Letzte Woche wurde portatour® um eine neue Funktion erweitert, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen: Das Markieren von Kunden auf der Landkarte – optional mit Lasso oder Polygon.

Und so funktioniert es: Öffnen Sie die Landkarte, klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad und dann Markiermodus aktivieren. Die Landkarte wechselt in den Markiermodus, den Sie an einer geänderten oberen Zeile und an einer Abdunkelung der Karte erkennen:

Sie haben nun drei Möglichkeiten, um Kunden zu markieren:

• Einzelmarkierung: Klicken Sie einfach nacheinander auf die gewünschten Kunden. Markierten Kunden erkennen Sie an der blauen Umrandung des Kundensymbols.
• Lasso-Markierung: Klicken Sie rechts oben auf das Lasso-Symbol, um den Lasso-Modus zu aktivieren. Danach umkreisen Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschten Kunden. Um den Markiervorgang zu beenden, lassen Sie die Taste los. Der Lasso-Modus wird automatisch beendet. Wollen Sie zusätzlich die Kunden einer weiteren Region mittels Lasso markieren, so klicken Sie nochmals auf das Lasso-Symbol rechts oben. Das Lasso funktioniert auch auf Touchscreens mittels Finger bzw. Stift.
• Polygon-Markierung: Klicken Sie ebenso auf das Lasso-Symbol, allerdings kreisen Sie nun nicht mit gedrückter Maustaste, sondern klicken nacheinander auf die Eckpunkte der gewünschten Region. Dadurch wird ein Polygon aufgespannt. Um den Markiervorgang zu beenden, machen Sie einen Doppelklick oder schließen Sie den Polygonzug durch Anklicken des Startpunkts des Polygons ab.

Folgend ein Beispiel für die Lasso-Markierung:

Die Gesamtanzahl der markierten Kunden finden Sie im Knopf „X markierte Kunden bearbeiten“ dargestellt. Diesen Knopf klicken Sie, um alle markierten Kunden gemeinsam zu bearbeiten. Sie gelangen zur Massenbearbeitungsseite, die Sie auch schon von der Kundenliste her kennen.

Hinweis: Haben Sie einen Kunden irrtümlich markiert, entfernen Sie die Markierung durch Anklicken des betroffenen Kunden. Wollen Sie die Markierung aller Kunden auf einmal entfernen, beenden Sie den Markiermodus mittels X-Symbol rechts oben.

Folgend nun einige Beispiele von Einsatzmöglichkeiten des neuen Landkarten-Markiermodus:

• Wenn Sie Ihr Betreuungsgebiet neu aufteilen und dadurch Kunden einer bestimmten Region zu einem Kollegen transferieren wollen. Der Markiermodus dient dabei als Alternative oder Ergänzung zur PLZ-Filterung.
• Wenn Sie die Kunden eines Gebiets gemeinsam mit einem Kollegen betreuen und Sie die Kunden geografisch sinnvoll in „in geraden Wochen besuchbar“ und „in ungeraden Wochen besuchbar“ unterteilen wollen. Siehe dazu  „Ein Kunde – mehrere Betreuer. portatour® hilft beim Koordinieren“
• Wenn Sie die Öffnungszeiten (= Besuchszeiten) von Kunden einer bestimmten Region bearbeiten wollen – z.B. manche Tage als „bevorzugt“ markieren.
• Wenn Sie anstatt der automatischen Planung von portatour® manuell mittels „Vormerkungen“ planen und die Kunden für die nächste Besuchsplanberechnung auswählen wollen.
• Zum Zählen der Kunden einer bestimmten Region.

Hinweis: Wenn Sie nicht all Ihre Kunden auf der Landkarte dargestellt haben wollen, sondern nur jene, die bestimmten Filterkriterien genügen, dann nutzen Sie die „Erweiterte Suche“ oberhalb der Kundenliste und klicken erst danach auf „Landkarte“. Der Markiermodus wird so nur auf die gefilterte Menge an Kunden angewendet.

