Preparação de dados para roteirização automática: Como fazer? O que levar em consideração?

Estamos no ponto de partida – o projeto de roteirização para a sua força de vendas está prestes para começar. Neste artigo, você encontrará informações sobre como preparar os dados do cliente para que o seu projeto seja um sucesso completo desde o início. Dê uma olhada nestas dicas valiosas adicionais sobre a introdução bem sucedida de portatour®.

Os roteiros gerados pelo portatour® somente podem ser tão bons quanto os dados que você importa. Se você fizer um bom trabalho aqui, você se beneficiará a partir do primeiro momento e os seus colegas ficarão felizes em trabalhar com o portatour®. Isso significa que os clientes certos são atendidos, nenhum cliente é jamais esquecido, você faz mais visitas ao cliente por dia enquanto gasta menos tempo ao volante.

Qual a origem dos dados?

Os dados do cliente são tradicionalmente gerenciados em um sistema CRM ou ERP. A fonte de dados para o portatour® é geralmente uma exportação de dados de tal sistema no formato CSV ou Excel. Na maioria das empresas, existe um colega de TI responsável por tal sistema. É sempre uma boa ideia envolver esse colega no projeto desde o início.

O que portatour® quer dizer com “clientes”?

Para o portatour®, cada endereço para onde a sua equipe externa deve ir é um “cliente”. Estes incluem clientes existentes, bem como clientes potenciais, além de antigos clientes a serem reconquistados. Em suma, importe todos os endereços que você deseja visitar.

Campos obrigatórios

Seus dados mestres de cliente devem consistir em pelo menos os seguintes campos:

  • Nome do cliente
  • Endereço do cliente: Um campo separado para CEP, cidade e rua com número do edifício. Opcionalmente, inclua o país se os seus clientes estiverem em vários países.
  • Número do cliente ou outro identificador único (por exemplo, ID do registro no sistema CRM / ERP). Esse ID é definido como campo-chave durante a importação e é usado para identificar clientes durante atualizações subseqüentes.

Campos recomendados para o controle da roteirização

Você pode usar os seguintes campos para determinar individualmente o modo da roteirização para cada cliente:

  • Intervalo de atendimento: com que freqüência o cliente deve ser visitado? Esse valor é especificado em dias entre as visitas ou como o número de visitas por ano.
  • Último atendimento: quando foi a última vez que o representante externo visitou esse cliente?
  • Duração: Quanto tempo dura geralmente uma visita a esse cliente, em minutos?

Observe o seguinte para o intervalo de atendimento:

  • Se clientes individuais não devem ser atendidos regularmente, insira um “0” como o valor do intervalo de atendimento.
  • Para atender clientes em intervalos diferentes, dependendo de uma classificação (por exemplo, clientes A a cada 14 dias, clientes B a cada 30 dias, clientes C a cada 90 dias), use os campos de cálculo na sua fonte de dados.
  • Por exemplo, se os seus dados estiverem armazenados no Excel, insira uma fórmula que determine o intervalo de atendimento com base na categoria.
  • Os sistemas CRM e ERP também oferecem campos de cálculo ou fluxos de trabalho. Recomenda-se que você implemente essas fórmulas diretamente na origem para reduzir o pós-processamento manual.

Para a data do último atendimento, existem três opções práticas para importar dados:

  1. A data do último atendimento é salva 1: 1 no portatour® e é usada a partir da primeira roteirização. Isso tem a vantagem de que os clientes que foram visitados recentemente não são imediatamente sugeridos novamente. No entanto, se a data do último atendimento não foi bem mantida no seu sistema e houver dados desatualizados, o portatour® sugerirá primeiramente esses clientes vencidos. Isso também pode ser uma desvantagem.
  2. A data do último atendimento não é importada. Isso tem a vantagem de que o portatour® pode roteirizar geograficamente desde o primeiro dia e não fica restrito por clientes vencidos em sua roteirização. No entanto, é possível que os clientes que foram atendidos recentemente também possam ser agendados. Para evitar isso, os representantes externos poderiam, por exemplo, inserir os atendimentos da semana anterior manualmente no portatour®.
  3. A data do último atendimento é importada a partir de uma data específica. Essa abordagem combina as vantagens das duas abordagens acima. Importe somente a data do último atendimento para clientes cujo atendimento não foi há muito tempo, por exemplo, nos últimos 30 dias. Exclua os dados obsoletos do arquivo de importação. Se não tiver certeza de qual é a opção certa para você, basta entrar em contato conosco e teremos prazer em ajudar.

Observação sobre a urgência: Os clientes vencidos e atrasados são agendados automaticamente pelo portatour® para um atendimento e visualizados respectivamente em amarelo e vermelho no mapa.

