Il dilemma della pianificazione di percorso: Software as a Service o programma self-hosted con esplosione di costi?

Stai cercando una soluzione professionale di pianificazione di percorso e devi decidere se acquistare e installare un programma oppure se accedervi come “Software as a Service” (SaaS, software come servizio) dal cloud? Se si vuole gestire da soli il software, graveranno sulle proprie spalle una marea di decisioni, investimenti, manutenzione e costi difficili da stimare. Il seguente articolo illustra ciò che ti risparmia un fornitore di SaaS in termini di costi e fatica.

In un Software as a Service il fornitore si occupa di sviluppo, installazione, configurazione, manutenzione e funzionamento. Accedi al servizio in base alle tue necessità e paghi per l’utilizzo. Il SaaS offre al cliente i seguenti vantaggi:

  • Nessun investimento iniziale
  • Introduzione rapida
  • Costi trasparenti al mese per utente
  • Attività di amministrazione IT costante ridotta al minimo
  • Accesso mobile da qualunque dispositivo e posizione
  • Risoluzione rapida dei problemi e aggiornamenti regolari
  • Attenzione al proprio core business anziché all’IT

Nonostante questi vantaggi, rimani dell’opinione che un programma acquistato una sola volta e gestito personalmente sia più economico? Allora esaminiamo insieme sia l’investimento iniziale che le spese costanti che graverebbero su di te.

Investimento iniziale che un SaaS ti farebbe risparmiare

Se si gestisce un software da soli, ci si aspetta la stessa qualità che offrirebbe anche una soluzione SaaS, come l’ottimizzatore di percorso portatour®. Per raggiungere tale livello di qualità, dovresti mettere in conto i seguenti investimenti che il fornitore SaaS ha già affrontato per te:

  • Server ridondanti
    Il software deve essere accessibile 24 ore su 24, il server deve essere in funzionamento perenne. Un disco rigido guasto non deve disturbare la tua attività. Per questo ti servono almeno due server con componenti ridondanti (alimentatori, dischi rigidi, etc.). Inoltre, il software e la banca dati devono essere configurati correttamente per un funzionamento ridondante.
  • Processori ad alte prestazioni
    L’ottimizzazione di percorso automatica è un’applicazione ad alta intensità di calcolo. Per evitare che il personale debba aspettare per minuti i risultati, ti servono dei processori ad alte prestazioni che funzionano in parallelo. Quanti più ne hai, tanto meglio (e costoso) è. Tale potenza di calcolo la paghi tutta, anche se poi nella pratica la si utilizza solo un paio di volte al giorno per calcolare e ottimizzare.
  • Licenze di programmi di fornitori terzi
    Non basta acquistare l’applicazione di pianificazione di percorso in sé. Si paga anche come minimo per il sistema operativo necessario sui server e il sistema di database.
  • Materiale cartografico
    Senza mappe non c’è ottimizzazione di percorso. Perciò dovrai anche sottoscrivere un contratto con un fornitore di mappe a piacere, ottenere il materiale in licenza e installarlo sui server. Va da sé che lo sconto concesso a una singola azienda non ha eguali con quello accordato a un fornitore cloud che concede le licenze per migliaia di aziende.
  • Installazione nel proprio centro dati
    I server sono solo l’inizio. Ti serve un centro dati sicuro con controllo dell’accesso, aria condizionata, gruppo di continuità, gruppo elettrogeno a diesel, rivelatore di fumo e sistema di estinzione.
  • Backup automatico
    Se ci tieni ai tuoi dati, devi impostare un backup regolare. Più breve è l’intervallo, tanto meglio. Il backup giornaliero è un requisito minimo. Si noti che il backup non può essere nello stesso centro dati dei server di produzione e necessita perciò di processi di comunicazione.
  • Connessione a internet,firewall, routing
    Il personale vuole accedere alla pianificazione di percorso da qualunque posizione. Perciò i server devono essere connessi a internet, con una larghezza di banda sufficiente e possibilmente anche in maniera ridondante. Potrebbe essere necessario un ulteriore fornitore e un router correttamente configurato. Una volta stabilita la connessione, il sistema deve essere protetto da firewall per allontanare gli ospiti indesiderati.
  • Selezione, installazione, configurazione
    Ogni componente del sistema deve essere selezionato e reso compatibile con gli altri. In seguito, dovrà essere installato, configurato e documentato. Spazio rack nel centro dati, alimentazione con capacità UPS sufficiente, climatizzazione, larghezza di banda di internet, indirizzi IP pubblici, routing interno, processori, RAM, dischi rigidi, sistema operativo, banca dati, server web, autorizzazioni di accesso: tutti questi parametri devono essere coordinati e configurati correttamente.
  • Approvazione, finanziamento, ordine, inventario
    L’investimento rientra nell’ordine delle decine di migliaia di euro. Per un importo del genere è necessaria un’approvazione interna all’azienda. Si dovrà definire il tipo di finanziamento, richiedere offerte, compararle. Di seguito: ordinare tutti i componenti, riceverli, verificarli, sostituire eventualmente dei pezzi sbagliati o difettosi, inventariarli. Infine, ammortizzare l’investimento come un’immobilizzazione nella contabilità nel corso degli anni.