Wir wünschen viel Freude mit dem neuen Lasso und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com

Vor allem aus der pharmazeutischen Branche haben wir vermehrt die Anforderung erhalten, dass ein Kunde von zwei oder sogar drei Außendienstmitarbeitern regelmäßig besucht werden soll, um so noch mehr Aufmerksamkeit vom Kunden zu erhalten. Es gilt aber zu vermeiden, dass sich diese Außendienstmitarbeiter beim selben Kunden „die Klinke in die Hand geben“ – d.h. idealerweise soll in einer Woche immer höchstens ein Mitarbeiter beim Kunden vorstellig werden. Dies erfordert allerdings Koordinationsaufwand.

portatour® bietet dazu seit dem heutigen Update Unterstützung an. Pro Kunde kann eine sogenannte „Planungseinschränkung“ auf Kalenderwochenbasis hinterlegt werden. Zur Eingabe klicken Sie auf das Stift-Symbol bei den Planungsparametern in der Kundendetailansicht.

Wenn beispielsweise ein Kunde von zwei Kollegen regelmäßig betreut werden soll, stellt der erste Kollege beim Kunden die Planungseinschränkung „Nur in geraden Wochen“ und der zweite Kollege „Nur in ungeraden Wochen“ ein. So wird sichergestellt, dass bei der automatischen Besuchsplanung in portatour® der Kunde nie in derselben Woche bei beiden Kollegen zum Besuch vorgeschlagen wird.

Die Bearbeitung der Planungseinschränkung von Kunden steht auch über die erweiterte Kundensuche und anschließender Massenbearbeitung zur Verfügung.  So kann die Planungseinschränkung zum Beispiel rasch auf PLZ-Gebiete angewendet werden. Zusätzlich erlaubt auch der Kunden-Export und Re-Import das massenweise Setzen von Planungseinschränkungen.

Tipp: Wenn sich zwei Kollegen dasselbe Gebiet teilen, empfiehlt es sich, dieses Gebiet in zwei geographische Hälften zu teilen, z.B. Süden/Norden oder Stadt/Umland. Pro Gebiet setzen die Kollegen entgegengesetzte Planungseinschränkungen. Durch diese Vorgehensweise unterstützt man die Planung von kilometeroptimierten Touren, da in einer Woche immer nur Kunden einer kompakten geographischen Hälfte herangezogen werden.

Zur Kontrolle der Planungseinschränkungen kann die Färbung der Kunden auf der Karte gemäß Einschränkung erfolgen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol rechts oben und dann „Färbung: Planungseinschränkung“:

Zu beachten:

• Die Planungseinschränkung „Nur in geraden Wochen“ bedeutet nicht automatisch, dass der Kunde alle 2 Wochen eingeplant wird. Die Häufigkeit wird weiterhin durch das eingestellte Besuchsintervall bestimmt. Die Planungseinschränkung bedeutet lediglich, dass ein Besuch nur in geraden Wochen vorgeschlagen werden darf. Das kürzeste sinnvolle Besuchsintervall bei Benutzung von dieser Planungseinschränkung ist demnach 14 Tage.
• Beide Kollegen müssen bei den gemeinsam betreuten Kunden die Planungseinschränkungen separat einstellen – und zwar entgegengesetzt. Es reicht nicht, wenn nur einer die Einschränkung hinterlegt.
• Wollen Sie in der Kundenliste gezielt Kunden filtern, wo Sie noch keine Planungseinschränkung gesetzt haben? Oder Kunden, die laut Planungseinschränkung heute besuchbar sind? Nutzen Sie die erweiterte Kundensuche! Dort gibt es die neue Filterung nach „Planungseinschränkung“.
• Wenn ein Kunde von drei Kollegen besucht wird, ist die Planungseinschränkung „Nur jede 3. Woche“ anzuwenden, wobei der erste Kollege die Einschränkung „ab KW 1“, der zweite Kollege „ab KW 2“ und der dritte Kollege „ab KW 3“ wählt. „ab KW 1“ bedeutet, dass die Kalenderwochen 1, 4, 7, 10, usw. erlaubt sind. „ab KW 2“ bedeutet Kalenderwochen 2, 5, 8, 11, usw. „ab KW 3“ analog noch eine Woche später. Das kürzeste sinnvolle Besuchsintervall ist 21 Tage.
• Manuell erstellte Termine bei Kunden haben höchste Priorität und sind auch in Wochen mit Planungseinschränkung möglich. Bei der Terminfindungsfunktion „Geeigneten Tag finden“ werden Tage mit Planungseinschränkung allerdings grau markiert, um daran zu erinnern, dass ein Kollege in dieser Woche den Kunden möglicherweise besucht.

