Preparando los datos para planificar automáticamente nuestras rutas. ¿Qué hacer? ¿Qué hay que tener en cuenta?

Ha decidido equipar a su equipo de representantes de ventas con portatour® para estructurar y reforzar sus ventas y visitas a clientes. En este artículo encontrará información sobre cómo preparar los datos de sus clientes para que su proyecto sea todo un éxito desde el principio. Aquí encontrará también más consejos valiosos para implementar exitosamente portatour® en su empresa.

Las propuestas de rutas que hace portatour® serán tan buenas como los datos que usted haya importado. Si hace un buen trabajo al importar datos, se beneficiará desde el principio y para sus colegas será un placer trabajar con portatour®. Esto significa que se visitará a los clientes correctos, que nunca se olvidará a ningún cliente y que se lograrán más visitas a clientes por día, pasando menos tiempo en el coche.

¿De dónde proceden los datos?

Los datos del cliente se gestionan habitualmente en un sistema CRM o ERP. La fuente de datos para portatour® suele provenir de una exportación de datos de estos sistemas en formato CSV o Excel. En la mayoría de las empresas hay un compañero de TICs que es responsable de estos sistemas y al que se debe integrar en el proyecto desde el principio.

¿Qué se entiende por «clientes» en portatour®?

Para portatour®, un «cliente» es cada dirección a la que debe dirigirse su equipo comercial. Se trata de clientes existentes, pero también de clientes potenciales o antiguos clientes que debemos recuperar. Para ello, importe en portatour® cualquier dirección que desee visitar.

Campos obligatorios

Su fichero primario de datos de clientes deben contener por lo menos los siguientes campos:

• Nombre del cliente
• Dirección del cliente: cada elemento de la dirección tiene que estar en una columna separada: el código postal, la ciudad y la calle con el número de vivienda. Opcionalmente también una columna para el país si sus clientes están repartidos en varios países.
• Número del cliente: u otro identificador único por ejemplo, un ID de registro en su sistema CRM/ERP. Este ID quedará definido como un campo clave al importar sus datos en portatour® y se utilizará para identificar a los clientes al actualizar los datos.

Campos recomendados para determinar la planificación de visitas

Añada columnas con la lsiguiente información para determinar la planificación de visitas de cada cliente:

• Intervalo de visita: ¿Con qué frecuencia se debe visitar al cliente? Indíquela en días entre las visitas o con el número de visitas por año.
• Fecha de la última visita: ¿Cuándo fue la última vez que el representante visitó a este cliente?
• Duración prevista: ¿Cuánto tiempo suele durar en minutos una visita a este cliente?

Tenga en cuenta lo siguiente para los intervalos de visita:

• Si no desea visitar regularmente a clientes específicos, introduzca un «0» en el intervalo de visita.
• Para visitar clientes a intervalos diferentes según una clasificación (p. ej., clientes nivel A cada 14 días, clientes nivel B cada 30 días, clientes nivel C cada 90 días). Para ello, utilice los campos para fórmulas en su programa de fuente de datos.
• Por ejemplo, si sus datos están almacenados en Excel, inserte una fórmula  que determine el intervalo de visita utilizando las categorías de los clientes.
• Los sistemas CRM y ERP también ofrecen campos de fórmulas o flujos de trabajo. Se recomienda implementar estas fórmulas directamente en el sistema fuente para reducir así el trabajo manual posterior.

Hay tres maneras posibles para importar la fecha de la última visita:

1. Importar 1:1 en portatour® la fecha de la última visita y utilizarla en portatour® desde el primer cálculo. Esto tiene la ventaja de que los clientes que han sido visitados recientemente no se planificarán inmediatamente para una nueva visita. Sin embargo, si la fecha de la última visita no está actualizada en su sistema y contiene datos obsoletos, portatour® le propondrá primero estos clientes que están más atrasados. Pero eso también puede representar una desventaja.
2. No importar la fecha de la última visita. Esto tiene la ventaja de que portatour® puede optimizar geográficamente desde el primer día y no estará limitado al planificar a los clientes atrasados. Sin embargo, puede ocurrir que portatour® proponga a los clientes visitados recientemente. Para evitarlo, los representantes de ventas pueden introducir manualmente en portatour® las visitas de la semana pasada.
3. Importar la fecha de la última visita desde una fecha determinada. Este enfoque combina las ventajas de las dos opciones anteriores. Importe una fecha de la última visita al cliente que no sea muy atrás en el tiempo, por ejemplo, durante los últimos 30 días. Al hacerlo, borre los datos obsoletos del fichero de importación. Así usted recibirá propuestas de rutas útiles. Los clientes recientemente visitados no volverán a proponerse inmediatamente y los clientes no visitados durante mucho tiempo no se marcarán como atrasados inmediatamente. Si no está seguro de cuál es la variante adecuada para usted, póngase en contacto con nosotros.

