Tras un intenso periodo de desarrollo, hoy hemos lanzado una importante actualización de portatour®. Para leer los detalles sobre las nuevas funciones, simplemente desplácese hacia abajo o utilice los siguientes enlaces:

• Suscribirse al calendario desde Outlook
• Advertencias sobre citas
• Búsqueda avanzada con filtros de fechas relativas
• Mapas reciben un modo de impresión mejorado

Le deseamos mucha diversión y éxito con las nuevas funciones y esperamos sus comentarios en comentarios@portatour.com.

¿Le gustaría utilizar las citas y los días festivos que gestiona en Outlook para planificar visitas en portatour® sin tener que introducirlos dos veces manualmente? Con la nueva función de suscripción al calendario, podrá hacerlo en unos pocos pasos. Las citas se transfieren automática y regularmente a portatour® .

Notas importantes de antemano:

• Sólo se admiten calendarios en línea: Las citas deben guardarse en una cuenta de Microsoft 365 (Outlook Web / Exchange Online). portatour® no puede acceder a los calendarios de Outlook en su ordenador.
• Acceso de sólo lectura: Suscripciones al calendario son unidireccionales, es decir, las citas se importan de Outlook a portatour®, pero nunca se escriben de vuelta.

Administrar suscripciones a calendarios

Para añadir una suscripción al calendario, proceda del siguiente modo:

1. Abra las «opciones» en el menú principal.
2. Seleccione «Suscripciones al calendario» > «Añadir«.
3. Haga clic en «Iniciar sesión con Microsoft«.
4. Inicie sesión con los datos de acceso de la cuenta correspondiente.
5. Permita el acceso a los datos del calendario. Si su organización bloquea el acceso, póngase en contacto con el administrador de TI.
6. Se abre una ventana para configurar la suscripción al calendario.
7. Asigne un nombre de libre elección para la suscripción (por ejemplo, «Cuenta de empresa»).
8. Se enumeran todos los calendarios que están disponibles en su cuenta.
9. Cambie la casilla de selección de los calendarios a los que desea suscribirse de la siguiente manera:
   1. «Suscribirse a citas» para importar las citas que no sean citas de todo el día.
   2. «Suscríbase como días libres» para importar sólo las citas del día completo que afecten a portatour® como «días libres» – normalmente para calendarios de días festivos.
   3. «Suscripcíon con configuración personalizada» para configurar usted mismo los ajustes.
10. Haga clic en «guardar«.

Nota importante: Añadir o editar una suscripciones al calendario sólo es posible por el propio usuario . Los administradores o supervisores no tienen acceso a la configuración de suscripción de usuario, ya que esto requiere permisos individuales de los usuarios en Microsoft. No obstante, como usuario, tenga en cuenta que las citas de calendarios suscritos son visibles para los supervisores y administradores en portatour® y pueden transferirse a sistemas de terceros en su empresa. Por lo tanto, para proteger su privacidad, proceda con cautela al suscribirse a los calendarios privados.

Cambie a la vista de calendario para comprobar si las citas de la suscripción se hna importado correctamente. Tenga en cuenta que el proceso de importación automática puede tardar hasta un minuto para muchas citas.

Para editar o eliminar una suscripción al calendario, haga clic en «Opciones > Suscripciones al calendario» en el nombre de la suscripción deseada y, a continuación «editar» o «eliminar«. Al borrar se eliminan de portatour® todas las citas suscritas de la suscripción borrada.

Actualizar citas desde una suscripción de calendario

La importación regular de las citas desde la suscripción al calendario se realiza de forma totalmente automática. Si utiliza activamente portatour® y ha transcurrido una hora desde la última actualización , la actualización se realiza automáticamente en segundo plano. Esto ocurre de forma transparente, sin bloquearle ni avisarle.

Sin embargo, si se produce un error, recibirá una advertencia roja en el menú principal

Para ver cuándo tuvo lugar la última actualización, haga clic en la rueda dentada situada en la esquina superior derecha de la vista de calendario. Si se han producido errores durante la actualización, también se mostrarán aquí.

También puede iniciar aquí una actualización manual en cualquier momento. Para ello, haga clic en «Actualizar las suscripciones al calendario».