Seit dem heutigen Update steht für Unternehmen mit mindestens 10 Außendienstmitarbeitern ein neues interessantes Feature in portatour® zur Verfügung: Die Zuordnung von Benutzerkonten zu Benutzergruppen.

Wofür benötigen Sie Benutzergruppen?

Ohne Benutzergruppen kann sich jeder Supervisor bei allen anderen Benutzerkonten mit einem Klick anmelden. Wenn dies weiterhin gewünscht ist, brauchen Sie keine Benutzergruppen.

Wenn Sie den Zugriff allerdings auf bestimmte Benutzer einschränken wollen, dann sind die neuen Benutzergruppen genau das Richtige für Sie. Zum Beispiel, wenn Sie Ihr Vertriebsgebiet in Regionen mit Regionalleitern (=Supervisors) unterteilt haben, die jeweils nur Zugriff auf Ihre eigene Außendienstmannschaft erhalten sollen.

So aktivieren Sie Benutzergruppen

Die Aktivierung und Bearbeitung von Benutzergruppen ist ausschließlich Administratoren von Firmenzugängen mit mindestens 10 Lizenzen vorbehalten. Gehen Sie dazu in den Optionen in Benutzer verwalten und klicken in der Menüzeile auf den neuen Kopf Benutzergruppen.

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie auf Benutzergruppen einschalten klicken. Beim Einschalten werden initial alle Benutzer der automatisch erstellten Benutzergruppe namens „Standardgruppe“ zugeordnet. Hinweis: Da nach diesem Schritt noch alle Benutzer der selben Benutzergruppe angehören, ändert sich am Verhalten von portatour® noch nichts.

So verwalten Sie Benutzergruppen

Das Erstellen von Benutzergruppen und das Zuordnen von Benutzern erfolgt gemeinsam im bereits bekannten Bearbeitungsfenster einzelner Benutzerkonten.

Klicken Sie auf Neue Gruppe, um eine neue Benutzergruppe zu erstellen. Geben Sie danach den Namen der neuen Benutzergruppe ein. Alle vorhandenen Benutzergruppen werden in der Auswahlliste Mitglied von dargestellt. Markieren Sie jene, in denen der Benutzer Mitglied sein soll. Mehrfachauswahl ist möglich – unter Windows ist dazu die Strg-Taste beim Klicken zu halten. Benutzergruppen, die keine Mitglieder haben, werden automatisch entfernt.

Administratoren haben immer Zugriff auf alle Benutzer, unabhängig von Benutzergruppen. In der Benutzerliste ist die Filterung nach Benutzergruppen möglich, was für bessere Übersichtlichkeit bei vielen Benutzern sorgt.

Beispielhafte Umsetzung von Benutzergruppen

Um das oben erwähnte Beispiel mit den Verkaufsregionen abzubilden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Bearbeiten Sie den Vertriebsleiter der ersten Region
2. Klicken Sie auf „Neue Gruppe“ und geben Sie den Namen der Region ein, z.B. „Region Nord“
3. Entfernen Sie die Mitgliedschaft der „Standardgruppe“. Es soll danach nur noch die „Region Nord“ markiert sein.
4. Speichern Sie den Vertriebsleiter
5. Bearbeiten Sie nun alle Außendienstmitarbeiter der Region nacheinander
6. Klicken Sie unter „Mitglied von“ auf die „Region Nord“. Es soll danach nur noch die „Region Nord“ markiert sein.
7. Speichern Sie den Benutzer

Wiederholen Sie die Punkte 1-7 für jede Vertriebsregion.

