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Erweitertes Berechtigungssystem

Unternehmen, die portatour® mit zwei oder mehr Außendienstmitarbeiter benutzen, kennen bereits die Unterteilung der Anwender in die Berechtigungsstufen „Benutzer, Supervisor und Administrator“. Seit dem heutigen Update von portatour® ist neu, dass Sie nun für über 15 Programmfunktionen von portatour® selbst festlegen können, ab welcher Berechtigungsstufe die jeweilige Programmfunktion verfügbar ist.

Berechtigungen verwalten
So gelangen Sie zur Verwaltung der Berechtigungen:

  • Wenn Sie Administrator eines portatour® Anywhere Accounts mit zwei oder mehr Außendienstmitarbeitern sind, klicken Sie auf Menü > Optionen > Berechtigungen.
  • Wenn Sie Administrator von portatour® für Salesforce sind, installieren Sie die neueste Version (Download für Salesforce) und verwalten dann die portatour®-Berechtigungen in Salesforce unter portatour® > Optionen > Berechtigungen.
  • Wenn Sie Administrator von portatour® für Dynamics CRM sind, installieren Sie die neueste Version (Download für Dynamics-CRM) und verwalten dann die portatour®-Berechtigungen in Dynamics CRM unter Einstellungen > portatour® Administration > Anywhere Berechtigungen.

So wirken sich eingeschränkte Berechtigungen aus:

  • Wenn Sie eine Berechtigung auf „Alle Benutzer“ setzen, kann diese Funktion von Benutzern, Supervisors und Administratoren verwendet werden. Dies ist die Standard-Einstellung. Es erfolgt keine Einschränkung.
  • Wenn Sie eine Berechtigung auf „Supervisors & Administratoren“ setzen, kann diese Funktion nur von Supervisors und Administratoren ausgeführt werden – und zwar auch dann, wenn sich der Supervisor bzw. Administrator in einem anderen Benutzerkonto anmeldet. D.h. der Supervisor bzw. Administrator darf im Konto eines Benutzers die jeweilige Programmfunktion auch dann aufrufen, wenn der eigentliche Benutzer dafür keine Berechtigung hat.
  • Wenn Sie eine Berechtigung auf „Nur Administratoren“ setzen, gilt voriger Punkt eingeschränkt auf Administratoren.
  • Wenn Sie eine Berechtigung auf „Niemand“ setzen, ist die Funktion für alle deaktiviert, auch für Administratoren.

Wozu verwenden Sie eingeschränkte Berechtigungen:

  • Aufrechterhaltung der Datenintegrität: Wenn Sie z.B. Ihre Kundendaten automatisch und regelmäßig aus dem ERP-System Ihres Unternehmens importieren, macht es eventuell Sinn, die Löschung und Bearbeitung von Kunden oder den manuellen Kundenimport in portatour® zu beschränken.
  • Rücksprache erforderlich machen: Wenn Sie für bestimmte Änderungen an Daten und Konfiguration die Rücksprache des Benutzers mit einem Supervisor bzw. Administrator als notwendig erachten (z.B. Datenwiederherstellung durchführen, Berichtseinstellungen ändern), beschränken Sie die betroffenen Funktionen.
  • Tipp: Schränken Sie den Funktionsumfang für Benutzer nur soweit ein, wie Sie es für zwingend notwendig halten. Übermäßig starke Restriktionen haben Auswirkungen auf die Benutzerbarkeit von portatour®.

Hinweise:

  • Einschränkung von „Besuchsberichthistorie ändern“ bedeutet, dass für bereits vergangene Tage keine Besuchsberichte angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen.
  • Einschränkung von „Daten transferieren“ bedeutet, dass mittels Kunden-Massenbearbeitung keine Kunden (inkl. Termine und Berichte) zwischen Benutzern verschoben bzw. kopiert werden können.
  • Änderungen der Berechtigungen in Salesforce und Dynamics CRM wirken erst ab der nächsten Synchronisation mit portatour® Anywhere.
  • Für Einzelbenutzerzugänge bzw. Benutzer von portatour® für Outlook gibt es keine Berechtigungsverwaltung. Diesen stehen weiterhin in gewohnter Weise alle Programmfunktionen zur Verfügung.

Wir freuen uns, Ihnen mit der neuen Berechtigungsverwaltung ein zusätzliches Instrument zur Anpassung von portatour® an Ihr Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Haben Sie Feedback dazu? Bitte einfach an feedback@portatour.com schreiben.

Großes Juli 2015 Update

Wir haben heute ein Update von portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben.

