Con l’aggiornamento di oggi abbiamo apportato diversi piccoli miglioramenti a portatour® per renderne l’uso ancora più semplice e immediato.

Ci auguriamo che questo aggiornamento ti sia di aiuto e gradimento. Se hai un feedback che vorresti condividere con noi, contattaci al seguente indirizzo email: feedback@portatour.com.

Miglioramenti nella creazione degli appuntamenti

• Quando crei un appuntamento, invece di indicare la durata della visita, potrai selezionare l’ora della fine dell’appuntamento da una lista. La durata complessiva comparirà come informazione aggiuntiva. Per inserire separatamente ore e minuti basterà cliccare l’icona della tastiera.

Nuova visualizzazione ed inserzione di periodi di tempo lunghi

• Se una durata inserita è superiore a un’ora, verrà ora visualizzata in ore e minuti. Per esempio una durata di “105 minuti” verrà ora visualizzata “1 h 45 min”.
• Facendo clic sull’icona della tastiera è possibile inoltre inserire ore e minuti separatamente.

Miglioramenti ai rapporti visita

• L’ora di inizio e di fine dei rapporti visita viene presa direttamente dall’orario degli appuntamenti o dei suggerimenti di visita conclusi. Per selezionare l’orario da utilizzare, sarà sufficiente cliccare l’icona […].

• Il campo “promemoria” si trova ora nella parte inferiore del rapporto visita. Trattandosi di un’informazione che si riferisce alla prossima visita, è ora disponibile sotto “prossima visita”.

Miglioramenti alla mappa

• Per visualizzare sulla mappa contemporaneamente tutti i tragitti di un’intera settimana, è ora sufficiente cliccare il tasto a sinistra della selezione dei giorni. Per visualizzare i tragitti dei singoli giorni basterà selezionare la data desiderata.

Miglioramenti al calendario

• Nella visualizzazione mensile del calendario sono ora indicate le settimane di calendario
• È possibile passare ad un’altra data con maggiore rapidità cliccando la voce blu. Si aprirà così la finestra “Vai a”.

Miglioramenti alla lista degli appuntamenti

• Oltre alla lista degli appuntamenti futuri, è ora possibile visualizzare la lista degli appuntamenti effettuati negli ultimi 90 giorni, cliccando “Passati” nell’intestazione. Basterà fare clic sull’icona della lista in alto a destra nel calendario.

Visualizzazione di diversi livelli di autorizzazione accedendo come un dato utente

• Gli amministratori e i supervisori hanno finora potuto accedere agli account degli utenti mantenendo il loro rispettivo livello di autorizzazione. È ora possibile selezionare un diverso livello di autorizzazione per la visualizzazione dell’account a cui ci si è momentaneamente registrati. Facendo un semplice clic sulla ruota dentata nell’intestazione si visualizzerà l’account come lo vede l’utente stesso.

Dopo un periodo di lavoro intenso, abbiamo lanciato un grande aggiornamento in portatour®. Per leggere i dettagli sulle novità, scorrere verso il basso o utilizzare i seguenti link:

• Nuovo design per il menu principale e l’intestazione del calendario
• Gestione dei compiti su portatour®
• Filtrare i clienti tramite un elenco esterno
• Aumento dei limiti per l’utilizzo dell’API

Con queste nuove funzioni ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com.

Facendo clic sul tasto del menu principale, adesso un po’ più grande, le voci del menu compaiono come simboli per ottimizzare lo spazio sullo smartphone:

In caso di notifiche importanti il tasto del menu di navigazione sarà rosso:

Su uno schermo grande, l’accesso a “Compiti” e “Rapporti” sarà possibile direttamente dalla barra del menu principale:

La voce precedente del menu “Appuntamenti” è stata rinominata “Calendario”, facilitando in questo modo la visualizzazione delle nuove funzioni inserite nel corso del tempo. Adesso, oltre agli appuntamenti, mostra anche suggerimenti di visita, rapporti e compiti.

