Preparazione dei dati per la pianificazione di percorso automatica: cosa fare? A cosa prestare attenzione?

Si parte! Il progetto di pianificazione di percorso per la tua forza vendita è in fase di avvio. Questo articolo ti fornisce suggerimenti per la preparazione dei tuoi dati cliente, in modo che il tuo progetto sia un successo fin dall’inizio. Altri preziosi consigli per un inserimento di successo di portatour® nella tua azienda sono disponibili qui.

I suggerimenti di percorso di portatour® possono essere tanto buoni quanto i dati che importi. Se farai un buon lavoro, ne beneficerai dall’inizio e i tuoi colleghi lavoreranno volentieri con portatour®. Ciò significa che si visiteranno i clienti giusti, nessun cliente sarà dimenticato, si visiteranno più clienti al giorno e si passerà meno tempo in auto.

Da dove provengono i dati?

Di solito i dati dei clienti sono gestiti all’interno di un sistema gestionale CRM o ERP. La fonte dei dati per portatour® consiste in genere in un’esportazione da tali sistemi in formato CSV o Excel. Nella maggior parte delle aziende c’è un esperto IT responsabile del sistema. Si consiglia di coinvolgere tale persona nel progetto fin dall’inizio.

Cosa significano per portatour® “clienti”?

Per portatour® tutte le persone che la forza vendita deve visitare sono “clienti”. Questi possono essere i clienti esistenti, ma anche potenziali nuovi clienti (“lead”) o ex clienti che si vuole riconquistare. Importare ogni indirizzo che si deve visitare.

Campi obbligatori

I dati base dei tuoi clienti devono contenere almeno i seguenti campi:

  • Nome del cliente
  • Indirizzo del cliente: Un campospecifico per CAP, città e via con numero civico. A piacere si può indicare anche il paese, se i tuoi clienti sono in vari paesi.
  • Numero cliente: o un altro identificatore univoco (p.es. record ID nel sistema gestionale CRM/ERP). Tale identificatore sarà definito come campo chiave durante l’importazione e permetterà di identificare i clienti in caso di aggiornamento dei dati.

Campi consigliati per la gestione della pianificazione delle visite

Con i seguenti campi puoi gestire in maniera mirata la pianificazione individuale delle visite ai singoli clienti:

  • Cadenza di visita: con che frequenza deve essere visitato il cliente? Specificare i giorni tra una visita e l’altra o il numero di visite all’anno.
  • Data dell’ultima visita: Quando è stato visitato il cliente l’ultima volta?
  • Durata prevista: Quanti minuti ci si aspetta che duri una visita presso il cliente in questione?

Si tenga conto dei seguenti criteri nell’impostare la cadenza di visita:

  • Se dei clienti non devono essere visitati regolarmente, inserire uno “0” alla voce cadenza di visita.
  • Per visitare i clienti a intervalli diversi in base a una classificazione (p.es. clienti A ogni 14 giorni, clienti B ogni 30 giorni, clienti C ogni 90 giorni), utilizzare i campi formula nel proprio record di dati.
  • Se, per esempio, i dati sono salvati su Excel inserire una formula che identifichi la cadenza di visita in base alla categoria.
  • I sistemi CRM e ERP permettono di creare dei campi formula o dei flussi di lavoro. È preferibile impostare tali formule a monte, in modo da ridurre l’elaborazione successiva manuale.

Per la data dell’ultima visita ci sono tre possibilità per importare i dati:

  1. Caricare la data dell’ultima visita su portatour® e questa sarà utilizzata a partire dal primo calcolo di percorso. Ciò evita che i clienti che sono stati visitati da poco vengano immediatamente proposti per una nuova visita. Se però la data dell’ultima visita è stata inserita in maniera sbagliata o incompleta nel proprio sistema, portatour® interpreterà i clienti appena visitati come urgenti. Tali clienti avranno pertanto precedenza nel calcolo dell’agenda.
  2. Non caricare la data dell’ultima visita. Questo permette a portatour® una perfetta ottimizzazione a partire dal primo giorno, senza che la pianificazione sia limitata dai clienti urgenti. Tuttavia, può succedere che il programma consigli di visitare anche i clienti che sono stati visitati da poco. Per evitare ciò, gli agenti potrebbero, per esempio, inserire manualmente in portatour® le visite della settimana precedente.
  3. Caricare la data dell’ultima visita a partire da una determinata data. Questo approccio unisce i vantaggi dei due approcci sopra elencati. Carica la data dell’ultima visita solo per i clienti che sono stati visitati di recente – p.es. negli ultimi 30 giorni. Elimina i dati obsoleti dal file di importazione, in modo da ottenere dei buoni suggerimenti di percorso. I clienti visitati recentemente non saranno inseriti subito, quelli che non si visita da più tempo non saranno immediatamente in ritardo. Se non sei sicuro quale sia la soluzione più adatta per te, contattaci.

