Mit portatour® können unsere Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit besser einteilen, ihren gesamten Kundenstamm betreuen und mehr Möglichkeiten für zusätzliche Vertriebsaktivitäten schaffen.
Martin Rogers,
Director of IT
Sweet Squared ist ein führender Distributor professioneller Beauty-Produkte in Großbritannien und Irland. Das Unternehmen vertritt Premiummarken in den Bereichen Nägel, Waxing, Hautpflege, Wimpern und Fußpflege und unterstützt Salons sowie Beauty-Profis mit hochwertigen Produkten und professionellen Schulungen.
Sweet Squared wurde 2006 von Samuel und Samantha Sweet gegründet und entwickelte sich von einem Unternehmen aus der Garage zu einem starken Partner für Beauty-Profis in mehreren Produktkategorien. Als Director of IT verantwortet Martin Rogers die IT- und Digitalfunktionen des Unternehmens, von Business-Systemen und Cybersecurity bis hin zu KI und operativen Prozessen.
Sweet Squared setzt sich dafür ein, den Erfolg von Salons und Beauty-Experten zu unterstützen.
Vor der Einführung von portatour® nutzte Sweet Squared sein CRM-System, um Salonbesuche durch Vertriebsmitarbeiter zu analysieren. Dadurch konnte das Unternehmen Besuchsaktivitäten und Kapazitäten der Vertriebsmitarbeiter bis zu einem gewissen Grad nachvollziehen. Die verfügbaren Erkenntnisse waren jedoch begrenzt. Es war schwierig zu erkennen, wo Verhalten geändert werden musste, wie effektiv Termine geplant wurden und ob jeder Vertriebsmitarbeiter einen realistischen Plan zur Betreuung seines Kundenstamms hatte.
Jeder Vertriebsmitarbeiter plante seine Termine anders. Manche hatten eigene, effektive Routinen entwickelt, andere arbeiteten mit weniger strukturierten Prozessen. Ohne klare Transparenz war es jedoch schwierig zu messen, was funktionierte und was nicht. Da Sweet Squared weiter wuchs, benötigte das Unternehmen eine skalierbarere, transparentere und einheitlichere Methode, um die Kapazitäten im Außendienst zu steuern.
Vor portatour® plante jeder Vertriebsmitarbeiter seine Termine anders. Jetzt können sie sehen, was funktioniert und was nicht.
Der Zeitpunkt der Implementierung war besonders wichtig. Als Sweet Squared mit portatour® live ging, hatte das Unternehmen gerade eine bedeutende neue Marke aufgenommen. Damit kamen auch ein zusätzliches Vertriebsteam und mehr als 1.400 neue Kunden hinzu. portatour® half dabei, diesen Übergang reibungsloser zu gestalten, indem es die Integration dieser Kunden in die Außendienstplanung des Unternehmens unterstützte.
Die Implementierung selbst verlief unkompliziert. Laut Sweet Squared war die Datenqualität der wichtigste Faktor. Sobald die richtigen Daten verfügbar waren und in das System eingespeist wurden, funktionierte portatour® reibungslos. Das Unternehmen integrierte portatour® außerdem mit seinem ERP-System NetSuite. Dank der flexiblen portatour® API konnte Sweet Squared den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen automatisieren und dem Vertriebsteam regelmäßige Live-Updates für Planung und Optimierung bereitstellen.
Solange wir gute Daten in das System einspeisen, funktioniert das System einfach reibungslos.
Sweet Squared prüfte mehrere Lösungen am Markt, bevor die Entscheidung auf portatour® fiel. Ein entscheidender Faktor war die Flexibilität der Integrationen. Für Sweet Squared durfte automatische Tourenplanung nicht losgelöst von den bestehenden Geschäftssystemen des Unternehmens stattfinden. Manuelle Importe und Exporte hätten den potenziellen Nutzen jedes Planungstools eingeschränkt.
Die Möglichkeit, portatour® mit NetSuite zu integrieren, spielte daher eine zentrale Rolle. portatour® gibt dem Team mehr Kontrolle über die Terminplanung, optimiert Routen und Fahrzeiten und liefert klarere Einblicke, wie Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit über ihren Kundenstamm hinweg einteilen sollten.
Wir haben uns für portatour® entschieden, weil die flexiblen API-Integrationen es uns ermöglichen, unser ERP-System anzubinden.