Detaillierte Informationen erhalten Sie unter folgenden 3 Neuigkeiten:

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit portatour® und viel Freude bei der Nutzung der neuen Funktionen. Wir freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

Mehr aus portatour® rausholen mit dem neuen Anwendungs-Check

Software zur automatischen Tourenplanung kann immer nur so gut sein, wie die Daten- und Einstellungen, mit denen sie gefüttert wird. Weiters bringt die Software nur dann den vollen Nutzen, wenn sie richtig verwendet wird.

Wir vom portatour®-Team wollen, dass Sie mit portatour® beste Ergebnisse erzielen. Deshalb haben wir portatour® um die neue Funktion „Anwendungs-Check“ erweitert. Auf Knopfdruck prüft portatour® automatisch über 35 Kriterien hinsichtlich Datenqualität, Planungseinstellungen, Gebietscharakteristik und Benutzungsweise. Unser Team hat im Laufe der letzten Jahre in diesem Kriterienkatalog jene möglichen Probleme zusammengetragen, die bei der Einführung automatischer Tourenplanung häufig auftreten.

Als Ergebnis des Anwendungs-Checks erhalten Sie einen Prüfbericht mit ausführlichen Hinweisen, welche Kriterien erfüllt sind und bei welchen Nachbesserung empfohlen ist. Klicken Sie auf eine Zeile, um zu erfahren, welches Problem konkret gefunden wurde, wie es sich auswirkt, wie Sie es lösen können, und – im Falle eines Firmenzugangs mit mehreren Benutzern – welche Benutzer davon betroffen sind.

Anwendungs Check

So gelangen Sie in portatour® Anywhere zum Anwendungs-Check:

  • Wenn Sie Administrator oder Supervisor eines Firmenzugangs sind, klicken Sie in den Optionen auf den neuen Menüpunkt „Firma > Report anfordern“.
  • Wenn Sie Außendienstmitarbeiter sind, fordern Sie in den Optionen in gewohnter Weise den portatour® Report an. Darin finden Sie den persönlichen Anwendungs-Check ab sofort immer unten angehängt.

P.S.: Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM verwenden, installieren Sie die neueste Version von portatour® (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM). Ab dann kann der Administrator den Anwendungs-Check auch direkt aus Salesforce bzw. Dynamics CRM starten.

Unternehmensinterner Feedback-Knopf

Wenn Sie portatour® neu in Ihrem Unternehmen einführen, ist es vor allem in der Anfangsphase erfolgsentscheidend, dass auf Fragen und Probleme der Endbenutzer schnell und einfach eingegangen wird. Um dies besser zu gewährleisten, besteht ab sofort für Firmenkunden mit Kaufzugang in portatour® die Möglichkeit, einen Feedback-Knopf zu konfigurieren. Legen Sie als Administrator in den Optionen unter „Programmeinstellungen“ einfach fest, an welche E-Mail-Adresse Feedback-Mails gesendet werden sollen – z.B. an den internen Projektbetreuer. Der Feedback-Knopf wird den Benutzern von portatour® immer links unten am Bildschirm dargestellt.

Hat der Benutzer nun eine Frage zur Programmverwendung oder zum Besuchsplan, klickt er einfach auf den Feedback-Knopf und formuliert sein Problem. Der Feedback-Mail wird automatisch der aktuelle portatour® Report angefügt, der sowohl den aktuellen Besuchsplan als auch den neuen Anwendungs-Check enthält. Optional ist auch das Anhängen von Dateien – z.B. Screenshots – möglich.

Feedback DE

Sollte der Projektbetreuer eine Frage nicht beantworten können, steht ihm unser portatour® Support-Team gerne als „2nd-Level“ unter support@portatour.com zur Verfügung.

P.S.: Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM verwenden, installieren Sie die neueste Version von portatour® (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM). Das Konfigurieren des Feedback-Knopfes erfolgt durch den Administrator in den portatour® Organisationseinstellungen. Bei portatour® in Kombination mit Outlook steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Längere Notizen im Besuchsbericht

Aufgrund vielfachen Wunsches wurde das Notizfeld im Besuchsbericht von portatour® Anywhere von 254 auf 1.000 Zeichen verlängert, also 4-mal so viel Platz für Ihr Textprotokoll.

P.S.: Wenn Sie portatour® in Kombination mit Salesforce oder Dynamics CRM verwenden, installieren Sie die neueste Version von portatour® (Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM), damit die Längenänderung wirkt. Bei portatour® in Kombination mit Outlook bleibt leider aufgrund technischer Limitationen von Microsoft Outlook die Einschränkung auf 254 Zeichen.

