Single sign-on (SSO) con Microsoft: accesso

Se l’amministratore ha impostato il login all’accesso aziendale portatour® tramite Microsoft, procedi come segue:

Primo accesso tramite il link dall’email

  1. Apri l’email che hai ricevuto da portatour®.
  2. Clicca sul link nell’email.
  3. A seconda dell’impostazione eseguita del tuo amministratore, verrai indirizzato a una delle due pagine:
  4. Se presenti, conferma le condizioni della licenza.
  5. Clicca su “Accedi con Microsoft”.
  6. Accedi al tuo account Microsoft.
  7. Se l’accesso è avvenuto con successo e il tuo account Microsoft è stato assegnato a un utente portatour®, si è automaticamente collegati a portatour®.
  8. In caso contrario, contatta il tuo amministratore.

Accesso tramite la pagina di login.

  1. Apri la pagina https://my.portatour.net sul tuo dispositivo
  2. Clicca su “Accedi con Microsoft”.
  3. Accedi al tuo account Microsoft.
  4. Se l’accesso è avvenuto con successo e il tuo account Microsoft è stato assegnato a un utente portatour®, si è automaticamente collegati a portatour®.
  5. In caso contrario, contatta il tuo amministratore.

Indicazioni:

  • se utilizzi l’app portatour® sul tuo dispositivo Android, potrebbe venire richiesto di effettuare un aggiornamento da Google Play Store, azione necessaria per poter utilizzare l’opzione SSO.

Estensione della gestione utenti

Questa novità riguarda gli amministratori di accessi aziendali con almeno due utenti.

Elenco utenti e pagina dei dettagli dell’utente

Cliccando su un utente sull’elenco utenti si apre la nuova vista dei dettagli dell’utente . Per accedere al menu contestuale come di consueto, clicca sul simbolo “freccia verso il basso” a destra o utilizza il tasto destro del mouse.

Copiare il link di accesso negli appunti

La vista dei dettagli dell’utente offre adesso la possibilità di copiare il link di accesso di un utente negli appunti per farlo pervenire poi all’utente in una modalità diversa dall’email.

Modalità di selezione e modifica di massa in elenco utenti

Sotto l’elenco utenti trovi i tasti per avviare la modalità di selezione e la modifica di massa. La modifica di massa attualmente offre le funzioni per gestire le opzioni di accesso degli utenti, ad esempio attivare gli accessi, inviare inviti e link di accesso e disattivare gli accessi.

Estensione dei campi personalizzati

Mostrare i nomi dei campi più lunghi

Nella visualizzazione dei campi personalizzati, in precedenza il nome campo veniva abbreviato a partire da 10 caratteri. Ora che i dispositivi mobili sono diventati più grandi, viene abbreviato solo a partire da 20 caratteri.

Indicazione: se cambi i nomi dei campi durante il processo, tieni presente che anche i nomi delle colonne nel file di esportazione saranno influenzati. Ciò va preso in considerazione se il file viene elaborato automaticamente. Una modifica ai nomi dei campi non ha alcun effetto sull’importazione.

Modificare la posizione dei nomi dei campi

Fino ad ora il nome campo veniva visualizzato sempre a sinistra e il contenuto del campo sempre a destra.

Questo comportamento adesso può essere modificato individualmente per ogni gruppo di campi, al fine di utilizzare meglio lo spazio sullo schermo, soprattutto per i testi lunghi o di più righe:

Le seguenti schermate illustrano gli effetti delle tre impostazioni diverse:

Sempre a sinistra:

Sopra in caso di testo di più righe:

Sempre sopra:

Indicazioni:

  • per i gruppi di campi appena creati, è preimpostata l’impostazione “Sopra in caso di testo di più righe”. Questo è anche ciò che consigliamo noi.
  • Questa impostazione influisce anche sulla finestra di modifica dei campi personalizzati.

Visualizzazione dei nomi dei gruppi di campi

Se i tuoi campi personalizzati sono divisi in più gruppi nei rapporti, anche i nomi dei gruppi vengono mostrati nelle viste. L’effetto diventa visibile soprattutto quando nelle viste degli elenchi i rapporti non vengono troncati, bensì mostrati completamente. L’utente può impostarlo nelle sue opzioni in “Impostazioni programma > Lista dei clienti > Rapporto intero“ o “Impostazioni programma > Lista dei rapporti > Rapporto intero”.

