Datenanalyse in Excel 2013: Neue OData-Schnittstelle machts möglich

Wohl die meisten Computerbenutzer kennen Microsoft Excel. Nur die wenigsten aber kennen „PowerPivot“ – ein AddOn zu Excel 2013, das vielfältige Möglichkeiten zur Analyse und Visualisierung von großen Datenmengen bietet.

Excel Charts

Wollen Sie wissen, wie oft welcher Kunde in welchem Zeitraum bereits besucht wurde? Wie die tatsächliche Besuchsanzahl mit den Umsätzen der Kunden korreliert? Wie hoch der Prozentanteil jener Besuche ist, bei denen tatsächlich ein Verkauf getätigt wird? Und wie sich diese Kennzahlen im Laufe der Zeit positiv oder negativ verändern? Dies sind nur vier von unzähligen Fragestellungen, auf die Sie dank PowerPivot in Kombination mit portatour® eine Antwort erhalten können.

Ihre Organisation hat zwei oder mehr portatour® Benutzer, Sie sind portatour® Anywhere Administrator und Sie haben auf Ihrem Rechner Excel 2013 installiert? Dann kommen Sie ab sofort in den Genuss der neuen OData-Excel-Schnittstelle, mit der Sie auf Knopfdruck die Daten (Kunden, Termine, Berichte) aller Benutzer in Ihr Excel runterladen und in PowerPivot zur Analyse nutzen können. Sie benötigen jedenfalls Excel Version 2013 – ältere Versionen werden nicht unterstützt. Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie als Admin in portatour® Anywhere unter dem neuen Menpünkt Optionen > Excel Datenanalyse.

Hinweis: Der Umgang mit Pivot-Tabellen und -Diagrammen in Excel setzt Erfahrung in der Datenanalyse voraus. Sollte dies Neuland für Sie sein, fragen Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihr betreuendes IT-Systemhaus. Fürs Selbststudium gibt es im Internet Beiträge, Lernvideos und Bücher. Suchen Sie zum Beispiel in Google, auf YouTube oder auf Amazon nach „Excel PowerPivot“. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für Microsoft Excel keinen Support übernehmen können.

Wir wünschen viel Erfolg und neue Einblicke in Ihre Daten  – und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com.

Erweiterung des Datenimports & Exports

Vor knapp 6 Monaten haben wir in portatour® Anywhere eine Schnittstelle zum automatisierbaren Importieren und Exportieren von Daten eingebaut (siehe Neuigkeiten). Seitdem haben wir viel positives Feedback von Benutzern bekommen – und natürlich auch Wünsche nach zusätzlichen Funktionen. Diese haben wir aufgegriffen und heute eine erste große Erweiterung der Schnittstelle veröffentlicht.

Datenimport mit Löschfunktion

Beim Import von Kunden – und zwar sowohl über die Benutzeroberfläche als auch über die API – löscht der neue Importmodus „Aktualisierung inkl. Löschung“ automatisch all jene Kunden aus der portatour® Datenbank des Benutzers, die in der Importdatei nicht mehr vorkommen. Somit ist es einfacher geworden, den Datenbestand in portatour® an den Ihres CRM/ERP-Systems anzupassen. Wie gewohnt wird vor jedem Importvorgang automatisch ein Wiederherstellungspunkt erstellt, um unbeabsichtigten Datenverlust zu vermeiden. Kunden, die durch den Benutzer zu „Meine Orte“ hinzugefügt wurden, werden nie automatisch gelöscht.

Vereinfachte Massenaktualisierung von einzelnen Kundenfeldern

Wenn Sie bisher ein einziges Feld Ihrer Kunden in portatour® massenweise aktualisieren wollten – z.B. den aktuellen Jahresumsatz – war es notwendig, in der Importdatei zumindest auch die Adressfelder der Kunden bereit zu stellen, um gegebenenfalls neue Kunden anlegen zu können. Diese Anforderung ist jetzt entfallen. D.h. es reicht, wenn in der Importdatei nur zwei Spalten vorkommen: Das Schlüsselfeld des Kunden (z.B. Kundennummer) und das zu aktualisierende Feld (z.B. Jahresumsatz). Wird ein Schlüssel in der portatour® Datenbank nicht gefunden, wird die Zeile einfach ignoriert.