Mai 2015 Update

Wir haben heute ein Update von portatour® auf unseren Servern eingespielt bzw. zum Download freigegeben.

Detaillierte Informationen erhalten Sie unter folgenden 2 Neuigkeiten:

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg mit portatour® und viel Freude bei der Nutzung der neuen Funktionen. Wir freuen uns über Ihr Feedback unter feedback@portatour.com .

P.S.: Benutzer, die portatour® in Outlook oder Salesforce verwenden, müssen die aktuellste Version installieren, um diese Neuerungen auch dort nutzen zu können (Download für Salesforce).

Neue Landkarten 2015 mit besserer Fahrzeitprognose

Wir haben soeben auf unseren Servern das Landkartenmaterial auf Datenstand 2015 aktualisiert.

Gleichzeitig haben wir eine Verbesserung der Fahrzeitprognose in der Besuchsplanberechnung eingeführt. Erstmals wird zur Berechnung der Fahrzeiten auf historische Geschwindigkeitsdaten zurückgegriffen, welche von Navigationssystem- und Mobilfunkanbietern durch Messung der Bewegungsdaten von Millionen von Verkehrsteilnehmern gesammelt wurden und nun für die jeweiligen Straßenabschnitte bereitgestellt werden.

Diese Verbesserung in Kombination mit geänderten Straßensituationen beeinflussen die Fahrzeiten zwischen Ihren Kunden. Deshalb haben wir in portatour® alle Fahrzeiten neu berechnet. Einige Benutzer werden deshalb bei der nächsten Besuchsplanberechnung Änderungen bemerken.

Eine weitere Änderung ergibt sich durch das Update: Wenn Sie in den Optionen unter Fahrgeschwindigkeit portatour® an Ihre persönliche Fahrweise anpassen wollen, geben Sie in Zukunft keine absoluten Geschwindigkeiten in km/h mehr ein, sondern eine relative Abweichung zu den historischen Geschwindigkeitsdaten. Z.B. „Auf Autobahnen fahre ich 10% schneller als der Durchschnitt“.

Fahrgeschwindigkeiten

Wir freuen uns, Ihnen mit diesem Update eine noch bessere Planungsqualität in portatour® liefern zu können.

Hinweise:

  • Echtzeit-Verkehrsdaten (z.B. Stau durch Unfall) fließen in die Besuchsplanung nicht ein.
  • Ebenso beziehen sich die historischen Geschwindigkeitsdaten auf die durchschnittliche Fahrgeschwindigkeit während des ganzen Arbeitstages. Temporäre Ausreißer auf Teilstrecken in der Hauptverkehrszeit sind nicht berücksichtigt.
  • Wenn Sie häufig in der Stadt unter der „Rush Hour“ leiden, empfehlen wir, in den Optionen die Fahrgeschwindigkeit in der Stadt auf z.B. „30% langsamer“ zu stellen.
  • Wenn Sie vor diesem Update bereits geänderte Fahrgeschwindigkeiten hatten, wurden diese bei der Umstellung berücksichtigt und konvertiert.

Verbesserte Startpunkt-Auswahl für Besuchsplanung

In den Planungsparametern des Besuchsplans stehen bei der Auswahl des Startpunktes nun zwei neue Möglichkeiten zur Verfügung: Automatisch und GPS-Standort.

Bei Automatisch erkennt portatour® automatisch, ob der Besuchsplan an Ihrem Heimatort starten soll oder beim zuletzt besuchten Kunden, falls Sie den Plan während des Arbeitstages aktualisieren.

Sollten Sie von einem anderen Startpunkt aus planen wollen – weil Sie z.B. in einem Restaurant Mittagspause gehalten haben – können Sie ab sofort in portatour® Anywhere die GPS-Standort-Bestimmung nutzen, falls Ihr Gerät über einen GPS-Empfänger verfügt (dies ist bei fast allen modernen Smartphones und Tablets der Fall).

Klicken Sie dazu im Besuchsplan auf Planungsparameter und stellen den Startpunkt auf „GPS Standort“ um. Danach Speichern und Plan aktualisieren.

Wichtig: Bei der ersten Nutzung des GPS Standortes durch portatour® werden Sie vom Browser gefragt, ob portatour® den aktuellen Standort vom Gerät auslesen darf. Bestätigen Sie diese Frage mit Ja. Wenn Sie diese Frage mit Nein beantworten, wird GPS in portatour® so lange nicht mehr funktionieren, bis Sie in den Einstellungen des Browsers die Sperre für portatour® wieder aufheben. Bei Problemen kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihre IT-Abteilung.

