Vuoi usare gli appuntamenti e i giorni festivi che hai sul tuo calendario di Google anche su portatour®, senza doverli inserire due volte manualmente? Con la nuova funzione di abbonamento al calendario di Google, pubblicata oggi, puoi farlo in pochi passaggi.
La configurazione e l’utilizzo funzionano come descritto in Sottoscrivere calendario da Outlook sotto “Opzioni” > “Sottoscrizioni al calendario” > “Aggiungi” e poi “Login con Google”.
Dopo un intenso periodo di sviluppo oggi abbiamo rilasciato un importante aggiornamento di portatour® . Per leggere i dettagli delle nuove funzioni, basta scorrere verso il basso o utilizzare il seguente link :
Ti auguriamo buon lavoro con le nuove funzioni! Condividi il tuo feedback all’indirizzo feedback@portatour.com.
Desideri utilizzare appuntamenti e i giorni festivi che gestisce in Outlook anche in portatour® per il calcolo dell’agenda senza doverli inserire due volte manualmente? Con la nuova funzione di sottoscrizione al calendario, puoi farlo in pochi passi. Gli appuntamenti vengono trasferiti automaticamente e regolarmente su portatour®.
Note importanti:
Per aggiungere un calendario, procedi come segue:
Nota importante: Aggiungi o modifica di un sottoscrizioni al calendario è possibile solo dal utente stesso. amministratore o i supervisori non hanno accesso alla configurazione degli abbonamenti di utente, in quanto ciò richiede un autorizzazioni individuale di utente presso Microsoft. Ciononostante, come utente nota che appuntamento da calendario abbonati sono visibili ai supervisori e amministratore a portatour® e possono essere trasferiti a sistemi di terze parti nella sua azienda. Pertanto, per proteggere la sua privacy, proceda con cautela quando si iscrive a calendario privati.
Vasi su visualizzazione calendario per verificare se un appuntamento è stato importato con successo dalla sottoscrizione. Tieni presente che il processo di importazione automatica può richiedere fino a un minuto.
Per modificare o eliminare un calendario, clicca sul nome della sottoscrizione desiderata in “Opzioni > Sottoscrizioni al calendario” e poi “modifica” o “elimina“. Elimina rimuove tutti gli appuntament della sottoscrizione cancellata da portatour®.
L’importazione regolare di appuntamento dal calendario avviene in modo completamente automatico. Se utilizzi attivamente portatour® ed è trascorsa un’ora dall’ultimo aggiornamento, verrà effettuato automaticamente un aggiornamento in background. Questo avviene in modo automatico, senza bloccare il sistema.
Tuttavia, se si verifica un errore, riceverai un avviso rosso nel menu principale .
Per vedere quando si è svolto l’ultimo aggiornamento, clicca sulla ruota dentata nell’angolo in alto a destra del calendario. Se si sono verificati degli errori in aggiornamento, saranno visualizzati qui.
Puoi avviare manualmente un aggiornamento in qualsiasi momento. Per farlo, clicca su “Aggiorna le sottoscrizioni al calendario“.
Può riconoscere gli appuntamenti in tutte le visualizzazioni (calendario, lista degli appuntamenti, agenda dal logo Microsoft.
Inoltre, nella vista dettagliata troverai una sezione contenente informazioni per gli appuntamenti sottoscritti.
Per riunioni online troverai un pulsante “partecipa ora“.
Le sottoscrizioni ad appuntamenti sono limitate in due modi, rispetto al normale appuntamento:
Esegui invece questi processi in Outlook. Per aprire rapidamente un appuntamento, fai clic su “Apri in Outlook” nel menu contestuale o nella visualizzazione dettagliata dell’appuntamento. Le modifiche o le eliminazioni apportate in tale sede saranno applicate con il prossimo aggionrnamento della sottoscrizione del calendario su portatour®.
Gli appuntamenti sottoscritti sono inclusi direttamente nell’agenda. Se però non vuoi che un appuntamento influenzi il tragitto di una giornata specifica, clicca su “Escludere appuntamento dall’agenda” nel menu o nell’appuntamento sotto “Azioni”. Nel calendario, questi appuntameni sono visualizzati in grigio con un simbolo corrispondente.