Campos opcionais para o controle da roteirização

Esses campos são opcionais e não são importados na maioria dos casos:

  • Horário de funcionamento dos clientes (horário de visita): São possíveis dois expedientes por dia da semana, por ex. segunda-feira: das 08:00h às 12:00h e das 14:00h às 17:00h Nesse caso, o seu arquivo de importação precisa de quatro colunas para segunda-feira, que contêm os valores 08:00, 12:00, 14:00 e 17:00.
  • Geolocalização: As coordenadas GPS (longitude + latitude) do cliente no mapa. Se isso não for especificado, o portatour® determinará automaticamente a geolocalização durante a importação do cliente usando o endereço como parte do processo de “geocodificação” automática.

Campos personalizados

Opcionalmente, até 100 campos personalizados podem ser livremente criados e importados no portatour®. Use esses campos para fornecer à força de vendas todas as informações necessárias para planejar, entrar em contato e se preparar para um atendimento.

Por exemplo, importe:

  • Dados de contato, como número de telefone, endereço de e-mail, pessoa de contato
  • Classificações de cliente, como A, B, C ou setor
  • Volume de vendas
  • Data do último pedido

Campos personalizados devem ser criados no portatour® antes da primeira importação para serem disponível durante o processo de importação. Isso é feito em Opções -> Campos Personalizados -> Clientes.

Pista: Clique no ponto de interrogação na parte superior esquerda de uma janela do portatour® para acessar a ajuda online sensível ao contexto, repleta de informações úteis.

Recomendamos que, ao exportar dados do cliente do sistema CRM / ERP, todas as informações potencialmente relevantes sejam enviadas para o arquivo. A experiência demonstrou que remover colunas que não são necessárias consome menos tempo do que obter e acrescentar informações adicionais mais tarde.

Em qual formato os dados devem estar?

Boas notícias: uma estrutura fixa para o arquivo de importação não é necessária. Basta disponibilizar os dados do cliente em um arquivo Excel, CSV ou ODS. A atribuição dos campos do seu arquivo Excel aos campos no portatour® é feita no portatour® e precisa ser realizada apenas uma vez.

É importante que cada cliente seja listado como um registro de dados separado em sua própria linha e que cada campo de informação (por exemplo, número do cliente) seja armazenado como uma coluna separada no arquivo de importação.

Normalmente, os dados são armazenados como tabelas com uma linha de cabeçalho, em que o cabeçalho tem o nome do campo salvo (por exemplo, “Nome” ou “CEP”) para facilitar o entendimento. Tabelas dinâmicas não são suportadas.

Evite estas 6 armadilhas

  1. Verifique o seu arquivo para duplicatas nos números do cliente e remova-os.
  2. Observe que os campos podem conter um zero à esquerda (por exemplo, em um CEP ou número de telefone). Esse zero inicial pode desaparecer no Excel se a célula estiver formatada como um número. Assim, formate os campos relevantes como texto.
  3. Para garantir a geocodificação exata dos endereços, recomendamos que o campo “Rua” contenha apenas a rua com o número do edifício. Complementos como “1º e 2º andares” ou algo semelhante devem ser omitidas. Os detalhes adicionais do endereço podem ser armazenados como notas no portatour® na respectiva entrada do cliente.
  4. Assegure-se de que os dados estejam consistentes. Deseja salvar a categorização ABC como campo de seleção no portatour®? Verifique se apenas os valores “A”, “B” e “C” estão realmente contidos na respectiva coluna. Use filtros no Excel para verificar isso.
  5. Certifique-se de que você tenha apenas uma linha de cabeçalho. Verifique os nomes dos campos individuais.
  6. Remova os fragmentos de dados abaixo da tabela (como totais de linhas). Nenhum outro dado deve seguir depois dos clientes.

Um arquivo de clientes por representante externo

Os clientes são importados separadamente para cada representante externo. Portanto, tenha um arquivo de importação separado com apenas os dados do cliente disponíveis para cada representante externo individual. Para economizar tempo e automatizar o processo de importação, a estrutura da tabela dos arquivos a serem importados deve ser consistente.

Se não for possível, por motivos técnicos, criar um arquivo de importação para cada representante externo, um ID único para o representante (por exemplo, número de matrícula) deve ser armazenado na primeira coluna do arquivo. Isso facilita a filtragem e a subsequente divisão de arquivos.

Pista: Envie com antecedência os arquivos de importação com as listas de clientes que devem ser carregados para o portatour® aos representantes de vendas individuais. Os representantes devem ser informados sobre os dados que serão importados. Devem entrar em contato com você em caso de dúvidas ou anomalias.

Quantos dados do cliente posso importar?

