Préparation des données pour la planification de tournées automatique : Que faire ? A quoi penser ?

Nous y voilà – le projet d’optimisation de tournées pour votre force de vente est sur le point de commencer. Dans cet article, vous trouverez des informations sur la façon de préparer vos données clients afin que votre projet soit un succès complet dès le début. Jetez un coup d’œil à ces précieux conseils supplémentaires sur l’introduction réussie de portatour®.

Les tournées commerciales générées par portatour® ne peuvent être aussi bonnes que les données que vous importez. Si vous faites du bon travail ici, vous en bénéficierez dès le début et vos collègues seront heureux de travailler avec portatour®. Cela signifie que les bons clients sont visités, qu’aucun client n’est jamais oublié, qu’il y a plus de visites par jour et moins de temps passé au volant.

D’où proviennent les données ?

Les données clients sont traditionnellement gérées dans un système CRM ou ERP. La source de données pour portatour® est généralement une exportation de données à partir d’un tel système au format CSV ou Excel. Dans la plupart des entreprises, il y a un collègue TI qui est responsable du système. C’est toujours une bonne idée de faire participer ce collègue dans le projet dès le début.

Que faut-il entendre par « clients » avec portatour® ?

Pour portatour®, chaque adresse où doit aller votre force de vente est un « client ». Il s’agit des clients existants, ainsi que des prospects, en plus des anciens clients à reconquérir. En somme, importez toutes les adresses qui doivent être visitées.

Champs obligatoires

Vos données clients de base doivent être constituées d’au moins les champs suivants :

  • Nom du client
  • Adresse du client : Un champ individuel pour le code postal, la ville et la rue avec le numéro. Vous pouvez également inclure le pays si vos clients sont répartis dans plusieurs pays.
  • Numéro de client ou autre identificateur univoque (p. ex. ID d’enregistrement dans votre système CRM/ERP). Cet ID est défini comme un champs clé lors de l’importation et est utilisé pour identifier les clients lors des mises à jour ultérieures.

Champs recommandés pour diriger la planification de tournées

Vous pouvez utiliser les champs suivants pour déterminer individuellement la planification des visites pour chaque client :

  • Intervalle de visite : À quelle fréquence le client doit-il être visité ? Cette valeur est spécifiée soit en jours entre les visites, soit en nombre de visites par an.
  • Date de la dernière visite : Quand le commercial terrain a-t-il rendu visite à ce client pour la dernière fois ?
  • Durée de visite : Combien de temps dure généralement une visite chez ce client en minutes ?

Veuillez noter les points suivants concernant l’intervalle de visite :

  • Si les clients individuels ne doivent pas être visités régulièrement, saisissez un « 0 » comme valeur d’intervalle de visite.
  • Pour visiter les clients à différents intervalles en fonction d’une classification (par exemple, les clients A tous les 14 jours, les clients B tous les 30 jours, les clients C tous les 90 jours), utilisez les champs de calcul dans votre source de données.
  • Par exemple, si vos données sont stockées dans Excel, insérez une formule qui détermine l’intervalle de visite en fonction de la catégorie.
  • Les systèmes CRM et ERP offrent également des champs de calcul ou des flux de travail. Il est recommandé d’implémenter ces formules directement à la source pour réduire le post-traitement manuel.

Pour la date de la dernière visite, il existe trois options pratiques pour importer les données :

  1. La date de la dernière visite est transmise identiquement dans portatour® et sera prise en compte lors du premier calcul. Ceci a l’avantage que les clients auxquels vous avez rendu visite récemment, ne seront pas proposés immédiatement par le système. Cependant, si la date de la dernière visite n’a pas été enregistrée correctement, portatour® proposera tout d’abord ces clients-là.
  2. La date de la dernière visite n’est pas importée. Ceci présente l’avantage que portatour® peut optimiser géographiquement dès le premier jour et n’est pas limité dans la planification par des clients en retard. Toutefois, il est possible que des clients récemment visités puissent également être programmés. Pour éviter cela, les commerciaux pourraient, par exemple, saisir manuellement les visites de la semaine précédente dans portatour®.
  3. La date de la dernière visite est importée à partir d’une date spécifique. Cette approche combine les avantages des deux approches ci-dessus. N’importez que la date de la dernière visite pour les clients dont la visite n’est pas trop ancienne, par exemple, au cours des 30 derniers jours. Supprimez les données obsolètes du fichier d’importation. Si vous n’êtes pas sûr de l’option qui vous convient, veuillez nous contacter et nous nous ferons un plaisir de vous aider.

Remarque : portatour® calcule l’échéance d’un client sur la base de la date de la dernière visite et l’intervalle de visite. Les clients échus et en retard sont automatiquement programmés par portatour® pour une visite et visualisés respectivement en jaune et rouge sur la carte des clients.

