Dopo un intenso periodo di sviluppo oggi abbiamo rilasciato un importante aggiornamento di portatour® . Per leggere i dettagli delle nuove funzioni, basta scorrere verso il basso o utilizzare il seguente link :

• Sottoscrivere calendario da Outlook
• Notifiche per appuntamenti
• Ricerca avanzata con filtri di data relativi
• Modalità di stampa migliorata per le mappe
• Ottimizzazione dei territori: nuove modalità di visualizzazione per la mappa

Ti auguriamo buon lavoro con le nuove funzioni! Condividi il tuo feedback all’indirizzo feedback@portatour.com.

Desideri utilizzare appuntamenti e i giorni festivi che gestisce in Outlook anche in portatour® per il calcolo dell’agenda senza doverli inserire due volte manualmente? Con la nuova funzione di sottoscrizione al calendario, puoi farlo in pochi passi. Gli appuntamenti vengono trasferiti automaticamente e regolarmente su portatour®.

Note importanti:

• Sono supportati solo calendari online: un appuntamento deve essere salvato in un account Microsoft 365 (Outlook Web / Exchange Online). Il calendario di Outlook in locale sul tuo computer non può essere consultato da portatour®.
• L’accesso in sola lettura: Le sottoscrizioni al calendario sono unidirezionali, un appuntamento viene importato da Outlook a portatour®, non al contrario.

Gestire delle sottoscrizioni al calendario

Per aggiungere un calendario, procedi come segue:

1. Apri “Opzioni” nel menu principale.
2. Seleziona “Sottoscrizioni al calendario” > “Aggiungi“.
3. Clicca su “Accedi con Microsoft“.
4. Effettua il login con i dati di accesso del rispettivo account.
5. Consenti l’accesso a calendario. Se l’accesso è bloccato dalla tua organizzazione, contatta il tuo dipartimento IT.
6. Si apre una finestra per la configurazione delle sottoscrizioni al calendario.
7. Assegna un nome liberamente selezionabile alla sottoscrizione (ad esempio, “Conto aziendale”).
8. Sotto verranno elencati tutti i calendario disponibili nel suo account.
9. Per i calendari che desideri sottoscrivere, modifica la casella di selezione come segue:
   1. “Sottoscriviti agli appuntamenti” per importare appuntamenti che non sono appuntamenti di giornata intera.
   2. “Sottoscrivi come giorno libero” per importare solo gli appuntamenti per la giornata intera, su portatour® indicati come “giorni liberi” – tipicamente per i calendari dei giorni festivi.
   3. “Sottoscrivi con impostazioni personalizzate” per configurare impostazioni stesse.
10. Clicca su “salva“.

Nota importante: Aggiungi o modifica di un sottoscrizioni al calendario è possibile solo dal utente stesso. amministratore o i supervisori non hanno accesso alla configurazione degli abbonamenti di utente, in quanto ciò richiede un autorizzazioni individuale di utente presso Microsoft. Ciononostante, come utente nota che appuntamento da calendario abbonati sono visibili ai supervisori e amministratore a portatour® e possono essere trasferiti a sistemi di terze parti nella sua azienda. Pertanto, per proteggere la sua privacy, proceda con cautela quando si iscrive a calendario privati.

Vasi su visualizzazione calendario per verificare se un appuntamento è stato importato con successo dalla sottoscrizione. Tieni presente che il processo di importazione automatica può richiedere fino a un minuto.

Per modificare o eliminare un calendario, clicca sul nome della sottoscrizione desiderata in “Opzioni > Sottoscrizioni al calendario” e poi “modifica” o “elimina“. Elimina rimuove tutti gli appuntament della sottoscrizione cancellata da portatour®.

Aggiornare gli appuntamenti da un calendario sottoscrtito

L’importazione regolare di appuntamento dal calendario avviene in modo completamente automatico. Se utilizzi attivamente portatour® ed è trascorsa un’ora dall’ultimo aggiornamento, verrà effettuato automaticamente un aggiornamento in background. Questo avviene in modo automatico, senza bloccare il sistema.