Trabajar con citas suscritas

Puede reconocer las citas suscritas en todas las vistas (calendario, lista de citas, plan de visitas) por el logotipo de Microsoft.

En la vista detallada, también encontrará una sección con información sobre la cita suscrita.

Para las reuniones en línea encontrará un botón «Unirse ahora».

En comparación con las citas normales, las citas suscritas están restringidas de dos formas importantes:

• Editar el asunto, la fecha y la hora no es posible en portatour®.
• La eliminación no es posible en portatour®.

Realice estos procesos en Outlook en su lugar. Para abrir rápidamente la cita allí, haga clic en «Abrir en Outlook» en el menú contextual o en la vista detallada de cita. Los cambios o eliminaciones realizados allí se transferirán a portatour® la próxima vez que se actualice la suscripción al calendario.

Las citas suscritas se incluyen por defecto en el plan de visitas. Si no desea que esto ocurra con una cita porque no debe influir en su ruta diaria, haga clic en «Excluir cita del plan de visitas» en el menú contextual o en la vista detallada de la cita, en «Acciones». En el calendario, estas citas se muestran en gris con el símbolo correspondiente.

referencia de cliente de las citas suscritas

Es importante que las citas que tienen lugar con los clientes también tengan una referencia a los clientes correspondientes en portatour®. Esto garantiza que los clientes no se sugieran más de una vez en el plan de visitas y que la fecha de la última visita del cliente se actualice correctamente.

Por defecto, portatour® intenta determinar automáticamente la referencia del cliente para las citas suscritas basándose en las direcciones de correo electrónico. Para ello, se buscan las direcciones de correo electrónico de sus clientes portatour® en las direcciones de correo electrónico de la cita (organizador, participante). Se tienen en cuenta todos los campos personalizado con el tipo de datos «dirección de correo electrónico».

Si se encuentra exactamente un cliente de esta forma, la referencia de cliente se establece automáticamente.

Si no se encuentra ningún cliente, se proporciona a la cita una advertencia – visualmente reconocible por un signo de interrogación rojo. Utilice el menú contextual o la vista detallada de la cita para seleccionar un cliente para la referencia o elimine el referencia de cliente, lo que también eliminará la advertencia.

Si se cuestionan varios clientes, también se proporciona una advertencia a la cita . Los clientes encontrados se ofrecen para su selección.

Nota: También puede configurar en las opciones la determinación automática de la referencia de cliente o el comportamiento de advertencia usted mismo para cada calendario suscrito , en función de sus necesidades.

Dirección de las citas suscritas

portatour® utiliza el siguiente procedimiento estándar para determinar la dirección de la cita:

1. La dirección se toma directamente de la cita en Outlook y se geocodifica. Si la geocodificación no es posible con exactitud, se almacena una advertencia de geocodificación en la cita.
2. Si la dirección está vacía pero se encuentra una referencia de cliente, se utiliza la dirección del cliente como dirección de la cita.
3. Si tampoco se consigue, la cita se marcará con un error de geocodificación.
4. Si la cita se etiqueta como reunión en línea, la cita se crea sin referencia de ubicación.

Como una dirección exacta es importante para la planificación de rutas, puede cambiar la dirección usted mismo editar y geocodificarla como lo haría con la normal cita . Sin embargo, una dirección cambiada de este modo no se sincroniza de nuevo con Outlook . El cambio se conserva en portatour® mientras cita no cambie en Outlook. Como una dirección exacta es importante para la planificación de la ruta, puede editar y geocodificar la dirección usted mismo, como haría con las citas normales. Sin embargo, una dirección modificada de este modo no se sincroniza con Outlook. El cambio se mantiene en portatour® mientras la dirección de la cita no cambie en Outlook.

Nota: También puede configurar usted mismo en las opciones la determinación automática de la dirección o el comportamiento de error para cada calendario suscrito, en función de sus necesidades.

