Vor allem aus der pharmazeutischen Branche haben wir vermehrt die Anforderung erhalten, dass ein Kunde von zwei oder sogar drei Außendienstmitarbeitern regelmäßig besucht werden soll, um so noch mehr Aufmerksamkeit vom Kunden zu erhalten. Es gilt aber zu vermeiden, dass sich diese Außendienstmitarbeiter beim selben Kunden „die Klinke in die Hand geben“ – d.h. idealerweise soll in einer Woche immer höchstens ein Mitarbeiter beim Kunden vorstellig werden. Dies erfordert allerdings Koordinationsaufwand.
portatour® bietet dazu seit dem heutigen Update Unterstützung an. Pro Kunde kann eine sogenannte „Planungseinschränkung“ auf Kalenderwochenbasis hinterlegt werden. Zur Eingabe klicken Sie auf das Stift-Symbol bei den Planungsparametern in der Kundendetailansicht.
Wenn beispielsweise ein Kunde von zwei Kollegen regelmäßig betreut werden soll, stellt der erste Kollege beim Kunden die Planungseinschränkung „Nur in geraden Wochen“ und der zweite Kollege „Nur in ungeraden Wochen“ ein. So wird sichergestellt, dass bei der automatischen Besuchsplanung in portatour® der Kunde nie in derselben Woche bei beiden Kollegen zum Besuch vorgeschlagen wird.
Die Bearbeitung der Planungseinschränkung von Kunden steht auch über die erweiterte Kundensuche und anschließender Massenbearbeitung zur Verfügung. So kann die Planungseinschränkung zum Beispiel rasch auf PLZ-Gebiete angewendet werden. Zusätzlich erlaubt auch der Kunden-Export und Re-Import das massenweise Setzen von Planungseinschränkungen.
Tipp: Wenn sich zwei Kollegen dasselbe Gebiet teilen, empfiehlt es sich, dieses Gebiet in zwei geographische Hälften zu teilen, z.B. Süden/Norden oder Stadt/Umland. Pro Gebiet setzen die Kollegen entgegengesetzte Planungseinschränkungen. Durch diese Vorgehensweise unterstützt man die Planung von kilometeroptimierten Touren, da in einer Woche immer nur Kunden einer kompakten geographischen Hälfte herangezogen werden.
Zur Kontrolle der Planungseinschränkungen kann die Färbung der Kunden auf der Karte gemäß Einschränkung erfolgen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol rechts oben und dann „Färbung: Planungseinschränkung“:
Zu beachten:
- Die Planungseinschränkung „Nur in geraden Wochen“ bedeutet nicht automatisch, dass der Kunde alle 2 Wochen eingeplant wird. Die Häufigkeit wird weiterhin durch das eingestellte Besuchsintervall bestimmt. Die Planungseinschränkung bedeutet lediglich, dass ein Besuch nur in geraden Wochen vorgeschlagen werden darf. Das kürzeste sinnvolle Besuchsintervall bei Benutzung von dieser Planungseinschränkung ist demnach 14 Tage.
- Beide Kollegen müssen bei den gemeinsam betreuten Kunden die Planungseinschränkungen separat einstellen – und zwar entgegengesetzt. Es reicht nicht, wenn nur einer die Einschränkung hinterlegt.
- Wollen Sie in der Kundenliste gezielt Kunden filtern, wo Sie noch keine Planungseinschränkung gesetzt haben? Oder Kunden, die laut Planungseinschränkung heute besuchbar sind? Nutzen Sie die erweiterte Kundensuche! Dort gibt es die neue Filterung nach „Planungseinschränkung“.
- Wenn ein Kunde von drei Kollegen besucht wird, ist die Planungseinschränkung „Nur jede 3. Woche“ anzuwenden, wobei der erste Kollege die Einschränkung „ab KW 1“, der zweite Kollege „ab KW 2“ und der dritte Kollege „ab KW 3“ wählt. „ab KW 1“ bedeutet, dass die Kalenderwochen 1, 4, 7, 10, usw. erlaubt sind. „ab KW 2“ bedeutet Kalenderwochen 2, 5, 8, 11, usw. „ab KW 3“ analog noch eine Woche später. Das kürzeste sinnvolle Besuchsintervall ist 21 Tage.
- Manuell erstellte Termine bei Kunden haben höchste Priorität und sind auch in Wochen mit Planungseinschränkung möglich. Bei der Terminfindungsfunktion „Geeigneten Tag finden“ werden Tage mit Planungseinschränkung allerdings grau markiert, um daran zu erinnern, dass ein Kollege in dieser Woche den Kunden möglicherweise besucht.