In Folge sehen die Vertriebsleiter in der Benutzerliste nur noch Mitglieder ihrer jeweiligen Region und können sich auch nur noch bei diesen anmelden.

Der überregionale Vertriebschef des Unternehmens wird Mitglied in allen Benutzergruppen, um Zugriff auf alle Benutzer zu haben.

Auswirkungen von Benutzergruppen zusammengefasst

• Supervisors sehen in der Benutzerliste nur noch jene Benutzer, die Mitglied einer gemeinsamen Gruppe sind.
• Supervisors können sich in Folge nur noch bei diesen Benutzern anmelden, die sie auch in der Benutzerliste sehen.
• Benutzer und Supervisors können bei der Funktion „Kunden transferieren“ nur noch Zielbenutzer auswählen, die Mitglied einer gemeinsamen Gruppe sind.
• Wenn Supervisors den Anwendungs-Check ausführen, sind darin nur noch Benutzer enthalten, die Mitglied einer gemeinsamen Gruppe sind.

Weitere Hinweise zu Benutzergruppen

• Sobald Sie Benutzergruppen eingeschaltet haben, muss jeder Benutzer immer Mitglied zumindest einer Gruppe sein. Deshalb wird zu Beginn automatisch die „Standardgruppe“ erstellt, der jeder Benutzer angehört. Erstellen Sie danach eigene Gruppen und entfernen Sie die Mitgliedschaft von der „Standardgruppe“. Solange nämlich noch alle Benutzer dieser „Standardgruppe“ angehören, werden Sie keine Zugriffseinschränkungen erreichen.
• Namen von Benutzergruppen dürfen maximal 40 Zeichen lang sein.
• Ein Benutzer darf Mitglied von maximal 25 Gruppen sein.
• Eine Benutzergruppe wird automatisch gelöscht, wenn sie keine Mitglieder mehr hat. Um eine Benutzergruppe demnach explizit zu löschen, entfernen Sie alle Mitgliedschaften. Zum Auffinden der Mitglieder nutzen Sie die Filterung der Benutzerliste nach der zu löschenden Gruppe.
• Der Name einer Benutzergruppe kann nachträglich nicht geändert werden, da dieser als Schlüssel gilt. Stattdessen erstellen Sie eine neue Gruppe und ordnen die Benutzer der neuen Gruppe zu.
• Mittels Export und Import der Benutzerliste als Excel- oder CSV-Datei ist die Massenbearbeitung der Benutzergruppen möglich. Sie finden in der Datei die neue Spalte „Benutzergruppen“, in der die Gruppen semikolongetrennt exportiert bzw. importiert werden können. Dadurch ist auch die automatisierte Synchronisation der Benutzergruppen über API möglich.
• Wenn Sie Benutzergruppen firmenweit wieder ausschalten, werden alle Benutzergruppen und Mitgliedschaften gelöscht.

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Benutzergruppen und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Wenn Sie über einen Firmenzugang von portatour® verfügen – d.h. mindestens 2 Benutzerlizenzen – dann hat mit dem heutigen Update von portatour® Ihre Benutzerdatenbank zwei neue optionale Felder erhalten. Beide Felder sind in der Benutzerbearbeitung zu ändern bzw. via Excel- oder CSV-Datei exportierbar und importierbar.

• Mitarbeiternummer: Mit diesem Feld besteht die Möglichkeit, dass Sie jedem Benutzer eine eindeutige Nummer (bzw. Zeichenfolge) zuweisen, mit der Sie die Benutzer bei Export und Import via API als Alternative zur E-Mail-Adresse identifizieren. Der entsprechende Parameter der API-Funktionen heißt „employeeNumber“ – siehe dazu die technische Dokumentation zur API in den Optionen. Der Vorteil der Nutzung der Mitarbeiternummer im Vergleich zur E-Mail-Adresse bei der API ist jener, dass die Mitarbeiternummer im Gegensatz zur E-Mail-Adresse im Normalfall unveränderlich ist und idealerweise direkt aus Ihrem ERP/CRM-System kommt – z.B. die ID des Benutzerdatensatzes.
• Notiz: Dieses Freitextfeld erlaubt die Eingabe jeglicher Information, die für den Administrator von Interesse sein könnte. Es wird nur in der Benutzerbearbeitung angezeigt und von portatour® intern nicht verwendet.

