Neue Berichtstypen für „Telefonat“ und „Telefonat statt Besuch“

Bisher mündeten die drei Optionen „Telefonat statt Besuch“, „Telefonat“ und „sonstiger Bericht“ zum selben Berichtstyp „sonstiger Bericht“. Ab sofort gibt es für jeden dieser drei Fälle einen eigenen Berichtstyp. Das erlaubt es Ihnen die benutzerdefinierten Felder unterschiedlich zu konfigurieren.

Die neuen Berichtstypen finden sich auch beim Import, Export und der erweiterten Suche wieder. Passen Sie gegebenenfalls etwaige automatisierte Exporte und Weiterverarbeitungen an.

Hinweis: Diese Funktion steht noch nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Planungsstatus und Fälligkeit der besuchten Kunden im Report

portatour® ergänzt den Report um weitere Details zum Status Ihrer erledigten Besuche. Im Abschnitt „Besuchsberichte“ sehen Sie in der Tabelle in den zusätzlichen Spalten „Planungsstatus und Fälligkeit“, ob ein Kunde zum Berichtserstellungszeitpunkt im Besuchsplan war und welche Fälligkeit damals vorlag.

Die neuen Spalten stehen auch über den Berichtsexport zur Verfügung.

Zusätzlich gibt es den neuen Abschnitt „Planungsstatus und Fälligkeit der besuchten Kunden der letzten 90 Tage“. Dort sehen Sie eine Statistik auf Basis dieser Werte.

Beachten Sie, dass die zugrundeliegenden Daten bei der Berichtserstellung ermittelt und gespeichert werden. Spätere Änderungen an den Besuchsberichten haben keinen Einfluss. Verspätet eingegebene Besuchsberichte können die Statistik verzerren.

Im Abschnitt „Derzeit überfällige Bestandskunden“ wird jetzt auch angezeigt, wenn ein Besuch für diesen Kunden im Besuchsplan geplant ist.

Hinweis: Diese Funktion steht noch nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Externe Berichtserfassung

Erfasst Ihr Unternehmen Besuchsberichte auch in einem anderen System? portatour® kann das nun nahtlos anbinden. Bei Klick auf „Jetzt besucht“ oder „Jetzt nicht angetroffen“ am Kunden öffnet portatour® die von Ihnen konfigurierte externe URL. Dadurch haben Sie die Möglichkeit im externen System direkt den passenden Datensatz oder die gewünschte Erfassungsmaske zu öffnen. Die externen URLs werden zusätzlich zu den Aktionen aus ‚Berichte erfassen‘ geöffnet.

So aktivieren Sie als Administrator dieses Feature firmenweit:

1. Öffnen Sie im „Arbeitsbereich Firma“ die „Optionen“.
2. Klicken Sie auf „Berichtswesen“.
3. Stellen Sie „Berichte extern erfassen“ auf „Extern erfassen“.
   
4. Bei „Für Kunden“ klicken Sie auf „Konfigurieren“.
5. Geben Sie die Externe URL, die bei „Jetzt besucht“ geöffnet werden soll, ein.
   
6. Nutzen Sie optional Platzhalter, die portatour® beim Öffnen der URL mit den entsprechenden Werten füllt.

Bei Bedarf lässt sich die Einstellung pro Benutzer überschreiben. Die neue Berechtigung „Externe Berichtserfassung ändern“ steuert, welche Berechtigungsstufe für die Überschreibung notwendig ist.

Hinweis: Diese Funktion steht noch nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Diese Neuigkeit betrifft Administratoren und Supervisoren von Firmenzugängen mit aktivierter Gebietsoptimierung.

Manchmal können nur bestimme Außendienstmitarbeiter bestimmte Kunden betreuen. Gründe dafür können zum Beispiel Anforderungen an Sprache, Fachwissen oder Erfahrung sein.

Um diesen Umstand bei der automatischen Gebietsoptimierung besser zu berücksichtigen, bietet portatour nun das Feature „Qualifikationen für Gebietszuordnung“ an. Damit wird sichergestellt, dass jeder Kunde einem Benutzer zugeordnet wird, der alle notwendigen Qualifikationen erfüllt.

Und so gehen Sie vor:

1. Qualifikationen firmenweit aktivieren und definieren
2. Erfüllte Qualifikationen bei Benutzern hinterlegen
3. Notwendige Qualifikationen bei Kunden hinterlegen
4. Gebietsoptimierung mit Qualifikationen durchführen

Qualifikationen firmenweit aktivieren und definieren

1. Öffnen Sie im Arbeitsbereich Firma die „Optionen“.
2. Klicken Sie auf „Qualifikationen für Gebietszuordnung“.
3. Wählen Sie „Qualifikationen aktiviert“.
4. Geben Sie zeilenweise bis zu 20 mögliche Qualifikationen für Ihr Unternehmen ein. Wenn Sie den Schlüssel pro Qualifikation selbst vergeben wollen, dann gehen Sie analog zur Definition benutzerdefinierter Auswahl- und Mehrfachauswahlfelder
5. Klicken Sie auf „Speichern“.
   