La voce “Calendario” nel menu principale mostra sempre la visualizzazione del calendario. Per visualizzare gli appuntamenti in forma di elenco, fare clic sul tasto della lista nel calendario:

L’intestazione dei giorni del calendario ha un nuovo design. Ha un carattere più grande, dei simboli rimandano alla visualizzazione sulla mappa e alla presenza di compiti. Se si fa clic sulla freccia verso il basso si aprirà un menu.

Questo menu contiene, oltre al link alla visualizzazione sulla mappa, anche un nuovo link all’agenda del giorno e nuove funzioni per la gestione dei compiti.

Inoltre, per una migliore panoramica del calendario settimanale o mensile, saranno mostrati esclusivamente i giorni previsti per le visite, in base alle impostazioni degli orari di lavoro nelle opzioni. Se un appuntamento è inserito in un giorno libero, sarà mostrato anche questo nel calendario.

Molti utenti la desideravano, adesso è disponibile: la gestione dei compiti direttamente in portatour®.

Sfrutta i compiti su portatour® per gestire le cose ancora da fare. Questa funzione ti permette di liberare la mente senza il rischio di dimenticare le tue attività. Da questo momento i post-it sono obsoleti.

Di seguito alcune possibilità di utilizzo dei compiti su portatour®:

• “Fare un’offerta per il cliente Rossi venerdì” – Un compito con data e riferimento a un cliente.
• “Chiamare il cliente Bianchi ogni mercoledì e fare un ordine se necessario, perché il giovedì fa le consegne” – un compito ricorrente con riferimento al cliente.
• “Alla prossima visita a Esposito compilare il questionario X” – un compito con riferimento al cliente senza una data concreta.
• “Redigi rapporto spese del mese precedente ogni 1° del mese” – un compito ricorrente senza riferimento al cliente.

La lista per la creazione e il completamento dei compiti

Nel menu principale si arriva alla nuova lista di compiti facendo clic su “Compiti“.

Con il tasto “Nuovo compito” o “Nuovo compito per cliente” si crea un nuovo compito, con o senza riferimento al cliente.

Inserire l’oggetto del compito, p.es. “fare offerta”, scegliere la data di svolgimento, inserire a scelta una nota e salvare. Voilà – il primo compito è stato creato.

Questo si trova nella lista dei compiti alla voce “In sospeso”. Sono elencati tutti i compiti ancora da svolgere, ordinati per data. I compiti in ritardo, la cui data è passata, sono mostrati in rosso nella parte superiore.

Facendo clic sulla riga del compito è possibile modificarlo, eliminarlo o contrassegnarlo come svolto. Quest’ultima funzione si completa ancora più velocemente facendo clic sul segno di spunta sulla destra.

Al termine di un compito è possibile, se necessario, redigere un rapporto. Questo si può visualizzare come “Altro rapporto” nella pagina del cliente, se è indicato un riferimento al cliente.

I compiti svolti sono disponibili per 90 giorni nella lista, alla voce “Svolto”. In seguito saranno cancellati automaticamente.

Particolarità dei compiti

• Compiti ricorrenti: quando si crea un compito è possibile farlo come serie, p.es. mercoledì ogni settimana. L’impostazione e la modifica avviene allo stesso modo degli appuntamenti ricorrenti.
• Scadenza automatica dei compiti: Se si modifica il campo “Svolgimento” di un compito da “obbligatorio” a “facoltativo”, questo scadrà automaticamente se non sarà svolto entro la data prevista. Anziché essere mostrato nell’elenco dei compiti in ritardo, passa automaticamente alla sezione “Scaduto” e sarà eliminato dopo 90 giorni.
  Consiglio: Un compito dovrebbe essere impostato come “facoltativo” se non dovesse avere più senso svolgerlo oltre la data indicata o, nel caso di compiti ricorrenti, se può essere recuperato con la ripetizione successiva del compito. Ciò permette di evitare l’accumulazione di compiti in ritardo non necessari.
• Compiti senza data: Se si creano dei compiti “senza data”, questi non saranno più mostrati nell’elenco alla voce “Aperto”, ma nella sezione apposita “Senza data”. Il compito non sarà mai in ritardo, né scadrà. Potrà essere svolto in qualunque momento. Se il compito è associato a un cliente, si potrà interpretarlo, per esempio, come “da svolgere alla prossima visita”.
• Campi personalizzati: Come per i rapporti e gli appuntamenti, nella maschera di inserimento dei compiti possono essere aggiunti fino a 100 campi personalizzati, per soddisfare le esigenze individuali. Come al solito, tali modifiche possono essere effettuate dall’utente o dall’amministratore nelle opzioni alla voce “Campi personalizzati -> Compiti”.
• Rapporti per i compiti svolti: Similmente ai rapporti di visita, l’utente o l’amministratore possono impostare la redazione di un rapporto facoltativo o obbligatorio per un compito svolto nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti -> Rapporti per compiti”.

