TUNAP und der portatour^® Tourenplaner

Über TUNAP

TUNAP zählt zu den größten Europäischen Herstellern von Aerosolen und ist Innovationsführer in zahlreichen Bereichen – von Produkten für den KFZ After-Market bis zu Marken im industriellen und privaten Bereich. Weltweit ist TUNAP an 22 Standorten von Europa, China, Singapur bis Brasilien vertreten. Das Unternehmen beschäftigt über 800 Mitarbeiter.

www.tunap.com

Die TUNAP Außendienstorganisation hat die Aufgabe, Kfz-Werkstätten zu besuchen und im Direktvertrieb den Kundenkontakt zu steuern. Im Schnitt absolviert ein Vertreter 10 Kundenbesuche pro Tag. Neben Telefonvertrieb und Online-Shop stellt der Außendienst den wichtigsten Vertriebskanal dar – vor allem, um erklärungsbedürftige Produkte vorzustellen und deren Mehrwert zu zeigen.

Warum Tourenplanung?

Bisher wurden Touren durch den Außendienst manuell nach dem Kuchenprinzip geplant – jede Tagesroute sollte dabei einem “Kuchenstück” des Verkaufsgebiets entsprechen.

Die Probleme dabei: Jährlich schließen etwa 10% der besuchten Betriebe – die Umplanung der Touren wurde aber selten konsequent nachgezogen. Lücken sollten mit neuen Potentialkunden gefüllt, bestehende Kaufkunden optimal betreut werden, um die Umsatzvorgaben zu erreichen. Dies erzeugte einen nicht zu bewältigenden Planungsaufwand.

Die Außendienstmitarbeiter legten Wert darauf, ihre Zeit beim Kunden einzusetzen. Der Aufwand, die Touren manuell zu planen, war aber immens und so kam in der Praxis eine effiziente Planung zu kurz.

Sebastian Zimmermann
TUNAP Vertriebssteuerung / Kundenmanagement

Von Seiten der Vertriebsleitung gab es zwar Umsatzvorgaben für jeden Vertreter, aber keine Möglichkeit, sich einen Überblick über Besuchsanzahl und -Frequenzen zu verschaffen. Das Management hatte kein klares Bild, was im Außendienst gerade passiert.

Es war notwendig, unseren Außendienst auf den neusten Stand der Technik zu bringen. Den haben wir in portatour^® gefunden.

Effiziente Tourenplanung mit portatour^®

portatour^® bedeutete eine gravierende Verbesserung des ganzen Vertriebssystems. Eine gezielte Strategie wurde vorgegeben, wie ein Verkaufsgebiet zu bearbeiten ist: Kaufkunden und Potentialkunden werden gewichtet und entsprechend ihrer Priorität mit unterschiedlicher Besuchsfrequenz besucht. Die eigentliche Tagesplanung obliegt weiterhin dem Außendienst selbst, aber maßgeblich durch die Automatismen von portatour^® unterstützt.

Vor der Einführung von portatour^® verkleinerte sich der Kundenstamm in zwei aufeinanderfolgenden Jahren. Mit der Einführung von portatour^® zum Jahresbeginn 2014 wurde der Trend ins Positive gedreht: Der Kundenstock ist binnen 9 Monaten um 6% gestiegen. Einstige Kunden, die nicht mehr bestellten, konnten reaktiviert werden.

Die Außendienstmitarbeiter protokollieren nun konsequent jeden Besuch in portatour^® auf Ihrem Tablet. Die daraus entstehenden Statistiken sind zum zentralen Punkt für unser Management geworden.

Wir können mit portatour^® einfach neue Besuchsstrategien bei einigen Außendienstmitarbeiter testen und die Ergebnisse messen – und wenn diese erfolgreich sind, schnell auf alle Mitarbeiter multiplizieren.

Effiziente Dokumentation mit portatour^®

Die konsequente Eingabe von Berichten ist im Außendienst oft ein Problem. Bei TUNAP wurden die Eingabemasken in portatour^® benutzerfreundlich gestaltet, um eine rasche Protokollierung zu erlauben. Dazu wurden in Auswahlmenüs die häufigsten Besuchsvorfälle bereits vorgegeben. In Zukunft sollen mit der anpassbaren Datenerfassung von portatour^® noch mehr Daten vor Ort beim Kunden erhoben werden, um die weiteren Vertriebskanäle Online-Shop und Telefoninnendienst zu unterstützen.

Einführung von portatour^®

TUNAP ist auf portatour^® durch einen eigenen Außendienstmitarbeiter aufmerksam gemacht worden, der portatour^® für sich entdeckte. In einem Vergleich mit anderen Anbietern stellte sich portatour^® schnell als die beste dynamische Tourenplanungslösung für TUNAP heraus.

portatour^® ist für uns in Hinblick auf Bedienbarkeit, Flexibilität und Funktionsumfang führend. Andere Anbieter boten nur eine zentrale Planung, womit unseren Außendienstmitarbeitern jede Einflussmöglichkeit fehlte, um eigenständig rasch auf geänderte Situationen zu reagieren.

Die Pilotphase verlief problemlos. Es wurden gezielt die vom portatour^® Team empfohlenen “12 Tipps zur erfolgreichen Einführung von Tourenplanungs-Software für den Außendienst” umgesetzt – so wurden zum Beispiel motivierte Pilot-Benutzer gewählt, die dem Thema offen gegenüber standen und danach als positive Multiplikatoren dienten.

Die anfängliche Skepsis wegen der Kosten ist verflogen. Die Investition in portatour^® hat sich gelohnt! Bereits mit einer einzigen Bestellung, die pro Monat und Vertriebsmitarbeiter zusätzlich reinkommt, sind die Kosten gedeckt.

portatour^® ist der Grundstein für die Verbesserung unseres Vertriebs. Ich kann portatour^® uneingeschränkt weiterempfehlen.