Tuttavia, se si verifica un errore, riceverai un avviso rosso nel menu principale .

Per vedere quando si è svolto l’ultimo aggiornamento, clicca sulla ruota dentata nell’angolo in alto a destra del calendario. Se si sono verificati degli errori in aggiornamento, saranno visualizzati qui.

Puoi avviare manualmente un aggiornamento in qualsiasi momento. Per farlo, clicca su “Aggiorna le sottoscrizioni al calendario“.

Lavorare con gli appuntamenti sottoscritti

Può riconoscere gli appuntamenti in tutte le visualizzazioni (calendario, lista degli appuntamenti, agenda dal logo Microsoft.

Inoltre, nella vista dettagliata troverai una sezione contenente informazioni per gli appuntamenti sottoscritti.

Per riunioni online troverai un pulsante “partecipa ora“.

Le sottoscrizioni ad appuntamenti sono limitate in due modi, rispetto al normale appuntamento:

• La modifica di oggetto, data e il durata non sono possibile in portatour® .
• L’eliminazione non è disponibile su portatour® .

Esegui invece questi processi in Outlook. Per aprire rapidamente un appuntamento, fai clic su “Apri in Outlook” nel menu contestuale o nella visualizzazione dettagliata dell’appuntamento. Le modifiche o le eliminazioni apportate in tale sede saranno applicate con il prossimo aggionrnamento della sottoscrizione del calendario su portatour®.

Gli appuntamenti sottoscritti sono inclusi direttamente nell’agenda. Se però non vuoi che un appuntamento influenzi il tragitto di una giornata specifica, clicca su “Escludere appuntamento dall’agenda” nel menu o nell’appuntamento sotto “Azioni”. Nel calendario, questi appuntameni sono visualizzati in grigio con un simbolo corrispondente.

Se desidera programmare nuovamente appuntamento, clicchi su “Considera l’appuntamento in agenda“.

Riferimento cliente dagli appuntamenti sottoscritti

È importante che gli appuntamenti, che si svolgono da un cliente, abbiano anche un riferimento alla corrispondente cliente su portatour®. Questo assicura che cliente non sia suggerito più di una volta in agenda o che la data dell’ultima visita di cliente sia aggiornata correttamente.

Per impostazione predefinita, portatour® tenta di determinare automaticamente il riferimento cliente per gli appuntamenti sottoscritti utilizzando gli indirizzi e-mail. A tal fine, portatour® cerca gli indirizzi e-mail presenti nell’appuntamento (organizzatore, partecipanti) nella lista clienti. Vengono controllati tutti i campi personalizzati con il tipo di dati “indirizzo e-mail”.

Se viene trovato esattamente un clientein questo modo, il riferimento cliente viene impostato automaticamente.

Se non viene trovato nessun cliente, per l’appuntamento in questione compare una notifica, riconoscibile da un punto interrogativo rosso. Utilizza il menu o controlla i dettagli dell’appuntamento per indicare il riferimento cliente o per rimuovere il riferimento cliente, in questo modo scompare la notifica.

Se vengono trovati diversi clienti, per l’appuntamento in questione compare una notifica. È possibile in questo caso selezionare il cliente corretto.

Nota: nelle opzioni puoi anche configurare la determinazione automatica di riferimento cliente per ogni calendario sottoscritto, a seconda delle tue esigenze.

Indirizzi di appuntamenti sottoscritti

La procedura standard per determinare l’indirizzo di un appuntamento su portatour® è la seguente:

1. L’indirizzo viene preso direttamente dall’appuntamento in Outlook e geocodificato. Se la geocodifica dell’indirizzo non è esattamente possibile, viene mostrata una notifica di geocodifica all’indirizzo dell’appuntamento.
2. Se l’indirizzo è vuoto ma viene trovato un riferimento cliente, l’indirizzo del cliente viene utilizzato come indirizzo dell’appuntamento.
3. Se anche questo non ha successo, l’appuntamento mostrerà un errore di geocodifica.
4. Se l’appuntamento è etichettato come meeting online, l’appuntamento viene creato senza indirizzo.