Ti trovi davanti a un investimento importante e i tuoi dipendenti probabilmente davanti a un terreno sconosciuto. Per l’intero progetto devi mettere in conto delle tempistiche lunghe, spesso di mesi, dalla decisione alla finalizzazione.

Pensi di poter tagliare qualcosa? Starai inevitabilmente facendo dei tagli alla qualità.

Per un fornitore di SaaS, assieme ai suoi esperti collaboratori, questa è la sua attività principale. Ottiene prezzi vantaggiosi e può pianificare e scalare le operazioni. La sua piattaforma è già operativa. Spesso, il tuo account è disponibile nel giro di pochi minuti.

Manutenzione e costi operativi risparmiati con un SaaS

All’installazione iniziale segue il funzionamento continuo. Anche in questo caso, ci sono molte insidie che possono portare a un dispendio di denaro e di energie:

  • Monitoraggio con allarme automatico
    Ogni componente hardware e software deve essere costantemente monitorata e controllata, dal router alla banca dati. Si richiede un monitoraggio interno ed esterno per garantire alla forza vendita una disponibilità 24 ore su 24. Se succede qualcosa, occorre chiarire tramite dei processi interni chi e quando avvisare per risolvere i problemi.
  • Aggiornamenti di sicurezza per tutti i sistemi
    Heartbleed ti dice qualcosa? No? Allora probabilmente hai un problema di sicurezza! Il funzionamento del server deve essere accompagnato da un aggiornamento regolare di tutti i componenti software per bloccare falle di sicurezza. Nel caso di alcuni aggiornamenti si hanno solo alcuni giorni, se non ore, per effettuarli. Prima degli aggiornamenti occorre verificare se il sistema garantisce la compatibilità. Dovesse andare qualcosa storto, i processi di recupero rapidi dovrebbero essere impostati.
  • Aggiornamenti dell’applicazione stessa
    I fornitori seri presentano frequentemente degli aggiornamenti della propria applicazione – una volta al mese o addirittura più spesso. Ciò serve da una parte per risolvere eventuali problemi, dall’altra per introdurre nuove funzioni. È necessario avere sufficiente personale IT per effettuare tali aggiornamenti sul server.
  • Aggiornamenti regolari delle mappe
    La rete stradale cambia continuamente. Si costruiscono nuove vie, si introducono sensi unici e i limiti di velocità cambiano. Non vorrai certo che la tua forza vendita riceva delle proposte di percorso erronee. Perciò occorre mantenere il proprio materiale cartografico aggiornato e installarlo regolarmente nel server.
  • Verifica costante del backup dei dati e dei sistemi di sicurezza
    I backup e i sistemi di sicurezza (UPS, gruppo elettrogeno, impianto antincendio, etc.) devono essere verificati regolarmente, in modo da poter intervenire prontamente in caso di emergenza.
  • Controllare i file di log, individuare e risolvere errori
    Il reparto IT deve controllare i file di log per individuare in anticipo eventuali problemi. Quando si verifica un errore spesso non è facile risalire alle cause: è nell’hardware o nel software? Quale componente è responsabile? Il fornitore di tale componente è (ancora) disponibile e mi offre assistenza?
  • Sostituire hardware difettosi
    Se uno dei componenti del server si rompe, occorre sostituirlo da sé. A questo scopo, sarebbe utile avere in magazzino dei ricambi identici, in modo da reagire prontamente senza dover verificare nuovamente la compatibilità. Ovviamente anche questo comporta dei costi.

Se si affidano tali compiti a un fornitore SaaS, si delega la manutenzione a degli esperti del settore e si risparmiano dei costi nell’ordine delle decine di migliaia di euro – all’anno!

Il SaaS ripaga già dal primo agente, è immediatamente pronto all’uso e non ti distrae dal tuo core business

Non farti distrarre da un’infrastruttura IT per l’ottimizzazione di percorso che richiederà la tua attenzione per anni.

In particolare se si vuole testare il software e iniziare un progetto pilota prima dell’adozione, il SaaS è la scelta giusta: puoi partire immediatamente, inizi con utenti selezionati e lo estendi gradualmente a tutto il personale.

Il costo totale di proprietà (Total Cost of Ownership, TCO) è sempre trasparente: i costi di licenza mensili coprono tutto. Non ci sono costi nascosti o inaspettati che non erano prevedibili prima dell’inizio del progetto.

Anziché perderti in un progetto costoso e senza fine, scegli delle soluzioni SaaS come portatour® e concentrati sulla tua attività: ilservizioalla clientela.