Se desidera programmare nuovamente appuntamento, clicchi su “Considera l’appuntamento in agenda“.
È importante che gli appuntamenti, che si svolgono da un cliente, abbiano anche un riferimento alla corrispondente cliente su portatour®. Questo assicura che cliente non sia suggerito più di una volta in agenda o che la data dell’ultima visita di cliente sia aggiornata correttamente.
Per impostazione predefinita, portatour® tenta di determinare automaticamente il riferimento cliente per gli appuntamenti sottoscritti utilizzando gli indirizzi e-mail. A tal fine, portatour® cerca gli indirizzi e-mail presenti nell’appuntamento (organizzatore, partecipanti) nella lista clienti. Vengono controllati tutti i campi personalizzati con il tipo di dati “indirizzo e-mail”.
Se viene trovato esattamente un clientein questo modo, il riferimento cliente viene impostato automaticamente.
Se non viene trovato nessun cliente, per l’appuntamento in questione compare una notifica, riconoscibile da un punto interrogativo rosso. Utilizza il menu o controlla i dettagli dell’appuntamento per indicare il riferimento cliente o per rimuovere il riferimento cliente, in questo modo scompare la notifica.
Se vengono trovati diversi clienti, per l’appuntamento in questione compare una notifica. È possibile in questo caso selezionare il cliente corretto.
Nota: nelle opzioni puoi anche configurare la determinazione automatica di riferimento cliente per ogni calendario sottoscritto, a seconda delle tue esigenze.
La procedura standard per determinare l’indirizzo di un appuntamento su portatour® è la seguente:
Poiché un indirizzo esatto è importante per la pianificazione del percorso, puoi modificare tu stesso l’indirizzo e geocodificarlo come per un normale appuntamento . Tuttavia, un indirizzo modificato in questo modo non viene sincronizzato con Outlook . La modifica viene mantenuta solo su portatour®.
Nota: può anche configurare tu stesso la determinazione automatica dell’indirizzo o il comportamento in caso di errore per ogni calendario sottoscritto in opzioni, a seconda delle tue esigenze.
Gli appuntamenti svolgono un ruolo fondamentale nel calcolo del giro visita. Di conseguenza, la qualità dei loro dati è importante. portatour® ora visualizza un messaggio rosso nel menu principale se ci sono notifiche per appuntamenti futuri. Si tiene conto anche di appuntamenti provenienti da sottoscrizioni al calendario.
Clicca per accedere all’elenco degli appuntamenti interessati. Apri la vista dettagliata di questi appuntamenti per vedere il rispettivo messaggio di avviso in rosso. ti consigliamo di correggere le cause il prima possibile, per garantire la qualità dell’agenda.
La ricerca avanzata ora supporta anche i valori dei campi di data di calendario.
Esempio: “cliente, per il quale la data dell’ultima visita si trova negli ultimi 7 giorni”
I relativi filtri ti permettono di riutilizzare Ricerche salvate con i filtri di data senza doverli regolare ogni volta che li utilizzi.
Come utilizzare i filtri di data relativi:
Procedi come segue per utilizzare la nuova modalità di stampa per le stampe o l’esportazione in PDF:
Per uscire dalla modalità di stampa, passa a “Modalità di stampa: off“.
Questa novità riguarda gli amministratori e i supervisori con accesso aziendale e con l’ottimizzazione dei territori attivata.
Le nuove modalità di visualizzazione sono disponibili per tutte le funzioni di mappa dell’ottimizzazione dei territori e sono funzionalità indicate se preferisce l’ottimizzazione manuale delle aree invece dell’ottimizzazione automatica.
Clicca sulla ruota dentata in alto a destra. Nel campo di selezione “Visualizza” troverà tre nuove voci: linea d’aria zone di distanza e percorsi.
Nota: in queste modalità di visualizzazione, i cleinti viengono automaticamente nascosti per non coprire le linee. Per visualizzare di nuovo i clienti, clicca su “clienti: mostra tutti” sulla ruota dentata.
Per ogni dipendente, vengono tracciate delle linee di collegamento diretto tra il domicilio e tutti i suoi clienti.