Champs facultatifs pour la gestion de la planification de visites

Ces champs sont facultatifs et ne sont pas importés dans la plupart des cas :

  • Heures d’ouverture des clients (heures de visite) : Deux créneaux horaires sont possibles par jour de semaine, par ex. lundi 08:00-12:00 et 14:00-17:00. Dans ce cas, votre fichier d’importation a besoin de quatre colonnes pour le lundi, qui contiennent les valeurs 08:00, 12:00, 14:00 et 17:00.
  • Géoposition : Les coordonnées GPS (longitude + latitude) du client sur la carte. Si celles-ci ne sont pas spécifiées, portatour® détermine automatiquement la géoposition lors de l’importation des clients dans le cadre du processus automatique de « géocodage » en utilisant l’adresse.

Champs personnalisés

En option, jusqu’à 100 champs personnalisés peuvent être créés et importés dans portatour®. Utilisez ces champs pour fournir aux commerciaux terrain toutes les informations dont ils ont besoin pour planifier, contacter et préparer une visite.

Par exemple, importez :

  • Coordonnées de contact telles que numéro de téléphone, adresse e-mail, personne de contact
  • Les classifications des clients telles que A, B, C ou le secteur d’activité
  • Volume des ventes
  • Date de la dernière commande

Les champs personnalisés doivent être créés dans portatour® avant la première importation afin d’être disponibles lors du processus d’importation. Cela se fait dans Options -> Champs personnalisés -> Clients.

Astuce : Cliquez sur le point d’interrogation en haut à gauche pour accéder à l’aide en ligne contextuelle, qui est pleine d’informations utiles.

Nous recommandons que lorsque vous exportez des données clients à partir de votre système CRM/ERP, toutes les informations potentiellement pertinentes sont exportées vers le fichier. L’expérience a montré que la suppression des colonnes qui ne sont pas nécessaires prend moins de temps que l’obtention et l’ajout d’informations supplémentaires par la suite.

Dans quel format les données devraient-elles être présentées ?

Bonne nouvelle : une structure fixe pour le fichier d’importation n’est pas nécessaire. Il suffit de mettre les données clients à disposition sous forme de fichier Excel, CSV ou ODS. La mise en correspondance des champs de votre fichier Excel aux champs de portatour® se fait dans portatour® et ne doit être faite qu’une seule fois.

Il est important que chaque client soit listé comme un enregistrement de données séparé dans sa propre ligne et que chaque champ d’information (par exemple, le numéro de client) soit stocké dans une colonne séparée dans votre fichier d’importation.

En règle générale, les données sont stockées sous forme de tableaux avec une ligne d’en-tête ayant le nom du champ enregistré (par exemple « Nom » ou « Code postal ») pour en faciliter la compréhension. Les tableaux croisés ne sont pas supportés.

Évitez ces 6 pièges

  1. Vérifiez que votre fichier ne contient pas de doublons dans les numéros client et supprimez-les.
  2. Notez que les champs peuvent contenir un zéro en tête (par exemple un code postal ou un numéro de téléphone). Ce zéro peut disparaître dans Excel si la cellule est formatée sous la forme d’un nombre. À ce titre, formatez les champs pertinents sous forme de texte.
  3. Afin d’assurer le géocodage exact des adresses, nous recommandons que le champ « Rue » ne contienne que la rue avec le numéro de bâtiment. Les informations supplémentaires telles que « l’entrée par la cour » ou autres doivent être omises. Les données d’adresse supplémentaires peuvent être enregistrées sous forme de notes dans portatour® dans l’entrée client correspondante.
  4. Assurez-vous que les données sont cohérentes. Voulez-vous sauvegarder la catégorisation ABC en tant que champ de sélection dans portatour® ? Vérifiez si seules les valeurs « A », « B » et « C » sont réellement contenues dans la colonne correspondante. Utilisez des filtres dans Excel pour vérifier cela.
  5. Assurez-vous que vous n’avez qu’une seule ligne d’en-tête. Vérifiez les noms des champs individuels.
  6. Supprimez les fragments de données en dessous du tableau (comme les lignes de totaux). Aucune autre donnée ne devrait suivre après les clients.

Un fichier client par commercial terrain

Les clients sont importés séparément pour chaque commercial. Par conséquent, vous devez disposer d’un fichier d’importation séparé avec uniquement les données client disponibles pour chaque commercial terrain. Afin de gagner du temps et automatiser le processus d’importation, la structure des tableaux des fichiers à importer doit être cohérente.

S’il n’est pas possible, pour des raisons techniques, de créer un fichier d’importation pour chaque commercial, un ID univoque pour le commercial (par exemple, numéro d’employé) doit être enregistré dans la première colonne du fichier. Cela facilite le filtrage et le fractionnement ultérieur du fichier.

Conseil : Envoyez à l’avance les fichiers d’importation avec les listes de clients qui doivent être téléchargés sur portatour® aux différents représentants commerciaux. Les représentants doivent être informés des données qui seront importées pour eux. Ils devront vous contacter en cas de questions ou d’anomalies.

Combien de données clients puis-je importer ?