Compiti nella pagina del cliente

Se esistono dei compiti da svolgere per un determinato cliente, questi saranno mostrati nella pagina dello stesso, nella nuova sezione “Compiti”. Con un semplice clic possono essere modificati, eliminati o contrassegnati come svolti. Il tasto “Nuovo compito” crea un nuovo compito associato automaticamente al cliente in questione.

Compiti nel calendario

I compiti da svolgere in una giornata sono mostrati nel calendario tramite l’icona del compito nel rispettivo giorno. Per mostrare tutti i compiti della giornata, fare clic sull’intestazione del giorno. Comparirà un menu con la dicitura “X compiti”, in cui la X indica il numero di compiti. Facendovi clic sopra, saranno mostrati i compiti della giornata in una finestra.

Fare clic sul calendario nell’intestazione del giorno e scegliere “Nuovo compito” per creare un compito per la giornata in questione.

Compiti nell’agenda

Se ci sono compiti da svolgere nel giorno visualizzato, nella parte superiore dell’agenda comparirà una riga gialla di notifica. Farvi clic sopra per vedere l’elenco delle attività del giorno.

Note tecniche sui compiti

• I compiti non influiscono sulla pianificazione automatica di portatour®. Questi sono trattati separatamente rispetto a suggerimenti di visita, appuntamenti, inserimenti, blocchi, data dell’ultima visita o cadenza di visita di un cliente.

• portatour® permette di salvare fino a 3.000 compiti per utente. I compiti ricorrenti, come gli appuntamenti, saranno creati per un anno.

• L’importazione e l’esportazione di compiti avviene, come per appuntamenti e rapporti, dall’interfaccia utente (Opzioni -> Importa o esporta dati) e tramite l’API.

• L’esportazione dei dati è disponibile anche tramite l’interfaccia OData Excel.

• Se si trasferiscono dei clienti da un utente a un altro, sarà possibile trasferire anche i relativi compiti. Per l’importazione di clienti tramite l’API, occorre inserire il nuovo parametro “transferIncludesTasks” per il trasferimento automatico dei compiti.

• Per gli account aziendali (a partire da 2 utenti), è possibile impostare nelle opzioni, alla voce “Autorizzazioni”, se i compiti possono essere eliminati.

• La gestione dei compiti non è disponibile nella modalità offline di portatour®.

• La gestione dei compiti non è al momento disponibile, se si utilizza portatour® Anywhere in combinazione con Salesforce o Dynamics CRM.

Immagina, come utente di portatour®, di dover gestire il seguente problema:

Ricevi dal reparto marketing una lista con 50 clienti della tua zona di attività che, per via di un’importante campagna, devi visitare, non secondo la cadenza di visita, ma una sola volta e il più in fretta possibile.

Per pianificare tali clienti nel modo più veloce ed efficiente possibile, utilizzare la funzione dell’inserimento in portatour®. Per non dover cercare ogni singolo cliente adesso c’è una nuova funzione: filtrare i clienti con una lista esterna.

È necessario ricevere la lista in formato elettronico, che i clienti possano essere identificati come tali (p.es. numero cliente) e che ogni cliente sia in una riga a parte. La seguente lista di numeri cliente sarebbe adeguata:

23054
23078
24102
24506
e così via.