Nota: In base alla data dell’ultima visita e dell’intervallo, portatour® calcola l’urgenza di un cliente. I clienti urgenti e in ritardo sono inseriti automaticamente da portatour® nell’agenda e sono rappresentati in giallo e in rosso sulla mappa dei clienti.

Campi facoltativi per la gestione della pianificazione delle visite

I seguenti campi sono facoltativi e di norma non sono importati:

  • Orari di apertura (Orari di visita) dei clienti: per giorno della settimana sono disponibili due blocchi, p.es. lunedì 08:00-13:00 e 15:00-18:00. In questo caso il file di importazione per il lunedì deve avere quattro colonne contenenti i valori 08:00, 13:00, 15:00 e 18:00.
  • Geoposizione: le coordinate GPS (longitudine + latitudine) del cliente sulla mappa. Se non vengono specificate, portatour® determina automaticamente la posizione sulla base dell’indirizzo durante il processo di “geocodifica”.

Campi personalizzati

Su portatour® possono essere creati e importati fino a 100 campi personalizzati facoltativi. Utilizza questi campi per fornire alla forza vendita tutte le informazioni di cui ha bisogno per la pianificazione e la preparazione alla visita, e per contattare il cliente.

Puoi importare per esempio:

  • I dati di contatto come numero di telefono, indirizzo email, persona di riferimento
  • Classificazione dei clienti in A, B, C o per settore
  • Fatturato
  • Data dell’ultimo ordine

La creazione dei campi personalizzati deve precedere la prima importazione in portatour®, in modo da essere disponibili durante questo processo. Dove trovarli: Opzioni > Campi personalizzati > Clienti.

Consiglio: Se fai clic sul punto interrogativo in alto a sinistra, accedi alla guida in linea che ti fornisce informazioni utili sul tema in questione.

Quando si esportano i dati dal proprio sistema CRM/ERP, consigliamo di mantenere tutte le informazioni potenzialmente rilevanti sul file. Per esperienza sappiamo che è più semplice eliminare le colonne non necessarie che aggiungerne di nuove a posteriori con ulteriori informazioni.

In che formato devono essere i dati?

Buone notizie! Non serve una struttura fissa per il file di importazione. Prepara i dati dei clienti in un file Excel, CSV o ODS. L’attribuzione dei campi del tuo file Excel ai campi di portatour® si effettua direttamente sulla app, una sola volta.

È importante che ogni cliente sia inserito come un record separato in una riga e che ogni campo di informazione (per esempio il numero cliente) sia archiviato in una colonna separata nel file di importazione.

Di solito, i dati sono salvati come tabelle con un’intestazione, la quale serve per individuare con chiarezza i nomi dei campi (per esempio, “Nome” o “CAP”). Le tabelle pivot non sono supportate.

Evita queste 6 insidie

  1. Verifica che sul file non ci siano dei doppioni di numero cliente e eliminali se necessario.
  2. Tieni presente che i campi potrebbero contenere uno zero iniziale (p.es. codice postale o numero di telefono). Questo potrebbe sparire su Excel se la cella è formattata come numero. Formattare i campi interessati come testo.
  3. Per poter assicurare una geocodifica esatta degli indirizzi, consigliamo che il campo “via” contenga solo la via e il numero civico. Ulteriori informazioni, quali “accesso dal cortile” o simili, dovrebbero essere omesse. I dettagli aggiuntivi sull’indirizzo possono essere inseriti come nota per il cliente.
  4. Verifica che i dati siano coerenti. Vuoi salvare la categorizzazione A,B,C come campo di selezione su portatour®? Verifica che nella rispettiva colonna siano effettivamente stati inseriti solo i valori “A”, “B” e “C”. Utilizza i filtri per controllare su Excel.
  5. Assicurati che ci sia solo un’intestazione. Controlla la denominazione di ogni campo.
  6. Rimuovi i frammenti di dati sotto la tabella (come per esempio le righe di somma). Oltre i clienti non devono essere presenti altri dati.

Un file clienti per agente

Per ogni agente i clienti saranno caricati separatamente. Pertanto prepara per ogni agente un file di importazione con esclusivamente i dati dei suoi clienti. Per risparmiare tempo durante l’importazione, ossia per automatizzare il processo, la struttura della tabella dei file da importare deve essere uniforme.

Se non fosse possibile per motivi tecnici creare un file di importazione per ogni agente, nella prima colonna del file occorre inserire un identificatore univoco dell’agente (p.es. numero del dipendente). In questo modo sarà più facile filtrare a suddividere il file.

Consiglio: invia il file di importazione con la lista dei clienti che saranno caricati su portatour® anche ai singoli agenti. Questi devono essere informati sui dati che saranno importati per loro, in modo da poter porre domande o informare su eventuali irregolarità.

