¿Planificar rutas usando software como servicio o software propio con explosión de costes?

¿Desea utilizar una solución profesional de planificación de rutas comerciales y se enfrenta a la decisión de comprar e instalar el software usted mismo o de usarlo desde la nube como un «Software-as-a-Service» (SaaS)? Si desea operar el software usted mismo, se enfrentará a una serie de decisiones, inversiones, mantenimiento y costes que son difíciles de estimar. Por eso, le mostraremos en el siguiente artículo lo que un proveedor de SaaS puede hacer por usted y dónde puede ahorrar costes y nervios.

Usando un software como servicio, el proveedor del software es el único responsable del desarrollo, instalación, configuración, mantenimiento y operación. Usted utiliza el servicio en la medida en que lo necesita y paga una tarifa por su uso. Para usted como cliente, SaaS ofrece las siguientes ventajas:

  • Ninguna inversión inicial
  • Rápida puesta en marcha
  • Costes transparentes por mes y usuario
  • Bajo esfuerzo de administración de TICs en ejecución
  • Acceso móvil desde todos los dispositivos y ubicaciones
  • Rápida solución de problemas y actualizaciones periódicas
  • Concentración en su actividad principal y no en TICs

A pesar de estas ventajas, ¿aún cree que es más barato comprar el software una vez y ponerlo en marcha usted mismo? A continuación, analizaremos tanto las inversiones iniciales como los gastos de funcionamiento a los que tendría que enfrentarse.

Ahorro en inversiones iniciales gracias a SaaS

Si usted mismo opera el software, usted y sus empleados esperan la misma calidad que ofrecería una solución SaaS como el planificador de rutas portatour®. Para lograr esta calidad, debe realizar las siguientes inversiones que el proveedor de SaaS ya ha hecho por usted:

  • Hardware de servidor redundante
    El software debería estar disponible 24/7 y el servidor debería funcionar constantemente. Un disco duro con fallos no debe interferir con su funcionamiento. Por lo tanto, necesita al menos dos servidores con componentes redundantes (fuentes de alimentación, discos duros, etc.). Además, el software y la base de datos deben estar configurados correctamente para un funcionamiento redundante.
  • Procesadores de alto rendimiento
    La optimización automática de rutas es una aplicación extremadamente intensiva en computación. Para ahorrar a sus empleados minutos de espera por los resultados, necesita procesadores costosos de alto rendimiento que trabajen en paralelo. Cuantos más tenga, mejor (y más caros). Usted compra esta potencia de cálculo en su totalidad, incluso si solo se calculan y optimizan rutas unas pocas veces al día.
  • Licencias de software de terceros
    No basta con comprar la aplicación de planificación de rutas en si. Usted también paga, como mínimo, por el sistema operativo necesario en los servidores y por el sistema de la base de datos.
  • Material cartográfico
    No hay optimización de rutas sin material cartográfico. Por lo tanto, necesita negociar un contrato directamente con el proveedor de mapas de su elección, obtener la licencia del material e instalarlo en sus servidores. Y claro que el descuento para una sola empresa no es comparable al descuento de un proveedor que colectivamente concede licencias a miles de empresas.
  • Instalación en su propio centro informático
    Los servidores no están en un prado verde, sino que usted necesita un centro informático seguro con control de acceso, aire acondicionado, sistema de alimentación ininterrumpida, generador diesel con tanque, detección temprana de humo y sistema de extinción de incendios.
  • Copia de seguridad automática
    Si usted aprecia sus datos, debe hacer una copia de seguridad regular. Cuanto más corto sea el intervalo de copia de seguridad, mejor. La copia de seguridad diaria ya es un estándar mínimo. Tenga en cuenta que la copia de seguridad no debe estar ubicada en el mismo centro informático que los servidores de producción y que, por lo tanto, necesita procesos para la transmisión.
  • Conexión a Internet, cortafuegos, enrutamiento
    Sus empleados quieren tener acceso a la planificación de rutas desde cualquier lugar. Por eso, es necesario conectar sus servidores a Internet, con suficiente ancho de banda e idealmente de forma redundante. Es posible que necesite un segundo proveedor y enrutadores correctamente configurados. Una vez establecida la conexión, su sistema debe estar protegido por cortafuegos para mantener alejados a los visitantes no deseados.
  • Selección, instalación y configuración
    Cada componente del sistema global debe seleccionarse, instalarse, configurarse y documentarse de manera coordinada: Espacio de rack en el centro informático, fuente de alimentación con suficiente capacidad del SAI, capacidad de refrigeración de aire acondicionado, ancho de banda de Internet, direcciones IP públicas, enrutamiento interno, procesadores, RAM, discos duros, sistema operativo, base de datos, servidor web, derechos de acceso, etc. Todos estos parámetros deben coincidir entre sí y estar configurados correctamente.
  • Autorización, financiación, pedido, inventario
    La inversión entra rápidamente en el rango de decenas de miles de euros. Con esta cantidad, usted necesita autorización interna, aclarar la financiación, obtener ofertas, compararlas. Después de eso: Pedir todos los componentes, recibir las entregas, comprobar, hacer reemplazar las piezas incorrectas o defectuosas si es necesario, hacer inventario. Al final, se escribe todo como una inversión en la lista de instalaciones del departamento de contabilidad a lo largo de los años.