In den letzten Wochen haben wir uns intensiv mit dem Berichtswesen von portatour® beschäftigt und freuen uns nun, mit dem heutigen Update viele Verbesserungen vorzustellen:

• Unterschiedliche Felder je Berichtstyp
• Bessere Unterstützung bei Berichtseingabe
• Automatisierte Berichtserstellung

Wir wünschen viel Freude mit den neuen Funktionen und freuen uns über Feedback unter feedback@portatour.com .

Die benutzerdefinierten Felder bei Berichten erfreuen sich in der portatour®-Nutzergemeinde großer Beliebtheit. Mehrfach kam der Wunsch, je nach Berichtstyp unterschiedliche Felder darzustellen, z.B. bei einem erfolgreichen Kundenbesuch andere Felder als bei einem nicht angetroffenen Kunden. Seit heute ist das möglich!

Gehen Sie bzw. Ihr Administrator in Optionen > Benutzerdefinierte Felder > Berichte. Pro Feldgruppe legen Sie nun fest, bei welchem Berichtstyp die Felder dargestellt werden sollen.

Es ist auch möglich, dass eine Feldgruppe bei mehreren Berichtstypen dargestellt wird – z.B. Kilometerstand sowohl bei Bericht für Arbeitsbeginn und Arbeitsende –  indem Sie in der Auswahlbox mehrere Berichtstypen markieren (Strg-Taste halten).

portatour® unterscheidet zwischen folgenden Berichtstypen:

• Besuch: Klick auf „Jetzt besucht“ bei einem Kunden bzw. „Jetzt wahrgenommen“ bei einem Kundentermin
• Nicht angetroffen: Klick auf „Nicht angetroffen“ bei einem Kunden bzw. bei einem Kundentermin
• Sonstiger Bericht: Bei Terminen ohne Ortsbezug (=Telefonat) bzw. ohne Kundenbezug, bei „Meinen Orten“ und bei Klick auf „Neuer Bericht“ beim Kunden
• Arbeitsbeginn: Klick auf „Arbeitsbeginn protokollieren“
• Arbeitsende: Klick auf „Arbeitsende protokollieren“
• Freier Tag: Klick auf „Freien Tag protokollieren“

Sie erkennen den Typ eines Berichts auch während der Eingabe an der Titelzeile des Berichtsfensters.

Beachten Sie:

• Die Maximalanzahl an benutzerdefinierten Berichtsfeldern ist 100 – unabhängig von der Aufteilung auf Berichtstypen. Der Berichtsexport enthält immer alle Felder. Jene Felder, die ein Berichtstyp nicht zulässt, sind in der betreffenden Zeile leer.
• Die Feldnamen müssen wegen des Imports und Exports eindeutig sein – unabhängig von den Berichtstypen.
• Änderungen an den benutzerdefinierten Feldern können zu Änderungen der Spalten im Import und Export führen. Beachten Sie dies, wenn Sie automatisierte Prozesse betreiben.

Hervorhebung von Pflichtfeldern

Felder, die als Pflichteingabe definiert sind, werden solange mittels roter Markierung hervorgehoben, bis Sie eine Eingabe tätigen. Dies gilt übrigens ab sofort im gesamten portatour® – nicht nur bei der Berichtseingabe.

Beschreibung zu benutzerdefinierten Feldern

Jene Beschreibungen, die bei benutzerdefinierten Feldern in den Optionen hinterlegbar sind, kann der Benutzer ab sofort durch Klick auf den unterstrichenen Feldnamen abrufen. So lassen sich Hilfetexte zu den einzelnen Feldern einfach umsetzen. Übrigens: Falls der Feldname wegen Überlänge automatisch abgekürzt wird, reicht auch ein Klick, um den vollständigen Namen zu sehen.