Poiché un indirizzo esatto è importante per la pianificazione del percorso, puoi modificare tu stesso l’indirizzo e geocodificarlo come per un normale appuntamento . Tuttavia, un indirizzo modificato in questo modo non viene sincronizzato con Outlook . La modifica viene mantenuta solo su portatour®.

Nota: può anche configurare tu stesso la determinazione automatica dell’indirizzo o il comportamento in caso di errore per ogni calendario sottoscritto in opzioni, a seconda delle tue esigenze.

Ulteriori informazioni su sottoscrizioni al calendario

• Per impostazione predefinite, gli appuntamenti sottoscritti vengono ripresi nell’intervallo di tempo da un mese nel passato a 3 mesi nel futuro. Per regolare questo intervallo di tempo per un calendario utente, clicca su “Mostra le impostazioni” delle sottoscrizioni al calendario sotto calendario, poi su “Utilizza le mie impostazioni e modifica” e quindi regola l’intervallo di tempo.
• Tutti gli appuntamenti sono accettati indipendentemente dal loro stato (ad esempio, con prenotazione, privato, bozza, …).
• Vengono importati anche gli appuntamenti di un serie. Su portatour®, tuttavia, vengono gestiti come appuntamenti individuali separati.
• Se esporti un appuntamento da portatour®, gli appuntamenti sottoscritti verranno inclusi allo stesso modo. Puoi riconoscerli dal valore 4 nel campo “Metodo di creazione – ID” o da “calendario” nel campo “Metodo di creazione – Nome”.
• Se importi un appuntamento in portatour® , gli appuntamenti esistentinon sono modificabili né vengono cancellati. Le righe corrispondenti nel file di importazione vengono ignorate.
• Se utilizzi Microsoft Dynamics CRM come sistema sorgente, una sottoscrizioni al calendario non è possibile. Assicurati che i calendari desiderati siano sincronizzati direttamente con Dynamics e da lì con portatour®.

Questa novità riguarda gli amministratori di accessi aziendali con almeno due utenti.

Per consentire l’accesso agli utenti a portatour® con il tuo account Microsoft aziendale, sono necessari due passaggi: l’impostazione di Microsoft come fornitore di single sign-on in portatour® e l’assegnazione degli utenti Microsoft a utenti portatour® .

Impostazione di Microsoft come fornitore di single sign-on

1. In “Spazio di lavoro Azienda” apri “Opzioni”
2. Nella sezione “Sicurezza”, clicca su “Fornitore single sign-on > aggiungi >Microsoft”. Appare la seguente finestra:
   
3. Sei tu stesso l’amministratore Entra ID del tuo tenant Microsoft?
   • Se sì:
     1. clicca su “Accedi con Microsoft”. Accedi con il tuo account Microsoft.
     2. Conferma le autorizzazioni ceserrarie con “Accetta”.
   • Se no:
     1. Clicchi su “Inserisci manualmente l’ID tenant”
     2. Fare clic su “Copia il link” e condividere questo link con l’amministratore Entra ID per installare l’applicazione aziendale ‘portatour® single sign-on’ e accettare le autorizzazioni richieste. L’amministratore riceverà l’ID tenant.
     3. Inserisci gli ID tenant ricevuti.
4. Inserisci il nome del suo tenant Microsoft nel campo “Nome”. In genere si tratta del nome della tua azienda. Non viene effettuata alcuna verifica. Il nome aiuta te e i tuoi utenti a identificare l’account Microsoft corretto se possiedi diversi tenant Microsoft.
5. Clicca su “salva”.

Assegnazione degli utenti da Microsoft a utenti portatour®

Hai quattro opzioni per assegnare gli utenti Microsoft a utenti portatour®: tramite email di invito individuali, tramite email di invito di massa, inserendo manualmente gli ID oggetto di Microsoft o importando gli ID oggetto di Microsoft.

