Con la actualización de hoy, hemos realizado pequeñas pero significativas mejoras en muchas de las funciones de portatour® para que sea aún más fácil de usar, así como para conseguir el resultado deseado haciendo menos clics.

Le deseamos todo el éxito del mundo con esta actualización del programa y esperamos recibir sus opiniones en feedback@portatour.com.

Mejoras en la introducción de citas

• A partir de ahora, en lugar de la duración de una cita, la hora final se selecciona de una lista. La duración resultante se muestra como información adicional. Para introducir horas y minutos por separado, haga clic en el símbolo del teclado.

Nueva visualización y entrada de datos de larga duración

• A partir de hoy, las duraciones de más de una hora se visualizarán por separado en horas y minutos, por ejemplo, «105 minutos» se visualizará como «1 h 45 min».
• Haciendo clic en el símbolo del teclado, se puede introducir las horas y los minutos por separado.

Mejoras en los informes de visita

• Las horas inicial y final del informe ahora se pueden tomar directamente de la cita completada o de la propuesta de visita. Simplemente haga clic en el símbolo […] para aceptar las horas.

• El campo de entrada «Recordatorio» se encuentra ahora siempre en la parte inferior del informe de visita, ya que el campo se refiere a la siguiente visita comercial. Para que esto sea más fácil de reconocer, también tiene el título «Próxima visita».

Mejoras en el mapa

• Cuando muestre el plan de visitas en el mapa, un simple clic en el nuevo botón a la izquierda de la selección de día es suficiente para mostrar simultáneamente las rutas diarias de toda la semana. Los días individuales se pueden mostrarse y ocultarse simplemente haciendo clic en ellos.

Mejoras en el calendario

• Visualización de las semanas del calendario en la vista mensual
• Cambie rápidamente a una fecha diferente. Al hacer clic en el encabezado azul se abre la nueva ventana «Ir a».

Mejoras en la lista de citas

• Además de las citas previstas, ahora también se pueden visualizar las citas anteriores en forma de lista. Al hacer clic en «Pasadas» se muestran las citas de los últimos 90 días. Se puede acceder a la lista de citas haciendo clic en el símbolo de lista en la esquina superior derecha del calendario.

Nivel de autorización seleccionable al iniciar sesión como un usuario determinado

• Si ya ha iniciado sesión en una cuenta de usuario como administrador o supervisor, todavía tiene derechos de administrador o supervisor. Ahora tiene también la opción de reducir el nivel de autorización mientras dure la sesión. Verá la cuenta de usuario en cuestión desde el punto de vista del usuario. Para ello, haga clic en el ssímbolo de rueda dentada en el encabezamiento.

Tras un intenso periodo de desarrollo, hemos desplegado una importante actualización en portatour®. Para leer los detalles sobre las nuevas características, simplemente navegue hacia abajo o utilice los siguientes enlaces directos:

• Menú principal y encabezamiento del calendario con nuevo diseño
• Gestión de tareas en portatour®
• Filtrar clientes por lista externa
• Aumento de los límites para usar la API

Esperamos que las nuevas funciones le den muchas alegrías y nos alegraremos de leer sus opiniones en feedback@portatour.com.

Al hacer clic en el ahora más visible botón del menú principal, los elementos del menú aparecen como símbolos para aprovechar mejor el espacio en los móviles:

Si hay notas importantes, el botón del menú principal se pondrá de color rojo:

También es posible acceder a las «Tareas» e «Informes» directamente desde la barra del menú principal en pantallas grandes:

El botón original del menú principal «Citas» ha pasado a llamarse «Calendario», ya que la vista de calendario va incluyendo nuevas funciones con el paso del tiempo y ahora también muestra propuestas de visitas, informes y tareas además de citas.

Ahora el botón «Calendario» del menú principal abre siempre la vista del calendario. Haga clic en el botón de lista del calendario para ir a la representación en lista de sus citas:

Los encabezamientos de los días del calendario tienen también un nuevo diseño: los días aparecen en una fuente más grande, la referencia a la representación en el mapa y la existencia de tareas se muestran con símbolos. La pequeña flecha hacia abajo indica que se podrá abrir un menú al hacer clic en ella.