Erfüllte Qualifikationen bei Benutzern hinterlegen

3. Öffnen Sie die Detailseite eines Benutzers.
4. Klicken Sie auf den Stift im Abschnitt „Erfüllte Qualifikationen“. 
5. Wählen Sie die erfüllten Qualifikationen
6. Klicken Sie auf „Speichern“.
   

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die erfüllten Qualifikationen für mehrere Benutzer über die Massenbearbeitung zu bearbeiten oder den Import zu setzen. Bei der Massenbearbeitung haben Sie nicht nur die Möglichkeit alle Qualifikationen zu ersetzen, sondern können auch einzelne Qualifikationen hinzufügen oder entfernen.

Legen Sie im Arbeitsbereich der Firma in „Optionen > Berechtigungen“ mit der Berechtigung „Erfüllte Qualifikationen für Gebietszuordnung ändern“ fest, ob diese Änderungen nur durch Administratoren oder auch durch Supervisoren durchgeführt werden dürfen.

In der erweiterten Benutzersuche finden Sie den neuen Filter „Erfüllte Qualifikationen“.

Notwendige Qualifikationen bei Kunden hinterlegen

Analog zu den Benutzern hinterlegen Sie die notwendigen Qualifikationen bei den Kunden über Einzelbearbeitung, Massenbearbeitung oder den Import.

Legen Sie im Arbeitsbereich der Firma in „Optionen > Berechtigungen“ mit der Berechtigung „Notwendige Qualifikationen für Gebietszuordnung ändern“ fest, ob diese Änderungen nur durch Administratoren, Supervisoren oder auch Benutzer durchgeführt werden dürfen.

Gebietsoptimierung mit Qualifikationen durchführen

Analyse der Ausgangslage

Die neue Spalte „Kunden mit nicht erfüllten Qualifikationen“ zeigt die Anzahl der Kunden, deren Qualifikationen vom aktuellen Benutzer nicht erfüllt sind. Wenn alle Qualifikationen aller Kunden erfüllt sind, bleibt die Spalte initial ausgeblendet.

Auf der Landkarte steht Ihnen die neue Färbungsoption „Färbung: Notwendige Qualifikationen“ zu Verfügung, welche die Kunden nach deren notwendigen Qualifikationen färbt. Dadurch erkennen Sie auf einen Blick, in welchen Regionen sich Anforderungen ballen.

Der neue Filter „Kunden: Mit nicht erfüllten Qualifikationen“, zeigt nur jene Kunden an, deren Qualifikationen vom aktuellen Benutzer nicht erfüllt werden.

Optimierung starten

portatour® weist im Zuge der Optimierung Kunden ausschließlich Benutzern zu, die alle notwendigen Qualifikationen erfüllen.

Hinweis: Wenn Sie eine Optimierung fortgesetzt haben oder eine gespeicherte Optimierung geladen haben, bei der Qualifikationen noch nicht aktiviert waren, stellen Sie gegebenenfalls „Optimierungsvorgaben > Allgemein > Qualifikationen für Gebietszuordnung“ auf „Berücksichtigen“.

In der Ergebnisübersicht sehen Sie die Reduktion der Kunden mit nicht erfüllten Qualifikationen, falls es solche gibt.

Für die weitere Analyse stehen Ihnen in Tabelle und Landkarte dieselben Funktionen wie in der Ausgangslage zur Verfügung.

Hinweis: Wenn Sie bewusst die Optimierung ohne Berücksichtigung von Qualifikationen durchführen möchte, stellen Sie „Optimierungsvorgaben > Allgemein > Qualifikationen für Gebietszuordnung“ auf „Nicht berücksichtigen“.

Simulieren von Szenarien durch manuelle Anpassungen

Wenn Sie unterschiedliche Szenarien ausprobieren wollen, ohne die Stammdaten ändern zu müssen, stehen Ihnen die manuellen Anpassungen zu Verfügung. Verändern Sie so gezielt für Kunden notwendige Qualifikationen und von Benutzern erfüllte Qualifikationen.

Hinweis: Qualifikationen für die Gebietszuordnung stehen noch nicht zur Verfügung, wenn portatour® mit Dynamics CRM als Datenquellsystem verbunden ist.

Hatten Sie schon den Fall, dass Termine „beliebig am Tag“ nicht im Besuchsplan eingeplant wurden, weil sich nicht alle Termine innerhalb der Arbeitszeit ausgegangen sind?

Mit der heute veröffentlichten Verbesserung gehört das der Vergangenheit an.

Ab sofort wird auch für Termine „beliebig am Tag“ die Arbeitszeit dynamisch verlängert, wenn es zwingend notwendig ist. Die Öffnungszeiten der Kunden werden weiterhin berücksichtigt, sofern für den jeweiligen Tag welche eingetragen sind.