Nota: portatour® calcula el plazo de vencimiento de un cliente a partir de la fecha de la última visita y del intervalo de visita fijado. Así, portatour® programa automáticamente para una visita aquellos clientes con plazos vencidos y atrasados, mostrándolos en amarillo y/o rojo en el mapa de clientes.

Campos opcionales para gestionar la planificación de visitas

Estos campos son opcionales y no se suelen importar en la mayoría de los casos:

• Horarios de apertura (horarios de visita) de los clientes: Dos ventanas de tiempo son posibles por día de la semana, por ejemplo, lunes de 08:00-12:00 y de 14:00-17:00. En este caso, su fichero de importación necesitará cuatro columnas para el lunes, que contendrán los valores 08:00, 12:00, 14:00 y 17:00. Repita esta acción para cada día de la semana.
• Geo-Posición: Las coordenadas GPS (longitud + latitud) del cliente en el mapa. Si no se especifican, portatour® determinará de forma independiente la ubicación del cliente usando su dirección al importarlo mediante «geocodificación» automática.

Campos personalizados

De forma opcional, en portatour® pueden crearse e importarse hasta 100 campos personalizados. Utilice estos campos para proporcionar al representante comercial toda la información que necesita para planificar, contactar y prepararse para una visita.

Por ejemplo, importe:

• Datos de contacto, como número de teléfono, dirección de correo electrónico, persona de contacto
• Clasificación de clientes como A, B, C o sector
• Volumen de ventas
• Fecha del último pedido

Los campos personalizados deben crearse en portatour® antes de la primera importación para que así estén disponibles durante el proceso de importación. Para ello, vaya a Opciones -> Campos personalizados -> Clientes.

Consejo: Haga clic en el signo de interrogación de la esquina superior izquierda para acceder a la ayuda contextual en línea con información útil.

Le recomendamos incluir en el archivo toda la información potencialmente relevante del cliente al exportar los datos de sus clientes desde su sistema CRM/ERP. La experiencia nos ha demostrado que eliminar columnas innecesarias requiere menos tiempo que solicitar y añadir información adicional.

¿En qué formato deberían estar disponibles los datos?

Buenas noticias. No es necesaria una estructura fija para el fichero de importación. Simplemente ponga a disposición los datos de cliente como archivos Excel, CSV u ODS. La asignación de los campos de su fichero Excel a los campos de portatour® se realiza en portatour® y sólo tiene que hacerse una vez.

Es importante que cada cliente figure como un registro de datos separado en una línea. Además, que cada información para cada campo en portatour® (por ejemplo, el número del cliente) esté almacenada como una columna separada en el fichero de importación.

Por lo general, los datos se almacenan en tablas con un encabezamiento, el cual deberá contener el nombre del campo (por ejemplo, «Nombre» o «Código postal») para aumentar la claridad. No se soportan las tablas dinámicas.

Evite estos 6 errores

1. Compruebe si hay duplicados de números de cliente en su archivo y elimínelos si es necesario.
2. Tenga en cuenta que los campos pueden contener un cero a la izquierda (por ejemplo, en un código postal o un número de teléfono). Este cero a la izquierda podría desaparecer en Excel si la celda tiene formato numérico. Por tanto los campos relevantes deben tener formato de texto.
3. Para garantizar una geocodificación exacta de las direcciones, recomendamos que el campo «Calle» contenga únicamente la calle y el número de la vivienda. Deberá omitirse información adicional como, por ejemplo, «entrada en el patio» o similar. Los datos adicionales de la dirección se pueden guardar como notas con el cliente.
4. Asegúrese de que los datos sean coherentes. ¿Desea grabar la clasificación A-B-C como un campo de selección en portatour®? Compruebe si la columna correspondiente contiene solo los valores «A», «B» y «C».  Utilice filtros para controlarlo en Excel.
5. Asegúrese de que solo tiene un encabezamiento. Verifique los nombres de los campos individuales.
6. Elimine fragmentos de datos debajo de la tabla (como las líneas de totales). Ningún otro dato debe aparecer después de los clientes.

Un archivo general con todos los clientes o uno para cada comercial

Para la importación de clientes en portatour® usted puede utilizar un único archivo general con los clientes de todos los comerciales o varios archivos de clientes, uno por cada comercial.

• Un único archivo general con los clientes de todos los comerciales:
  Con la cuenta de empresa puede importar todos los clientes de todos los comerciales con una sola importación. Para eso deberíamos tener un archivo conteniendo todos los clientes de todos sus representantes de ventas. En este archivo cada cliente requiere una asignación única a un usuario (columna con el número de empleado o la dirección de correo electrónico del comercial).
• Un archivo por comercial:
  Los datos de los clientes también se pueden importar por separado para cada comercial a nivel de usuario. Para ello, tenga preparado un archivo de importación individual para cada comercial, el cual contenga únicamente los datos del comercial respectivo. Para ahorrar tiempo durante la importación o para automatizar el proceso, la estructura de las tablas de los archivos debe ser uniforme.