Zu beachten:

• Diese neue Funktion gilt auch für benutzerdefinierte Felder von Kunden und Terminen.
• Wenn Sie die Unterstreichung des Feldnamens entfernen wollen, entfernen Sie den Beschreibungstext bzw. kürzen Sie den Feldnamen selbst ab, sodass er maximal 10 Zeichen lang ist.
• Änderungen an den benutzerdefinierten Feldern können zu Änderungen der Spalten im Import und Export führen. Beachten Sie dies, wenn Sie automatisierte Prozesse betreiben.

Abbrechen der Berichtseingabe

Ein Klick auf „Jetzt besucht“ bei einem Kunden hat bisher jedenfalls das letzte Besuchsdatum des Kunden aktualisiert, auch wenn Sie während der folgenden Berichtseingabe auf „Abbrechen“ geklickt haben.

Wenn Sie ab sofort mittels „Jetzt besucht“ einen Bericht erstellen, wird das letzte Besuchsdatum des Kunden erst dann aktualisiert, sobald Sie den Bericht speichern. Bei Abbruch der Berichtseingabe bleibt das letzte Besuchsdatum unverändert – dies verhindert Verwirrung bzw. Dateninkonsistenzen.

Falls Sie Berichte automatisch anlegen und öffnen lassen (siehe Optionen > Berichtswesen), ist deshalb das Speichern des Berichts unbedingt notwendig, um das letzte Besuchsdatum des Kunden zu aktualisieren.

Für den Fall, dass Sie Berichte nur optional erstellen wollen (siehe Optionen > Berichtswesen), ist der Abfragedialog nun intuitiver gestaltet:

Die Änderung gilt analog bei Klick auf „Nicht angetroffen“, falls Sie dafür Berichte eingeschaltet haben.

Besuchsberichte stellen die Grundlage für die statistischen Kennzahlen im portatour® Report dar. Wenn Sie Ihre Besuchsberichte allerdings in einem Drittsystem und nicht in portatour® erstellen, aber trotzdem den portatour® Report im vollen Umfang nutzen wollen, kann portatour® ab sofort bei Klick auf „Jetzt besucht“ bei Kunden (bzw. „Jetzt wahrgenommen“ bei Terminen) im Hintergrund einen Besuchsbericht anlegen und speichern, ohne dass zusätzliche Klicks notwendig sind. Stellen Sie dazu in den Optionen > Berichtswesen auf den neuen Modus Automatisch anlegen um.

Zu beachten:

• In diesem Modus sind keine zusätzlichen manuellen Eingaben im Bericht möglich. Es wird ein „leerer“ Bericht erstellt, der primär zum Zählen der Besuche verwendet wird. Pflichtfelder werden ignoriert.
• Weiters ist in diesem Modus maximal ein Bericht pro Kunde und Kalendertag möglich. Dies dient zur Vermeidung von unbeabsichtigten Doubletten, wenn irrtümlich mehrmals bei einem Kunden auf „Jetzt besucht“ geklickt wird.

Die erweiterte Kundensuche ist seit dem Update von heute um drei zusätzliche Filtermöglichkeiten reicher geworden. Klicken Sie auf Erweitert im Menü Kunden, um zur Filtereinstellung zu gelangen:

Zukünftiger Termin: Bei Auswahl von „vorhanden“ erhalten Sie nur jene Kunden, bei denen  für heute oder in der Zukunft mindestens ein fixer Termin eingetragen ist, der noch nicht wahrgenommen wurde. Bei „keiner“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, für die kein zukünftiger Termin vorhanden ist.

Vormerkung: Bei Auswahl von „vorhanden“ erhalten Sie nur jene Kunden, die für den Besuchsplan „vorgemerkt“ wurden – unabhängig davon, ob bereits im Besuchsplan eingeplant oder noch nicht. Bei „keine“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, die nicht vorgemerkt sind.

Im Besuchsplan: Bei Auswahl von „geplant“ erhalten Sie nur jene Kunden, die im derzeitigen Besuchsplan eingeplant sind – unabhängig ob aufgrund eines Termins, einer Vormerkung oder eines automatischen Besuchsvorschlags wegen des Besuchsintervalls. Bei „nicht geplant“ erhalten Sie im Gegenzug jene Kunden, die derzeit nicht im Besuchsplan eingeplant sind.