Assegnazione tramite email di invito

1. In “Spazio di lavoro Azienda” apri la voce di menu “utente”.
2. Clicca sull’utente desiderato per aprire la vista dettagliata dell’utente.
3. Clicca su “Invia l’invito” nella sezione “Login con SSO con Microsoft”.
   
4. L’utente riceve una email con un link di invito. Questo link di invito è valido per 30 giorni.
5. Dopo aver cliccato sul link di invito, l’utente accede al suo account Microsoft.
6. Dopo aver effettuato l’accesso, l’assegnazione è avvenuta con successo. Si riconosce se anche il nome utente Microsoft (UPN) viene visualizzato sulla pagina dei dettagli dell’utente.

Indicazioni:

• affinché l’assegnazione tramite invito funzioni, per motivi di sicurezza, l’indirizzo email dell’account di Microsoft deve corrispondere a quello dell’utente portatour®. Dopo che l’assegnazione è avvenuta con successo è possibile modificare gli indirizzi email di entrambe le pagine senza che ciò abbia ripercussioni sull’assegnazione.
• Per annullare un invito anticipatamente, clicca sul simbolo del cestino.
• Per inviare un nuovo invito, clicca su “Invia nuovo invito”. L’invito originale non sarà più valido.

Assegnazione tramite email di invito di massa

1. In “Spazio di lavoro Azienda” apri la voce di menu “utente”.
2. Clicca su “Modifica tutti e X” alla fine dell’elenco utenti.
3. Nella colonna “Login con SSO con Microsoft”, nella sezione “X utenti non hanno né un’assegnazione a un utente Microsoft né un invito”, clicca su “Invia inviti”.
   

Indicazioni:

• nell’elenco utenti utilizza la modalità di selezione o la ricerca avanzata per limitare in modo specifico gli utenti interessati da questo processo.
• Le istruzioni per l’email di invito individuale si applicano in modo analogo anche in questo caso.

Assegnazione tramite inserimento dell’ID oggetto Microsoft

Per questa procedura, devi conoscere l’ID oggetto Microsoft dell’utente. Come amministratore del tuo tenant Microsoft puoi trovarlo nella gestione utenti di Microsoft Entra Admin Centre.

1. In “Spazio di lavoro Azienda” apri la voce di menu “utente”.
2. Clicca sull’utente desiderato per aprire la vista dettagliata dell’utente.
3. Clicca su “Inserisci l’ID oggetto Microsoft” nella sezione “Login con SSO con Microsoft”
4. Inserisci l’ID oggetto Microsoft dell’utente – preferibilmente utilizzando copia e incolla dal Microsoft Entra Admin Centre.
5. Clicca su “salva”.
6. L’utente può quindi accedere immediatamente a portatour® tramite SSO.
7. Opzionalmente, clicca su “Invia link d’accesso ” in modo che l’utente riceva per email il link alla pagina di login SSO di portatour® .
8. Si riconosce se un accesso dell’utente è avvenuto con successo se il anche nome utente Microsoft (UPN) viene visualizzato sulla pagina dei dettagli dell’utente.

Indicazioni:

• procedi con attenzione. Quando inserisci l’ID oggetto Microsoft non viene verificato se l’utente esiste nel tuo tenant Microsoft o se è quello desiderato.
• In questo caso, non è necessario che gli indirizzi email dell’utente di portatour® e Microsoft coincidano.

Assegnazione tramite importazione degli ID oggetto Microsoft

Se disponi degli ID oggetto Microsoft dei tuoi utenti come file, utilizza l’importazione utenti per assegnarli ad utenti esistenti o nuovi.

Nella procedura guidata di importazione, assegna al campo “ID oggetto SSO Microsoft” la colonna corrispondente nel file e poi esegui l’importazione nel modo consueto.

Indicazioni :

• le indicazioni per l’inserimento dell’ID oggetto Microsoft si applicano in modo analogo anche in questo caso.
• Se il campo “ID oggetto SSO Microsoft” manca, non hai ancora impostato Microsoft come fornitore SSO in portatour®.
• Il nome del campo contiene anche il nome del fornitore SSO che hai specificato.
• Se desideri assegnare a un utente portatour® più di un utente Microsoft, separa gli ID oggetto con un punto e virgola ‘;’.