Restrizioni di accesso basate su IP

Questa novità riguarda gli amministratori di account aziendali con almeno due utenti.

Desideri consentire l’accesso al tuo portatour® solo da determinati indirizzi IP, ad esempio per consentire l’accesso solo ai dispositivi aziendali gestiti che sono connessi alla tua LAN o alla VPN? Allora procedi come segue:

  1. Passare all’area di lavoro “Azienda”.
  2. Aprire le opzioni.
  3. Nella sezione “Sicurezza”, fare clic su “Restrizioni di accesso basate su IP”.
  4. Per i livelli di autorizzazione degli utenti per i quali si desidera limitare l’accesso, spostare la casella di selezione su “Limitato”.
  5. Nel campo sottostante, inserire gli indirizzi IP o gli intervalli IP da cui si desidera consentire l’accesso. Le voci multiple devono essere separate da un’interruzione di riga.
  6. Fare clic su “Salva”. La restrizione di accesso ha effetto immediato.

Gli utenti che hanno effettuato il login con successo ma che accedono da un indirizzo IP non autorizzato riceveranno il seguente messaggio di errore:

Note:

  • Gestire queste limitazioni con cautela. Esiste il rischio elevato di bloccare inavvertitamente se stessi o altri utenti della propria azienda.
  • L’ideale è conservare diversi indirizzi IP, ad esempio indirizzi IP ridondanti per l’ufficio, in modo da poter continuare ad accedere a portatour® anche in caso di emergenza. Assicuratevi che questi indirizzi IP siano statici.
  • Se la configurazione di rete della vostra azienda cambia, ricordatevi di rimuovere le restrizioni o di aggiungere altri indirizzi IP in tempo utile.
  • Sono supportati solo gli indirizzi IPv4, non quelli IPv6.

Unire i record di due clienti

Ti è già capitato di avere lo stesso cliente due volte in portatour® Anywhere?

Spesso ciò si verifica se il cliente è stato creato manualmente in portatour® quando era ancora un cliente potenziale. Con il primo ordine viene inserito nel sistema ERP aziendale e importato in automatico in portatour®. Così ti ritrovi un doppione nel software.

Con la nuova funzione “Unisci cliente” elimini i doppioni senza perdere dati. Ecco come fare:

  1. Apri la scheda del cliente di cui vuoi eliminare il doppione.
  2. Fai clic sul tasto “Azioni” > “Unisci cliente”.
  3. Individua l’altro cliente con cui vuoi ricongiungere i dati.
  4. In una nuova finestra sono messi a confronto i dati dei due clienti.
  5. Nella riga “Cliente di destinazione” seleziona quale record vuoi mantenere.
  6. Nelle righe successive, seleziona i dati che vuoi trasferire. Puoi combinare entrambi i campi di testo selezionando la colonna a destra “Combinata”.
  7. Fai clic su “Unisci”.
  8. I dati selezionati e tutti i record associati (appuntamenti, compiti, rapporti e blocchi visita) saranno trasferiti al cliente di destinazione. L’altro cliente sarà spostato nel cestino.

Voilà, il duplicato è sparito.

Note:

  • Autorizzazioni limitate:
    • Questa funzione è disponibile solo se hai l’autorizzazione per “Clienti > Eliminazione” e “Rapporti > Modifica cronologia”.
    • Se le autorizzazioni sono limitate, la selezione di alcuni campi da trasferire potrebbe essere disabilitata. In questi casi saranno utilizzati i dati del cliente di destinazione.
  • Se solo uno dei record ha un ID esterno, selezionalo come cliente di destinazione. Questa è anche l’impostazione predefinita, l’ID esterno indica, infatti, un’importazione (regolare) di dati.
  • Per impostazione predefinita, nella tabella sono mostrati solo i campi in cui i dati dei due clienti differiscono. Per questi campi, portatour® cerca di effettuare una preselezione logica. Modifica la selezione, se necessario. Per visualizzare anche i campi con i dati uguali, passa da “Con conflitto” a “Tutti” nella casella di selezione in alto.
  • Se vuoi unire tre o più record in uno, ripeti questa procedura per tutte le volte necessarie.
  • Questa funzione non è disponibile se portatour® è connesso a un sistema di origine dati (Salesforce, Dynamics CRM, Veeva CRM).