Wenn Sie bei der Auswahl „alle“ belassen, findet keine Filterung nach diesem Kriterium statt. In gewohnter Weise können Sie mehrere Filterkriterien gleichzeitig einstellen.

Und noch eine Neuerung: Beim Export der Kundenliste ist die Einschränkung auf die aktuelle Filterung möglich:

Seit dem heutigen Update ermöglicht portatour® Anywhere die automatische Erstellung und Aktualisierung von Benutzerkonten anhand von Import-Dateien – z.B. Excel oder CSV-Dateien. Davon profitieren vor allem Firmen mit vielen neuen Benutzern bzw. Firmen, die ihre Benutzerverwaltung mit einem Drittsystem (ERP/CRM) synchronisieren wollen.

Sofern Ihr Unternehmen über zwei oder mehr portatour®-Lizenzen verfügt, finden Sie – bzw. Ihr Administrator – in der portatour® Anywhere Benutzerverwaltung unterhalb der Benutzerliste die neuen Knöpfe Import, Export und Importeinstellungen,

Mittels Export erhalten Sie die vollständige Benutzerliste mit allen Feldern der Benutzerverwaltung als Excel- oder CSV-Datei zum Download bereitgestellt. Zur einfachen Massenbearbeitung vieler Benutzerkonten kann diese Datei editiert und re-importiert werden.

Der Import ermöglicht das automatische Erstellen, Aktualisieren bzw. Deaktivieren von Benutzerkonten.

Beim Erstellen von Benutzerkonten sind die Felder Vorname, Nachname und Email-Adresse Pflichtfelder. Beim Aktualisieren von Benutzerkonten empfiehlt sich die Verwendung der E-Mail-Adresse oder der Portatour ID als Schlüsselfeld. Detaillierte Informationen zu den weiteren Feldern erhalten Sie durch Klick auf das blaue (i)-Symbol neben dem Feldnamen.

Durch Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zur Folgeseite, wo optional die Zuordnung der Felder des Heimatorts der Benutzer möglich ist.

Neue Benutzerkonten werden standardmäßig aktiviert – d.h. mit Benutzername und Zugangslink versehen. Der Benutzer wird allerdings erst via E-Mail bzw. SMS informiert, wenn Sie in der Benutzerliste selbst in gewohnter Weise auf „Zugangslink senden“ klicken.

Der Export und Import von Benutzerkonten ist auch über API automatisierbar möglich. Die Konfigurationsdatei für den Import erhalten Sie unterhalb der Benutzerliste durch Klick auf Importeinstellungen. Details entnehmen Sie der API-Beschreibung in den Optionen.

Zu beachten:

• Die neue Benutzer-Import/Export-Funktion gibt es nicht für Firmen, die portatour® Anywhere direkt mit einem Datenquellsystem verbunden haben – z.B. Outlook, Salesforce oder Dynamics CRM. In diesem Fall werden die Benutzerkonten ohnehin automatisch mit dem Quellsystem synchronisiert.
• Aus Sicherheitsgründen ist das massenweise Löschen von Benutzerkonten via Import nicht möglich. Stattdessen werden Benutzerkonten deaktiviert. Deaktivierte Benutzerkonten sollten daher von Zeit zu Zeit nach vorherigem Transfer bzw. Download der darin enthaltenen Daten manuell gelöscht werden, um eine Überschreitung der Lizenzen zu vermeiden.
• Wenn im Zuge des Import-Vorgangs unerwartete Fehler auftreten, bleiben bereits erstellte bzw. aktualisierte Benutzerkonten jedenfalls erhalten. Ein „Rollback“ wird nicht durchgeführt.
• Wenn Sie das Feld „Hat eigenen Besuchsplan“ für einen Benutzer auf „Nein“ stellen, werden die Daten (Kunden, Termine, Berichte, …) dieses Benutzerkontos gelöscht. In Notfall greifen Sie auf einen Wiederherstellungspunkt zurück.