Die Standortbestimmung kann je nach Gerät und GPS-Empfangsqualität einige Sekunden dauern. Sie sehen eine Warteanimation. Nach erfolgreicher Ortung bekommen Sie Ihren Standort auf der Landkarte inklusive ermittelter Adresse angezeigt.

Startpunkt-GPS-Standort

Hinweis: Klicken auf die Landkarte erlaubt Nachkorrektur des Startpunktes. Durch Umstellen auf „Manuell“ gelangen Sie zur manuellen Adresseingabe.

Speichern übernimmt den gefundenen Standort und startet die Besuchsplanberechnung.

Der Startpunkt-Auswahl bleibt solange auf „GPS Standort“, bis Sie einen Kundenbesuch protokollieren. Dann wird wieder auf „Automatisch“ umgeschaltet.

Neu: Besuchssperren bei Kunden

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, bei Kunden sogenannte „Besuchssperren“ einzutragen. Eine Besuchssperre gilt für einen bestimmten Zeitraum und hat einen Grund, z.B. „von 23.2. bis 27.2.2015 ist Ansprechpartner Herr Maier außer Haus“. portatour® berücksichtigt diese Besuchssperren bei der automatischen Besuchsplanung, sodass an gesperrten Tagen kein Besuch vorgeschlagen wird.

Besuchssperren ersetzen die bisherige „Aus Plan ausschließen“-Funktion in portatour® und bringen wichtige Vorteile mit sich:

  • Besuchssperren sind immer zeitlich begrenzt. Sie müssen sich nicht darum kümmern, diese später wieder zu entfernen und können somit auch nicht darauf vergessen.
  • Besuchssperren erlauben die Angabe eines Grundes. So wissen Sie auch in einem Monat noch, warum ein Kunde gerade nicht zu besuchen ist.
  • Besuchssperren können auch für die Zukunft eingetragen werden, z.B. kommenden Sommer hat der Kunde geschlossen.
  • Es sind mehrere Besuchssperren pro Kunde möglich, z.B. März und Oktober geschlossen.

Sie finden und bearbeiten die Besuchssperren eines Kunden in der Kundendetailansicht:

Kundendetailansicht-Besuchssperren

Auch der Besuchsplan und der Kalender erlauben das rasche Erstellen von Besuchssperren. Klicken Sie im Kontextmenü eines Besuchsvorschlags auf „Neue Besuchssperre“.

Besuchssperre bearbeiten

Betrifft die Besuchssperre den Tag des Besuchsvorschlags, erhalten Sie im Besuchsplan in Folge eine rote Warnung und Sie sollten den Besuchsplan aktualisieren.

Besuchsplan-mit-Besuchssperre

Zwei Tipps zu den Besuchssperren:

  • Wollen Sie alle Kunden sehen, die Besuchssperren hinterlegt haben? Nutzen Sie die „Erweiterte Suche“ oberhalb der Kundenliste und stellen den vorgegebenen Filter „Besuchssperre“ auf „vorhanden“.
  • Wollen Sie in einem Schritt für mehrere Kunden Besuchssperren erstellen? Nutzen Sie ebenso die „Erweiterte Suche“, um die gewünschten Kunden zu filtern und dann den Bearbeiten-Knopf unterhalb der Liste. In der Massenbearbeitung finden Sie den Knopf „Neue Besuchssperre…“.

Und noch einige Anmerkungen zu den Besuchssperren:

  • Abgelaufene Besuchssperren werden automatisch entfernt.
  • Termine bei Kunden werden auch dann eingeplant, wenn der Termin auf einen Tag mit Besuchssperre fällt. D.h. Termine im Kalender haben weiterhin höchste Priorität.
  • Bei Kunden, die bisher „aus dem Plan ausgeschlossen“ waren, wurde automatisch eine unbefristete Besuchssperre eingetragen.
  • Sie selbst können keine unbefristeten Besuchssperren eintragen. Wenn ein Kunde nie automatisch eingeplant werden soll, stellen Sie das Besuchsintervall auf „keines“.
  • Mittelfristig werden Besuchssperren auch das Urlaubs-Feld in den Planungsparametern des Kunden ablösen. Wir halten Sie informiert.

P.S.: Benutzer, die portatour® in Kombination mit Outlook, Salesforce, Dynamics CRM oder Connector einsetzen, müssen die neueste Version installieren, um Besuchssperren zu nutzen (Download für Outlook, Download für Salesforce, Download für Dynamics CRM).