Seit der Einführung von portatour® hat Sweet Squared deutlich mehr Transparenz über die Kapazitäten der Vertriebsmitarbeiter gewonnen. Besonders wertvoll ist der Bericht zur Gebietsoptimierung. Er zeigt, ob der Kundenstamm eines Vertriebsmitarbeiters innerhalb der verfügbaren Zeit realistisch betreut werden kann. Wenn ein Mitarbeiter leicht über Kapazität liegt, kann daraus mit der Zeit ein größeres Problem entstehen, da sich verpasste Besuche von Monat zu Monat summieren. Mit der Gebietsplanung von portatour® kann Sweet Squared solche Situationen früher erkennen und proaktiver steuern.
Das Vertriebsteam kann außerdem Termindauern und Besuchsintervalle an die Bedürfnisse und Verfügbarkeit der Kunden anpassen. Das hilft den Vertriebsmitarbeitern, ihre Zeit effektiver zu nutzen und ihren gesamten Kundenstamm zeitgerecht zu besuchen. Ein weiteres wichtiges Feature ist die Karte. Wenn ein Termin abgesagt wird, ein Salon geschlossen ist oder ein Vertriebsmitarbeiter früher fertig wird, sieht er schnell, welche Kunden oder Interessenten in der Nähe sind, und kann die Zeit produktiv nutzen.
Der Bericht zur Gebietsoptimierung gibt dem Team Transparenz bei der Steuerung seiner Kapazitäten.
Einer der deutlichsten Vorteile für Sweet Squared ist die Zeitersparnis bei der Planung. Vor der Nutzung von portatour® verbrachten Vertriebsmitarbeiter rund einen Tag pro Woche mit administrativen Aufgaben und Planung. Durch die automatische Terminplanung kann dieser Planungsaufwand deutlich reduziert werden. Sweet Squared erwartet eine Steigerung der Kapazität der Vertriebsmitarbeiter um rund 20 %. Diese zusätzliche Kapazität kann für mehr Kundenbesuche, Neukundenakquise, Upselling- und Cross-Selling-Aktivitäten genutzt werden.
Durch automatische Terminplanung können wir pro Vertriebsmitarbeiter einen Tag pro Woche an Planungszeit sparen.
Für Sweet Squared war die Benutzerfreundlichkeit ein weiterer großer Vorteil. Sobald die richtigen Daten im System verfügbar sind, ist portatour® sowohl am Desktop als auch auf mobilen Geräten einfach und unkompliziert zu bedienen. Das ist besonders wichtig für Außendienstteams, die praktische Tools benötigen, die in ihrem Arbeitsalltag funktionieren.
Der Change-Management-Prozess war gut handhabbar, weil die Anwendung leicht zu schulen und einzuführen war. Obwohl einige Vertriebsmitarbeiter an ihre langjährigen eigenen Planungsprozesse gewöhnt waren, half portatour® ihnen zu verstehen, ob ihr bisheriger Ansatz tatsächlich effektiv war.
Da die Anwendung einfach zu bedienen ist, war es leicht, unsere Mitarbeiter zu schulen und einzuarbeiten.
Für Sweet Squared geht es bei portatour® nicht nur um Zeitersparnis. Es geht auch darum sicherzustellen, dass Kunden den richtigen Servicegrad erhalten. Früher analysierte das Unternehmen Besuchsdaten oft erst, nachdem ein Kunde bereits inaktiv geworden oder verloren gegangen war. Mit portatour® hat das Team nun eine klarere Sicht darauf, ob Kunden betreut werden können, bevor Probleme entstehen. Das bedeutet: Kein Kunde sollte unbemerkt übersehen werden. Wenn ein Kunde nicht wie geplant besucht werden kann, sieht das Team dies und kann handeln.
portatour® hilft Sweet Squared, die Kapazitäten der Vertriebsmitarbeiter effektiver zu steuern und sicherzustellen, dass Kunden regelmäßig sinnvolle Termine mit ihrem gewählten Vertriebsmitarbeiter erhalten. Die Lösung unterstützt das Wachstum des Unternehmens, indem sie Struktur, Transparenz und Automatisierung in die Außendienstplanung bringt. Gleichzeitig gibt sie dem Team die Flexibilität, auf reale Situationen im Außendienst zu reagieren. Die Kombination aus automatischer Terminplanung, Routenoptimierung, ERP-Integration und Gebietseinblicken macht portatour® zu einer starken Lösung für die operativen Anforderungen von Sweet Squared.
portatour® ermöglicht es dem Team, seine Kapazitäten besser zu steuern, und hilft uns dabei, alle unsere Kunden regelmäßig zu besuchen.
*Vollversion. Keine Kreditkarte erforderlich. Automatische Beendigung.
Telefonisch erreichbar von Mo-Fr, 9-17h MEZ