Más información sobre las suscripciones al calendario

• Por defecto, las citas suscritas se adoptan en el periodo de tiempo de un mes en el pasado a 3 meses en el futuro. Para ajustar este espacio de tiempo para un calendario, haga clic en «Mostrar configuración» en la gestión de suscripciones al calendario debajo del calendario, luego en «Aplicar como personalizado y editar» y luego ajuste el periodo de tiempo.
• Se aceptan todas las citas independientemente de su estado (por ejemplo, con reserva, privadas, borrador, …).
• También se asumen las citas de una serie. En portatour®, sin embargo, se tratan como citas individuales separadas.
• Si exporta citas desde portatour®, también se incluyen las citas suscritas. Puede reconocerlos por el valor 4 en el campo «Método de creación – ID» o «Suscripción de calendario» en el campo «Método de creación – nombre».
• Si importa citas a portatour®, las citas suscritas existentes no pueden editarse ni borrarse. Las líneas correspondientes en el archivo de importación se ignoran.
• Si utiliza Microsoft Dynamics CRM como sistema de fuente, las suscripciones al calendario no son posibles. Asegúrese de que los calendarios deseados se sincronizan directamente a Dynamics y de ahí a portatour®.

Esta novedad afecta a administradores de cuentas de empresa con al menos dos usuarios.

Para que a sus usuarios puedan iniciar de sesión en portatour® con la cuenta de Microsoft de su empresa, se precisan dos pasos: configurar Microsoft como proveedor de inicio de sesión único en portatour® y asignar usuarios de Microsoft a usuarios de portatour®.

Configuración de Microsoft como proveedor de inicio de sesión único

1. En «Espacio de trabajo Empresa» abra las «Opciones».
2. En la sección «Seguridad», haga clic en «Proveedor de inicio de sesión único > Añadir > Microsoft». Aparecerá la siguiente ventana:
   
3. ¿Es usted mismo el administrador de Entra ID de su inquilino de Microsoft?
   • En caso afirmativo:
     1. Haga clic en «Iniciar sesión con Microsoft».
     2. Inicie sesión con su cuenta de Microsoft.
     3. Confirme los permisos solicitados con «Aceptar».
   • En caso negativo:
     1. Haga clic en «Introducir manualmente el Id. del inquilino».
     2. Haga clic en «Copiar enlace» y comparta este enlace con su administrador Entra ID para instalar la aplicación empresarial ‘portatour® single sign-on’ y aceptar las autorizaciones solicitadas. Su administrador recibirá el Id. del inquilino.
     3. Introduzca el Id. del inquilino proporcionado.
4. Introduzca el nombre de su inquilino de Microsoft en el campo «Nombre». Este suele ser el nombre de su empresa. No se realiza ninguna verificación. El nombre le ayuda a usted y a sus usuarios a identificar la cuenta Microsoft correcta si tiene varios inquilinos de Microsoft.
5. Haga clic en «Guardar».

Asignación de usuarios de Microsoft a usuarios de portatour®

Dispone de cuatro opciones para asignar usuarios de Microsoft a usuarios de portatour®: mediante correos electrónicos de invitación individual, mediante correos electrónicos de invitación masiva, introduciendo manualmente los ID de objetos Microsoft o importando los ID de objetos Microsoft.

Asignación por correo electrónico de invitación

1. Vaya al «Espacio de trabajo Empresa» y abra la opción de menú «Usuario».
2. Haga clic en el usuario deseado para abrir la vista detallada del usuario.
3. Haga clic en «Enviar invitación» en la sección «Iniciar sesión con SSO con Microsoft».
   
4. El usuario recibe un email con un enlace de invitación. Este enlace de invitación es válido durante 30 días.
5. Tras hacer clic en el enlace de invitación, el usuario inicia sesión en su cuenta de Microsoft.
6. Tras iniciar sesión, la asignación se habrá creado correctamente. Podrá reconocerlo si el nombre de usuario de Microsoft (UPN) también aparece en la página de detalles del usuario.

Notas:

• Por razones de seguridad, la dirección de correo electrónico de la cuenta de usuario de Microsoft debe coincidir con la del usuario de portatour® para que la asignación mediante la invitación funcione. Una vez realizada la asignación con éxito, las direcciones de correo electrónico en ambas páginas se pueden cambiar sin que afecte a la asignación.
• Para cancelar una invitación antes de tiempo, pulse sobre el símbolo de la papelera de reciclaje.
• Para enviar una nueva invitación, haga clic en «Enviar nueva invitación». La invitación original quedará entonces invalidada.

