Jetzt während der Corona-Pandemie haben viele Außendienstmitarbeiter die Erfahrung gemacht, dass manche Kunden nicht persönlich besucht werden dürfen, sondern der Kontakt nur über Telefon möglich ist.
Solche Telefonate ersetzen zwangsweise einen Besuch. Das Besuchsintervall soll danach von neuem zu laufen beginnen. Um dies in portatour® zu protokollieren, gibt es den neuen Menüpunkt Telefonat statt Besuch, wenn man in der Kundendetailansicht auf Neuer Bericht klickt.
Was sind nun die Unterschiede zum normalen Besuchsbericht? Der Bericht ist vom Typ „Sonstiger Bericht“ mit dem Betreff „Telefonat statt Besuch“. Zusätzlich hat dieser Bericht keinen Einfluss auf den Abfahrtsort, falls der Besuchsplan danach aktualisiert wird.
Analog zum normalen Besuchsbericht wird beim Kunden das Datum des letzten Besuchs aktualisiert – d.h. das Besuchsintervall beginnt von neuem zu laufen. Dieses Telefonat hat ja einen Besuch ersetzt.
Zusammenfassend eine Tabelle zu den Eigenschaften der unterschiedlichen Berichte:
| Besuch | Nicht angetroffen | Telefonat statt Besuch | Telefonat | Sonstiger Bericht | |
| Typ des Berichts | Besuch | Nicht angetroffen | Sonstiger Bericht | Sonstiger Bericht | Sonstiger Bericht |
| Vorausgefüllter Betreff | „Besuch“ | „Nicht angetroffen“ | „Telefonat statt Besuch“ | „Telefonat“ | (leer) |
| Datum des letzten Besuchs beim Kunden | Wird aktualisiert | Bleibt unverändert | Wird aktualisiert | Bleibt unverändert | Bleibt unverändert |
| Abfahrtsort für nächsten Besuchsplan | Wird ggf. aktualisiert | Wird ggf. aktualisiert | Bleibt unverändert | Bleibt unverändert | Bleibt unverändert |
| Geotag | Möglich | Möglich | Nicht möglich | Nicht möglich | Nicht möglich |
Anmerkung: Welche Menüpunkte tatsächlich sichtbar sind, hängt von den Einstellungen in den Optionen unter „Berichtswesen“ ab.