12 dicas para a implantação bem-sucedida do software de roteirização para a sua equipe de campo

Você opera com uma equipe de campo de vendas, consultoria ou serviços na sua empresa? Deseja implementar uma solução de software de roteirização diária dos atendimentos ao cliente? Saiba que é possível alcançar um aumento de 25% na eficiência, de maneira consistente, mas para chegar a esses benefícios, é preciso estar preparado. O software ideal é o primeiro passo, mas é preciso ainda saber o que fazer e o que é evitar durante a implementação.

Portanto, siga estas 12 dicas, resultado de nossa experiência bem-sucedida em mais de 100 implementações empresariais do roteirizador portatour® anualmente.

  1. Os tomadores de decisão precisam estar alinhados. O diretor-presidente, a direção de vendas e a direção de TI devem apoiar firmemente o projeto de roteirização e comunicar-se positivamente com os representantes de vendas. Nem todo mundo está alinhado ainda?. Comunique estes argumentos aos tomadores de decisão.
  2. Devagar e sempre! Mesmo sendo uma boa ter a otimização de rotas implantada para toda a equipe externa, é melhor iniciar com um projeto piloto controlado, com representantes de vendas cuidadosamente selecionados como usuários-piloto. Aprenda os truques, configure tudo corretamente e evite a decepção da equipe, se algo não funcionar como esperado na primeira tentativa. Após os usuários-piloto estarem devidamente engajados, a boa notícia se espalhará e toda a equipe vai querer fazer parte do processo.
  3. Comece com 5 a 10 usuários-piloto. Menos de 5? Se alguém ficar doente, sair de férias ou desistir, você não conseguirá obter resultados confiáveis. Mais de 10? Pode ser um pouco difícil de orquestrar inicialmente.
  4. Comece com os melhores. Os usuários-piloto adequados são proficientes em tecnologia e têm a mente aberta, além de buscaram se superar. Pessoas menos indicadas são aquelas que querem trabalhar “como sempre” ou evitam a tecnologia. Não importa quão bom seja o software, os usuários-piloto inadequados podem fazer com que o projeto nunca decole, enquanto os certos são sucesso garantido.
  5. Faça a sua lição de casa no CRM. Quanto pior a qualidade dos dados de endereços no seu CRM, mais clientes “fantasma” estarão no sistema e pior será o resultado da roteirização. Se a poluição gerada no CRM entrar no roteirizador, roteiros poluídos serão gerados. Remova a poluição, comprometendo-se com a qualidade desde o início.
  6. Defina áreas de atendimento e objetivos realistas. As áreas de atendimento estão corretamente dimensionadas? Os representantes têm muitos ou poucos clientes? Você definiu quais clientes deve ser visitados e com que frequência, por exemplo, com base em uma categorização ABC? Se isso ainda não estiver resolvido, trabalhe no planejamento estratégico de vendas e segmentação das áreas.
  7. A tecnologia precisa funcionar antes que os representantes de vendas entrem em ação. Antes de começar, configure, teste e cuide da qualidade de dados! Estamos felizes em ajudar por meio de um workshop de configuração . Os usuários-piloto devem gastar seu tempo atendendo mais clientes enquanto dirigem menos quilômetros. Eles não devem encontrar bugs que poderiam ter sido solucionados anteriormente. Para que a tecnologia funcione, você precisa de um profissional de TI na equipe; não se contente com um estagiário.
  8. Treine os primeiros usuários-piloto. “Aprender na prática” é bom, mas “voar às cegas” não é recomendado. Realize uma sessão de treinamento no primeiro dia do projeto piloto. É preciso treinar os usuários-piloto, o suporte de TI e a gerência de vendas. Contrate um profissional para conduzir o treinamento que saiba como adaptar e implantar o novo software de acordo com a sua situação específica. Para este fim, oferecemos um treinamento de usuários. Desta forma, você constrói uma “pirâmide de treinamento”: os primeiros usuários irão treinar os outros.
  9. Perguntas e críticas são bem-vindas, mas não podem ficar sem resposta. Os representantes externos farão perguntas e até mesmo criticarão o software e o novo processo. Ótimo! Eles estão mostrando interesse. Estabeleça um único ponto de contato, por exemplo o suporte de TI, gerente de projetos ou gerente de vendas. Responda as perguntas imediatamente e envie a resposta a todos os usuários-piloto. Dessa forma, todos poderão aproveitar da aprendizagem. Ter um especialista interno em roteirização automatizada torna você independente de suporte externo.
  10. Trate o projeto piloto como a produção. Quando a sua equipe externa estiver usando o roteirizador em um projeto piloto, o pessoal gera dados reais: compromissos, relatórios de atendimento e dados do cliente. Estes são dados valiosos. Certifique-se de que não acabem na lixeira, mas que sejam alimentados nos sistemas existentes.
  11. Tenha coragem e va em novas direções. Parafraseando um provérbio, “a insanidade é definida como dirigir repetidas vezes pelos mesmos trajetos esperando resultados diferentes”. Este é o momento de lançar ao mar as “rotas estabelecidas”. Não ceda a um representante que deseje “sempre visitar meu cliente mais amado todas as quartas-feiras (para um cafezinho)”. Trate o projeto piloto como uma experiência controlada: deixe o roteirizador calcular rotas otimizadas e assegure-se de que os representantes de vendas as executem. Evite que eles mantenham o comportamento antigo, é hora de quebrar os maus hábitos. Esta é a única maneira de visitar até 25% a mais de clientes.
  12. Meça e melhore continuamente, não no final. Não espere até o final da fase piloto para coletar informações, pois isso pode comprometer o resultado. Não use um questionário no final. Em vez disso, cultive o projeto piloto continuamente: leia diariamente os Relatórios portatour®, verifique os roteiros sugeridos, pergunte aos usuários-piloto sobre sua experiência em uma sessão de perguntas e respostas. Dessa forma, você remove barreiras do caminho e os sucessos são imediatamente partilhados com todos.

Desejamos muito sucesso. Alguma pergunta? A equipe de especialistas do roteirizador portatour® está aqui para ajudar: www.portatour.com