Además del ya conocido enlace a la representación en el mapa, este menú también contiene un nuevo enlace al plan de visitas del día y nuevas funciones para la gestión de tareas.

Para una mejor visión general en el calendario semanal y mensual, ahora solo se muestran aquellos días de la semana que tienen programadas visitas según la configuración del horario laboral en Opciones. Si se especifica una cita en un día no laborable, este día también se mostrará en el calendario.

Muchos usuarios solicitaban esta función y ahora está disponible: una gestión de tareas integrada directamente en portatour®.

Utilice las tareas de portatour® para gestionar las tareas que aún le quedan por hacer. Esta función le aclarará la mente y evitará que olvide sus tareas. Ahora las notas autoadhesivas son cosa del pasado.

Los siguientes son algunos casos de uso que usted puede resolver usando las tareas en portatour®:

• «Hacer una oferta para el cliente Garcia S. L. el viernes»: una tarea con fecha y referencia a un cliente.
• «Llamar al cliente Perez S. L. todos los miércoles y hacer un pedido si es necesario, porque el cliente está en la ruta de entrega del camión el jueves»: una tarea en serie con referencia al cliente.
• «Rellenar el cuestionario X en la próxima visita al cliente Cruz S. A.»: una tarea con referencia al cliente, pero sin fecha concreta.
• «Redactar mi cuenta de gastos del mes anterior cada primero de mes» una tarea en serie sin referencia a un cliente.

La lista de tareas para crearlas y completarlas

En el menú principal se accede a la nueva lista de tareas haciendo clic en «Tareas«.

Aquí puede crear una nueva tarea utilizando los botones «Nueva tarea» o «Nueva tarea para el cliente», dependiendo de si la tarea se refiere a un cliente o no.

Especifique el asunto de la tarea, por ejemplo, «Crear oferta»; seleccione la fecha de finalización deseada; cree una nota opcional y guárdela. Listo, ya ha creado su primera tarea.

Ahora la encontrará en la lista de tareas bajo el título «En abierto». Hay tareas en la lista pendientes de completar y ordenadas por fecha. Las tareas vencidas cuya fecha ya ha pasado se muestran en rojo en la parte superior.

Haciendo clic en la línea de la tarea, puede editar, borrar o marcar como completada la tarea. Una tarea se puede completar aún más rápido haciendo clic en la marca de verificación a la derecha.

Opcionalmente, se puede crear un informe al completar cada tarea. Luego, el informe estará accesible como «Otro informe» en la vista detallada del cliente, siempre y cuando esté disponible la referencia al cliente.

Las tareas completadas se pueden encontrar en la lista de tareas, pero ahora bajo el título «Concluida». Después de 90 días, estas serán borradas automáticamente.

Tareas con características especiales

• Tareas en serie: al crear una tarea, se puede crearla como una serie de tareas repetitivas, por ejemplo, todos los miércoles. La configuración y el procesamiento son análogos a los de las citas en serie.
• Tareas que vencen automáticamente: si el campo «Conclusión» de una tarea cambia de «Obligatorio» a «Opcional», esta tarea vencerá automáticamente si no se ha completado en la fecha especificada. En lugar de mostrarse como una tarea atrasada en rojo en la lista de tareas, se moverá automáticamente a la sección «Expirada» y se borrará después de 90 días.
  Consejo: una tarea debe ser «Opcional» si no tiene sentido completarla después de la fecha especificada, o, en el caso de las tareas en serie, si es posible esperar hasta la próxima repetición de la tarea. Esto evita la acumulación innecesaria de tareas atrasadas.
• Tareas sin fecha: si configura una tarea como «Sin fecha», la tarea ya no se mostrará en la lista bajo «En abierto», sino en su propia sección «Sin fecha». Esta tarea nunca quedará atrasada ni tampoco vencerá y se podrá completar en cualquier momento. Si la tarea tiene una referencia al cliente, podría, por ejemplo, interpretarla como «a completar en la próxima visita».
• Campos personalizados: al igual que los informes y las citas, la interfaz para crear tareas puede ampliarse hasta en 100 campos personalizados para cubrir sus necesidades. Como de costumbre, usted o su administrador pueden realizar este ajuste en Opciones bajo «Campos personalizados > Tareas».
• Informes de tareas realizadas: la forma de proceder para crear informes de forma obligatorio u opcional sobre tareas ya completadas la puede configurar usted o su administrador de la misma manera que los informes de visita en Opciones bajo «Presentación de informes > Informes para tareas».