Export der Daten aller Benutzer in eine Datei via API

Der Export von Daten (Kunden, Termine, Berichte) via API war bisher nur pro Benutzer möglich. Diese Einschränkung ist gefallen. Wenn Sie beim API-Aufruf den Parameter „userEmail“ weglassen, erhalten Sie die Daten all Ihrer Benutzer in eine Datei exportiert. Die Datei enthält zusätzliche Spalten, die für jeden Datensatz den zugehörigen Benutzer identifizieren. Beachten Sie, dass bei vielen Benutzern die Datenmenge groß werden und der Download einige Minuten in Anspruch nehmen kann.

Neue Landkarten „Sommer 2014“

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial für Europa und Australien aktualisiert.

Geänderte Straßensituationen beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer könnten deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

Zwei neue Planungseinstellungen zum Feintuning

Wir haben in portatour® zwei neue Parameter eingebaut, mit denen sich die automatische Tourenplanung noch besser auf Ihre speziellen Anforderungen in der Kundenbetreuung abstimmen lässt:

Kundenöffnungszeiten für die gesamte Dauer des Besuchs berücksichtigen

Bisher hat portatour® bei der Planung darauf geachtet, dass der Beginn des Kundenbesuchs innerhalb der Öffnungszeiten des Kunden liegt – d.h. Sie zumindest noch „den Fuß durch die Tür“ beim Kunden bringen. Der Besuch selbst durfte über die Öffnungszeit hinaus ragen.

Dies kann problematisch sein, wenn Ihre Besuche lange dauern. Die Gefahr ist groß, dass der Besuch die Öffnungszeit weit überzieht.

Mit der neuen Einstellung „Öffnungszeiten beachten für“ in Optionen > Besuchseinstellungen > Planungsparameter legen Sie nun selbst fest, wie portatour® mit den Öffnungszeiten umzugehen hat. Entweder bisheriges Verhalten (nur „Besuchsbeginn“ beachten)  oder neu: Der „Gesamte Besuch“ muss in die Öffnungszeiten fallen.

Beachten Sie, dass durch die neue Einstellung „Gesamter Besuch“ generell weniger Zeit für Besuche zur Verfügung steht und dadurch meist auch weniger Besuche eingeplant werden. Speziell Mittagspausen von Kunden wirken stark einschränkend.

Bevorzugte Besuchsintervalleinhaltung bei wichtigen Kunden

Als Benutzer von portatour® wissen Sie, dass Sie mit dem Besuchsintervall steuern, wie häufig portatour® einen Kunden zum Besuch vorschlagen soll. Zum Beispiel wird ein Kunde mit einem Besuchsintervall von 30 Tagen regelmäßig einmal pro Monat eingeplant.

Dies funktioniert dann gut, wenn Ihr Betreuungsgebiet „richtig dimensioniert“ ist – d.h. es realistisch zu schaffen ist, all Ihre Kunden im gewünschten Besuchsintervall mit Berücksichtigung der Fahrzeiten während Ihrer Arbeitstage zu besuchen.

Ist Ihr Gebiet überdimensioniert – d.h. zu viele Kunden oder zu kurze Besuchsintervalle – dann ist es nicht mehr möglich, die eingestellten Besuchsintervalle der Kunden einzuhalten. Die Besuche erfolgen verspätet. portatour® wahrt allerdings die Verhältnisse, d.h. ein 30-Tages-Kunde wird weiterhin doppelt so oft besucht wie ein 60-Tages-Kunde, nur eben nicht alle 30 Tage sondern erst später.

Mit der neuen Einstellung „Intervalleinhaltung“ in den Planungsparametern eines Kunden haben Sie die Möglichkeit, wichtige Kunden von „normal“ auf „bevorzugt“ umzustellen. portatour® kümmert sich automatisch darum, dass bei Kunden mit bevorzugter Intervalleinhaltung eine Überschreitung des Besuchsintervalls vermieden wird – auch dann, wenn Ihr Gebiet überdimensioniert ist. Dies wird erreicht, indem portatour® „interne Vormerkungen“ für diese Kunden erstellt, sobald das Besuchsintervall erreicht bzw. überschritten wurde.