Un’intersezione con le linee di un’altra area può essere un’indicazione che va migliorata l’assegnazione dei clienti. Tuttavia, consigliamo di utilizzare la visualizzazione dei percorsi per analizzare correttamente la situazione, al posto delle linee d’aria.
Le zone di distanza forniscono informazioni sulla distanza che i dipendenti devono percorrere per raggiungere le singole regioni della loro are di vendita.
Le regioni chiare o non colorate indicano che l’assistenza ai clienti di quella zona richiede molto tempo di percorrenza in auto. Per analizzare correttamente la situazione, raccomandiamo di visualizzare i cliente in base al tempo di percorrenza.
Per impostazioni predefinite, il sistema è suddiviso nelle seguenti tre zone, visualizzate in diverse tonalità di blu: fino a 60 minuti di tempo di percorrenza, fino a 120 minuti di tempo di percorrenza e fino a 180 minuti di tempo di percorrenza. Per modificare le Zone di distanzaone di distanza, utilizza la casella di selezione “Zona” accanto alla ruota dentata.
La zona di distanza per una regione viene determinata in base al dipendente più vicino. Se desidera determinare la zona di distanza solo in base ad un dipendente specifico, passa da “Tutti territori” all’area desiderata usando le opzioni della ruota dentata.
Nella modalità di visualizzazione “Percorsi” sono disponibili due opzioni: “Percorsi dalla posizione di domicilio” e “Percorsi tipici“.
A causa della complessità del calcolo, questa visualizzazione non può essere eseguita contemporaneamente per tutti i territori. Seleziona l’area da analizzare utilizzando la ruota dentata.
Vengono visualizzati tutti i percorsi che il dipendente deve percorrere dal suo domicilio per raggiungere ciascuno dei suoi clienti con cadenza di visita, direttamente e il più rapidamente possibile.
Il colore verde/arancione/rosso del tragitto in auto indica quanto tempo tempo è necessario per arrivare alla destinazione. Usando le opzioni della ruota dentata si possono modificare i limiti di questo colore.
Lo spessore del tragitto in auto indica la frequenza con cui una strada viene percorsa per raggiungere tutti i clienti.
Questa rappresentazione è simile a “Percorsi dalla posizione di domicilio”, dove vengono visualizzate anche i percorsi tra i clienti vicini.
Questa visualizzazione fornisce una buona visuale di quali strade il dipendente probabilmente percorrerà e con quale frequenza durante i suoi percorsi per visitare i clienti rispettando la cadenza di visita desiderata.
Se lo desideri, puoi passare a “Con le zone di attività limitrofe” per vedere eventuali sovrapposizioni in dei percorsi tra i dipendenti. Queste sovrapposizioni indicano un potenziale di ottimizzazione.
Questa novità è rilevante per gli amministratori di un profilo aziendale con almeno due utenti.
Finora, l’esportazione era limitata ai campi più importanti degli utenti. Con questo aggiornamento, l’esportazione contiene tutti i campi di un utente che possono essere importati, ad esempio domicilio e orario lavorativo. Questo vale indipendentemente dal fatto che l’esportazione venga effettuata tramite l’interfaccia utente o tramite API.
In precendeza era presente un limite di 100 utenti durante le importazioni che interessavano tutta l’organizzazione, come un’importazione dei clienti. Questo limite è stato rimosso. Tuttavia, sono ancora validi i limiti di dimensione del file (30MB) e di numero di record di dati (100.000) del file di importazione.
Questa novità riguarda gli amministratori e i supervisori di accessi aziendali con più di 50 utenti.
Se in precedenza hai aperto lo spazio di lavoro dell’azienda o un gruppo di utenti, la gamma completa di funzioni con l’elenco dei clienti e la lista dei rapporti era disponibile solo se lo spazio di lavoro conteneva un massimo di 50 utenti. Questo limite poteva essere aumentato a 250 utenti ottimizzando le prestazioni per grandi quantità di dati.
Dopo un periodo di intenso lavoro, abbiamo lanciato un aggiornamento importante in portatour®. Per leggere i dettagli sulle novità, scorri verso il basso o usa i seguenti link:
Con queste nuove funzioni ci auguriamo di aver fatto cosa gradita e saremo lieti di ricevere commenti all’indirizzo feedback@portatour.com.