Procedere come segue:

Fare clic nel Menu principale su “Clienti”, scorrere verso il basso e fare clic su “Modifica tutti e X“. Ci si trova adesso nella pagina di modifica di massa di tutti i clienti. Dato che non si vogliono inserire tutti i clienti, ma solo una parte, fare clic sul nuovo link “Filtrare tramite lista esterna“. Comparirà la seguente finestra:

Selezionare nella casella di selezione “Campo” quali dati cliente sono contenuti nella lista del reparto marketing. In genere si tratta di “numero cliente”, “ID esterno” o “nome”.

In seguito, inserire tramite gli appunti la lista dal file ( p.es. selezionare la colonna in Excel e poi copiarla) o dal testo dell’email nel campo “Valori” e fare clic su “Filtra“.

Una volta trovati i clienti in questione, i clienti selezionati saranno limitati automaticamente. Verificate per sicurezza il numero dei clienti, in questo caso dovrebbero essere 50. Successivamente fare clic sul tasto “Includi tutti” e aggiornare l’agenda.

Et voilà. Il reparto marketing sarà soddisfatto.

Note tecniche:

• Se la lista contiene dei clienti che non sono presenti nella banca dati di portatour®, questi saranno ignorati. In questo modo il reparto marketing non dovrà redigere una lista separata per ogni agente, ma potrà inviare a tutti l’elenco intero dei clienti coinvolti nella campagna (a condizione che la lista sia gestibile).

• Se non sarà trovata alcuna corrispondenza, si riceverà un messaggio di errore. Si potrebbe aver selezionato il campo di dati errato per il filtro.

Nota: il seguente articolo si rivolge principalmente agli amministratori di account aziendali portatour® (2 o più utenti) che utilizzano o desiderano utilizzare l’API per l’importazione e/o l’esportazione automatica dei dati.

Poiché le chiamate API di solito trasferiscono grandi quantità di dati (per esempio, interi elenchi clienti degli utenti), che comportano un sovraccarico di CPU e del database sui nostri server e richiedono spazio di archiviazione per i log di transazione, l’utilizzo dell’API è limitato allo scopo di fornire un servizio di qualità per tutti i clienti.

Con l’aggiornamento, il limite è stato raddoppiato, ossia da 25 a 50 chiamate API per account utente nel giro di 24 ore.

Inoltre, si ha la possibilità durante il periodo di sviluppo della connessione dell’interfaccia di aumentare il limite dell’API a 250 chiamate, perché di norma durante lo sviluppo sono necessari test e valutazioni più frequenti. È possibile attivare questo potenziamento fino a 10 volte per 24 ore su portatour® nella pagina della documentazione API (Opzioni -> API) con un semplice clic.

Di seguito alcuni consigli per rispettare i limiti durante le operazioni:

• Se si utilizza l’API per la sincronizzazione dei dati e si esegue tale processo più volte al giorno, limitare l’esecuzione della sincronizzazione agli orari di lavoro dei dipendenti, p.es. dalle 7 alle 19. In questo modo sarà possibile raddoppiarne la frequenza in queste 12 ore.
• Sincronizzare le varie entità di dati (utenti, clienti, appuntamenti, compiti, rapporti) con frequenze diverse o verificare le tempistiche e la direzione (importazione o esportazione) in cui si richiede realmente una sincronizzazione.
• Ridurre la frequenza delle sincronizzazioni automatiche e offrire invece ai propri dipendenti la possibilità di avviare una sincronizzazione manuale quando si necessita dei dati aggiornati. Tutte le chiamate all’API di portatour® sono possibili nell’ambito di un singolo utente.

Se hai già scattato delle foto con lo smartphone, probabilmente sai già cosa significa “geotagging”: assieme alla foto sarà salvato anche il luogo in cui è stata fatta. In questo modo è più facile trovare le foto o visualizzarle sulla mappa.

Con l’attuale aggiornamento di portatour® sarà possibile indicare il geotagging nei rapporti di visita. Ciò significa che assieme al rapporto visita con portatour® sarà possibile salvare anche il luogo in cui è stato redatto. In questo modo potrai mostrare facilmente al capo di essere stato dal cliente. Inoltre il geotagging facilita la documentazione di eventuali indennità (vitto / viaggi di lavoro) e aiuta anche a prevenire gli errori, in quanto permette di riconoscere se un rapporto è stato attribuito al cliente sbagliato.