Tareas en la vista detallada de cliente

Si todavía quedan tareas por completar para un cliente, también se muestran directamente en la vista detallada de cliente, bajo la nueva sección «Tareas». Haciendo clic en la nueva sección, es posible editarlas, borrarlas, o marcarlas como completadas. El botón «Nueva tarea» permite crear una nueva tarea que se referirá automáticamente a este cliente.

Tareas en el calendario

Si hay tareas para completar en un día concreto, esto se indicará en el calendario mediante el símbolo de tarea para el día respectivo. Para ver todas las tareas de ese día, haga clic en su encabezamiento. Entonces, aparecerá un menú con la entrada «X Tareas», donde X representa el número de tareas. Al hacer clic en él, las tareas de ese día se mostrarán en una ventana.

En el calendario, haga clic en el encabezamiento del día y, a continuación, seleccione «Nueva tarea» para crear una tarea para ese día.

Tareas en el plan de visitas

Si hay tareas que completar en el día mostrado, se mostrará una línea informativa amarilla en la parte superior del plan de visitas. Haga clic en ella para ver la lista de tareas de ese día.

Notas técnicas sobre las tareas

• Las tareas no influyen en la planificación automática de las visitas que realiza portatour®. Esto significa que las tareas se manejan completamente separadas de las propuestas de visitas, citas, inclusiones, períodos de bloqueo, fecha de la última visita o intervalo de visitas de un cliente.

• En portatour® pueden almacenarse hasta 3.000 tareas por usuario. Las tareas en serie se crean con un año de antelación de la misma manera que las citas.

• Importar y exportar tareas es posible de forma análoga a las citas o informes usando la interfaz de usuario (Opciones > Importar datos o Exportar datos) y con la API.

• La exportación de tareas también está disponible mediante la interfaz OData de Excel.

• Si transfiere clientes entre cuentas de usuario usando la interfaz de usuario, las tareas asociadas también se transfieren opcionalmente. Al importar clientes con la API, deberá añadir el nuevo parámetro «transferIncludesTasks» para la transferencia automática de tareas.

• En cuentas de empresa con 2 cuentas de usuario o más, usted puede especificar en «Opciones > Permisos» si los usuarios están autorizados a borrar tareas.

• La gestión de tareas no está disponible en modo sin conexión de portatour®.

• La gestión de tareas no está disponible actualmente si utiliza portatour® Anywhere combinado con Salesforce o Dynamics CRM.

Imagínese que usted se enfrenta al siguiente desafío como usuario de portatour®:

Su departamento de marketing le envía una lista de 50 clientes de su territorio a los que debería visitar lo antes posible debido a una campaña importante, pero esta vez independientemente de su intervalo de visita.

Para planificar estos clientes de forma rápida y eficaz, puede utilizar las inclusiones en portatour®. Para que no tenga que buscar y elegir estos 50 clientes individualmente, ahora portatour® dispone de una nueva función: filtrar los clientes por lista externa.

La condición previa para hacerlo es haber recibido en formato electrónico la lista del departamento de marketing y que permita identificar a los clientes partiendo de la información en ella (p. ej., el número de cliente) y que cada cliente se encuentre en una línea separada. La siguiente lista de números de cliente sería adecuada, por ejemplo:

23054
23078
24102
24506
etc.

Proceda de la siguiente manera:

Haga clic en «Clientes» en el menú principal, desplácese hacia abajo y haga clic en «Editar todos los X«. Ahora se encuentra en la página de edición en masa para todos sus clientes. Como no desea incluir a todos los clientes, sino solo a un extracto, haga clic en el nuevo enlace «Filtrar por lista externa«. Aparecerá entonces la siguiente ventana:

En la casilla de selección «Campo», seleccione los datos de cliente que contiene la lista de su departamento de marketing. Normalmente es «Número de cliente», «ID externo» o «Nombre».