Zwei wichtige Hinweise zu diesem Thema:

  • Gehen Sie sparsam damit um! Stellen Sie „bevorzugte Intervalleinhaltung“ nur bei Ihren wichtigsten Kunden ein, wo Sie keine Verspätung des Besuchs tolerieren. Als Daumenregel empfehlen wir maximal 20% Ihrer regelmäßig zu besuchenden Kunden. Wenn Sie zu viele Kunden bevorzugen, geht der gewünschte Effekt verloren, da zu viele Vormerkungen ohnehin nicht im Besuchsplan Platz finden. Zusätzlich rückt die Fahrstreckenoptimierung in den Hintergrund.
  • Sorgen Sie vorher dafür, dass Ihr Gebiet richtig dimensioniert ist. Fordern Sie dazu den portatour® Report an. Im Abschnitt „Kundenstruktur“ finden Sie die „Notwendigen Besuche pro Tag, um Besuchsintervalle einzuhalten“. Stimmt dieser Wert nicht mit der Realität überein, passen Sie Kundenanzahl oder Besuchsintervalle an.

 

P.S.: Nutzer von portatour® für Salesforce, Dynamics CRM bzw. Connector müssen zuvor die neueste Version von portatour® installieren, um die zwei neuen Einstellmöglichkeiten zu erhalten. Kontaktieren Sie ggf. Ihren Administrator.

 

Serientermin-Synchronisation zwischen Anywhere und Outlook / Salesforce / Dynamics CRM

Im Dezember 2013 haben wir in portatour® Anywhere die Serientermin-Funktionalität eingeführt – siehe Blog-Post.

Jetzt – nach knapp 6 Monaten des schweißtreibenden Programmierens – ist es nun soweit, dass Serientermine auch mit Datenquellsystemen wie Outlook, Salesforce und Dynamics CRM synchronisiert werden – und zwar inklusive Bearbeitungsmöglichkeit sowohl in Anywhere als auch im Quellsystem.

Um diese Möglichkeit in Anywhere zu nutzen, installieren Sie bzw. Ihr Administrator die neueste Version von portatour® in Ihrem Quellsystem und führen Sie danach eine Synchronisation durch.

Die neuesten Versionen finden Sie wie folgt zum Download:

Noch zwei Anmerkungen zur neuen Funktionalität:

  • Die größte Herausforderung bei der Programmierung war es, die spezifischen Eigenheiten der jeweiligen Quellsysteme bezüglich Serientermine herauszufinden und in portatour® Anywhere nachzubilden. Um eine reibungslose Synchronisation zu ermöglichen, finden Sie jene Limitationen, die im Quellsystem für Serientermine gelten, folglich auch in portatour® Anywhere.
  • portatour® Anywhere unterstützt die meisten gebräuchlichen Serienregeln. Sollten Sie im Quellsystem eine Serienregel verwenden, die portatour® nicht kennt, wird die Serie zwar synchronisiert, die Bearbeitungsmöglichkeit in Anywhere ist aber deaktiviert.

Wir wünschen viel Freude mit der neuen Möglichkeit und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com .

Terminkalender mit Kollisionswarnung und Ein-Klick-Aktualisierung

Für alle, die häufig Termine mit Kunden vereinbaren, ist der Arbeitsalltag mit portatour® Anywhere seit dem heutigen Update noch ein bisschen einfacher geworden.

Sofortige Kollisionswarnung

Sofort nach dem Speichern eines Termins prüft portatour®, ob der Termin womöglich mit anderen kollidiert. Dabei werden auch notwendige Fahrzeiten zwischen den Terminen berücksichtigt. Als Benutzer erkennen Sie kollidierende Termine anhand des vorangestellten roten Blitz-Symbols – und das überall in portatour®, wo Termine angezeigt werden.