Usted está al borde de una gran inversión y sus empleados pueden estar a punto de abrir nuevos caminos. Todo el proceso, desde la decisión hasta la finalización, a menudo puede durar meses.

¿Cree que puede ahorrarse algo de eso? Entonces, inevitablemente, bajará la calidad.

Un proveedor de SaaS opera con todos estos factores como su actividad central y con una plantilla experimentada. También obtiene precios bajos y puede planificar y ampliar la escala de su actividad. La plataforma ya está en funcionamiento con el proveedor de SaaS y su acceso suele estar disponible en pocos minutos.

Ahorro en costes de mantenimiento y operación gracias al SaaS

A la primera instalación le sigue el uso continuado: una vez más, aparecen muchas trampas que pueden hacer que exploten tanto los costes como el esfuerzo.

  • Vigilancia con alertas automáticas
    Cada componente de hardware y software debe ser vigilado y comprobado constantemente, desde el enrutador hasta la base de datos. Tanto la vigilancia interna como la externa son necesarias a fin de garantizar la disponibilidad 24/7 para los empleados móviles. Si algo falla, se necesitan procesos internos para aclarar quién debe ser alertado y cuándo y cómo solucionar los problemas.
  • Actualizaciones de seguridad para todos los sistemas
    ¿Le suena Heartbleed? ¿No? ¡Entonces puede que tenga un problema de seguridad! Junto con el funcionamiento de los servidores, se requiere una actualización regular de todos los componentes del software para cerrar las brechas de seguridad. Con algunas actualizaciones, solo tiene unos pocos días u horas para instalarlas. Antes de las actualizaciones, se debe utilizar un sistema de prueba para comprobar si la compatibilidad sigue estando garantizada. Si algo va mal con la actualización, tendrá que haber configurado procesos de recuperación rápidos.
  • Actualizaciones de la propia aplicación
    Los buenos proveedores de software a menudo proporcionan actualizaciones de su aplicación, a veces mensualmente o con más frecuencia. Por un lado para corregir errores, por otro lado, para introducir nuevas funciones. Por eso, usted también necesita capacidad de personal de TICs para instalar estas actualizaciones en los servidores.
  • Actualizaciones de mapas en curso
    La red de carreteras está en constante cambio. Se construyen nuevas conexiones, nuevas vías de sentido único y modifican los límites de velocidad. Usted sin duda no quiere que sus comerciales reciban sugerencias equivocadas y, por lo tanto, debe mantener el material cartográfico actualizado y cargarlo regularmente en sus servidores.
  • Controlar regularmente los sistemas de seguridad y salvaguarda de datos
    Sus copias y sistemas de seguridad (SAI, generador diesel, sistema de extinción de incendios, etc.) deben ser revisados regularmente para que puedan funcionar en caso de emergencia.
  • Comprobar los archivos de registro, resolver problemas y corregir errores
    Su departamento de TICs necesita revisar los archivos de registro para anticiparse a los posibles problemas. Si se produce un error, a menudo no es fácil encontrar la causa: ¿es un error de hardware o de software? ¿Qué componente es el causante? ¿Aún puedo contactar con el proveedor del componente y me ofrece apoyo?
  • Sustituir el hardware defectuoso
    Si uno de los componentes de sus servidores falla, deberá reemplazarlo usted mismo. Además, es ventajoso mantener en stock componentes de recambio idénticos para poder reaccionar rápidamente y no tener que volver a comprobar la compatibilidad. Eso cuesta dinero otra vez.

Cuando usted subcontrata estas tareas a un proveedor de SaaS, deja el mantenimiento a una empresa que se especializa en ello y ahorra costos que ascienden a decenas de miles de euros al año.

Trabajar con SaaS se paga por sí mismo desde el primer empleado, está listo de inmediato y no le distrae de su actividad principal.

No deje que su propia infraestructura de TICs para optimización de rutas le distraiga, acaparando su atención durante años.

SaaS es la elección correcta, especialmente si desea probar el software de antemano y utilizarlo en modo piloto: estará listo para empezar de inmediato, comenzará con los usuarios seleccionados y lo podrá ir desplegando paso a paso para todos los empleados.

El Costo Total de Propiedad (TCO) es siempre transparente para usted y los costes mensuales de licencia lo cubren todo. No hay costes ocultos o sin planificar que fueran imprevisibles antes del inicio del proyecto.

Entonces, en lugarde perderse en un proyecto caro e interminable, empiece con soluciones SaaS como portatour® y concéntrese en su actividad principal: ocuparsede sus clientes.