A continuación, utilice el portapapeles para insertar en el campo «Valores» la lista del fichero (p. ej., seleccionar la columna en Excel y luego «Copiar») o del texto del correo electrónico y haga clic en «Filtrar«.

Si se encuentran clientes adecuados, los clientes seleccionados se limitan automáticamente a estos clientes. Eche una mirada de control a la cantidad de clientes, en este caso deberían ser 50. A continuación, haga clic en el botón «Incluir todos» y actualice el plan de visitas.

¡Listo! El departamento de marketing estará satisfecho.

Notas técnicas:

• Si la lista contiene clientes que no están en su base de datos de clientes de portatour®, estos clientes serán ignorados. Así no es necesario que su departamento de marketing cree una lista separada para cada comercial durante una campaña, sino que puede enviar la lista completa de números de cliente a cada comercial (consejo: siempre que la lista sea abarcable).

• Si no se encuentra ningún cliente que coincida, recibirá un mensaje de error: es posible que haya seleccionado un campo de datos incorrecto para filtrar.

Nota: el siguiente artículo se destina principalmente a administradores de portatour® que trabajen con cuentas de empresa a partir de 2 o más usuarios y que utilizan o desean utilizar la API para importar/exportar datos de forma automática.

Como al invocar la API se suelen transferir grandes cantidades de datos, por ejemplo, listas completas de clientes de los usuarios, provocando cargas sobre las CPUs y los bases de datos en nuestros servidores y ocupando además espacio de almacenamiento para los registros de transacciones, el uso de la API es limitado para poder ofrecer a todos los clientes un servicio de alta calidad.

Con la actualización implementada, el límite se ha duplicado de 25 a 50 invocaciones de la API por cada cuenta de usuario y dentro de las 24 horas.

Además, usted mismo tiene la opción de aumentar el límite de la API a 250 invocaciones durante el período de desarrollo de su conexión a la interfaz, ya que el desarrollo implica normalmente una evaluación y pruebas más intensivas. Con solo pulsar un botón, usted mismo podrá activar este aumento hasta 10 veces durante 24 horas en portatour® en la página de documentación de la API (Opciones -> API).

Los siguientes son algunos consejos para cumplir con los límites durante el funcionamiento:

• Si utiliza la API para sincronizar datos y suele sincronizar automáticamente varias veces al día, limite la ejecución del proceso de sincronización a los horarios laborales de los empleados, por ejemplo, de 7 de la mañana a las 7 de la tarde. Esto ya le permite duplicar la frecuencia de sincronización durante estas 12 horas.
• Sincronice las entidades de datos respectivas (usuarios, clientes, citas, tareas, informes) en diferentes frecuencias si es necesario o compruebe en qué dirección (importación vs. exportación) se requiere realmente la sincronización y a qué hora.
• Reduzca la frecuencia de la sincronización automática y, en lugar de ello, ofrezca a sus empleados la posibilidad de iniciar manualmente el proceso de sincronización por sí mismos cuando necesiten los datos más recientes. Todas las invocaciones a la API de portatour® son posibles en el contexto de un solo usuario.

Si suele hacer fotos con su smartphone, probablemente ya sepa lo que significa «geoetiquetar», es decir, almacenar con la foto la ubicación desde donde se tomó. Con ello, podemos buscar fotos más rápido o verlas en el mapa.

Desde esta actualización de portatour®, es posible añadir opcionalmente una geoetiqueta a los informes de visita para que portatour® nos indique en qué lugar se han redactado. Esto le permite mostrarle sin esfuerzo adicional a su gerente que usted estuvo en las instalaciones del cliente. Además, el geoetiquetado ayuda a documentar los importes exentos de impuestos (pernoctaciones, dietas) y también le ayuda a evitar errores ya que detecta si se ha elaborado un informe para el cliente equivocado.

El requisito previo para ello es redactar siempre el informe inmediatamente después de la visita al cliente, es decir, siempre que usted aún esté cerca del cliente.

Activar la función de geoetiquetado

Por defecto, el geoetiquetado está desactivado. Para utilizar esta función, deberá activarla en Opciones > Presentación de informes. En la caja de selección de Geoetiquetas, cambie de «Norma de la empresa (Desactivada)» a «Añadir opcionalmente» o «Añadir automáticamente». Al igual que en la mayoría de opciones de portatour®, se puede fijar una norma de empresa para esta función y cambiarla individualmente para cada usuario.