Un maximum de 3 000 enregistrements de données (clients) peuvent être importés par commercial terrain, avec un maximum de 1 000 clients ayant un intervalle de visite attribué.

Si vous devez visiter plus de 1 000 adresses, définissez initialement un intervalle de visite uniquement pour les clients que vous voulez visiter en premier et qui ont la priorité la plus élevée. Vous pouvez établir des priorités en fonction de divers critères tels que le volume des ventes, le potentiel ou le nombre d’employés. Ne filtrez pas par région géographique : les clients devraient être disponibles pour des visites dans chaque région d’une zone.

Plusieurs adresses ou personnes de contact par client ?

Si vous avez plusieurs adresses par client (adresse de livraison, adresse de facturation, etc.), décidez laquelle de ces adresses l’équipe commerciale doit visiter et n’importez que celle-là.

Plusieurs personnes de contact sont-elles visitées séparément, peut-être aussi à des intervalles différents ? Créez ensuite chaque contact en tant que client distinct dans portatour®. Ils peuvent tous avoir la même adresse. Par exemple, vous pouvez créer plusieurs médecins à visiter, qui travaillent tous dans le même hôpital, comme différents clients.

Si vous voulez en savoir plus sur les avantages et les inconvénients relatifs à chacune des possibilités, veuillez nous contacter.

Votre récompense pour avoir fait du bon travail ici ?

Investissez du temps dans la préparation des données maintenant et vous bénéficierez d’une bonne qualité de données à long terme. La haute qualité des données permet d’améliorer votre projet d’optimisation de tournées commerciales dès le début. Vos collègues sur le terrain seront heureux et motivés de travailler avec portatour® et ne seront pas gênés par les erreurs de données. Vous aussi, vous en profitez : les bons clients sont visités au bon moment, aucun client n’est oublié, vous aurez moins de kilomètres parcourus, plus de visites clients par jour et donc plus de chiffre d’affaires.

Comment l’équipe portatour® m’aide-t-elle avec l’importation ?

Avec un atelier de configuration ! Lors de cet atelier en ligne, portatour® est configuré avec vous et rempli avec les données client. Nous vérifions la qualité des données, vous conseillons sur la sélection des champs et téléchargeons les données ensemble. Vous recevez de précieux conseils et astuces, évitez les pièges de configuration et assurez un démarrage rapide et productif pour votre équipe commerciale sur le terrain.

Pour savoir plus sur l’atelier de configuration, cliquez ici.

Les données sont importées. Que se passe-t-il ensuite ? Mettez à jour, automatisez et gagnez du temps !

Pour simplifier la synchronisation future des données, assurez-vous que la première fois que les données sont fournies, elles peuvent être exportées automatiquement à partir de votre système CRM ou ERP en appuyant sur un bouton. Réduisez le traitement manuel à un minimum. Avant tout, les noms des champs de la ligne d’en-tête doivent rester inchangés.

Si vous souhaitez synchroniser régulièrement et automatiquement les données de votre système CRM ou ERP avec portatour®, utilisez l’interface de programmation d’application (API) portatour®. Ainsi, vous n’avez plus à vous soucier de savoir si les données sont à jour. Pour en savoir plus sur l’API, cliquez ici.

Nous offrons un atelier API où nous vous montrons comment configurer l’interface. L’expérience a montré qu’avec l’aide de cet atelier, une importation et exportation automatique des données, au moins prototypiquement, est déjà possible après 2 heures.

Remarque : Afin de mettre à jour les données client via l’API, un ID client univoque est nécessaire. Vous voyez ici à quel point un travail préparatoire approfondi en vaut déjà la peine.

Les données clients sont prêtes. Que dois-je faire avec les utilisateurs, les rendez-vous et les comptes-rendus ?

En plus de l’importation des données clients, il est facultativement possible d’importer et d’exporter les données suivantes dans portatour®:

  • Utilisateurs : L’importation de données utilisateur vous évite d’avoir à créer manuellement des utilisateurs dans la gestion des utilisateurs. Ceci est utile si plus de 10 utilisateurs travaillent avec portatour®. Les informations suivantes sont requises pour l’importation : prénom, nom, adresse e-mail, adresse du domicile (pour l’équipe commerciale sur le terrain). En option, vous pouvez également importer le numéro d’employé, le nom du groupe d’utilisateurs et le rôle d’autorisation (« Utilisateur », « Superviseur », « Administrateur »).
  • Rendez-vous : Si vos collègues ont déjà pris de nombreux rendez-vous à l’avance et qu’ils sont disponibles sous forme électronique, ils peuvent également être importés.
  • Comptes rendus : Si des comptes rendus de visite historiques sont disponibles sous forme numérique, ils peuvent également être importés.

L’importation et l’exportation pour tous les types de données est analogue à celle des données clients. Le format de fichier, le processus d’importation et d’exportation et les attributs de qualité sont similaires à l’importation de données clients. Bien entendu, nous vous assistons volontiers avec un atelier de configuration exclusif et individuel.