Terminkollision

Ein-Klick-Aktualisierung des Besuchsplans

Wenn Sie bisher Termine im Kalender erstellt oder verschoben haben, waren einige Klicks notwendig, um den Besuchsplan zu aktualisieren, damit die geänderte Terminsituation tatsächlich berücksichtigt wird.

Ab sofort reicht dafür ein einziger Klick: Erkennt portatour®, dass der Besuchsplan „veraltet“ ist, weil Sie im Planungszeitraum Termine eingetragen oder bearbeitet haben, wird aus dem portatour®-Logo in der Menüzeile ein rotes „Besuchsplan aktualisieren“-Symbol. Klicken Sie dieses und der Besuchsplan wird neu berechnet.

Neue bzw. bearbeitete Termine werden im Kalender solange mit einer roten Markierung versehen, bis sie auch korrekt im Besuchsplan vorhanden sind.

Plan-Aktualisieren-Erinnerung-Breit

Und noch weitere kleine Verbesserungen

  • Termine, die im Besuchsplan aufgrund einer Kollision durch portatour® automatisch verkürzt wurden, werden im Kalender gelb markiert.
  • Jene Kalendertage, die durch den Besuchsplan gerade berechnet wurden, sind im Terminkalender orange hinterlegt.
  • Wenn genügend Platz vorhanden ist, wird im Terminkalender auch PLZ und Ort der einzelnen Besuche angezeigt.
  • Von der Kundenansicht und Terminansicht gelangen Sie durch den neuen Knopf „Kalender“ rasch zur Kalenderansicht.
  • Das rote „Besuchsplan aktualisieren“-Symbol in der Menüleiste erscheint auch dann, wenn Sie Kunden für den Besuchsplan vormerken. Ein Klick und Sie sehen, wann portatour® den Kunden für den Besuch vorschlägt.

Wir freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com

portatour® Anywhere jetzt als Android-App

Alle Besitzer von Android-Smartphones und -Tablets aufgepasst: Ab sofort steht portatour® Anywhere auch als Android-App zur Verfügung.

Die App benötigt weiterhin eine aktive Internetverbindung (eine Offline-Variante ist in Planung), bietet zur Web-Browser-Variante aber schon jetzt folgenden Zusatznutzen:

  • Mehr Bildschirmplatz für portatour®, da keine Browser-Adresszeile
  • Automatische Wiederholung der Datenübertragung bei schlechter Mobilfunkverbindung
  • Import von Kunden direkt aus dem Telefonbuch
  • Online-Hilfe direkt integriert auf jeder Seite
  • App-Icon auf Ihrem Smartphone/Tablet

Also gleich vom Google Play Store downloaden und loslegen. Sie benötigen Android Version 4 oder höher. Zum Einstieg verwenden Sie die selben Zugangsdaten wie bei der Web-Browser-Variante.

Wir freuen uns über Ihr Feedback unter Feedback@portatour.com oder direkt in der App mit dem Menüpunkt „Feedback“.

P.S.: Und noch eine kleine Bitte an Sie: Wenn Ihnen portatour® generell gefällt, wären wir für eine 5-Sterne-Bewertung im Play Store sehr dankbar. Gute Bewertungen führen zu mehr Downloads, mehr Benutzer und mehr Kunden und tragen so zu einer schnelleren Weiterentwicklung von portatour® bei. Außerdem freuen sich unsere Entwickler auch persönlich darüber 🙂

Neue Landkarten 2014

Wir haben am Samstag, 25.1.2014 auf unseren Servern das Landkartenmaterial für Europa aktualisiert.

Bei allen portatour®-Benutzern wurden deshalb die Fahrdistanzen zwischen all ihren Kunden neu berechnet, um gegebenenfalls geänderte Straßensituationen zu berücksichtigen.

Noch eine gute Neuigkeit in diesem Zusammenhang: Eine wesentliche Verbesserung des Algorithmus führt dazu, dass nach dem Import bzw. Aktivieren von neuen Kunden die ersten Planberechnungen nicht mehr mit Luftlinien durchgeführt werden, sondern sofort mit echten Fahrdistanzen gearbeitet werden kann.