Aggiornamento importante di maggio 2023

Dopo un periodo di intenso lavoro, abbiamo lanciato un aggiornamento importante in portatour®. Per leggere i dettagli sulle novità, scorri verso il basso o usa i seguenti link:

Con queste nuove funzioni ci auguriamo di aver fatto cosa gradita. Facci sapere cosa ne pensi all’indirizzo feedback@portatour.com.

Campi dinamici nel rapporto visita

Questa novità riguarda gli accessi aziendali con almeno due utenti.

Hai mai desiderato usare campi diversi quando crei il rapporto visita per clienti diversi? Per esempio, il settore, la classificazione ABC o la regione geografica potrebbero influire sui dati da inserire durante la visita.

Adesso lo puoi fare con portatour®.

Come amministratore, per configurare un nuovo gruppo di campi dinamici, segui questi passi:

  1. Nella lista clienti, usa la ricerca avanzata per filtrare i clienti per i quali devono essere mostrati determinati campi quando inserisci un rapporto.
  2. Scorri la lista e verifica che contenga effettivamente i clienti che vuoi modificare.
  3. Salva la ricerca per tutta l’organizzazione.
  4. Apri nelle opzioni dell’azienda la gestione dei campi personalizzati per i rapporti.
  5. Crea un nuovo gruppo di campi.
  6. Imposta “Mostra per tutti i clienti” su “No”.
  7. Su “Mostra solo per” seleziona la ricerca che hai salvato in precedenza.
  8. Crea i campi all’interno del gruppo.
  9. Salvali.

La modifica sarà subito attiva per tutti gli utenti: se, al momento di creare un rapporto, un cliente fa parte della ricerca salvata, sarà mostrato il gruppo di campi dinamici nel modulo di inserimento. In caso contrario, non sarà visibile.

Note sui gruppi di campi dinamici:

  • Se compili i gruppi di campi dinamici in un rapporto, queste voci rimangono nel rapporto, anche se in futuro il cliente non dovesse corrispondere più ai criteri del filtro.
  • I campi dinamici funzionano anche in modalità offline. Tramite i dati del cliente scaricati sul dispositivo si riconosce se questo corrisponde al filtro.
  • Quando si configura il gruppo di campi, è possibile selezionare più ricerche salvate in contemporanea. Il gruppo di campi dinamico viene visualizzato se il cliente è incluso in almeno una delle ricerche selezionate.
  • Le ricerche salvate usate per i gruppi di campi non possono essere eliminate né rinominate. Si consiglia pertanto di scegliere il nome con cura. È comunque possibile modificare i criteri di filtro della ricerca salvata in qualsiasi momento, sovrascrivendola.
  • Se crei campi obbligatori nei gruppi di campi dinamici, questi devono essere compilati dall’utente solo se il gruppo di campi viene mostrato.
  • Nei rapporti che non hanno un riferimento cliente, i gruppi di campi dinamici sono mostrati sempre.

Cadenza di visita modificabile direttamente nel rapporto visita

Modifichi spesso la cadenza di visita dopo una visita al cliente per ridefinire i giorni fino alla visita successiva? Allora, ti farà piacere questa novità.

Nelle Opzioni > Gestione dei rapporti imposta la “Cadenza di visita” su “Modificabile nel rapporto visita”.

Quando inserisci un nuovo rapporto visita, nella sezione “Prossima visita” puoi modificare la cadenza di visita del cliente.

La modifica della cadenza di visita è permanente ed è salvata nei parametri di pianificazione del cliente fino a quando non si modifica nuovamente l’intervallo, per esempio alla visita successiva. Questo equivale quindi alla modifica dei parametri di pianificazione del cliente.

Attenzione:

  • Per gli accessi aziendali, questa funzione può essere limitata dall’amministratore. È il caso di utenti che non hanno l’autorizzazione per modificare le opzioni di ottimizzazione dei clienti o le impostazioni dei rapporti.
  • In qualità di amministratore, puoi modificare queste impostazioni predefinite aziendali per i rapporti nelle opzioni dell’azienda.
  • La cadenza di visita può essere modificata solo per i rapporti per i quali, quando vengono creati, si aggiorna la data dell’ultima visita, ossia “Visita” e “Per telefono invece che di persona”.