Asignación mediante correos electrónicos de invitación masiva

1. Vaya a «Espacio de trabajo Empresa» y abra la opción de menú «Usuario».
2. Al final de la lista de usuarios, pulse en «Editar todos los X».
3. En la columna «Iniciar sesión con SSO con Microsoft», en la sección «X usuarios no tienen ni una asignación a un usuario de Microsoft ni una invitación», haga clic en «Enviar invitaciones».
   

Notas:

• Utilice el modo de selección en la lista de usuarios o la búsqueda avanzada para restringir específicamente los usuarios afectados por este proceso.
• Las instrucciones para el correo electrónico de invitación individual se aplican de forma análoga en este caso.

Asignación introduciendo el ID de objeto de Microsoft

Para este procedimiento, debe conocer el ID de objeto Microsoft del usuario. Como administrador de su inquilino de Microsoft, puede encontrarlo en la gestión de usuarios del Centro de Administración de Microsoft Entra.

1. Vaya a «Espacio de trabajo Empresa» y abra la opción de menú «Usuario».
2. Haga clic en el usuario deseado para abrir la vista detallada del usuario.
3. Haga clic en «Introducir ID de objeto de Microsoft» en la sección «Iniciar sesión con SSO con Microsoft»
4. Introduzca el ID de objeto de Microsoft del usuario, preferiblemente utilizando Copiar e Insertar desde el Centro de administración de Microsoft Entra.
5. Pulse «Guardar».
6. A continuación, el usuario podrá iniciar sesión inmediatamente en portatour® utilizando SSO.
7. Opcionalmente, haga clic en «Enviar enlace de acceso» para que el usuario reciba el enlace a la página de inicio de sesión SSO de portatour® por correo electrónico.
8. Podrá reconocer un inicio de sesión satisfactorio por el usuario si también se muestra el nombre de usuario de Microsoft (UPN) en la lista de detalles de usuario.

Notas:

• Proceda con cuidado. Al introducir el ID de objeto de Microsoft, no se comprueba si el usuario existe en su mandato de Microsoft ni tampoco si es el usuario deseado.
• En este caso, no es necesario que las direcciones de correo electrónico del usuario coincidan en portatour® y Microsoft.

Asignación importando los ID de objetos de Microsoft

Si tiene los ID de objeto de Microsoft de sus usuarios en formato de archivo, utilice la importación de los usuarios para asignar a estos los usuarios existentes o nuevos.

En el asistente de importación, asigne la columna correspondiente de su archivo al campo «SSO Microsoft object IDs» y, a continuación, realice la importación de la forma habitual.

Notas:

• Las instrucciones para introducir el ID de objeto de Microsoft se aplican de forma análoga en este caso.
• Si falta el campo «ID de objetos de Microsoft SSO», es que aún no ha configurado Microsoft como proveedor de SSO en portatour®.
• El nombre del campo también contiene el nombre del proveedor SSO que ha especificado.
• Si desea asignar varios usuarios de Microsoft a un usuario de portatour®, separe los ID de los objetos con un punto y coma ‘;’.

Desactivación del inicio de sesión único

Bloqueo automático de un usuario

Si una cuenta de usuario es bloqueada o eliminada por el proveedor de SSO, el usuario asignado en portatour® ya no podrá iniciar sesión a través de SSO después de una hora como máximo. No es necesario que haga nada en portatour®. Si el usuario ya estaba conectado vía SSO, se desconecta automáticamente.

Eliminar el inicio de sesión SSO para un usuario

Si ya no desea permitir los inicios de sesión SSO para un usuario concreto, haga clic en el icono de la papelera correspondiente para eliminar la asignación SSO en la vista de detalles de usuario . Alternativamente, elimine el ID de objeto de Microsoft de la línea correspondiente en la importación de usuarios.

Desactivar o eliminar proveedor SSO

Si desea desactivar el inicio de sesión SSO para todos los usuarios, desactive el proveedor de inicio de sesión único correspondiente en las opciones de la empresa.

A continuación, también puede eliminar el proveedor SSO. Se borrarán todas las asignaciones SSO de usuario.