Redactar un informe de visita con geoetiqueta

Habiendo configurado «Añadir automáticamente» en las opciones, al redactar un nuevo informe, se detectará automáticamente su ubicación para añadirla como geoetiqueta al informe, por ejemplo, al hacer clic en «Recién visitado» en el cliente. La detección de la ubicación por parte de su dispositivo suele tardar entre 1 y 10 segundos, con lo que podrá empezar a rellenar los campos del informe durante este tiempo. La geoetiqueta se muestra en el siguiente formulario de informe:

La geoetiqueta contiene la siguiente información:

• Distancia en línea recta desde su ubicación al cliente visitado o a la cita: este valor muestra la distancia entre la dirección del cliente y su ubicación al redactar el informe. La dirección del cliente se muestra en el informe directamente encima de la geoetiqueta.
  Los valores de hasta varios cientos de metros aquí son completamente normales, por ejemplo, cuando las instalaciones del cliente son de grandes dimensiones, el aparcamiento está más lejos o cuando la geocodificación y/o detección de la dirección del cliente son inexactas.
  Si la distancia es significativamente mayor, esto puede ser una señal de alarma de que no está introduciendo el informe para el cliente correcto.
• Precisión de detección: la localización es detectada por su dispositivo, pudiendo variar su precisión debido a las tecnologías utilizadas y obstáculos para la señal. Todo ello hace que la información sobre la distancia mostrada sea siempre relativa. Si la precisión es insuficiente para usted, puede iniciar una nueva detección de la ubicación con el botón «Actualizar».
• Dirección de su ubicación: tenga en cuenta que la calle y el número de la casa rara vez coinciden exactamente con la dirección de visita. Incluso las pequeñas distancias o inexactitudes pueden conducir a una carretera transversal o paralela o a otro número de casa.

Si ha configurado «Añadir opcionalmente» en las opciones, la detección de geoetiquetas no se inicia automáticamente al redactar el informe. Para ello, es necesario hacer clic en el botón «Añadir» si se desea añadir una geoetiqueta al informe de visita.

Solo es posible marcar con una geoetiqueta uninforme de visita en el momento de crearlo y no es posible añadirlas, modificarlas o borrarlas a posteriori.

Consejo: aunque disponga de poco tiempo justo después de la visita al cliente, le recomendamos que redacte y guarde inmediatamente el informe de visita. Esto solo tardará unos segundos y también funcionará en modo offline. Luego podrá introducir la información restante, p. ej., sus notas, con más tranquilidad. Este procedimiento garantiza la exactitud de los horarios y de las geoetiquetas en los informes; permite actualizar el plan de visitas en cualquier momento, ya que portatour® conoce todas las visitas realizadas y evita que nos olvidemos de introducir informes.

Para detectar la ubicación, la función de localización (en iPhone y iPad «servicio de localización») debe estar habilitada en su dispositivo. Además, debe permitir que portatour® utilice esta función de localización en su navegador web. Si se producen problemas al detectar la ubicación, recibirá un mensaje de error en un tiempo máximo de 30 segundos, que se guardará en la geoetiqueta del informe de la visita. Si es necesario, contacte con el administrador del dispositivo para solucionar el problema.

Mostrar informes de visita con geoetiquetas

Las geoetiquetas se muestran en tres sitios de portatour®:

• En portatour® Anywhere: al abrir un informe de visita para editarlo, se muestra la geoetiqueta sin opción de edición.
• En el Report portatour®: cambiando las geoetiquetas a «Mostrar» en Opciones -> Presentación de informes en el apartado «Reports portatour®», las geoetiquetas también se mostrarán en el Report portatour® para los informes de visita de los últimos 7 días. Para este parámetro, se puede también definir y modificar individualmente una norma aplicable a toda la empresa y cambiarla para cada usuario.
• Al exportar informes de visitas en Excel/CSV: encontrará en ellos nuevas columnas con la información de la geoetiqueta listada anteriormente.

