12 consejos para implantar con éxito software de planificación de rutas para su servicio de campo

¿Trabaja en su empresa con un servicio de campo para ventas, asesoría o servicio al cliente? ¿Desea introducir un software de planificación de rutas operativas para planificar mejor las visitas diarias al cliente? Haciéndolo, es posible lograr un 25 % de aumento en la eficiencia de forma permanente. Pero para cosechar estos frutos, primero hay que implementarlo y, el software en sí puede ser tan bueno como el mejor, pero la implantación dependerá mucho de lo que usted haga bien o mal.

En cualquier caso, deberá tomarse en serio los siguientes 12 consejos, que hemos recopilado a partir de más de 100 implantaciones anuales exitosas del software de planificación de rutas portatour® en empresas de todo el mundo.

  1. Quienes toman las decisiones deben remar juntos. La gerencia, los responsables de ventas y los de TICs deben respaldar el proyecto de planificación de rutas y comunicarlo de manera positiva a los representantes de campo. ¿Aún no están todos de acuerdo? Entonces preocúpese de aclararles las ventajas y comuníqueselas también a los responsables de la toma de decisiones.
  2. ¡Despacito y con cuidado! Incluso si hubiera preferido haber implementado ya ayer su sistema de optimización de rutas para toda la plantilla , por favor, empiece con un proyecto piloto controlado para representantes de campo seleccionados. Así podrá eliminar todos los problemas iniciales en paz y ahorrarse las críticas del equipo. Cuando los usuarios piloto tengan tablas usando portatour®, se correrá la voz y todo el equipo querrá participar.
  3. Le recomendamos comenzar con de 5 a 10 usuarios piloto. ¿Menos de cinco? Si algunos se ausenta debido a una enfermedad, vacaciones o despido, nos faltará masa de usuarios para tener experiencia significativa. ¿Más de 10? Se sentirá como si estuviera cuidando de una manada de toros.
  4. Empiece con los mejores. Los usuarios piloto adecuados son aquellos con afinidad a la tecnología, de mente abierta y que deseen mejorar por sí mismos. Las personas inadecuadas son aquellas que quieren trabajar «como siempre» o que son escépticas con respecto a la tecnología. No importa lo bueno que sea el software: volar con los pilotos equivocados será garantía de que su proyecto nunca despegue, mientras que los adecuados harán que vuele sin turbulencias.
  5. Haga la tarea en su sistema CRM. Cuanto peor sea la calidad de las direcciones en su CRM, más clientes «muertos» poblarán su CRM actuando como zombis y peor funcionará la optimización de rutas. Si usted llena la basura del CRM en su sistema de planificación de rutas, la basura acabará apestando. Para asistencia, siga estas instrucciones para la preparación de sus datos.
  6. Defina áreas y objetivos realistas. ¿Los territorios de los representantes tienen el tamaño adecuado? ¿Tienen demasiados o muy pocos clientes? ¿Se ha determinado qué cliente debe visitarse con mayor o menor frecuencia, por ejemplo, por una clasificación A-B-C? Si alguna cuestión aquí aún no está clara, haga las mejoras necesarias en su planificación estratégica de ventas y de territorio.
  7. El sistema debe funcionar antes de que su servicio de campo se ponga en marcha. Antes de empezar: ¡Ajuste, pruebe, preste atención a la calidad de los datos! Para ello, estaremos encantados de ayudarle en un taller sobre configuración. Durante la fase piloto, los usuarios deben concentrarse en visitar a más clientes y en conducir menos kilómetros, y no en resolver errores que ya deberían haberse resuelto. Para eso se necesita al técnico de TICs en el equipo, y no al practicante.
  8. Deles formación a los nuevos usuarios. «Aprender haciendo» es bueno, pero los saltos a ciegas no son recomendables. Durante el primer día del proyecto, ofrezca una formación obligatoria tanto para los usuarios piloto del servicio de campo como para el responsable de ventas y el equipo de TICs. Haga que la formación inicial la impartan expertos que conozcan la mejor forma de implantar el nuevo software para poder contestar cualquier pregunta individual. En portatour® le ofrecemos estas formaciones de usuarios y, más tarde, serán los usuarios iniciales los que formen internamente a otros compañeros, creando así una «pirámide formativa».
  9. Preguntar y hacer crítica es bueno, siempre y cuando usted responda. Los representantes de campo harán preguntas y también criticarán el software y el nuevo proceso, eso está bien ya que demuestra interés. Nombre además a una persona como contacto central, por ejemplo, un técnico de TICs, o un director de proyecto o de ventas, para que se encargue de responder a cualquier consulta con prontitud y de responder a todos los usuarios piloto para que aprendan de los errores y problemas de los demás. Así esta persona de contacto se posicionará como un centro de conocimiento «interno» sobre planificación de rutas y le hará a usted independiente de los servicios de soporte externos.
  10. Ponga el proyecto piloto en modo productivo. Desde el momento en que sus representantes de campo utilizan la planificación de rutas en modo de proyecto piloto, generan datos reales: Citas, informes de visita, datos de clientes. Estos datos son valiosos y usted debe asegurarse de que no desaparezcan en la papelera, sino que se puedan transferir a los sistemas existentes.
  11. Tenga valor y tome nuevos caminos. Aquellos que continúen recorriendo las mismas rutas que antes, seguirán obteniendo los mismos resultados. Por eso, por favor, tire por la borda sus «rutas comprobadas», porque el proyecto piloto en sí ya le está sirviendo de experimento controlado. No se rinda ante los representantes de campo que quieran seguir «visitando siempre a su cliente favorito para tomar un café los miércoles». Permítanos calcular nuevas rutas optimizadas para usted y recórralas también. Solo asi se podrá visitar hasta un 25 % más de clientes.
  12. Mida y mejore constantemente, no solo al final. No espere hasta el final del proyecto piloto para recopilar información, ya que puede tener un final triste, ni tampoco use cuestionarios: en lugar de eso, acompañe a sus usuarios piloto, lea el portatour® Report a diario, compruebe las rutas planificadas y consulte a los usuarios piloto en intercambios de preguntas y respuestas sobre lo aprendido. Así, los problemas se resolverán inmediatamente y los éxitos se comunicarán directamente a todos.

Le deseamos mucho éxito. ¿Alguna pregunta? El equipo de expertos del planificador de rutas portatour® está a su disposición: www.portatour.com