Automatisierter Datenimport & Export mittels API

Guten Nachricht für alle Unternehmen, die portatour® Anywhere mit mindestens 2 Benutzern verwenden, ihre Daten regelmäßig importieren bzw. exportieren wollen, aber kein Datenquellsystem (Outlook, Salesforce, Dynamics CRM, Connector) dafür einsetzen.

Mit der neuen portatour API („Application Programming Interface“) lässt sich der Datenaustausch auch mit anderen Systemen schnell und einfach automatisieren.

In der ersten Ausbaustufe unterstützt die API folgende vier Funktionen:

  • Kunden importieren (sowohl Neuerstellung als auch Aktualisierung)
  • Kunden exportieren
  • Termine exportieren
  • Besuchsberichte exportieren

D.h. jene Import-Export-Funktionalität, die über die Benutzeroberfläche von portatour® Anywhere verfügbar ist, steht nun auch via API zur Verfügung.

Eine Beschreibung der API finden Sie – wenn Sie Administrator-Berechtigung haben und mindestens 2 Benutzerlizenzen in Ihrer Organisation eingetragen sind – in portatour® Anywhere im Menü Optionen unter dem neuen Punkt API rechts unten. Die Beschreibung ist englischsprachig und richtet sich an IT-Administratoren und Programmierer.

Der Datenimport und -export ist dateibasiert (Excel, CSV, ODS), wird über HTTPS Get- und Post-Befehle gesteuert und kann z.B. mit dem kostenlosen Tool cURL (http://curl.haxx.se/) in jedem Betriebssystem auf Befehlszeilenebene automatisiert verwendet werden – z.B. mittels Batch-Datei.

Wir wünschen viel Erfolg beim Automatisieren und freuen uns über Feedback unter Feedback@portatour.com .

Serientermine nun auch in portatour® Anywhere

Seit heute ist die Terminverwaltung in portatour® Anywhere noch ein Stück komfortabler geworden: Sie können ab sofort Serientermine erstellen!

Beim Anlegen bzw. Bearbeiten eines Termins finden Sie die neue Auswahlbox „Serie„, mit der Sie den Termin in einen Serientermin umwandeln und die Wiederholregel definieren:

Serientermin

Folgend drei typische Einsatz-Szenarien, bei denen Sie mit Hilfe der neuen Serientermine schneller zum gewünschten Ziel kommen:

  • Jeden 1. Freitag des Monats findet in Ihrer Firma von 8-12 Uhr ein Verkaufsmeeting für alle Außendienstmitarbeiter statt.
  • Ein Kunde muss genau alle 2 Wochen besucht werden. Immer am Mittwoch. Die Uhrzeit ist dem Kunden allerdings egal (Planung „beliebig am Tag“).
  • Teilen Sie portatour® Feiertage mit, die alle Jahre wieder auf den gleichen Tag fallen.

Noch einige Hinweise zum Umgang mit Serienterminen:

  • Das Enddatum eines Serientermins ist optional – muss also nicht eingegeben werden. Dadurch wiederholt sich der Serientermin solange bis sie ihn löschen.
  • Aus technischen Gründen werden Serientermine im Kalender nur für die kommenden 12 Monate angezeigt. Aber keine Sorge – sie verlängern sich automatisch weiter.
  • Wie Sie es vielleicht aus anderen Kalendern (Outlook, Smartphone, …) gewohnt sind, lassen sich auch in portatour® einzelne Termine aus der Serie herausnehmen bzw. löschen. Beim Bearbeiten eines Termins aus einer Serie werden Sie gefragt, ob Sie nur den einzelnen Termin oder die gesamte Serie bearbeiten wollen.

Wir wünschen viel Freude mit der neuen Funktion und freuen uns über Rückmeldungen unter feedback@portatour.com.

P.S.: portatour® Anywhere-Benutzer mit Datenquellsystem (z.B. Outlook, Salesforce, Dynamics, Connector) sehen diese Serienterminfunktion in Anywhere nicht. Diese Benutzer können – wie bereits auch schon vorher möglich – Serienterminregeln im jeweiligen Quellsystem verwalten.