Otra información sobre el geoetiquetado

• Solo es posible usar las geoetiquetas para los informes de tipo «Visita» y «No encontrado». No es posible usarlas para todos los demás tipos de informes («Inicio de trabajo», «Final de trabajo», «Día libre», «Otro»).
• Además, debe ser el propio usuario quien confirme y guarde cada geoetiqueta. Por esta razón, no es posible usar geoetiquetas en los informes creados automáticamente, es decir, si «Crear automáticamente» está configurado en las opciones bajo «Presentación de informes», las geoetiquetas estarán desactivadas.
• En los informes de visita introducidos en modo offline, solo se muestran la distancia y la precisión de la geoetiqueta. Para detectar la dirección, se requiere una conexión en línea, lo que significa que solo se añade la dirección al subir el informe al servidor más tarde.
• Si usted usa portatour® Anywhere en combinación con un sistema fuente de datos directo (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM), el geoetiquetado aún no está disponible.

Hemos ampliado portatour® con una nueva función que queremos presentarles: marcar clientes en el mapa, usando opcionalmente un lazo o un polígono.

Así es como funciona: Abra el mapa, haga clic en la rueda dentada de la esquina superior derecha y luego active el modo de selección. El mapa cambiará al modo de selección, lo cual se indica por una línea diferente en la parte superior y un oscurecimiento del mapa:

Ahora tiene tres opciones para seleccionar clientes:

• Marcarlos individualmente: simplemente haga clic uno tras otro en los clientes que desea. Los clientes marcados pueden ser identificados mediante el borde azul del símbolo de cliente.
• Marcarlos con el lazo: Haga clic en el icono del lazo de la esquina superior derecha para activar el modo de lazo. Luego, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y haga un círculo alrededor de los clientes que desea. Para finalizar el proceso de marcado, suelte el botón. El modo de lazo termina automáticamente. Si también desea marcar a los clientes de otra región con el lazo, haga clic de nuevo en el símbolo del lazo en la esquina superior derecha. El lazo también funciona en las pantallas táctiles usando el dedo o un estilo.
• Marcarlos con polígono: haga clic en el símbolo del lazo de la misma manera, pero ahora no trace un círculo manteniendo el botón del ratón pulsado, sino marque uno tras otro los vertices de la región deseada para crear el polígono. Para finalizar el proceso de marcado, haga doble clic en cualquier punto o complete el trazado del polígono haciendo clic en su punto inicial.

El siguiente es un ejemplo de marcado de lazo:

El número total de clientes marcados se indica en el botón «Editar X clientes seleccionados». Haga clic en este botón para editar juntos todos los clientes marcados y llegará a la página de edición en masa, que ya conoce de la lista de clientes.

Nota: si ha seleccionado un cliente por error, bórrelo haciendo clic en el cliente en cuestión. Si desea borrar la marca de todos los clientes a la vez, salga del modo de selección haciendo clic en el símbolo X de la esquina superior derecha.

Los siguientes son algunos ejemplos de posibles usos del nuevo modo de selección en el mapa:

• Para volver a dividir su territorio y, de este modo, transferir clientes de una región determinada a un compañero. El modo de selección sirve como alternativa o complemento al filtrado por código postal.
• Para atender a los clientes de una zona junto con un compañero y dividirlos geográficamente en «visitables en semanas pares» y «visitables en semanas impares». Consulte el artículo «Un cliente – varios asesores. portatour® le ayuda a coordinar»
• Para editar los horarios de apertura (= horas de visita) de los clientes de una región determinada, por ejemplo, marcar algunos días como «preferidos».
• Para planificar manualmente sin usar la planificación automática de portatour®, aprovechando la función de «inclusiones» y seleccionando los clientes para el próximo cálculo del plan de visitas.
• Para contar los clientes de una región determinada.

Nota: si no desea que todos sus clientes aparezcan en el mapa, sino solo aquellos que cumplen determinados criterios de filtrado, utilice la «Búsqueda avanzada» situada sobre la lista de clientes y, después, haga clic en «Mapa». El modo de selección solo se aplicará a la cantidad de clientes filtrados.

Esperamos que el nuevo lazo le sea útil y nos alegraremos de recibir sus comentarios en feedback@portatour.com