Il presupposto per il funzionamento di tale sistema è che il rapporto sia redatto immediatamente dopo la visita, ossia che ci si trovi ancora nelle vicinanze del cliente.

Abilitare la funzione del geotagging

Di default il geotagging è disattivato. Per attivarlo, nelle Opzioni andare alla voce Gestione dei rapporti e nel menu a tendina Geotag passare da “Disabilitato” a “Aggiunta facoltativa” o “Aggiunta automatica”. Come per la maggior parte delle opzioni in portatour® questo valore può essere impostato a livello aziendale e modificato dai singoli utenti.

Creazione di un rapporto visita con geotag

Se nelle Opzioni si è impostato “Aggiunta automatica”, con la creazione di un nuovo rapporto visita, ossia facendo clic su “Appena visitato” sul cliente, la posizione sarà comunicata automaticamente e aggiunta in forma di geotag al rapporto. La determinazione del luogo dal dispositivo dura in genere tra 1 e 10 secondi. Nel frattempo si potrà iniziare a compilare i campi del rapporto. Il geotag sarà mostrato nel modulo del rapporto in basso:

Nel geotag sono contenute le seguenti informazioni:

• Distanza della posizione attuale dal cliente visitato in linea d’aria: questo valore mostra l’effettiva distanza dall’indirizzo della visita durante la creazione del rapporto. L’indirizzo nel rapporto sarà mostrato al di sopra del geotag.
  Valori fino a qualche centinaio di metri sono nella norma, per esempio per via delle dimensioni dell’azienda, della distanza del parcheggio o dell’inesattezza della geocodifica dell’indirizzo del cliente o della posizione.
  Qualora la distanza fosse di gran lunga superiore, potrebbe essere un campanello d’allarme per eventuali sviste, ossia il rapporto non è stato associato al cliente giusto.
• Precisione della determinazione della posizione: la posizione è determinata dal proprio dispositivo, il grado di precisione può variare in base a la tecnologia in uso e eventuali disturbi del segnale. Occorre tenere conto di questa variabile quando si visualizzano le indicazioni sulla distanza. Qualora non si fosse soddisfatti del valore ottenuto, con il tasto “Aggiorna” è possibile determinare nuovamente la posizione attuale.
• Indirizzo della posizione attuale: si noti che raramente la via e il numero civico corrispondono precisamente all’indirizzo. Distanze o imprecisioni anche se minime possono spostare la posizione su traverse, parallele o a un altro numero civico.

Se si è impostato “Aggiunta facoltativa”, la determinazione della posizione non inizierà automaticamente al momento della creazione del rapporto visita. Si dovrà fare clic sul tasto “Aggiungi” per corredare il rapporto di geotag.

Sarà possibile inserire il geotag esclusivamente al momento della stesura del rapporto visita. Non si potrà aggiungere, modificare o eliminare un geotag a posteriori.

Consiglio: Se dopo la visita al cliente non si ha tempo, consigliamo comunque di creare un rapporto e salvarlo. Richiede pochi secondi e funziona anche in modalità offline. Si potranno aggiungere le altre informazioni (p.es. le note) in seguito con calma. Questo procedimento permette di registrare orari precisi e geotag nei rapporti, di aggiornare l’agenda in qualunque momento, dato che portatour® saprà quali visite sono già state effettuate e impedisce, inoltre, di dimenticare di redigere i rapporti.

Per la determinazione della posizione sul proprio dispositivo deve essere attivata la funzione di geolocalizzazione (su iPhone e iPad “Localizzazione”). Inoltre, nel browser si deve autorizzare portatour® ad accedere a tale funzione. Se dovessero verificarsi dei problemi nella determinazione della posizione, al più tardi entro 30 secondi si riceverà un messaggio di errore, il quale sarà salvato nel geotag del rapporto visita. Per risolvere il problema rivolgersi all’amministratore del proprio dispositivo.