Consejo: se recomienda enviar los archivos de importación de los territorios individuales a los comerciales por adelantado. El equipo de ventas debe ser informado de los datos que se importarán para ellos y deberán ponerse en contacto con usted en caso de preguntas o irregularidades.

¿Cuántos datos de cliente puedo importar?

Se puede importar un máximo de 3.000 registros de datos (clientes) por cada delegado comercial, de los cuales un máximo de 1.000 clientes tienen intervalos de visita asignados.

Si se necesita visitar más de 1.000 direcciones, fije inicialmente un intervalo de visita solo para aquellos clientes que desee visitar primero y que tengan la máxima prioridad. Priorice también guiándose por otros criterios, como volumen de ventas, potencial o número de empleados. No filtre por criterios geográficos ya que debe haber clientes disponibles para visitar en cada región.

¿Varias direcciones o personas de contacto por cliente?

Si tiene varias direcciones por cliente (dirección de entrega, dirección de facturación, etc.), decida cuál de estas direcciones debe visitar el equipo de ventas e importe solo éstas.

¿Desea visitar a varias personas de contacto por separado en una empresa determinada y quizás en intervalos diferentes? Entonces, cree cada persona de contacto como cliente en portatour®, si bien tales clientes podrán seguir teniendo la misma dirección. Por ejemplo, puede crear varios médicos como clientes diferentes a visitar, todos trabajando en el mismo hospital.

Si desea saber más sobre las ventajas y desventajas de estas opciones, contáctese con nosotros.

¿Su recompensa por hacer un buen trabajo aquí?

Invierta tiempo ahora preparando sus datos y se beneficiará a largo plazo de su buena calidad. Una buena calidad de datos ayuda a garantizar que el proyecto de planificación de rutas funcione de forma óptima desde el principio. Sus compañeros de ventas estarán contentos y motivados para trabajar con portatour® y no se sentirán molestos por errores en los datos. También usted se beneficiará de ello: se visitarán a los clientes adecuados en el momento adecuado, no se olvidarán de ningún cliente, y recorrerán menos kilómetros, logrando más visitas al día y así generarán más ventas.

¿Cómo me ayuda el equipo de portatour® al importar datos?

¡Con un taller sobre configuración! En este taller en línea,  configuramos portatour® a su lado y cargamos los datos de sus clientes. Así comprobamos la calidad de los datos, le asesoramos en la selección de los campos y los cargamos juntos. Aquí recibirá valiosos consejos y trucos, evitará errores en la configuración y garantizará un comienzo rápido y productivo para su equipo comercial.

Aprenda más acerca del taller sobre configuración aquí.

Los datos están importados, ¿Y ahora qué? ¡Actualizar, automatizar, ahorrar tiempo!

Para simplificar la sincronización de datos en el futuro, asegúrese de que, la primera vez que los tenga disponibles, los datos se puedan exportar automáticamente desde su sistema CRM o ERP con solo pulsar un botón. Reduzca al mínimo el procesamiento manual de sus datos. En particular, los nombres de los campos en el encabezamiento del archivo deben permanecer inalterados.

Si desea sincronizar de forma regular y automática los datos de su sistema CRM o ERP con portatour®, utilice la interfaz de portatour® (API). Así ya no tendrá que preocuparse por actualizar manualmente los datos. Obtenga más información sobre la API aquí.

Ofrecemos un taller sobre la API en el que le mostramos cómo configurarla. La experiencia demuestra que, después de dos horas y con la ayuda de este taller, podrá importar y exportar datos automáticamente, al menos como prototipo.

Nota: Para actualizar los datos de clientes a través de la API, se requiere una identificación única de los clientes. Verá que realizar previamente un minucioso trabajo vale la pena.

Los datos de clientes están listos. ¿Qué hago con los usuarios, las citas y los informes?

Además de importar los datos de clientes, también es opcionalmente posible importar y exportar los siguientes datos en portatour®:

• Usuarios: La importación de usuarios le ahorra tener que crearlos manualmente en la gestión de usuarios de portatour®. Esto es muy útil si va a trabajar con más de 10 usuarios en portatour®. La siguiente información es necesaria para la importación: Nombre, apellido, dirección de correo electrónico, dirección del domicilio (para los representantes de ventas). Opcionalmente, también puede importar el número de empleado, el nombre del grupo de usuarios y el nivel de autorización («usuario», «supervisor», «administrador»)
• Citas: Si sus compañeros ya han fijado muchas citas con antelación y están disponibles en formato electrónico, también las podrá importar.
• Informes: Si los historiales de visita están disponibles en formato electrónico, también es posible importarlos.

La importación y exportación de todos los tipos de datos es análoga a la de los datos del cliente. El formato de archivo, así como el proceso de importación y exportación y las características de calidad son similares a las de la importación de datos del cliente. Por supuesto, también estaremos encantados de ayudarle con un taller sobre configuración exclusivo y personalizado.