Stellen Sie sich vor, Sie als Benutzer von portatour® stehen vor folgender Herausforderung:
Sie erhalten von Ihrer Marketingabteilung eine Liste mit 50 Kunden aus Ihrem Gebiet, die Sie aufgrund einer wichtigen Kampagne nicht laut Besuchsintervall sondern einmalig so schnell wie möglich besuchen sollen.
Um diese Kunden rasch und effizient zu planen, nutzen Sie Vormerkungen in portatour®. Damit Sie diese 50 Kunden jetzt nicht einzeln suchen und vormerken müssen, gibt es seit heute eine neue Funktion: Filterung von Kunden mittels externer Liste.
Voraussetzung ist, dass Sie die Liste der Marketingabteilung in elektronischer Form bekommen, die Kunden aufgrund der Angabe in der Liste identifiziert werden können (z.B. Kundennummer), und jeder Kunde in einer eigenen Zeile steht. Folgende Liste an Kundennummern wäre beispielsweise geeignet:
23054
23078
24102
24506
usw.
Gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Kunden“, scrollen ganz nach unten und klicken „Alle X bearbeiten“. Sie befinden sich nun auf der Seite zur Massenbearbeitung all Ihrer Kunden. Da Sie aber nicht alle Kunden vormerken wollen, sondern nur einen Auszug daraus, klicken Sie auf den neuen Link „Mittels externer Liste filtern“. Es erscheint folgendes Fenster:
Wählen Sie in der Auswahlbox „Feld“ aus, welche Kundendaten die Liste Ihrer Marketingabteilung enthält. Meistens ist es entweder „Kundennr.“, „Externe ID“ oder „Name“.
Danach fügen Sie mittels Zwischenablage die Liste aus der Datei (z.B. Spalte in Excel markieren und dann „Kopieren“) oder aus dem Text der E-Mail in das „Werte“-Feld ein und klicken dann auf „Filtern“.
Wenn passende Kunden gefunden wurden, werden die markierten Kunden automatisch auf diese eingeschränkt. Werfen Sie einen kontrollierenden Blick auf die ausgegebene Anzahl – im konkreten Fall soll sie 50 sein. Danach klicken Sie auf den Knopf „Alle vormerken“ und aktualisieren den Besuchsplan.
Voilá. Die Marketingabteilung wird zufrieden sein.
Technische Hinweise:
- Wenn in der Liste auf Kunden verwiesen wird, die nicht in Ihrer portatour® Kundendatenbank vorhanden sind, dann werden diese Kunden ignoriert. So ist es nicht zwingend notwendig, dass Ihre Marketingabteilung bei einer Kampagne für jeden Außendienstmitarbeiter eine separate Liste erstellt, sondern kann jedem die gesamte Kundennummernliste zusenden (Tipp: solange die Liste einigermaßen überschaubar ist).
- Wenn gar kein übereinstimmender Kunde gefunden wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Eventuell haben Sie das falsche Datenfeld zur Filterung ausgewählt.