Visualizzazione di rapporti di visita con geotag

I geotag sono mostrati in tre punti su portatour®:

• Su portatour® Anywhere: quando si apre un rapporto per completarlo sarà mostrato il geotag – quest’ultimo non potrà essere modificato.
• Nella Relazione portatour®: se nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti” nella sezione “Relazioni portatour®” si imposta “Mostra” i geotag, questi saranno mostrati anche nelle Relazione portatour® per i rapporti dei 7 giorni precedenti. Anche questa opzione potrà essere impostata come predefinita a livello aziendale e modificata dal singolo utente.
• Nell’esportazione in formato Excel/CSV dei rapporti: ci saranno delle nuove colonne contenenti le informazioni geografiche sopra elencate.

Ulteriori informazioni sul geotagging

• Il geotagging è possible esclusivamente per i rapporti del tipo “Appena visitato” e “Non disponibile”. Questa funzione non è possibile per gli altri tipi di rapporti (“Inizio lavoro”, “Fine lavoro”, “Giorno libero”, “Altro”).
• Ogni geotag deve essere confermato dall’utente e salvato. Pertanto il geotag per rapporti automatici non è possibile – ossia se nelle opzioni alla voce “Gestione dei rapporti” si seleziona “Crea automaticamente” nel menu a tendina “Rapporti visite”, il geotag sarà disattivato.
• Per i rapporti creati in modalità offline nel geotag saranno mostrate solo la distanza e la precisione. Per la determinazione dell’indirizzo è necessaria una connessione, questa sarà aggiunta successivamente, al caricamento del rapporto sul server
• Se si utilizza portatour® in combinazione con un sistema host di dati (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM), il geotagging non è ancora disponibile.

Prima dell’aggiornamento attuale di portatour®, non era possibile pianificare voli a lungo raggio in portatour®. Questo perché portatour® verifica sempre se è possibile percorrere il tragitto tra due appuntamenti in auto, cosa che è raramente possibile per distanze che di solito sono coperte in aereo.

Ora c’è un trucco per aggirare questa verifica. Se un appuntamento inizia alle 00:00 non ci sarà una verifica del percorso. Allo stesso modo, se un appuntamento termina alle 23:59, non è previsto un percorso per tornare a casa. Puoi sfruttare questa informazione per pianificare dei voli. Te lo spieghiamo con un esempio:

Diciamo che voli da Roma a Milano il lunedì alle 17:00 e il giorno dopo parti alle 7:30 dal tuo hotel a Milano per visitare i clienti in città e nelle zone circostanti. Per farlo, crei un appuntamento il lunedì dalle 17:00 alle 23:59 con l’indirizzo dell’aeroporto di Roma. Così comunichi a portatour® che il percorso del lunedì termina all’aeroporto di Roma. Poi crea un appuntamento per martedì dalle 00:00 alle 7:30 all’indirizzo dell’hotel di Milano. In questo modo, portatour® sa che martedì il percorso inizia dall’hotel alle 7:30. Grazie agli orari impostati, 23:59 e 00:00, non ci sarà una verifica delle distanze tra i due appuntamenti.

Importante: per inserire questi orari speciali (00:00 o 23:59), imposta la “Pianificazione” su “Tutto il giorno/più giorni” quando inserisci gli appuntamenti e poi modifica l’ora di inizio e di fine dell’appuntamento (vedi screenshot sopra).

Note:

• Per creare questi appuntamenti, fai clic per esempio su una zona vuota del giorno desiderato nel calendario, e poi nel menu “Nuovo appuntamento” fai clic su “Indirizzo manuale” .
• Se ti fermi vari giorni a Milano, puoi creare diversi appuntamenti di pernottamento aggiuntivi negli hotel desiderati o attivare i pernottamenti nelle Opzioni di portatour®. Puoi anche inserire i tuoi hotel preferiti della zona alla voce “I miei luoghi”, in modo che vengano proposti automaticamente.
• Per il volo di ritorno crea un appuntamento all’aeroporto di Milano, che dura, per esempio, dalle 18:00 alle 23:59. Anche in questo caso, l’ora di fine 23:59 è importante. Il percorso del giorno seguente inizia come al solito da casa.
• Ciò che non è ancora possibile è impostare un volo durante l’ora di pranzo, in cui visitare clienti sia prima che dopo il volo.