ma potrà inviare a tutti l’elenco intero dei clienti coinvolti nella campagna (a condizione che la lista sia gestibile).

• Se non sarà trovata alcuna corrispondenza, si riceverà un messaggio di errore. Si potrebbe aver selezionato il campo di dati errato per il filtro.