Quanti dati cliente posso importare?

Possono essere importati fino a 3.000 record di dati (clienti) per agente, tra cui per fino a 1.000 clienti può essere impostata una cadenza di visita.

Se devi visitare più di 1.000 indirizzi, comincia con l’impostare una cadenza di visita per quei clienti che desideri visitare per primi e con la priorità più alta. Attribuisci priorità usando vari criteri, come fatturato, potenziale o dipendenti. Non filtrare per area geografica: dovresti avere dei clienti da poter visitare in tutta la zona.

Più indirizzi o persone di riferimento per cliente?

Se dovessero essere disponibili più indirizzi per cliente (indirizzo di consegna, indirizzo di fatturazione, etc.), decidi quali devono essere visitati dalla forza vendita e importa solo quelli.

Hai bisogno di visitare separatamente varie persone di riferimento nella stessa azienda, magari anche con intervalli diversi? Crea ogni persona come cliente a sé stante su portatour®. Possono avere lo stesso indirizzo. Per esempio, puoi creare un cliente per ogni medico da visitare nello stesso ospedale.

Se vuoi saperne di più sui vantaggi e gli svantaggi delle varie possibilità, contattaci.

La tua ricompensa se fai un buon lavoro?

Investi tempo adesso nella preparazione dei dati e beneficia a lungo termine della buona qualità dei dati. Un’alta qualità dei dati consente al progetto di pianificazione di percorso di funzionare meglio fin dall’inizio. I tuoi colleghi della rete vendita lavoreranno volentieri e con entusiasmo con portatour® e non perderanno la pazienza per via di errori nei dati. Anche per te ci sono dei vantaggi: saranno visitati i clienti giusti al momento giusto, nessun cliente sarà dimenticato, si percorreranno meno chilometri, si visiteranno più clienti al giorno e quindi i guadagni aumenteranno.

In che modo il team di portatour® mi aiuta con l’importazione?

Con un Seminario di configurazione! Con questo seminario online configuriamo assieme portatour® e importiamo i dati cliente. Controlliamo la qualità dei dati, ti consigliamo i campi da selezionare e carichiamo insieme i dati. Riceverai dei preziosi consigli, eviterai le insidie nella configurazione e garantirai un inizio rapido e produttivo per la tua forza vendita.

Maggiori informazioni sul seminario di configurazione.

I dati sono stati importati, e adesso? Aggiornare! Automatizzare il processo! Risparmiare tempo!

Per facilitare la sincronizzazione dei dati in futuro, assicurati già durante la preparazione dei dati che questi possano essere esportati con un semplice clic dal tuo sistema CRM o ERP. Riduci le modifiche manuali al minimo. Nello specifico i nomi dei campi nell’intestazione del file dovrebbero rimanere invariati.

Se vuoi sincronizzare i dati dal tuo sistema CRM o ERP in maniera automatica e regolare con portatour®, utilizza l’interfaccia di portatour® (API). In questo modo non dovrai più preoccuparti di aggiornare i tuoi dati. Qui trovi maggiori informazioni sull’API.

A questo proposito offriamo un Seminario API in cui ti mostriamo come configurare l’interfaccia. Per esperienza sappiamo che grazie a questo seminario già dopo due ore sarà possibile un’importazione e un’esportazione automatica dei dati, per lo meno a livello esemplare.

Consiglio: per aggiornare i dati cliente tramite l’API, occorre un’identificazione univoca dei clienti. Come puoi vedere, un lavoro accurato di preparazione ripaga.

I dati dei clienti sono pronti. Adesso cosa faccio con gli utenti, gli appuntamenti e i rapporti?

Oltre all’importazione dei dati cliente, facoltativamente è possibile importare ed esportare i seguenti dati su portatour®:

  • Utenti: l’importazione dei dati utente ti risparmia la creazione manuale nella gestione utenti. Ciò è utile se saranno più di 10 utenti a lavorare con portatour®. Per l’importazione sono richieste le seguenti informazioni: nome, cognome, indirizzo email, indirizzo del domicilio (per la forza vendita). A scelta potrai importare anche il numero identificativo del dipendente, i nomi dei gruppi utenti e il ruolo di autorizzazione (“utente”, “supervisore”, “amministratore”).
  • Appuntamenti: se i tuoi colleghi hanno già fissato tanti appuntamenti e questi sono disponibili in forma elettronica, potrai importarli.
  • Rapporti: se i rapporti visita precedenti sono disponibili in formato digitale, è possibile importarli.

L’importazione e l’esportazione di qualunque tipo di dati è analoga a quella dei dati cliente. Sia il formato del file che il processo di importazione ed esportazione e i requisiti di qualità sono simili. Chiaramente ti assistiamo volentieri anche in questo caso con un Seminario di configurazione esclusivo e individuale.