Otras indicaciones sobre el inicio de sesión único

Inicio de sesión SSO e inicio de sesión con nombre de usuario y contraseña

portatour® permite iniciar sesión tanto con nombre de usuario y contraseña como con SSO. Si se introduce SSO, esto se hace para usuarios existentes sin interrupción y sin necesidad de un horario estricto.

Puede ver ambas opciones de inicio de sesión de un usuario en la lista de usuarios y gestionarlas en la vista de detalles del usuario o a través de la edición en masa de usuarios.

Desactivar inicio de sesión con nombre de usuario y contraseña

Si ha introducido el SSO con éxito, puede desactivar el inicio de sesión mediante el nombre de usuario y la contraseña si lo desea.

Haga clic en «Vista de detalles de usuario» en la sección «Iniciar sesión con nombre de usuario y contraseña» en «Desactivar inicio de sesión».

Como alternativa, utilice la edición en masa en la lista de usuarios. En cualquier caso, asegúrese de antemano de que los usuarios afectados ya han iniciado sesión con éxito con SSO, por ejemplo, utilizando «Búsqueda > Avanzada > Inicio de sesión a través de SSO > posible (asignación utilizada)»

Múltiples proveedores de SSO

portatour® le permite configurar múltiples proveedores SSO. Esto es compatible con los siguientes escenarios, entre otros:

• En portatour®, trabajan usuarios de diferentes organizaciones (países, subcontratistas, internos/externos) y cada organización se gestiona en un inquilino de Microsoft independiente.
• Desea cambiar de proveedor de SSO. La transición se produce sin interrupciones para el usuario, ya que ambos proveedores funcionan en paralelo.

Asigne un nombre único a cada proveedor SSO. En la vista de detalles de usuario y en la edición en masa de usuarios, los respectivos proveedores SSO se encuentran en sus propias secciones, en la exportación/importación de usuarios, en sus propias columnas.

Múltiples asignaciones de SSO por usuario

En un usuario en portatour® se pueden almacenar varias asignaciones SSO. Esto es útil para el escenario de cambio de proveedor SSO mencionado anteriormente.

También se pueden asignar diferentes usuarios de portatour® al mismo usuario de un proveedor de SSO. Los usuarios de portatour® también pueden encontrarse en diferentes cuentas de empresa de portatour®. En tales casos, tras el inicio de sesión SSO se le solicita al usuario que seleccione el usuario de portatour® con el que desea seguir trabajando.

Esto es útil, por ejemplo, en un escenario en el que un administrador gestiona varias cuentas de empresa de portatour® y, por lo tanto, tiene una cuenta aparte en cada cuenta de empresa de portatour®.

SSO junto con Microsoft Dynamics CRM

Si utiliza Microsoft Dynamics CRM como sistema fuente de datos, el SSO aún no es compatible. Ya estamos trabajando en una actualización para que sea compatible con SSO.

Si su administrador ha configurado el inicio de sesión a través de Microsoft en su cuenta de empresa de portatour®, proceda como se indica a continuación:

Primer inicio de sesión a través del enlace del correo electrónico

1. Abra el correo electrónico que ha recibido de portatour®.
2. Haga clic en enlace del correo electrónico.
3. Dependiendo de la configuración de su administrador, accederá a una de las dos páginas:
   
4. Si están disponibles, confirme las condiciones de la licencia.
5. Haga clic en «Iniciar sesión con Microsoft».
6. Inicie sesión en su cuenta Microsoft.
7. Si su inicio de sesión se ha realizado correctamente y su cuenta Microsoft ha podido ser asignada a un usuario de portatour®, se iniciará la sesión automáticamente en portatour®.
8. Si no es así, póngase en contacto con su administrador.

Registro a través de la página de inicio de sesión

1. Abra la página https://my.portatour.net en su dispositivo
2. Haga clic en «Iniciar sesión con Microsoft».
3. Inicie sesión en su cuenta Microsoft.
4. Si su inicio de sesión se ha realizado correctamente y su cuenta de Microsoft ha podido ser asignada a un usuario de portatour®, se iniciará la sesión automáticamente en portatour®.
5. Si no es así, póngase en contacto con su administrador.

Nota:

• Si utiliza la aplicación de portatour® en su dispositivo Android, es posible que se le pida que la actualice desde Google Play Store. Esto es necesario para poder utilizar SSO.