Um máximo de 3.000 registros de dados (clientes) podem ser importados por representante externo, onde um máximo de 1.000 clientes pode ter um intervalo de atendimento atribuído.

Se você precisar visitar mais de 1.000 endereços, defina inicialmente um intervalo de atendimento apenas para os clientes que deseja visitar primeiro e que têm a prioridade mais alta. Você pode priorizar com base em vários critérios, como volume de vendas ou potencial ou número de funcionários. Não filtre por localização geográfica – clientes devem estar disponíveis para visitas em todas as regiões de uma área de atendimento.

Vários endereços ou pessoas de contato por cliente?

Se você tiver vários endereços por cliente (endereço de entrega, endereço de cobrança, etc.), decida qual desses endereços a força de vendas de campo deve visitar e importe apenas isso.

Várias pessoas de contato são visitadas separadamente, talvez também em intervalos diferentes? Então, crie cada pessoa de contato como um cliente separado no portatour®. Todos eles podem ter o mesmo endereço. Por exemplo, você pode criar vários médicos a serem atendidos, todos trabalhando no mesmo hospital, como clientes diferentes.

Se você quiser saber mais sobre as vantagens e desvantagens relativas a cada uma das abordagens, entre em contato conosco.

A sua recompensa por fazer um bom trabalho aqui?

Invista tempo na preparação de dados e você se beneficiará de uma boa qualidade de dados a longo prazo. A alta qualidade de dados ajuda a assegurar o sucesso o seu projeto de roteirização desde o início. Os seus colegas no campo ficarão felizes e motivados para trabalhar com o portatour® e não ficarão incomodados com erros de dados. Você também se beneficia disso: os clientes certos são atendidos no momento certo, nenhum cliente é esquecido, menos quilômetros são percorridos, mais visitas ao cliente por dia são alcançadas e, portanto, mais vendas são geradas.

Como a equipe do portatour® me ajuda com a importação?

Com um workshop de configuração! Durante este workshop online, o portatour® é configurado junto com você e preenchido com dados do cliente. Verificamos a qualidade dos dados, informamos sobre a seleção de campos e carregamos os dados juntos. Você recebe dicas e truques valiosos, evita armadilhas de configuração e garante um início rápido e produtivo para a sua força de vendas.

Saiba mais sobre o workshop de configuração aqui.

Os dados são importados. O que acontece depois? Atualize, automatize e economize tempo!

Para simplificar a futura sincronização de dados, certifique-se de que, na primeira vez em que os dados são fornecidos, eles possam ser exportados automaticamente do seu sistema CRM ou ERP com o toque de um botão. Reduza o processamento manual ao mínimo. Acima de tudo, os nomes de campo na linha de cabeçalho devem permanecer inalterados.

Se você quiser sincronizar os dados do seu sistema CRM ou ERP regular e automaticamente com o portatour®, use a interface de programação de aplicativos (API) do portatour®. Dessa forma, você não precisa mais se preocupar se os dados estão atualizados. Saiba mais sobre a API aqui.

Oferecemos um workshop de API onde mostramos como configurar a interface. A experiência mostrou que com a ajuda deste workshop, uma importação e exportação automática de dados, pelo menos de forma prototípica, já é possível após 2 horas.

Observação: Para atualizar os dados do cliente por meio da API, é necessária um identificador único do cliente. Aqui você vê como o trabalho preparatório minucioso já vale a pena.

Os dados do cliente estão prontos. O que faço com usuários, compromissos e relatórios de visita comercial?

Além de importar dados do cliente, é opcionalmente possível importar e exportar os seguintes dados no portatour®:

  • Usuários: A importação de dados do usuário evita que você tenha que criar usuários manualmente no gerenciamento de usuários. Isso é útil se mais de 10 usuários estiverem trabalhando com o portatour®. As seguintes informações são necessárias para a importação: nome, sobrenome, endereço de e-mail, endereço do domicílio (para a equipe externa). Opcionalmente, você também pode importar o número de matrícula, o nome do grupo de usuários e o nível de autorização (“Usuário”, “Supervisor”, “Administrador”).
  • Compromissos: Se os seus colegas já tiverem agendado muitos compromissos antecipadamente e esses estiverem disponíveis em formato eletrônico, também poderão ser importados.
  • Relatórios: Se os relatórios de visita comercial históricos estiverem disponíveis em formato eletrônico, eles também poderão ser importados.

A importação e exportação para todos os tipos de dados é análoga à dos dados do cliente. Tanto o formato de arquivo, o processo de importação e exportação e os atributos de qualidade são semelhantes à importação de dados do cliente. Naturalmente, ficaremos felizes em ajudá-lo com um workshop de configuração exclusiva e individual.