Disattivazione del single sign-on

Blocco automatico di un utente

Se un account utente viene bloccato o eliminato dal fornitore SSO, l’utente assegnato in portatour® non potrà più accedere nemmeno tramite SSO al più tardi dopo un’ora. Non è necessario fare nulla in portatour®. Se l’utente aveva già effettuato l’accesso tramite SSO, verrà automaticamente disconnesso.

Rimuovere l’accesso SSO per un utente

Se non desideri più consentire i login SSO per un determinato utente, clicca sull’icona del cestino corrispondente per eliminare l’assegnazione SSO nella vista dei dettagli dell’utente. In alternativa, rimuovi l’ID oggetto Microsoft dalla riga corrispondente nell’importazione utenti.

Disattivare o cancellare il fornitore SSO

Se desideri disattivare l’accesso SSO per tutti gli utenti, disattiva il relativo fornitore di single sign-on in opzioni dell’azienda.

Dopodiché è anche possibile eliminare il fornitore SSO. Tutte le assegnazioni SSO dell’utente verranno cancellate.

Ulteriori indicazioni sul single sign-on

Accesso SSO e accesso con nome utente e password

portatour® consente all’utente di accedere sia con nome utente e password sia tramite SSO. Se si introduce l’opzione SSO, ciò avviene per gli utenti esistenti senza alcuna interruzione e senza la necessità di tempistiche rigide.

Puoi vedere entrambe le opzioni di accesso per l’utente nell’elenco utenti ed è possibile gestirle nella vista dei dettagli dell’utente o tramite la modifica di massa degli utenti.

Disattivazione dell’accesso con nome utente e password

Se l’introduzione dell’opzione SSO è avvenuta con successo, puoi disattivare l’accesso tramite nome utente e password, se lo desideri.

Clicca su “Disabilita il login” nella vista dei dettagli dell’utente nella sezione “Accesso con nome utente e password”.

In alternativa, utilizza la funzione di modifica di massa nell’elenco utenti . In ogni caso, assicurati prima che gli utenti interessati abbiano già effettuato con successo l’accesso con SSO, ad esempio tramite “Ricerca > Avanzate > Accesso tramite SSO > (Assegnazione utilizzata)“

Fornitori SSO multipli

portatour® consente di impostare più fornitori SSO, il che supporta i seguenti scenari, a titolo di esempio:

• In portatour® lavorano utenti di organizzazioni diverse (Paesi, subappaltatori, interni/esterni), per cui ogni organizzazione viene gestita in un tenant Microsoft separato.
• Desideri cambiare il fornitore SSO. La transizione per l’utente avviene senza interruzioni, poiché entrambi i fornitori lavorano in parallelo.

Assegna un nome univoco a ciascun fornitore SSO. Nella vista dei dettagli dell’utente e nella modifica di massa degli utenti i rispettivi fornitori SSO si trovano nelle proprie sezioni, in importazione/esportazione degli utenti nelle proprie colonne.

Assegnazioni SSO multiple per utente

Possono essere memorizzate diverse assegnazioni SSO per un utente in portatour®. Questo è utile nel caso dello scenario di modifica del fornitore SSO menzionato sopra.

Possono essere assegnati anche diversi utenti portatour® allo stesso utente di un fornitore SSO. Gli utenti portatour® possono avere anche più di un accesso aziendale portatour®. In tali casi, all’utente viene chiesto di effettuare l’accesso SSO e di selezionare l’utente portatour® desiderato con cui si vuole continuare a lavorare.

Questo è utile, ad esempio, in uno scenario in cui un amministratore amministri diversi accessi aziendali portatour® e quindi abbia un account separato in ciascuno di essi.

SSO in combinazione con Microsoft Dynamics CRM

Se utilizzi Microsoft Dynamics CRM come sistema di origine dati, l’opzione SSO non è ancora possibile. Stiamo già lavorando ad un aggiornamento per supportare SSO.